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Die Qual der Wahl

Weil sich mit Reisebuchungen via Internet Zeit und Geld sparen lassen, setzen immer mehr Unternehmen auf Online Booking Engines (OBE). Doch "online" allein ist noch kein Garant für niedrigere Preise, beschleunigte Prozesse und Kostentransparenz.

Keine erfahrene Hausfrau erledigt alle ihre Einkäufe im nächstbesten Supermarkt. Sie kennt die Preise und kauft abwechselnd in Laden A, B oder C.

 

Das günstigste Angebot finden

Sie sammelt Treuepunkte und nutzt die Vorteile wechselnder Preisaktionen. Zur Kontrolle führt sie ein Haushaltsbuch und behält damit nicht nur die Kosten für einzelne Posten im Blick, sondern auch Änderungen bei den Vorlieben ihrer Liebsten.

Zugegeben, der Vergleich zwischen einer Sekretärin oder Assistentin, die Reisen für ihren Chef und die Abteilung buchen muss, und der Managerin einer vierköpfigen Familie hinkt ein wenig. Doch das Prinzip ist das gleiche: Wer heute ein Flugticket braucht oder ein Hotelzimmer, bucht nicht das Erstbeste. Das jeweils günstigste Angebot soll es sein in Bezug auf Preis, Reisezeiten, Lage und Extras wie integriertes Frühstück, Late-Check-out oder erlaubte Menge an Freigepäck.

 

Ein strategischer Job

Am Ende des Monats sollen außerdem sämtliche Reisedaten - welche Fluggesellschaft wurde von wem zu welchem Preis, wie oft und warum gebucht etc. - in einer Art Haushaltsbuch übersichtlich gelistet sein. Erst auf Basis dieser Daten beginnt der eigentlich strategische Job: Lenkung der Reiseströme, Festschreiben von Reiserichtlinien, Verhandlung mit Leistungsträgern etc. - das Travel-Management also.

 

Expedient im Reisebüro

In früheren Tagen überließ ein Unternehmen bzw. die zuständige Sekretärin die Buchungsprozesse inklusive Preis- und Leistungsvergleich ihrem Reisebüropartner. Ein Anruf, Angaben zu Preis, Reiseziel und -zeitraum, fertig war die Buchung. Die entsprechenden Tickets und Hotelreservierungen folgten auf dem Fuß. Selbst um mögliche Umbuchungen oder Stornos kümmerte sich der Expedient im Reisebüro. Zum guten Schluss folgte das sogenannte Reporting, die Übersicht am Ende des Monats.

 

Online Booking Engines als Reisebüro-Ersatz

So weit, so bequem. Doch als die Reisebüros begannen, Servicegebühren zu nehmen, setzte ein Run auf das Internet und die Online Booking Engines (OBE) ein. Für den Preisvergleich von Leistungsanbietern wie Fluggesellschaften, Hotel- und Mietwagenanbietern brauchte man das Reisebüro nicht mehr, sondern konnte das mühelos mit wenigen Klicks selbst erledigen. Es gab Best-Buy-Angebote, die das Kostensparen erleichterten.

 

Stundenlang vor dem Bildschirm

Fortan saßen Sekretärinnen oder die Business-Reisenden selbst stundenlang vor dem Bildschirm, um nach den besten Angeboten zu surfen. Das Kleingedruckte wurde dabei meist überlesen, was nicht selten hohe Folgekosten nach sich zog, zum Beispiel bei Umbuchungen, Stornos oder begrenzten Verfügbarkeiten. Auch managementrelevante Basics stellte man gern hintenan. Reportings am Ende des Tages: egal! Befolgung der Reiserichtlinien: Wird schon keiner merken! Bevorzugte Partner? Bei Airline XY sammele ich doch aber Meilen! Kurz und gut: Vor allem in Unternehmen ohne ein klares Travel-Management schwollen die Kosten infolge des Internet-Booms teilweise sogar an, von schlanken Prozessen ganz zu schweigen.

 

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Dennoch wird in Zukunft kein Unternehmen an OBE vorbeikommen. Richtig eingesetzt können sie Kosten im hohen zweistelligen Prozentbereich sparen, und zwar direkte wie indirekte. Wie das konkret geht, lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von working@office.

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