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Service-Check Geschäftsreisebüros: Wie Phönix aus der Asche

Das Internet hat die Branche der Reisebüros ordentlich auf den Kopf gestellt. Viele der Traveller-Profis haben sich quasi neu erfunden und nutzen das Web selbst für eine breite Angebotspalette – schnell, präzise und effektiv. Wann es sich für Unternehmen lohnt, ihr Know-how zu nutzen.

Ob der Einsatz eines Reisebüros für Ihr Unternehmen in Betracht kommt, hängt von der Art und Zusammensetzung der Dienstreisen ab.

Reisebüros waren Jahrzehnte nicht nur für den Urlauber verlässliche Partner beim Suchen und Buchen von Urlaubszielen mit allem Drum und Dran. Auch viele Firmen haben für die Organisation ihrer Business-Reisen oft an ein Reisebüro delegiert, meist auf Basis einer festen, geregelten Geschäftsbeziehung.

Seit es das Internet gibt, hat sich diese Verbindung vielerorts gelockert oder ist sogar ganz aufgegeben worden, weil man nun über das Web selber aussucht und bucht. Doch die Vorteile eines verlässlichen und erfahrenen Dienstleistungspartners in Sachen Reisen überzeugen so manche Travel-Managerin nach wie vor, sodass für sie zumindest eine Arbeitsteilung Sinn macht.

Zum Beispiel für Anne Ehret vom Automobilzulieferer Veritas AG in Gelnhausen: „Als es noch kein Internet gab, stellten nur die Reisebüros Flugtickets aus. Die wurden uns dann physisch, also auf Papier, zugestellt. Ein ziemliches Hin und Her, wenn umgebucht werden musste. Deshalb war es auch so praktisch, dass unser Reisebüro direkt vor Ort ist.

Heute kann man seine Flüge zwar selbst buchen, dafür ist der Markt so unübersichtlich und komplex geworden, dass wir froh sind, zumindest für bestimmte Reisen auf professionelle Beratung und Unterstützung zurückgreifen zu können.“

Checkliste: Wie arbeitet das Reisebüro?
  • Wie erfolgt die Abwicklung?
  • Wie wird das Qualitätsmanagement im Reisebüro sichergestellt?
  • Wie werden Einsparungen für den Kunden generiert?
  • Welche Leistungen sind in den angebotenen Gebühren enthalten?
  • Verfügt das Reisebüro über ein internationales Netzwerk?
  • Hat es einen eigenen 24-Stunden-Service für den Notfall?
  • Welche Beratungsleistungen werden über die eigentliche Buchung hinaus geboten?

Was die Profis besser machen

Wann sich der Einsatz eines Partners lohnt, lässt sich laut Experten weder an einer bestimmten Betriebsgröße noch an der Zahl der Buchungen oder Reisenden im Unternehmen festmachen. Entscheidender ist vielmehr die Art und Zusammensetzung der Dienstreisen.

Für die Veritas AG erklärt Anne Ehret die Vorgehensweise so: „Einfache innereuropäische Verbindungen buche ich über die Online Booking Engine selbst. Doch seit unser Unternehmen mehr und mehr Standorte im Ausland aufbaut, ist der Anteil an komplexen Reisen und Destinationen in Asien und Mittelamerika stark gewachsen. Weil es dort nicht nur ein oder zwei, sondern eine Vielzahl von Airlines mit verschiedenen Tarifen und Umsteigeoptionen gibt, ist mit Recherche und Buchung schnell ein halber Tag verstrichen. Das kann unser Reisebüro eindeutig besser und schneller.“

Die damit verbundenen Einsparungen an Zeit, Nerven oder Umbuchungs- beziehungsweise Stornokosten sind in der Regel höher als die Gebühren des Geschäftsreisebüros. Die liegen im Durchschnitt bei drei bis fünf Prozent der direkten Reisekosten, so Paul Hainsch, Sales Manager bei FIRST Business Travel, der Geschäftsreisemarke der TUI.

Die Gebühren sind gestaffelt, abhängig davon, ob telefonisch, per Mail oder über ein Online-Tool angefragt und gebucht wird. „Unsere Mitarbeiter werden drei Jahre lang umfänglich zum Thema Geschäftsreise ausgebildet“, erklärt Paul Hainsch. Sie kennen nahezu alle Reiserouten und können über technisch aufwendige, globale Reservierungssysteme in kurzer Zeit sämtliche Angebote für die gewünschte Verbindung vergleichen, Flüge 24 Stunden lang blocken beziehungsweise sich auf begehrten Routen (z. B. Interkontinentalverbindungen) auf die Warteliste setzen lassen.

Sie schlagen auch selber kostengünstige Alternativen vor, etwa andere Abflughäfen oder eine Reise mit der Bahn statt dem Flieger. Und sie wissen, wie man „kreativ“ bucht und damit günstiger fliegt, zum Beispiel indem sie eine Rundreise in den USA nicht auf ein Ticket, sondern auf zwei buchen oder auf mehrere Airlines verteilen.“

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