Reiserichtlinien, Travelmanagement
Wer gutes Travelmanagement beherrschen möchte, muss die Reiserichtlinien kennen - so machen Geschäftsreisen jedem Spaß © Olena Jakobtschuk - Shutterstock

Reiserichtlinien: Vorgaben für die Geschäftsreise

Wer Travelmanagement betreibt, hat sich an bestimmte Reiserichtlinien zu orientieren. Diese Richtlinien geben vor, wie die Reiseplanung, Reisedurchführung, Reisekostenabrechnung und das Controlling ablaufen sollen. Werden Sie vor die Aufgabe gestellt, eine Geschäftsreise zu planen und zu organisieren, dann hilft Ihnen der folgende Artikel definitiv weiter.

Beim Travelmanagement ist ein standardisiertes Vorgehen Pflicht. Nur wenn die Prozesse aufeinander abgestimmt sind und einheitlich erfolgen, können Office-Professionals effizient arbeiten. Das beginnt bei der Planung einer Dienstreise und endet bei der Abrechnung und Erstattung von Spesen.

Zahlreiche Unternehmen haben deshalb sogenannte Reiserichtlinien etabliert. Eine Reiserichtlinie regelt im Detail alle Aspekte, die mit einer Dienstreise in Verbindung stehen. Erfahren Sie hier Wissenswertes rund um diese spezifischen Richtlinien.

 

Was sind Reiserichtlinien? - Definition

Kaum ein Arbeitsbereich ist so abwechslungsreich wie das Geschäftsreisemanagement. Assistenzkräfte müssen sich nicht nur um die Planung und den Ablauf einer Dienstreise kümmern.

Sekretärinnen und Sekretären kommt auch die Aufgabe zu, einen Flug oder die Bahn sowie eine Unterkunft vor Ort zu buchen.

Nicht selten ist die Reservierung von Restaurant oder Unterhaltungsprogramm ebenfalls Teil des Travel Managements.

Legen Sie Standards bei den Reiserichtlinien fest

Um Koordinationsbedarf und Kommunikation rund um die Reiseplanung und -Organisation zu vereinfachen, ist es sinnvoll, einheitliche Standards zu etablieren. Aus diesem Grund haben nahezu alle größeren Unternehmen, in denen Kollegen regelmäßig verreisen, sogenannte Reiserichtlinien aufgesetzt.

Bei einer unternehmensinternen Reiserichtlinie handelt es sich um ein Regelwerk, in dem alle Aspekte rund um Dienstreisen abgehandelt werden:

Regelwerk Reiserichtlinien ist Pflichtlektüre für Travelmanagement 

Die Reiserichtlinien für Geschäftsreisen richten sich dabei nicht nur an das Sekretariat und die Buchhaltung, die mit der Organisation und Abrechnung einer Dienstreise betraut sind. Das Regelwerk ist auch für alle geschäftlich Reisenden eine Pflichtlektüre. Denn: Darin wird genauestens geregelt, wie eine Geschäftsreise genehmigt werden kann, welche Unterkünfte buchbar sind und welche Verkehrsmittel der Reisende verpflichtend nehmen muss.

Einige Unternehmen gliedern ihre Reiserichtlinien noch einmal in Flugrichtlinien und Übernachtungsrichtlinien. Die Reiserichtlinien fungieren als Grundlage für Geschäftsreisen. Ihre Einhaltung ist im Travel Management Pflicht.

Welche Regelungen beinhalten Reiserichtlinien?

Wer noch nie mit dem Travelmanagement einer dienstlichen Reise betraut war, wird zunächst vermuten, dass es sich bei Reiserichtlinien vor allem um Budgetgrenzen und finanzielle Vorgaben handelt. Budgets für Hotelübernachtungen, Flug, Zug oder Mietwagen sind zwar Bestandteil einer Reiserichtlinie. Aber das ist bei weitem nicht das einzige, was in dem Regelwerk zu finden ist.

