Flug verpasst auf Geschäftsreise
Treten Flugverspätungen ein, kann es passieren, dass der Anschlussflug nicht erreicht wird. © G.G. Lattek – Adobe Stock

Flug verpasst auf Geschäftsreise

Was tun, wenn die Führungskraft auf der Geschäftsreise den Flug verpasst? Mit diesen 4 Erste-Hilfe-Tipps handeln Sie kompetent.

Gerade bei längeren Flugreisen lassen sich Zwischenlandungen und Umstiege nicht immer vermeiden. Da kann es gelegentlich auch einmal passieren, dass Flugverspätungen eintreten oder ein Anschlussflug nicht mehr erreichbar ist. Wie Ihre Führungskraft die Geschäftsreise trotz verpasstem Flug fortsetzen kann und wie Sie die Ansprüche auf Entschädigung prüfen, lesen Sie hier. 

1. Flug umbuchen

Geschäftsreisen erfordern einen hohen Aufwand, von der Reiseorganisation bis hin zur Reisekostenabrechnung. Doch das professionelle Travel-Management geht noch weiter: Auch für unvorhergesehene Flugstörungen sollten Sie als Assistenz gewappnet sein. Häufig besteht bei geschäftlichen Reisen Druck aus zeitlicher und finanzieller Sicht. Daher kommt es in solchen Situationen auf jede Minute an.

Hat der Chef auf seiner Geschäftsreise einen Flug verpasst, setzen Sie sich am besten zunächst mit der Fluggesellschaft in Verbindung und versuchen den Flug umzubuchen. Manchmal ist eine Umbuchung des Tickets auf den folgenden Flug der Airline aber nicht möglich oder sprengt den finanziellen Rahmen der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. In diesem Fall suchen Sie nach alternativen Flügen und Fluggesellschaften.

Denken Sie dabei an aufgegebenes Gepäck, das möglicherweise umgeleitet werden muss. Je früher Sie hier eingreifen, desto geringer fallen meist auch die Zusatzkosten aus.

Tipp: Nutzen Sie bei der Buchung eines neuen Flugs einen Sparpreisfinder. Diese nehmen den Preisvergleich bereits für Sie vor und helfen Ihnen, eine kostengünstigste Alternative zu finden. 


2. Alternativen suchen

Ist gerade Hauptreisesaison oder bei komplettem Flugausfall, finden Sie möglicherweise keinen passenden Ersatzflug, mit dem Ihr Chef den Zeitplan seiner Dienstreise einhalten kann. Zögern Sie in solchen Fällen nicht lange, sondern erwägen Sie alternative Verkehrsmittel. Oft ist die Zuganbindung von Flughäfen sehr gut. Im Zug gibt es meist auch Stromanschlüsse und eine Internetverbindung – so kann Ihre Führungskraft nachfolgende Business-Termine ganz entspannt vorbereiten. 

Je nach Flugdistanz kann ein Mietwagen unter Umständen aber die bessere Option sein. Prüfen Sie in jedem Fall die Verfügbarkeit und wählen Sie die Verbindung so, dass Anschlusstermine am Zielort für die Führungsperson noch zu schaffen sind. Auch hier gilt: Zeit ist Geld, seien Sie also schnell.

3. Fluggastrechte und Rückerstattung von Aufwendungen prüfen

Konnte der Chef nach verpasstem Flug seine Geschäftsreise fortsetzen, so haben Sie anschließend Zeit, verschiedene Ansprüche auf Ersatzleistungen und Entschädigung zu prüfen. War die Umbuchung des Tickets nicht möglich und mussten Sie stattdessen eine neue Buchung vornehmen, können Sie sich vereinzelte Gebühren oder Steuern der ursprünglichen Reise zurückerstatten lassen.

Denn im Ticketpreis sind solche Aufwendungen mitinbegriffen. Im Falle des Nicht-Antritts der Reise haben Sie dann ein Recht auf Rückerstattung. Gerade bei günstigen Flügen machen die Steuern und Gebühren einen großen Bestandteil aus, weshalb sich hier definitiv ein Blick lohnt.

Achtung: Falls Ihre Führungsperson Gepäck aufgegeben hat, lassen sich die Kosten dafür meist nicht zurückerstatten. Denn die Leistungen wurden bereits bei Abflug der Maschine erbracht. 


4. Entschädigungsanspruch prüfen

Es kann unterschiedliche Gründe geben, warum die Führungskraft auf Geschäftsreise einen Flug verpasst. Am besten bringen Sie diese in Erfahrung, wenn die Situation gelöst und Ihr Chef oder Ihre Chefin auf der Weiterreise ist. Keine Angst: Sie überschreiten hier keine private Grenze, sondern können Ihrem Unternehmen oftmals eine Menge Geld sparen.

So kann es selbstverständlich in der Verantwortung der Führungskraft liegen, dass sie zu spät gekommen ist. Es ist aber auch möglich, dass eine Flugverspätung das rechtzeitige Boarding beim Anschlussflug unmöglich gemacht hat. Dann besteht, wie auch bei komplettem Flugausfall, möglicherweise ein Anspruch auf Entschädigungsanspruch. 

EU-Verordnung zur Entschädigung bei Flugstörungen

Geregelt wird dies durch die EU-Verordnung 261 (2004). Sie schreibt Fluggastrechte fest. Eines davon ist das Recht des Fluggastes auf Entschädigung für die Kosten einer Annullierung (Flugausfall) oder Flugverspätung. Hat die Fluggesellschaft also eine Verspätung zu verschulden, durch die Ihr Chef auf seiner Dienstreise seinen Anschlussflug verpasst hat, so lohnt es sich, Ansprüche auf Ausgleichszahlungen bzw. Schadensersatz zu prüfen. 

