Abwesenheitsnotiz ausgeschiedener Mitarbeiter
Ist ein Mitarbeiter ausgeschieden, hat aber noch Kunden, schreiben Sie an alle eine Abwesenheitsnotiz © Brian A Jackson - Shutterstock

Wie man eine Abwesenheitsnotiz für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter formuliert

Nicht zu jeder Zeit ist es möglich, im Büro umgehend auf eine E-Mail zu reagieren. Mehrere Stunden oder ein Arbeitstag bis zur Rückantwort werden in den meisten Fällen von einem Empfänger akzeptiert. Wer sich hingegen zu lange nicht zurückmeldet, kann bei einem Geschäftspartner oder beim Vorgesetzten schnell als unzuverlässig gelten.

In unserer globalisierten, digitalen Arbeitswelt spielen E-Mails eine bedeutende Rolle. Kollegen, Vorgesetzte und Geschäftspartner erwarten eine Antwort, wenn sie eine Anfrage oder ein Anliegen per E-Mail versenden. Wenn es lange dauert um zu antworten, helfen neben der fortlaufenden Sichtung der eingehenden E-Mails technische Tools und Hilfsmittel.

Wie kennzeichnet man dem gegenüber Abwesenheit?

Eine wirksame und allgemein gebräuchliche Lösung für E-Mails ist die Abwesenheitsnotiz. Im internationalen Sprachgebrauch ist diese als Autoresponder bekannt. Eine automatische Antwort auf eine E-Mail kann automatisch an alle oder ausschließlich an ausgewählte Empfänger versandt werden. Der Versand erfolgt automatisch aus dem eigenen E-Mail-Postfach in Outlook.

Sie wird umgehend mit der persönlichen Signatur weitergeleitet. Eine Abwesenheitsbenachrichtigung ist zusammengefasst ein Garant, dass umgehend eine Information über die derzeitige Abwesenheit übermittelt wird.

Wie und wo erstellt man die Abwesenheitsnotiz?

Die Abwesenheitsnachricht kann ohne Aufwand in gebräuchlicher Kommunikationssoftware wie MS-Outlook oder anderen Applikationen eingerichtet werden. Vorlagen helfen dabei, eine Abwesenheitsnotiz mit Signatur adäquat zu erstellen. Es gibt unterschiedliche Anlässe, bei denen eine Abwesenheitsnotiz proaktiv implementiert werden sollte.

Wann ist die Abwesenheitsnotiz passend?

Einen wichtigen Anlass stellt der Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen dar. Vor allem wenn dieser Kontakte zu vielen Kunden oder Geschäftspartnern hatte, sollte die E-Mail-Adresse mit seinem Ausscheiden nicht umgehend gelöscht werden.

Absender, die nicht über seinen Weggang informiert wurden, würden in diesem Fall eine Fehlermeldung erhalten. Der Kontakt könnte aufgrund von einem Fehler abbrechen. Aus diesem Grund kommen wichtige Fragen bei Sekretärinnen und Mitarbeiter in auf.

Fragen, von Sekretärinnen und Mitarbeitern

Sie interessieren sich vor allem für praxiserprobte Antworten auf folgende Fragestellungen:

  • Warum ist es wichtig, eine Abwesenheitsnotiz für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter einzurichten?
  • Wie konzipiert man als Sekretärin eine Abwesenheitsnotiz für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter?
  • Bei welchen Anlässen sollte darüber hinaus eine Abwesenheitsnotiz geschaltet werden?
  • Wann ist es ratsam, die Abwesenheitsbenachrichtigung mehrsprachig zu erstellen?
  • Wie erstellt man aus technischer Sicht eine Abwesenheitsnachricht?

Warum ist es wichtig, eine Abwesenheitsnotiz für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter einzurichten?

In Unternehmen gehört es zum Alltag, dass Angestellte kündigen und ihre bisherige Wirkungsstätte verlassen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Neben einer Eigenkündigung können fachliche, persönliche oder betriebsbedingte Ursachen ein Ausscheiden aus dem Büro notwendig machen. Im Rahmen der Trennung liegt es in der Verantwortung der Personalabteilung, wichtige Punkte zu beachten. Diese betreffen neben arbeitsrechtlichen Fragen die Kommunikationskanäle des Angestellten.

