Pfeile in Word beschriften, Piktogramme, Diagramme
Pfeile in einem Word-Dokument sind zwar selten, kommen aber dennoch vor. Um sie zu beschriften, müssen Sie folgendes machen © UPimages_vector - Shutterstock

Pfeile in Microsoft Word beschriften

Büroassistentinnen und -assistenten managen eine Vielzahl von Aufgaben. Im Idealfall haben sie noch dazu einen Überblick über alle Tätigkeiten, die im Office von Bedeutung sind. Sie koordinieren, organisieren und verwalten die Unternehmensabläufe und halten Vorgesetzten den Rücken frei. Im digitalen Zeitalter bestimmt überwiegend der Computer die Arbeitsläufe – über E-Mails, cloudbasierte Anwendungen und viele andere virtuelle Programme.

Deshalb ist es von großer Bedeutung, über umfassende Kenntnisse zu verschiedenen Softwareprogrammen zu verfügen. Nur so lässt sich ein guter und vor allem professioneller Text erstellen. Vorausgesetzt wird bei Sekretärinnen und ihren Kollegen meistens ein sicherer Umgang mit Office-Anwendungen wie Word oder Excel von Microsoft, mit Präsentationssoftware wie Power Point und mit E-Mail-Programmen wie Outlook. Diese drei Bereiche gehören zu den Basics, mit denen eine Bürokraft umgehen können sollte.

Microsoft Word Pfeile beschriften: So gehen Sie vor 

Bürokräfte müssen mit der Software viele kniffelige Aufgaben mit Hilfe des Computers ausarbeiten. Dazu gehören zum Beispiel eine Präsentation, eine Tabellenkalkulationen oder Dokumente mit Zeichnungen und Skizzen versehen.

Mittlerweile erfordert der Job im Sekretariat wegen der gestiegenen Anforderungen neben der regelmäßigen Arbeit am Text auch viele betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Assistentinnen und Assistenten müssen sich nicht nur mit Word auskennen, sondern auch Berechnungen, Budgetplanungen, Kalkulationen oder Aufgaben innerhalb des komplexen Rechnungswesens beherrschen.

Zweifellos ist die Kenntnis entsprechender PC-Programme dabei von enormer Bedeutung. Manchmal sind es scheinbare Kleinigkeiten, die dem Gelingen der Arbeit einen Strich durch die Rechnung machen. Zum Beispiel existieren häufig Unsicherheiten darin, wie ein Pfeil in Word zu beschriften ist.

Pfeile werden vielerorts regelmäßig verwendet – unter anderem für Zeichnungen oder Formeln, aber auch für Organigramme oder sogenannte Flussdiagramme.

Textfelder oder Positionsrahmen über die Symbolleiste aufrufen

Pfeile in Microsoft Word zu beschriften ist eine knifflige Angelegenheit – wenn man nicht weiß, womit man anfagen soll. Wer jedoch weiß, wie es funktioniert, wird feststellen, dass die Beschriftung schwer nicht ist. Benötigt werden unter anderem Textfelder, also grafische Rahmen, in denen Texte platziert werden können. Auch Positionsrahmen als Bestandteil einer Formatvorlage  kommen dafür infrage. Diese haben jedoch einen Nachteil:  Sie sind nicht so flexibel wie Textfelder.

Wer mit Positionsrahmen anstatt mit Textfeldern arbeitet, muss diese zunächst über die Symbolleiste (Schnellzugriff) und das Register „Formatvorlage ändern“ aufrufen. Die Maße des Rahmens werden über einen Doppelklick in den Rahmen bestimmt. Das geht natürlich auch mit Textfeldern, jedoch sind Positionsrahmen bei komplexen Dokumenten häufig von Vorteil, weil sie als Formatvorlage definiert werden können.

Wie wird der benötigte Pfeil ausgewählt?

Zunächst muss der entsprechende Pfeil in das Dokument eingefügt werden. Entweder wird dazu die Maustaste zur Hilfe genommen. Eine andere Möglichkeit dazu bietet die Tastaur selbst: Mit der entsprechenden Tastenkombination kann der Pfeil in Word ebenfalls in das Dokuemnt eingefügt werden.