Je nach Unternehmen kann man in den Reiserichtlinien auch diese Dinge nachlesen:

  • Genehmigungsverfahren: Wer im Unternehmen genehmigt eine Geschäftsreise? Wie ist der Ablauf des Verfahrens? Muss vielleicht das Ok des Betriebsrates oder die Genehmigung von anderen Leitungsträgern eingeholt werden?
  • Buchungsvorgänge: Standardisierte Buchung über ein Online-Portal, Kooperation mit Geschäftsreisebüros, Zusammenarbeit mit Hotelketten oder Airlines
  • Reisekostenabrechnung: Wichtige Hinweise rund um die Abrechnung – Welche Belege sind erforderlich? Braucht es Durchschriften? Gibt es Vorgaben für die Firmenkreditkarte
  • Steuerrechtliche Vorgaben: Müssen Arbeitnehmer auf Geschäftsreise bestimmte steuerliche Aspekte beachten?

Wie ausführlich das Regelwerk ausfällt, hängt immer vom Unternehmen ab. In der Regel haben große Firmen und Konzerne jedoch umfassende und detaillierte Vorgaben erarbeitet. Durch umfassende Richtlinien rund um die Dienstreise bleiben weder für die Mitarbeiter noch für die Entscheider Fragen offen.

Geschäftsreise nach Vorgabe: Das ist der Sinn von Reiserichtlinien

Reiserichtlinien haben also das Ziel, sowohl die reisenden Mitarbeiter als auch die planenden Kollegen bei der Reiseplanung und der Durchführung einer Dienstreise zu unterstützen. Das ist nicht nur im Sinne aller Beteiligten. Vielmehr hilft es auch, dieUnternehmensinteressen zu wahren. Die sogenannte Travel Policy – wie Reiserichtlinien auf Englisch genannt werden – versucht dabei, eine Balance aus Wirtschaftlichkeit und Zugeständnissen zu finden.

Reisekosten im Blick als Grundlage von Geschäftsreisen

Keine Frage: Hin und wieder ist es unumgänglich, Dienstreisen durchzuführen. Auch wenn es mittlerweile zahlreiche digitale Kommunikationskanäle gibt, ersetzt keiner davon den persönlichen Kontakt. Egal ob Geschäftsreisen in ferne Länder, das Geschäftsessen in der nächsten deutschen Stadt oder gar ein mehrwöchiger Montageaufenthalt in China – viele Firmen kommen um Geschäftsreisen nicht herum.

 

Die Wirtschaftlichkeit von Geschäftsreisen im Fokus

Dabei steht jedoch immer ein zentraler Aspekt im Mittelpunkt: Die Wirtschaftlichkeit. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss bei geschäftlichen Reisen stimmen. Reiserichtlinien tragen dazu bei, einer Dienstreise einen gewissen finanziellen Rahmen zu geben. Oftmals werden bestimmte Budgets festgelegt, die man nur im Ausnahmefall überschreiten darf. Das hat den Zweck, dass die Reiseetats nicht aus allen Nähten platzen und die Ausgaben überschaubar bleiben. Kurzum: Reiserichtlinien eröffnen Einsparungspotenziale und machen Dienstreisen und Reisekosten kalkulierbar.

Übernachtungspauschalen in den Reiserichtlinien festlegen

Wenn das Maximalbudget pro Übernachtung in einem Hotel bei 110 Euro liegt, lassen sich die Kosten bereits vor Reiseantritt überschlagen. Das erleichtert die finanzielle Planung einer Reise. Wie hoch die Übernachtungspauschale schlussendlich ausfällt, hängt immer vom Unternehmen und häufig auch vom Reisenden selbst ab. Nicht selten ist das Reisebudget für die Führungsebene höher. In Zahlen bedeutet dies: Übernachtungspauschalen von 70 bis 110 Euro sind gängig, Führungskräften steht es häufig auch zu, ein Budget von bis zu 200 Euro pro Nacht auszureizen.

Business first: Reisekosten langfristig senken

Die Wirtschaftlichkeit von Geschäftsreisen ist im Hinblick auf die direkten Kosten essenziell. Darunter fallen alle Gebühren, die mit der Dienstreise unmittelbar zusammenhängen – so zum Beispiel alle Aufwendungen für:

  • Anreise mit Bahn, Flugzeug oder Mietwagen
  • Übernachtungskosten in Hotel, Ferienhaus oder Serviced Appartement
  • Parkplatz vor Ort
  • Restaurantbesuche

Doch auch die Prozesse, die mit der Organisation und Planung in Verbindung stehen, müssen rentabel sein. Da Reiserichtlinien nicht nur das „Was“, sondern eben auch das „Wie“ regeln, steht das gesamte Travel Management und dessen Prozessoptimierung im Fokus.

