So gestalten Sie jetzt eine professionelle Videokonferenz
Ein Tool ist nur so gut wie seine User: Rechtzeitig ausprobieren lautet deshalb der Profi-Tipp! © Andrey Popov - Adobe Stock

So gestalten Sie jetzt eine professionelle Videokonferenz

Während der Corona-Pandemie sind Videokonferenzen zum Standard geworden. Der Umgang damit ist dennoch nicht selbstverständlich: Wer professionell videokonferieren will, sollte das Tool gut kennen. Rechtzeitig ausprobieren lautet deshalb der Profi-Tipp!

Für interne Videokonferenzen benötigen Sie nicht besonders viel Technik, die meisten Notebooks sind mit einer guten Webcam und einem Mikrofon ausgestattet. Kopfhörer sorgen oft für ein störungsarmes Hörgefühl. Anders sieht es schon bei der Internetverbindung von zu Hause aus, diese sollte entsprechend ausgelegt sein. Für wichtige Termine, die auch eine Außenwirkung haben, sollten Sie besser ausgerüstet sein. Achten Sie dann auf eine gute Beleuchtung, eine hohe Auflösung, mitunter mit einer zusätzlichen Kamera, und eine einwandfreie Sprachqualität.

GRUNDREGELN FÜR VIDEOKONFERENZEN

Damit Videokonferenzen erfolgreich ablaufen, braucht es Regeln. Viele sind die gleichen wie bei einem Präsenz-Meeting, aber eben nicht alle. Laden Sie beispielsweise frühzeitig und genauso detailliert wie für eine Anwesenheitsbesprechung ein:

  • Kündigen Sie den Termin rechtzeitig an.
  • Geben Sie das Thema vor.
  • Erstellen Sie eine Tagesordnung.
  • Legen Sie die geplante Dauer fest.

Benennen Sie den Kreis der Teilnehmenden.

ZUGANGSDATEN MIT VORLAUF VERSENDEN

Viele Videokonferenz-Tools unterstützen Sie auch bei der Planung der Konferenz, sodass Sie schon lange vor dem Termin die Zugangsdaten, den Beginn und andere Einstellungen festlegen können. Versenden Sie die Zugangsdaten also idealerweise schon mit der Einladung und/oder der Tagesordnung. Sonst müssen Sie etwas Wartezeit zu Beginn einkalkulieren.

MEETING MODERIEREN LASSEN

Legen Sie vorab fest, wer die Videokonferenz moderiert. Für die Moderation stehen viele Funktionen zur Verfügung, etwa:

  • Bildschirm teilen
  • Verwaltung der Warteschlange
  • alle stumm schalten
  • Personen aus dem Warteraum holen
  • Personen in den Warteraum schicken
  • Personen aus dem Meeting ausschließen
  • Abstimmungen
  • Meeting beenden

Können Sie neben dem Protokollieren auch die Technik übernehmen? Wer muss den eigenen Bildschirm teilen können? Testen Sie alle Funktionen, die Ihr gewähltes Tool Ihnen bietet – nicht nur die, die Sie für die nächste Konferenz brauchen könnten. Damit haben Sie mehr Flexibilität, falls unerwartet noch andere Anforderungen auftauchen.

 

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