Mit der Maus funktioniert es so 

  • Microsoft Word öffnen und den Reiter „Einfügen“ aufrufen
  • Unter „Formen“ gewünschten Pfeil auswählen
  • Anklicken und das Symbol auf dem Dokument ausrichten
  • Gegebenenfalls Pfeile im Anschluss bearbeiten (Doppelklick auf den Pfeil, z.B. um die Füllfarbe zu ändern)


Mit der Tastatur funktioniert es so

Pfeil, der nach rechts zeigt: Taste ALT und anschließend Tasten 1 und 6 hintereinander drücken (über das Num-Pad, nicht über die Zahlenreihe)

Pfeil, der nach links zeigt: Taste ALT und anschließend die Tasten 1 und 7 hintereinander drücken (über das Num-Pad, nicht über die Zahlenreihe)


Mit dem Zeichenprogramm funktioniert es so

Das Zeichenprogramm von Microsoft Word unter „Ansicht“ aktivieren („Symbolleiste“, Häkchen vor „Zeichnen“ setzen). Unten erscheinen diverse Symbole. Einen Pfeil können Sie dabei direkt mit Hilfe des Symbols „Pfeil“ aus der Taskleiste erstellen. Möglich ist auch, eine Auswahl unter den Linien bzw. Blockpfeilen oder Folgepfeilen bei den Autoformen treffen. Anschließend kann der gewünschte Pfeil gezeichnet werden.

Wenn Sie nun in Word Pfeile beschriften wollen, kann sowohl das Zeichenprogramm oder der Formel-Editor verwendet werden. Die Beschriftung von Pfeilen in Word mit Hilfe des Zeichenprogramms funktioniert nur über einen Umweg:

  • Zunächst muss ein Textfeld gezeichnet werden („Einfügen“ – „Textfeld“). In das fertiggezeichnete Textfeld kann jetzt jedes beliebige Wort eingesetzt werden. Auch die Schriftart ist variabel.
  • Um das entsprechende Wort schreiben zu können, muss in das Textfeld geklickt werden.
  • Anschließend wird auf das Farbtopfsymbol in der unteren Taskleiste geklickt und „keine Füllung“ ausgewählt. Das Textfeld wird nun durchsichtig.
  • Im nächsten Schritt wird das Textfeld auf seinen Platz geschoben
  • Zum Schluss wird noch einmal auf das Textfeld und danach auf das Liniensymbol innerhalb der unteren Leiste geklickt und „keine Linie“ ausgewählt.


Unterprogramme sind in Word integriert

Formeln, die mit Pfeilen versehen sind, können über den Formel-Editor eingegeben werden. Dieses Unterprogramm ist ebenfalls in Microsoft Word integriert und muss nicht extra installiert werden. Formeln mit einem Pfeil werden häufig dann verwendet, wenn ein chemischer oder physikalischer Vorgang oder eine Verbindung dargestellt werden muss. Zum Beispiel werden Gleichgewichtsreaktionen mit einem sogenannten Gleichgewichtspfeil dargestellt.

Schritte mit dem Formel-Editor 

  • Auf „Einfügen“ klicken, um den Editor aufzurufen.
  • Auf „Objekte“ klicken.
  • Im sich öffnenden Feld erscheinen einige Symbole (Bruchzeichen, Wurzelzeichen, aber auch chemische Abkürzungen wie H2O).
  • Auf das Pfeilsymbol unten klicken. Danach wählen, wie der Pfeil beschriftet werden soll (Schrift oben oder unten).


Flussdiagramme und Organigramme erstellen 

Microsoft Word ist im Grunde genommen keine Software, die zum Erstellen von Diagrammen konzipiert wurde. Der Schwerpunkt liegt eindeutig auf der Textverarbeitung. Trotzdem haben Nutzer die Möglichkeit, Flussdiagramme, Organigramme und andere grafische Elemente in Texte einzufügen.

Mit Flussdiagrammen können Datenflüsse grafisch dargestellt werden. Organigramme hingegen zeigen die Struktur und die Organisationsabläufe in Unternehmen. Beide Elemente werden im Büroalltag häufiger gebraucht. Auch hier sind oft Pfeile nötig, um Fließrichtungen korrekt darzustellen oder Unternehmensbereiche visuell zueinander in Beziehung zu setzen. Sehr häufig müssen diese Pfeile auch formatiert und beschriftet werden.