Der ehemalige Betriebsangehörige verfügt neben seinem Telefonanschluss, den man unproblematisch umleiten kann, ebenso über eine E-Mail-Adresse. Hatte er vielfältigen Kontakt zu Kunden oder waren Geschäftspartner mit dem Kollegen hauptsächlich per E-Mail in Kontakt, sollte dieser Kommunikationskanal nicht voreilig gelöscht werden. Würde der Email-Account eines einflussreichen Mitarbeiters sofort gelöscht, könnten Anliegen oder wichtige geschäftliche Dokumente im Rahmen der Abwesenheit verloren gehen.

Abschiedsbrief oder Abschiedsmail: Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner

Des Weiteren gehört es zu einem nachhaltigen und engagierten Kundenservice, einen Geschäftspartner proaktiv über einen Wechsel im Büro zu informieren. Dies geschieht in den meisten Fällen über eine offizielle Mitteilung des Betriebs an Geschäftspartner. Es bietet sich an, die Information mit der Bekanntgabe des neuen Ansprechpartners zu verbinden.

In diesem Fall zeigt man Wertschätzung für die Kunden und verknüpft die Kundenbeziehung mit dem Nachfolger. Bis ein Nachfolger gefunden wurde, handeln Unternehmen zielführend, mit dem ehemaligen Mitarbeiter eine automatische Abwesenheitsnachricht zu vereinbaren und einzurichten.

Was sind die rechtlichen Aspekte der Notiz zur Abwesenheit?

Trotz nachvollziehbarerer Gründe, die für die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz sprechen, muss jedes Unternehmen den Einzelfall prüfen. Anhand der Fakten kann entschieden werden, ob die Aktivierung einer Abwesenheitsnachricht aus rechtlicher Sicht sinnvoll ist. Hierbei sollten Betriebe vor allem die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten und einhalten.

Wie konzipiert man als Sekretärin eine Abwesenheitsnotiz für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter?

Eine Abwesenheitsnotiz zu konzipieren ist für Sekretärinnen kein schwieriges Unterfangen. Statt umfangreicher Informationen sollte die Notiz ausschließlich wesentliche Details und eine Signatur enthalten.

Entscheidend ist, dass in der Abwesenheitsnachricht nicht die persönlichen Kontaktdaten des ehemaligen Mitarbeiters aufgeführt werden. Dies könnte aus datenschutzrechtlichen Gründen Probleme bereiten. Gleichzeitig wäre es taktisch unklug, Informationen zum Verbleib des ausgeschiedenen Mitarbeiters zu veröffentlichen.

Was in keiner Abwesenheitsnotiz fehlen sollte

  • Freundlicher, persönlicher Einleitungssatz.
  • Klare Information, dass der Mitarbeiter nicht mehr für das Unternehmen arbeitet.
  • Kontaktinformationen des Nachfolgers oder eines beauftragten Vertreters.


Förmlichkeiten sind unbedingt zu beachten!

Die Abwesenheitsnachricht sollte förmlich geschrieben werden. Dies bedeutet unter anderem, jegliche Emotionen oder Details zum Ausscheiden in der Notiz nicht zu erwähnen. Eine freundliche, zielführende Abwesenheitsnachricht fokussiert das Ziel, den Adressaten umgehend zu informieren und eine Kommunikationsbrücke zu ihm aufzubauen. Sein Anliegen kann in diesem Fall umgehend weitergeleitet und bearbeitet werden.

Beispiel für eine professionelle Abwesenheitsnotiz für einen ehemaligen Angestellten

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht an Herrn Muster. Herr Muster ist seit 01.07.2019 nicht mehr in unserem Unternehmen beschäftigt. Wenden Sie sich ab sofort für Anfragen zu jeder Zeit an Frau Müller aus der Zentrale. Frau Müller erreichen Sie unter der Telefonnummer 01234-56789 oder per E-Mail unter: müller@unternehmen.de.

