Von selbst läuft das nicht: Projektmanagement-Tools
Manche Teilaspekte lassen sich analog besser umsetzen.

Von selbst läuft das nicht: Projektmanagement-Tools

Veranstaltungsvorbereitung, Firmenumzug oder Einführung einer neuen Software: Solche Projekte werden immer häufiger von Assistenzkräften umgesetzt. Welche Schlüsselfaktoren und welche Tools das Projektmanagement erleichtern.

Ein gutes Projektmanagement wird für die meisten Unternehmen immer wichtiger. Viele Kunden haben spezielle Anforderungen, sodass für jedes Projekt ein anderes Team zusammengestellt wird. Aber auch intern gilt es, Veränderungen zu bewältigen, bei denen jeweils andere Spezialisten an einem Projektziel gemeinsam arbeiten. Als Assistenzkraft unterstützten Sie Ihren Chef nicht nur dabei, dass er das Vorhaben erfolgreich abschließen kann. Die eigentliche Projektorganisation liegt oft in Ihren Händen.

Eine strukturierte Arbeitsweise und Durchsetzungsvermögen sind für die Arbeit unerlässlich, um stets den Überblick zu behalten. Hilfreich ist ebenso die Fähigkeit, die übrigen Teammitglieder zu motivieren. Erfahrungsgemäß gibt es in jedem Projekt Schwierigkeiten, die zu einer Belastung für die Beteiligten werden können.

Wirklich immer digital?

Das klassische Projektmanagement hat aber nicht grundsätzlich ausgedient. Steht beispielsweise die Organisation einer Veranstaltung an, die schon seit Jahren in ähnlicher Form abläuft, so bedarf es vielleicht gar keiner neuen Methoden, und der Rückgriff auf das bewährte Vorgehen führt am Ende genauso gut und tendenziell schneller zum Ziel.

Ein Problem des klassischen Projektmanagements liegt in bestehenden Abhängigkeiten: Verspätungen fressen den Zeitpuffer auf, während Dinge, die sich schneller erledigen lassen, den Puffer meist nicht auffüllen. Stattdessen wird diese Zeitreserve ungenutzt vertan – die Arbeit dehnt sich in genau dem Maße aus, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht.

Projektmanagement-Tool statt E-Mail-Ping-Pong

Vor allem bei schwer abschätzbaren Projekten ist daher heute ein agiles Projektmanagement gefragt, das diese Nachteile vermeidet. Es lässt sich in der Praxis aber nicht mehr per E-Mail umsetzen, wo Informationen in persönlichen Postfächern verschwinden und nur schwer auffindbar sind. „E-Mails sind dann ein No-Go“, so Andrea Kaden, Digital Change Agent & Efficiency Trainer von Zeitgewinn Hamburg. „Es ist wichtig, dass alle Projektbeteiligten in einem Tool auf Abruf alle Informationen und den aktuellen Sachstand des Projektes einsehen können. Die Arbeitsmethodik ändert sich fundamental.“ Meetings werden damit keineswegs entbehrlich. Sie können aber gestrafft werden, weil niemand mehr über den Projektstand informiert werden muss. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit, Meetings werden auf das Wesentliche beschränkt – beispielsweise grundsätzliche Commitments oder die lösungsorientierte Suche bei einzelnen Problemfällen. 

Unsicherheiten gehören dazu

Ein Gesamtprojekt lässt sich etwa mithilfe von Kanban-Tools sehr gut in einzelne Teilaufgaben zerlegen, die separat und parallel abgearbeitet werden können. Der Vorteil der kleinen Arbeitseinheiten liegt darin, dass jeder Schritt regelmäßig überprüft und gegebenenfalls wieder korrigiert werden kann. Denn erfahrungsgemäß gerät jedes neue Projekt irgendwann in ungeplante Schwierigkeiten. Aufgaben werden wegen Personalausfällen nicht rechtzeitig fertig oder es gibt mehr Änderungswünsche als erwartet. Unsicherheiten gehören letztlich zu jedem Projekt dazu, da zum Start nicht mehr als eine grobe Schätzung möglich ist.

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