So erstellen Sie ein Organigramm 

  1. Unter dem Menüpunkt „Einfügen“ unter dem Begriff „Grafik“ und dann „Organigramm“ erscheint zunächst ein Standardorganigramm, das ein Hauptfeld und drei untergliederte Felder enthält.
  2. Zunächst sollte der Typ des Standardorganigramms bestimmt werden. Der dazu notwendige Katalog lässt sich aufrufen, wenn auf das Organigramm geklickt wird (Toolbar erscheint). Falls dieser Vorgang nicht möglich ist, hilft ein Rechtsklick auf das Organigramm. Anschließend „Organisationsdiagrammtoolbar“ wählen und auf die Schaltfläche „Autoformat“ klicken. Dann öffnet sich der Katalog. Organigramm-Typ wählen.
  3. Einzelne Felder markieren und beschriften und gegebenenfalls anpassen (verkleinern), vergrößern, verschieben).
  4. Weitere Felder mit Hilfe der Toolbar hinzufügen (vorher Feld markieren). Farbe und Rand mit der Schaltfläche „AutoForm formatieren“ anpassen (mit einem Rechtsklick auf den Rand des jeweiligen Feldes).


So markieren Sie Felder

Es ist nicht ganz leicht, die einzelnen Felder bei Organigrammen in Microsoft Word zu markieren. In der Toolbar ist diese Anwendung zwar hinterlegt, es ist jedoch auch möglich, mit der Maus zu markieren. Dazu muss die Maus über das gewählte Feld gezogen werden. Wenn sich der Mauszeiger in vier Verschiebungspfeile verwandelt, kann das Feld angepasst werden, indem es an den angezeigten Ziehpunkten  vergrößert oder verschoben wird.

Genauso kann auch mit den Verbindungslinien verfahren werden: Sie werden markiert und über das Anklicken der Farbpunkte variiert. Anschließend kann der Text in die Felder eingefügt werden. Das funktioniert ganz leicht, indem in die Mitte des Feldes geklickt und anschließend der Text eingegeben wird. Im Anschluss kann die Schrift bestimmt werden.

So entfernen Sie Felder oder fügen neue hinzu

  • Wenn Felder hinzugefügt oder entfernt werden müssen, muss zunächst „Autolayout“ aktiviert werden (über „Organigramm“ und „Layout“ auf die Schaltfläche „Autolayout“).
  • Anschließend das Feld anklicken, an dessen Stelle ein weiteres erstellt werden soll (nicht in die Mitte, sondern am Rand klicken).
  • Der Mauszeiger zeigt nun vier Verschiebungspfeile an, das Feld ist markiert. Zu erkennen ist die Markierung an acht Kreisen, in deren Mitte ein Kreuz erscheint (anstelle der Ziehpunkte).
  • Dieses Feld kann nun entfernt werden (Entferntaste, „del“)
  • Soll ein weiteres Feld hinzugefügt werden, muss zunächst in der Symbolleiste die Schaltfläche „Organigramm“ gewählt werden. Anschließend auf „Form einfügen“ klicken und die Stelle wählen, an der ein neues Feld entstehen soll.

Wenn die Felder in Größe und Form verändert werden sollen, muss „Autolayout“ deaktiviert werden. Anschließend wird der Rand des Feldes mit der Maus (oder einem Rechts-Links-Klick) markiert. Es erscheinen Ziehpunkte, mit deren Hilfe die Größe angepasst wird. Eine weitere Möglichkeit ist, ein Rechtsklick auf die Verschiebungspfeile, um dann auf die Schaltfläche „Autoform formatieren“ die Maße des Feldes über das Register „Größe“ einzugeben.

Autoformat deaktivieren, Farben bestimmen

Soll die Hintergrundfarbe eines Feldes verändert werden, muss zuallererst der Punkt „Autoformat“ deaktiviert sein. Anschließend wird die Schaltfläche „Autoform formatieren“ aktiviert und über das Register „Farben und Linien“ angeklickt. Mit Hilfe der Schaltfläche „Ausfüllen“ kann nun eine passende Farbe für den Hintergrund gewählt werden.