Mit freundlichen Grüßen

A. Maja Schulze

Allseits beliebte Floskeln in der Abwesenheitsnotiz

Unter der Abwesenheitsnotiz kann die Signatur der Absenderin eingetragen werden. Ist dies der Fall, kann der Empfänger ebenso Kontakt mit der Adressatin aufnehmen und weitervermittelt werden. Ist es im Unternehmen allgemein üblich, Kunden und Geschäftspartner mit anderen Begrüßungs- und Abschiedsfloskeln anzusprechen, kann eine Abwesenheitsnotiz in gleicher Weise aufgebaut sein.

In diesem Fall kann die Anrede in „Guten Tag“ oder „Lieber Absender, liebe Absenderin“ geändert werden. Die Schlussformel könnte in diesem Fall auf „Herzliche Grüße“ oder „Mit besten Grüßen“ verändert werden.


Abwesenheitsnotizen, E-Mail-Weiterleitung und Datenschutzgesetze

Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es in der Regel nicht gestattet, dass eine E-Mail-Adresse eines ehemaligen Kollegen ohne Information an einen Account im Unternehmen weitergeleitet wird. Eine E-Mail-Adresse gehört juristisch betrachtet zu den personenbezogenen Daten. Sie unterliegt aus diesem Grund dem Datenschutz.

Eine direkte Weiterleitung würde implizieren, dass personenbezogene oder private Informationen unberechtigten Personen ohne Nachweis oder Kontrolle zugänglich gemacht werden könnten. Dies wäre ein Fehler, der behördenseitig geahndet werden könnte.

Die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dienen als Grundlage für den Umgang mit personenbezogenen betrieblichen E-Mail-Adressen.

Vorgaben, die für die Verarbeitung relevant sind

Im Artikel 6 der DSGVO wird ausgeführt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig ist:

  • wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags
  • oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Dies bedeutet für die Praxis, dass ein Unternehmen nach einem Ausscheiden eines Mitarbeiters auf dessen vorhandene E-Mail-Adresse zugegriffen werden darf. Voraussetzung hierfür ist, dass dieser Zugriff aus nachvollziehbaren betrieblichen Gründen erforderlich ist. Die DSGVO greift in diesem Fall die Haltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in § 26 auf und bestätigt diese.

Stellen sie sicher, dass Missbrauch privater Daten NICHT möglich ist

Die meisten Unternehmen untersagen den Gebrauch des betrieblichen E-Mail-Accounts für private Zwecke. Ist dies der Fall, muss das Unternehmen trotz dieser Bestimmung sicherstellen, dass in keinem Fall der Missbrauch personenbezogener Daten möglich ist. Dies ist bedeutend, da Geschäftspartner nicht an betriebsinternen Regelungen gebunden sind.

Sie könnten aus diesem Grund mit ihrem Anliegen private Nachrichten, Fotos oder Dokumente an den Empfänger senden, selbst wenn dies dem Mitarbeiter untersagt ist.

Wie die Regeln des Datenschutzes konkret eingehalten werden können

Um die Regeln der DSGVO einzuhalten, empfiehlt sich vonseiten des Unternehmens das folgende Vorgehen:

  1. Beschäftigte haben die Verpflichtung, Ihr berufliches E-Mail-Postfach vor Verlassen des Unternehmens zu sichten. Private E-Mails müssen gelöscht, wichtige berufliche Informationen veröffentlicht oder weitergeleitet werden. Beim Verlassen des Unternehmens sollten sich im persönlichen E-Mail-Account des Mitarbeiters keine Nachrichten mehr befinden.
  2. Unternehmen sollten eine verantwortliche Person (zum Beispiel der Datenschutzbeauftragte des Betriebs) bestimmen. Diese kann eintreffende E-Mails, die nach dem Weggang des Mitarbeiters auflaufen, sichten und überprüfen. Letztlich kann er entscheiden, welche Inhalte aus dem Postfach weitergeleitet werden können.
  3. Auf Basis des Artikels 17 der DSGVO haben Mitarbeiter ein „Recht auf Vergessen“. Diese Rechtsgrundlage schließt ein, das umgehend nach Verlassen des Unternehmens jegliche personenbezogenen Daten, inklusive der E-Mail-Adresse, gelöscht werden müssen. Um dieser rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, darf ein Abwesenheitsassistent ausschließlich für eine kurze Übergangszeit geschaltet werden. Unternehmen könnten aus rechtlichen Erwägungen einen Passus in die Kündigung oder den Arbeitsvertrag aufnehmen, der die Schaltung eines Abwesenheitsassistenten für 3 oder 6 Monate ermöglicht.
  4. Spätestens nach der Übergangszeit muss das persönliche Email-Postfach des Mitarbeiters endgültig gelöscht werden.

