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Es geht auch günstiger

Ohne Geschäftsreisen gibt es kein internationales Business für die Firmen. Um die entsprechenden Kosten zu reduzieren, lassen sich Reiseanbieter vieles einfallen. Der Trend geht zur Abwicklung aus einer Hand.

Nicht nur Großkonzerne, auch viele Unternehmen des Mittelstandes zählen zu den Global Playern. Kein Wunder, dass die Budgets für Geschäftsreisen in den meisten Unternehmen einen nicht unerheblichen Anteil ausmachen.




Hotel am Stadtrand

Doch nicht nur in Krisenzeiten stehen Einsparungen im Geschäftsreise-Budget auf dem Plan. Die lassen sich vor allem dann erzielen, wenn eine Reise als Ganzes betrachtet wird. Es macht keinen Sinn, ein günstiges Hotel am Stadtrand zu buchen, wenn für die Fahrten in das Stadtgebiet hohe Taxikosten anfallen. Gleiches gilt für besonders preiswerte Flugtickets von und zu entlegenen Flughäfen mit ungünstiger Verkehrsanbindung. Vordergründige Einsparungen sind auf diese Weise schnell aufgezehrt, werden häufig sogar ins Gegenteil verkehrt.


Reiseplanung als großes Ganzes

Die Defizite vieler Unternehmen bei der Reiseplanung hat inzwischen auch die Reisebranche erkannt. Spezialanbieter bemühen sich darum, die Buchung von Geschäftsreisen als Ganzes zu betrachten und so ein optimales Angebot zusammenzustellen. Je nach Unternehmensanspruch gibt es sehr unterschiedliche Möglichkeiten, Unterstützung zu erhalten. Online-Plattformen mit automatischen Vergleichsfunktionen sind ebenso am Markt etabliert wie der Zugang über ein Callcenter mit persönlicher Beratung oder etwa ein Mietwagen-Angebot zum Festpreis. In Einzelfällen kann auch der technische Fortschritt durch Videokonferenzen für einen gleichwertigen Ersatz zu einer Reise sorgen; zugleich profitiert die Umwelt dank verringerten CO2-Emmissionen.


Schnell amortisiert

Sparen bei Geschäftsreisen heißt aber auch, von den Großen zu lernen. Dort ist meist ein Travel-Management etabliert. Viele kleine und mittelständische Unternehmen glauben, dass sich eine derartige Software für sie nicht lohnen würde. Doch das ist oft ein Trugschluss. Entsprechende Systeme sind heute vollständig skalierbar und rechnen sich daher schnell.


Was soll es leisten?

Ein leistungsfähiges Travel-Management muss verschiedene Buchungswege integrieren, gleichzeitig eine Vereinfachung der Organisation von Reisen im Unternehmen ermöglichen und dabei möglichst alle kostensenkenden Faktoren einbeziehen. Erfolgreiche Lösungen integrieren zugleich eine webbasierte Buchung und ein klassisches Reisebüro. Die Zielsetzung eines Travel-Managements für Geschäftsreisen lautet, alle relevanten Faktoren in ein ganzheitliches System einzubinden. Sie alle zu erfassen, ist die Aufgabe einer umfassenden Analyse im Vorfeld einer System-Einführung.


Faktoren für die Kostensenkung

Besonders groß ist das Potenzial der Kosteinsparungen schon bei der Buchung. Nicht nur die Wahl einer bestimmten Fluggesellschaft bestimmt die Höhe des Preises. Es sind auch mögliche Vorausbuchungsfristen zu beachten sowie zusätzliche Bearbeitungsgebühren und Steuern, die an einzelnen Flughäfen deutlich voneinander variieren. Entscheidend ist natürlich auch, wie günstig ein Flughafen zu erreichen ist, wobei nicht nur der Zeitfaktor eine große Rolle spielt. Die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel trägt ebenfalls dazu bei, Kosten zu senken. Parkgebühren sind vor allem bei mehrtägigen Reisen nicht zu unterschätzen und können den Preis für einen Flug sogar übertreffen.


Manchmal ist Parken teurer als Fliegen

Die Gebühren für Langzeitparker lassen sich aber auch an deutschen Flughäfen senken. Wer nicht direkt am Flughafen parkt, kann auf spezielle Anbieter ausweichen, die abseits liegende Parkgelegenheiten anbieten, mit einem Shuttle-Service zum Flughafen. An vielen großen inländischen Verkehrsflughäfen gibt es beispielsweise Parkplätze von ABC Holiday Plus oder Autohotel. Einen Stellplatz für die Dauer von zehn Tagen gibt es am Flughafen Frankfurt bei Autohotel beispielsweise schon ab 56 Euro. Der Stellplatz ist garantiert, eine Parkplatzsuche entfällt. Der Park-Service wird ergänzt von einem kostenfreien Transfer zum Flughafen.


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