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Erst rechnen, dann verhandeln

Die aktuelle Wirtschaftskrise wirkt sich auch auf die Geschäftsreisen aus: Längst haben viele Firmen erkannt, dass sich im Travel-Management noch sparen lässt. Doch wie? Wer Einsparungspotenziale erkennen und gute Verträge aushandeln will, braucht vergleichbare Kennzahlen.

Mit dem Satz "Ich muss nach Tokio, suchen Sie mir mal einen Flug und irgendein anständiges Hotel", ist es heutzutage längst nicht mehr getan.

 

 

 

Über Kontinente

Heute geht es im Travel-Management um Controlling, Preisverhandlungen und langfristige Einsparungen. Und es geht um Kontingente: Trotz Finanzkrise nehmen Geschäftsreisen auf lange Sicht zu, denn im Zeitalter von Globalisierung und Internationalisierung lassen sich persönliche Treffen über Kontinente hinweg nicht wegrationalisieren. Einsparungen sind oft also nur durch Kostenminimierung zu erreichen.

 

Alle Kosten zusammentragen

Wer einsparen will, muss erst einmal alle Reisekosten finden. Dies erweist sich oft schwieriger, als es auf den ersten Blick scheint. Je nach Firmengröße und Firmengeschichte – Reisen wurden schließlich schon vor der Einführung eines professionellen Travel-Managements gebucht – verstecken sie sich beispielsweise hinter unterschiedlichen Konten bzw. Kostenstellen oder werden zusammen mit anderen Kosten verbucht.

 

Die indirekten Kosten aufspüren

Die direkten Kosten, also Flug, Bahn oder andere Transportkosten sowie Unterkunft, lassen sich dabei oft leichter aufspüren als die indirekten Kosten, die durch Planung, Durchführung und Abrechnung einer Dienstreise entstehen. Schließlich ist nicht nur relevant, was der Flug des Abteilungsleiters nach Boston letztlich gekostet hat, sondern auch, wie lange seine Assistentin damit beschäftigt war, den passenden Flug zu finden, zu buchen und letztlich abzurechnen.

 

Oft unterschätzt

Die indirekten Kosten werden oft pauschal mit rund 30 Prozent der direkten Kosten veranschlagt. Ob dies für jedes Unternehmen zutrifft, sei dahingestellt. Die Schätzung zeigt jedoch, dass die indirekten Kosten nicht unterschätzt werden dürfen. Der Blick auf die Buchungs-Software lohnt sich daher genauso wie der genaue Blick auf den Weg, den die Buchung durch das gesamte Unternehmen nimmt. Es gilt genau zu verfolgen, wer sich wann wie lange damit beschäftigen muss.

 

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Wie Sie alle Daten zu vergleichbaren Kennzahlen aufbereiten, welche Reisedetails besonders wichtig sind und wie Sie die Geschichte hinter den Zahlen interpretieren, beschreibt Françoise Hauser im travelmanagement 2/2009, einem Special aus dem Gabler-Verlag - kostenlos für Abonnenten von working@office.

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