Holen Sie sich Hilfe, beim Einhalten der Regeln

Vor allem seit Einführung der DSGVO beschäftigen sich Unternehmen aller Größenordnungen mit Fragen des Datenschutzes und dem Umgang mit personenbezogenen Daten. Da Betriebe die Verantwortung haben, die gesetzlichen Bestimmungen vollumfänglich einzuhalten, sollte jeder Einzelfall sorgfältig geprüft werden.

Bei juristischen Bedenken ist es vorteilhaft, den Datenschutzbeauftragten oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht einzuschalten. In diesem Fall erhält das Unternehmen die Sicherheit, sich rechtlich einwandfrei zu verhalten, wenn ein Abwesenheitsassistent für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter geschaltet wird.

Bei welchen Anlässen eine Abwesenheitsnotiz aus dem Postfach geschaltet werden sollte

Abwesenheitsassistenten stellen eine effektive und bequeme Möglichkeit dar, Geschäftspartner oder Kollegen automatisch aus dem Postfach zu informieren, dass man nicht erreichbar ist. Statt Missverständnisse, Fehler oder Rückfragen zu riskieren, wird der Übermittler einer Nachricht innerhalb von Sekunden darüber in Kenntnis gesetzt, warum der Adressat derzeit nicht verfügbar ist.

Wichtig bei längerer Abwesenheit

Abwesenheitsassistenten sollten aus diesem Grund von Mitarbeitern vor allem dann geschaltet werden, wenn sie absehbar für einen längeren Zeitraum nicht erreichbar sind.


Einsatzmöglichkeiten für eine Notiz

  • Urlaub
  • Dienstreise
  • Tagesmeeting oder Tagesveranstaltung
  • Geplante krankheitsbedingte Abwesenheit, wie zum Beispiel bei einer Operation
  • Mutterschutz oder Elternzeit

Wie man eine persönliche Abwesenheitsnotiz verfasst

Ähnlich wie bei einer Abwesenheitsbenachrichtigung für einen ausgeschiedenen Kollegen sollte eine persönliche Abwesenheitsnotiz sich auf die wesentlichen Details konzentrieren. Gleichzeitig ist es gewünscht, private und individuelle Formulierungen zu wählen. Jede Information und Notiz sollte bei den Empfängern ein positives Gefühl hinterlassen. Auch sollte vermittelt werden, wann der abwesende Mitarbeiter mit Sicherheit erreichbar ist. Der angegebene Termin sollte eingehalten werden.

Wichtig: Es wirkt unprofessionell, einen Abwesenheitsassistenten nach der Rückkehr von einer Dienstreise oder aus dem Urlaub nicht auszuschalten. Absender einer E-Mail erhalten in diesem Fall eine Nachricht über einen Urlaubszeitraum, der in der Vergangenheit. Eine einfache Lösung ist die Terminierung der Abwesenheitsnotiz.

Beim Schalten der Abwesenheitsbenachrichtigung kann softwaregestützt im Postfach angegeben werden, für welchen Zeitraum die Abwesenheit gelten soll. Nach Ablauf des eingegeben Datums erhält der Empfänger Nachrichten, ohne dass eine automatische Abwesenheitsnotiz aus dem Postfach versandt wird.

