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In sieben Schritten zu optimierten Hotelkosten

"Der weltweite wirtschaftliche Abschwung hat viele Unternehmen dazu gezwungen, ihre Kosten zu senken und ihre Geschäftsreisen effektiver zu managen", sagt Christophe Renard von Carlson Wagonlit Travel. Eine neue Studie zeigt ganz konkret, wie Sie Hotelkosten einsparen können.

"Der weltweite wirtschaftliche Abschwung hat viele Unternehmen dazu gezwungen, ihre Kosten zu senken und ihre Geschäftsreisen effektiver zu managen", kommentiert Christophe Renard von Carlson Wagonlit Travel die Ergebnisse einer Studie des CWT Travel Management Institutes. Die Studie zeigt sieben konkrete Schritte, um Hotelkosten zu reduzieren.

 

Hotelkosten machen durchschnittlich fast 40 Prozent des gesamten Geschäftsreise-Budgets aus, und dennoch werden sie oft unterschätzt und nicht optimal gemanagt. Dies hat eine neue Studie ergeben, die das CWT Travel Management Institute durchgeführt hat. "Raum für Einsparungen: Hotelkosten optimieren" identifiziert sieben Schritte, mit denen Unternehmen ihre Hotelkosten um bis zu 21 Prozent reduzieren können.   


Sieben Schritte für mehr Effektivität

Die sieben Schritte, mit denen Unternehmen ihre Hotelkosteneinsparungen realisieren können, sind voneinander abhängig: 


1. Daten konsolidieren

Umfassende und lückenlose Daten, die eine Analyse der Zimmerraten und der Nebenausgaben ermöglichen, sind unverzichtbar, um die Kosten eines Aufenthalts beurteilen zu können. Unternehmen können hierfür die vollständigen Daten von ihrem Geschäftsreise- und Firmenkreditkartenanbieter erhalten. E-Folios (detaillierte elektronische Abrechnungen des Hotels) – falls vorhanden – erleichtern ebenfalls eine sorgfältige Konsolidierung der Gesamtausgaben. 


2. Bedürfnisse und Verhalten der Reisenden verstehen

Im Gegensatz zur landläufigen Meinung ist Reisenden die Nähe des Hotels zum Geschäftsstandort wichtiger als die Hotelkategorie, die nicht unbedingt die Zufriedenheit bestimmt. Dennoch zeigt die Studie, dass Reisende bei längeren Aufenthalten höhere Kategorien buchen. Vier Typen von Geschäftsreisenden lassen sich identifizieren, ausgehend von ihren verschiedenen Ansprüchen, die sie an die technische und praktische Ausstattung (wie Internetanschluss, Restaurant im Hotel oder Freizeit- und Sportangebot) und den Komfort (Hotelkategorie, Qualität des Service, Sicherheit, Atmosphäre) des Hotels stellen: Für "anspruchsvolle Gäste" (32 Prozent) sind alle Merkmale von hoher Wichtigkeit; "Reisende auf der Suche nach Komfort" (25 Prozent) schätzen den Komfort mehr als die praktische Ausstattung; "pragmatische Reisende" (9 Prozent) erachten die praktischen Merkmale als wichtiger als den Komfort; und bei "unkomplizierten Gästen" (34 Prozent) spielen alle Faktoren eine relativ unwichtige Rolle. Wenn Travel-Manager in ihren Unternehmen die vorherrschende Gruppe identifiziert haben, können sie ihre Hotelrichtlinien dementsprechend entwickeln oder anpassen. Die Studie zeigt ebenfalls, dass die Reisenden einen schnörkellosen, funktionalen Online-Buchungsablauf mehr schätzen als Fotos oder Beurteilungen von anderen Geschäftsreisenden.

 

3. Eine effektive Hotelrichtlinie entwickeln

Eine eindeutige und umfassende Hotelrichtlinie wird eher befolgt. Dabei muss die Nutzung bevorzugter Hotels und Buchungskanäle eingefordert werden. Was die Studie ebenfalls zeigt: Eine Buchung über den Geschäftsreiseanbieter führt zur intensiveren Nutzung bevorzugter Hotels und zu Raten, die 18 bis 21 Prozent unter denen anderer Buchungskanäle liegen – wie Website, direkter Anruf beim Hotel, Online-Reisebüro oder spezielle Hotelbuchungs-Sites. Sollten bevorzugte Hotels nicht verfügbar sein, brauchen die Reisenden genaue Anweisungen, was sie tun sollen. Das könnte heißen, eher bei einer bevorzugten Kette – wenn verfügbar – als ein nicht bevorzugtes Haus zu buchen oder die "City Cap" einzuführen, eine Obergrenze für Hotelausgaben an Orten, die nicht durch das Hotelprogramm abgedeckt sind. Darüber hinaus sollte die Richtlinie nur dann Buchungen in nicht bevorzugten Hotels gestatten, wenn die Rate mindestens 20 Prozent unter der der bevorzugten Häuser liegt. Reisende müssen auch strikte Vorgaben haben, welche Ausgaben für Zusatzleistungen erstattet werden. Denn diese machen bis zu 33 Prozent der Gesamtkosten des Aufenthalts aus. Schließlich ermöglicht die Verpflichtung zum Einsatz der Firmenkreditkarte eine bessere Kostenkontrolle.  