Die Verbindungslinien und Felder können verschoben und angepasst werden, nachdem „Autolayout“ deaktiviert wird. Dann lassen sich die Felder verschieben, indem die Maus auf den Rand des Feldes gezogen wird, bis die Verschiebepfeile sichtbar werden. Wenn die linke Maustaste gedrückt bleibt, kann das Feld an die gewünschte Stelle gerückt werden. Die Verbindungslinien lassen sich anpassen, wenn diese markiert werden (unter „Organigramm“ das Register „Alle Verbindungslinien“).

Werden Pfeile in den einzelnen Feldern benötigt, werden diese wie beschrieben über das Zeichenprogramm eingefügt und können über ein separates Textfeld beschriftet werden.

So erstellen Sie ein Flussdiagramm

Flussdiagramme sind teilweise aufwendig. Wer häufiger entsprechende Dokumente erstellen muss, sollte sich in seinem Office-Paket umsehen, denn hier gibt es Programme, die dazu besser geeignet sind als Word. Aber auch in Word ist es möglich, ein Flussdiagramm zu erstellen, denn die notwendigen Symbole und Schaltflächen sind auch hier angelegt.

  1. Rufen Sie über die Symbolleiste das Register „Einfügen“ auf.
  2. Über die Schaltfläche „Illustrationen“  den Begriff „Formen“ auswählen.
  3. Die verschiedenen Formen für ein Flussdiagramm sind über das pull-down-Menü zu finden.
  4. Mit einem Doppelklick kann das gewählte Element aus der Liste der Flussdiagrammsymbole dann eingefügt werden.
  5. Das Element lässt sich verändern (vergrößern, verkleinern), indem die Maus dazu benutzt wird, oder über Anklicken der Form. In diesem Fall erscheint ein Icon, in dem verschiedene Möglichkeiten aufgelistet sind, das Element zu gestalten.


Gekrümmte Form über „Verbinder“ wählen

Über den Zeichenbereich können außerdem sogenannte Verbinder ausgewählt werden („Einfügen“ - Illustrationen - „Formen“ - „neuer Zeichenbereich“). Anschließend wird die Registerkarte „Format“ angeklickt, um über „Formen einfügen“ anhand der Abbildung eine Form für ein Flussdiagramm auszuwählen. Unter „Linien“ kann schließlich eine Verbindungslinie wie z.B. „gekrümmter Verbinder mit Pfeil“ ausgewählt werden.

Alternative: Pfeile mit PowerPoint beschriften

Im Übrigen lassen sich auch über PowerPoint Pfeile beschriften. Der gewünschte Pfeil kann gemeinsam mit der Beschriftung in Word kopiert werden (über „Bearbeiten“ und „Inhalte“). Eingefügt wird der fertige Pfeil mit der Beschriftung als (erweiterte) Metadatei. Zunächst muss über „einfügen“ und „Formen“ der gewünschte Pfeil ausgewählt werden. Anschließend wird mit der linken Maustaste an die Stelle geklickt, an die der Pfeil gesetzt werden soll. Danach wird das Symbol (Maustaste gedrückt halten) auf die jeweilige Größe gezogen. Ebenfalls mit gedrückter Maustaste kann der Pfeil entsprechend verschoben oder gedreht werden. Zum Drehen auf den kreisförmigen Pfeil klicken, der dabei erscheint.

Fazit: Pfeile in Word zu beschriften ist nur eine der Aufgaben, die im Büro auf die Fachkräfte warten können. Die gute Nachricht ist jedoch: Je mehr man sich mit der Materie beschäftigt, umso einfacher wird es, sie selbst umzusetzen. Hier trifft das alte Bonmot, dass Übung eben den Meister macht, voll und ganz zu. Auch Aufgaben, wie Pfeile beschriften, ein Flussdiagramm zu erstellen oder die Symbolleiste nach den eigenen Bedürfnissen anzupassen, lassen sich mit etwas Geduld erlernen. Wer sie beherrscht, spart sich im Alltag eine Menge Frust und Arbeit.

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