Muster für eine professionelle und persönliche Abwesenheitsnotiz

Lieber Absender, liebe Absenderin,

herzlichen Dank für Ihre Nachricht! Vom 05.09.2019 bis 20.09.2019 befinde ich mich im Urlaub und kann Ihre Message aus diesem Grund nicht bearbeiten. Ich bin ab 21.09.2019 erneut im Büro und melde mich dann gern bei Ihnen zurück. Ihr Anliegen ist zeitkritisch? Dann wenden Sie sich an meinen Kollegen Herrn Mustermann, den Sie telefonisch unter 0123-56789 oder per E-Mail unter mustermann@musterfirma.de erreichen. Herr Mustermann hilft Ihnen gerne und kompetent weiter.

Herzliche Grüße

(Signatur)


Abwesenheitsnotiz Elternzeit: So informieren Sie Kollegen und Kunden

Wenn sich eine Mitarbeiterin von der Arbeit in den Mutterschutz und die anschließende Elternzeit verabschiedet, gilt es Kunden und Kollegen auch zu informieren. Da natürlich nicht alle Personen persönlich in Kenntnis gesetzt werden können, empfiehlt sich eine Abwesenheitsnotiz über die Elternzeit und den Mutterschutz. Manche fragen sich dabei, wie man eine solche Nachricht am besten schreibt. Welcher Ton ist richtig und wie viele Informationen gehören in die Mail. 

Mutterschutz und Elternzeit: Darum ist die Abwesenheitsnotiz wichtig

Mitarbeiter, die in den Mutterschutz und Elternzeit gehen, sollten eine Mail vorbereiten, in der sie auf ihre Abwesenheit hinweisen und eine Vertretung benennen.

Abwesenheitsnotiz mir relevanten Informationen füllen

Eine informative Abwesenheitsnachricht wirkt professionell und wirft daher auch ein gutes Licht auf das gesamte Unternehmen. Daher gilt besonders bei Postionen mit Kundenkontakt: Eine Information über die Abwesenheit und ein Hinweis auf die Vertretung (am besten mit Vorname und Nachname) ist unbedingt notwendig.


Das gilt natürlich nicht nur für Abwesenheitsnotizen für Mutterschutz und Elternzeit. Auch in der Urlaubszeit freuen sich Geschäftspartner und Kunden über eine freundliche Nachricht, dass der betreffende Mitarbeiter für eine gewisse Zeit nicht im Büro sein wird. Wenn es möglich ist, enthält die Abwesenheitsnotiz auch in diesem Fall einen Ansprechpartner, die die Vertretung im Urlaub bis zur Rückkehr des Kollegen übernimmt.

Abwesenheitsnotiz Mutterschutz Vorlage: Professionelle Formulierungen für Ihre Elternzeit

Wenn Sie sich nun fragen, wie Sie am besten eine Abwesenheitsnachricht an Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner schreiben, können Sie sich von unseren Formulierungsbeispielen inspirieren lassen:

Abwesenheitsnotiz Mutterschutz Formulierungsbeispiele

Beispiel 1:

Sehr geehrte Damen und Herren, lieben Kunden und Geschäftspartner,

vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ gehe ich in Mutterschutz und anschließend in die Elternzeit. Während meiner Abwesenheit wird mich meine Kollegin Frau Musterfrau vertreten.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich Ihre Nachricht bis zu meiner Rückkehr nicht lese und sie nicht weitergeleitet werden kann. Frau Musterfrau wird sich aber in der Zwischenzeit um Ihr Anliegen kümmern. Sie können sie unter der Telefonnummer: 06134/123456 oder per E-Mail musterfrau@musterfirma.de erreichen.


Beispiel 2 Mutterschutz

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kollegen,

aufgrund der Geburt meines Kindes bin ich vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ nicht im Haus. Denn nach meinem Mutterschutz beginnt sofort meine Elternzeit. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an Herrn Mustermann. Er wird meine Vertretung in den kommenden Wochen übernehmen und Ihnen sicherlich behilflich sein können.


Beispiel 3 Geschäftspartner über Mutterschutz informieren

Sehr geehrte Geschäftspartner, liebe Kollegen,

vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ bin ich nicht im Unternehmen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich während dieser Zeit nicht auf Ihre Nachricht antworten kann. Meine Vertretung übernimmt Herr Meier, der Ihnen gerne weiterhelfen wird.