Je nach Flugdistanz, aber unabhängig vom Ticketpreis, stehen Ihrem Arbeitgeber zwischen 250 und 600 Euro zu. Zudem muss die Fluggesellschaft bei Flugstörungen Betreuungsleistungen, Transfer und Übernachtungen während der Wartezeiten zahlen. Dafür ist allerdings notwendig, dass noch einige Voraussetzungen erfüllt sind.

Bedingungen für eine Entschädigung

Folgende Bedingungen müssen für die Geschäftsreise erfüllt sein, damit Ihrem Unternehmen bei verpasstem Flug auch tatsächlich eine Entschädigung zusteht:

  • Die EU-Verordnung 261 (2004) gilt nur für den Raum der Europäischen Union. Das bedeutet, Ihr Chef muss im EU-Inland abfliegen oder aus dem Ausland in die EU fliegen, damit die Verordnung Gültigkeit besitzt.
  • Der Anschlussflug wurde verpasst, weil der Transferflug verspätet gelandet ist – haben dagegen ein Zug der DB oder andere Umstände zu einer verspäteten Ankunft des Passagiers auf seiner Dienstreise geführt, besteht meist kein Anspruch auf Ausgleichszahlungen.
  • Die Verspätung des Fliegers muss von der Fluggesellschaft verschuldet sein und mehr als drei Stunden betragen. Hierbei zählt die Flugverspätung bei Landung des Flugzeugs (nicht beim Start).
  • Meist verantwortet die Airline die entstandenen Kosten nur, wenn Transferflug und Anschlussflieger in einem Ticket gebucht wurden. Denn diese kombinierten Verbindungen suggerieren Vorteile, beispielsweise den reibungslosen Ablauf der Reise. Haben Sie hingegen Transfer- und Anschlussmaschinen für eine Geschäftsreise selbst kombiniert (verschiedene Tickets), so sind Sie aus rechtlicher Sicht selbst dafür verantwortlich, dass ein Anschlussflug nicht verpasst wird. 
  • Zuletzt dürfen keine „außergewöhnlichen Umstände“ vorliegen. Die Liste dieser Umstände wurde infolge vergangener Rechtsstreitigkeiten zwischen Fluggästen und Fluggesellschaften ständig erweitert. Dazu zählen zum Beispiel gewerkschaftlich angekündigte Streiks, aber auch das Auslösen der Notrutsche durch einen Passagier. Verspätungen wegen eines technischen Ausfalls (z. B. Radarausfall) oder Defekten am Flugzeug (z. B. Getriebe) gelten dagegen nicht als außergewöhnliche Umstände.

Praxistipp: Weil es teilweise sehr schwer ist, diese Voraussetzungen in vollem Umfang zu prüfen, gibt es im Internet verschiedene Entschädigungsrechner. Sie helfen Ihnen, bei Flugverspätungen oder Annullierungen in Ihrem individuellen Fall festzustellen, ob eine Rückerstattung entstandener Kosten sowie Ausgleichszahlungen möglich sind. Auch die Durchsetzung des Fluggastrechts lässt sich über solche Portale regeln.


Fazit: Flug verpasst – wichtige Schritte, damit die Geschäftsreise dennoch stattfindet

Hat Ihr Chef eine Dienstreise angetreten und seinen Flug verpasst, so ist von Ihrer Seite schnelles und kompetentes Eingreifen gefragt. Im Idealfall gelingt Ihnen eine Umbuchung auf einen nachfolgenden Flug derselben Airline. Gibt es dort keine freien Plätze mehr oder sind die Kosten der Umbuchung zu hoch, so lohnt sich der Blick auf andere Fluggesellschaften. 

Um wertvolle Zeit zu sparen, organisieren Sie dem Chef ansonsten eine Zugverbindung oder einen Mietwagen. Aufwendungen aus dem verpassten Flug sind in vielen Fällen außerdem erstattungsfähig. Wurde der Anschlussflug verpasst, weil es zu einer Flugannullierung oder -verspätung beim Transferflug kam, so bestehen möglicherweise Entschädigungsansprüche in Höhe von bis zu 600 Euro. Online-Entschädigungsrechner helfen Ihnen, die Ansprüche zu überprüfen und Fluggastrechte durchzusetzen.

FAQ: Flug verpasst auf Geschäftsreise – Wissenswertes für die Assistenz auf einen Blick

Was ist zu tun, wenn der Chef auf seiner Geschäftsreise einen Flug verpasst hat?

Reagieren Sie schnell und vermeiden Sie Wartezeiten. Wenn keine Umbuchung des bestehenden Tickets möglich ist, ziehen Sie auch andere Verkehrsmittel in Betracht. Kann die Dienstreise fortgesetzt werden, prüfen Sie auch eine mögliche Rückerstattung von Aufwendungen und ob Entschädigungsansprüche durch Ihre Fluggastrechte.

Wurde der Anschlussflug wegen einer Verspätung des Transferfliegers von mehr als drei Stunden verpasst, kann bei Reisen im EU-Inland ein Anspruch auf Entschädigung bestehen. Entsprechende Fluggastrechte aus der EU-Verordnung 261 lassen sich mithilfe von Online-Entschädigungsrechnern prüfen.

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