4. Das Hotelprogramm optimieren

Unternehmen sollten eine Vereinbarung für ein bevorzugtes Hotel aushandeln, wenn die Ausgaben bei diesem Haus mindestens 10.000 US-Dollar pro Jahr betragen. Die Aufnahme von Häusern einer niedrigeren Hotelkategorie, die die Anforderungen der Reisenden zufriedenstellen, kann ebenfalls zu Kostensenkungen beitragen: Der durchschnittliche Preisunterschied von einer Kategorie zur nächsten beträgt 21 bis 25 Prozent. Um Preiserhöhungen zu begrenzen und durch Beständigkeit die Einhaltung der Richtlinien zu fördern, sollten Unternehmen mindestens 80 Prozent ihrer bevorzugten Hotels länger als ein Jahr behalten. 


5.    Effektiv verhandeln

Individuelle Vereinbarungen mit Einzelhotels führen tendenziell zu größeren Einsparungen als Abkommen mit Hotelketten, die einen einheitlichen prozentualen Rabatt auf die beste verfügbare Rate bei allen Häusern der Kette gewähren. Daher kann es für ein Unternehmen, dessen Buchungsvolumen besonders hoch ist, vorteilhafter sein, eine Vereinbarung mit einem Einzelhotel – sogar mit einem Ketten-Hotel – auszuhandeln. Andererseits sind Abkommen mit einer gesamten Kette für Unternehmen mit weit verstreutem Reiseaufkommen geeignet, um die Vorteile des Hotelprogramms auf Märkte auszuweiten, in denen ihr Buchungsvolumen zu gering ist, um mit Einzelhäusern zu verhandeln. Das Aushandeln einer "Last Room Availability"-Regelung (der Hotelbetreiber verpflichtet sich, den vereinbarten Preis anzubieten, auch wenn nur noch ein Zimmer des vereinbarten Typs verfügbar ist) gewährleistet, dass das Unternehmen über das Jahr gesehen einen durchschnittlich geringeren Zimmerpreis zahlt. Obwohl die meisten Firmen die Berechenbarkeit fest ausgehandelter Raten bevorzugen, können dynamische Preismodelle, bei denen Unternehmen einen festen prozentualen Rabatt auf die veränderlichen Zimmerpreise erhalten, die Einsparungen aus einer "Flat Rate"-Vereinbarung übertreffen.

 

6. Einhaltung der Reiserichtlinien erhöhen

Die Reiserichtlinien müssen nicht nur intensiv kommuniziert werden, Reisende und Reiseplaner müssen auch einen leichten Zugang zur Liste der bevorzugten Hotels haben und ein nutzerfreundliches Online Booking Tool vorfinden. Darüber hinaus sollten Reiseberater direkt bei der Buchung berechtigt sein, die Einhaltung einzufordern, und die Reisenden bitten, ihre Flüge und Hotels zusammen zu buchen. 

 

7. Leistung messen

Einige Leistungsindikatoren müssen aufmerksam verfolgt werden: Wie entwickelt sich das Programm? Werden die richtigen Leistungen zu den besten Konditionen eingekauft? Halten die Reisenden die Reiserichtlinien ein? Bieten die Hoteliers die vereinbarten Leistungen an? Es ist besonders wichtig, von Zeit zu Zeit einen Abgleich der Zimmerpreise mit denen aus den Reservierungssystemen (Global Distribution Systems, GDS) durchzuführen – insbesondere zu Beginn des Hotelprogramms, denn Fehler sind weiter verbreitet, als man allgemein denkt. Eine Anfangsprüfung von CWT bei Hotelprogrammen von fünf Unternehmen hat ergeben, dass lediglich 50 Prozent der ausgehandelten Preise korrekt von den Hotels geladen wurden. Eine regelmäßige Überprüfung der Hoteliers ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass sie ihre Verpflichtungen einhalten. Und sie identifiziert Reisende, die in einer höheren Zimmerkategorie übernachten, für die sie nicht berechtigt sind.

 

Die gesamte Studie steht unter www.carlsonwagonlit.de als Download zur Verfügung.

 

Über CWT Travel Management Institute

Das CWT Travel Management Institute ist der wissenschaftliche Zweig von Carlson Wagonlit Travel (CWT), einem Anbieter im Management von Geschäftsreisen. Das CWT Travel Management Institute untersucht Praktiken des effektiven Travel-Management, um Kunden weltweit dabei zu helfen, den größten Mehrwert mit ihrem Firmenreiseprogramm zu erzielen. 

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