Abwesenheitsnotiz: Die Grußformel für die Outlook Vorlage für Mutterschutz und Elternzeit

Natürlich darf bei einer Abwesenheitsnotiz weder die Anrede noch die Grußformel an den Empfänger fehlen. Diese kann beispielsweise so aussehen:

Beispiel 1 Grußformel

Ich freue mich darauf, Ihnen nach meiner Rückkehr wieder mit Rat und Tat zur Seite stehen zu können.

 

Herzliche Grüße und bis im März

 

Frau Mustermann


Beispiel 2 Grußformel

Ab dem TT.MM.JJJJ bin ich wieder im Haus. Ich freue mich auf unsere weitere Zusammenarbeit und verbleibe bis dorthin

 

mit herzlichen Grüßen


Abwesenheitsnotiz für Mutterschutz und Elternzeit: Vorlage auf Englisch

Gerade dann, wenn Ihr Arbeitgeber global ausgerichtet ist, sollten Sie auch eine Abwesenheitsnachricht auf Englisch verfassen. Meist bietet es sich an, diese direkt unter die deutsche Version und vor die Signatur zu setzen –  so sind Sie für alle Eventualitäten gerüstet.

Abwesenheitsnotiz Mutterschutz Vorlage auf Englisch

Dear Ladies und Gentlemen,

thank you very much for your message. Unfortunately, I am out of office for maternity leave until the 1st of march. Please notice that your email cannot be forwarded. For urgent matters please contact my colleague Mr. ABC.

Kindest regards,

 

Mrs Mustermann


Abwesenheitsnotiz für Mutterschutz und Elternzeit: Gibt es eine Karenz?

Einige Arbeitnehmer fragen sich, wie lange sie abwarten sollten, bevor sie die Abwesenheitsnotiz einschalten. Also ob sie gewissermaßen eine Karenzzeit zwischen dem Abschied aus dem Büro und der Aktivierung der Notiz einhalten sollten.

Aus unserer Sicht ist das eher kontraproduktiv. Denn der Absender der Nachricht rechnet dann nicht damit, dass seine Mail zunächst nicht gelesen wird – und auf unendliche Geduld bei Kunden und Geschäftspartnern sollten Sie nicht bauen. Schließlich drängt bei vielen Angelegenheiten die Zeit. Daher sollten Sie im Idealfall so schnell wie möglich darüber aufklären, dass Sie nicht im Haus sein werden.

Geben Sie ALLEN Personen Bescheid

Mitarbeiterinnen, die sich in den Mutterschutz und Elternzeit verabschieden, sollten nicht nur ihre Kollegen, sondern auch Kunden und Geschäftspartner über ihre Abwesenheit informieren. Mit einer kurzen, aber professionell formulierten Abwesenheitsnachricht gelingt das am besten.


Checkliste: Erstellung einer Abwesenheitsnotiz

Die folgende Checkliste hilft Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, bei der Erstellung der Abwesenheitsnotiz kompetent und zielstrebig vorzugehen:

  1. Kollegin oder Kollegen, der die Vertretung übernimmt informieren.
  2. Die Daten der Abwesenheit eingehend prüfen. Fehler vermeiden.
  3. Die Kontaktdaten des Vertreters checken, damit Anfragen und Anliegen bearbeitet werden können.
  4. Orthografie, allgemeine Begrüßungsformeln und Zeichensetzung beachten.
  5. Fremdsprachige Version formulieren, falls anderssprachige Kunden zum eigenen Kundenstamm gehören.
  6. Signatur überprüfen und ggf. korrigieren.

Wann es ratsam ist, die Abwesenheitsbenachrichtigung mehrsprachig zu erstellen?

Sekretärinnen oder Mitarbeiter, die Kontakt zu ausländischen Geschäftspartnern haben, sollten in jedem Fall die Abwesenheitsnachricht mehrsprachig verfassen. Es empfiehlt sich, neben der deutschen Version zusätzlich eine englische Variante der Abwesenheitsnotiz aufzubauen. Da die meisten Kunden englisch sprechen und weltweit Autoresponder im Office verwendet werden, kann man in diesem Fall alle Klienten, unabhängig von ihrer Sprache persönlich informieren.

Es ist sinnvoll, Sorge zu tragen, dass der eingesetzte Vertreter ebenso über englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift verfügt. In diesem Fall können eingehende fremdsprachige Anfragen und Anliegen kompetent beantwortet werden. 

Wie man eine Abwesenheitsnachricht aus technischer Sicht erstellt

Am Beispiel von Microsoft Outlook, das als E-Mail-Software von vielen Unternehmen im Office genutzt wird, kann man die Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten aus dem Postfach gut veranschaulichen.

Im ersten Schritt sollte man vor der Aktivierung und dem Erstellen der Abwesenheitsbenachrichtigung die wesentlichen Parameter griffbereit haben. Die Dauer der Abwesenheit und die Kontaktdaten des Vertreters sollten ebenso verfügbar sein, wie markante Formulierungen.

Muster oder Vorlagen können einfach abgespeichert werden. Zu einem späteren Zeitpunkt können so erprobte Abwesenheitsnachrichten erneut aktiviert werden. In MS Outlook erreicht man den Abwesenheitsassistenten bei einem Exchange-Konto mit der folgenden Vorgehensweise:

Datei – Automatische Antworten betätigen:

  1. Automatische Antworten aktivieren.
  2. Zeitraum bestimmen, in dem automatische Antworten gesendet werden.
  3. Text erstellen und differenzieren. Es können zwei Texte eingetragen werden, die entweder an Absender innerhalb des eigenen Unternehmens oder an externe Absender versandt werden. Signatur nochmals prüfen
  4. Gegebenenfalls Regeln eintragen, die bestimmen, wie bei besonderen Absendern verfahren werden soll.
  5. Abwesenheitsassistent direkt im Postfach speichern.

Mit dieser simplen Vorgehensweise ist die Abwesenheitsnachricht aktiviert und wird automatisch bis zur Rückkehr versandt.

Zusammenfassung

Wer als Sekretärin die Aufgabe erhält, eine Abwesenheitsnotiz für einen Mitarbeiter zu erstellen, der das Unternehmen verlassen hat, sollte sich vorab mit wichtigen Fragen beschäftigen. Diese betreffen auf der einen Seite den Schutz personenbezogener Daten.

Auf der anderen Seite sollten Assistentinnen darauf achten, eine professionelle und förmliche Abwesenheitsnachricht aufzubauen, die keine Fehler enthält. Vorlagen oder Muster von Abwesenheitsassistenten können die Sekretärin bei ihrer Aufgabe wirkungsvoll unterstützen. Zu viele Details oder Emotionen in den Formulierungen sollten in einer Abwesenheitsnotiz zu keiner Zeit enthalten sein.

Mit der Abwesenheitsnachricht erhalten Kollegen oder Geschäftspartner eine Information über einen internen Ansprechpartner und dessen Signatur. Dieses Vorgehen gewährleistet, dass der Kommunikationsfluss zu jeder Zeit bestehen bleibt. Da Mitarbeiter, ebenso wie Kunden, nach Maßgabe der DSGVO ein Recht auf Vergessen haben, sollte jeder Fall einzeln betrachtet werden. Dann kann plausibel entschieden werden, ob und wie lange ein Abwesenheitsassistent für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter geschaltet werden darf.

Generell sind Autoresponder oder Abwesenheitsnotizen bedeutende kommunikative Hilfsmittel. Sie sollten bei einer Dienstreise, einem geplanten Urlaub, im Krankheitsfall oder einem längeren Meeting geschaltet werden. Durch eine proaktive Information wird beim Empfänger der Notiz Verständnis für die Abwesenheit geweckt.

 

Fazit: Darum ist eine Abwesenheitsnotiz so wichtig

Entscheidend ist, dass die Dauer der Fehlzeit korrekt kommuniziert wird. Darüber hinaus sollte sich der abwesende Mitarbeiter nach seiner Rückkehr gewissenhaft um alle eingegangenen Anliegen und Anfragen im Postfach kümmern.

Mit einer solchen Vorgehensweise stellt sich ein Mitarbeiter als zuverlässiger und verlässlicher Partner gegenüber einem Geschäftspartner oder Kollegen dar. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen oder Dokumente verloren gehen können.

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