Wenn alle Abläufe standardisiert sind und es einheitliche Ansprechpartner gibt, weiß jeder, was zu tun ist. So lassen sich Geschäftsreisen schnell und effizient organisieren.

Läuft die Planung reibungslos ab, geht keine Zeit verloren. Bürofachkräfte können sich auf andere, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Diese Effizienz ist im Sinne des Unternehmens – ein wesentlicher Grund, weshalb das Regelwerk für Geschäftsreisen auch Vorgaben rund um den Ablauf derReiseorganisation macht.

Sicherheitsgarant und Grundlage bei Notfällen

Insbesondere finanzielle Regelungen für Geschäftsreisen zielen nicht nur darauf ab, die Kosten im Blick zu behalten. Sie haben auch ganz klar die Funktion, den Missbrauch von Reiseetats zu vermeiden. Gleichzeitig lässt sich eine Reiserichtlinie auch als Garant für Sicherheit und Sorgfalt verstehen. Weiß jeder, wie der Rahmen für Dienstreisen gesteckt ist, läuft niemand Gefahr, grobe Fehler im Reisemanagement zu begehen. Das gibt allen Office-Professionals, die im Business Travel Management arbeiten, eine gewisse Sicherheit.

Richtlinien, die sich um Geschäftsreisen drehen, beinhalten häufig auch Kapitel, die es vermeintlich nicht braucht. Dazu zählen zum Beispiel die Informationen zu Notfällen:

  • Was ist zu tun, wenn der Reisende einen Unfall mit dem Mietwagen hat?
  • Wie verhalten, wenn eine Erkrankung die Weiterreise verhindert?
  • Ein Unfall macht eigenständiges Reisen nicht mehr möglich – und jetzt?
  • Darf man Arztkosten mit der Firmenkreditkarte bezahlen?

Auch solche Fragen beantwortet eine gut strukturierte Reiserichtlinie vollumfänglich. Das gibt sowohl den Betroffenen als auch den mit der Organisation betrauten Parteien ein Plus an Sicherheit.

Wissen alle an der Geschäftsreise Beteiligten – also Reisender, Travel Manager und Führungskräfte – was zu tun ist, geht auch der Arbeitgeber auf Nummer sicher. Die Arbeitnehmer sind auf den Worst Case sensibilisiert. Im Notfall ist ihnen klar, wie sie handeln müssen und welche Schritte einzuleiten sind. In gewisser Weise geben die Reiserichtlinien dem Arbeitgeber so auch arbeitsrechtliche Sicherheit.

Mitarbeiterzufriedenheit: Komfort bei Geschäftsreisen

Eine Dienstreise ist für viele Mitarbeiter nicht nur mit Annehmlichkeiten verbunden: Die Kollegen sind fernab ihres Alltags und müssen mitunter längere Zeit auf Familie und Freunde verzichten. Gerade aus diesem Grund gilt es, den geschäftlichen Aufenthalt möglichst angenehm zu gestalten. Unternehmen stehen daher in der Pflicht, ihren Reisenden gewisse Zugeständnisse zu machen. Das ist häufig auch in den Reiserichtlinien verankert.

Viele Unternehmen setzen zum Beispiel fest, dass die geschäftlich Reisenden bei Bahnfahrten 1. Klasse reisen dürfen. Damit gehen gleich zwei Vorteile einher: Die Mitarbeiter erfahren durch dieses besondere Zugeständnis (1. Klasse = mehr Komfort) besondere Wertschätzung. Gleichzeitig bietet die Fahrt in der 1. Klasse aber auch die Möglichkeit, im Zug zu arbeiten. Ein Vorteil für den Arbeitgeber, der von einem produktiven Mitarbeiter profitiert.

Oftmals sind im Regelwerk für Dienstreisen auch bestimmte Vorgaben für Hotelstandards zu finden. Vielmals ist es gewünscht, dass die Unterkunft mindestens einen Drei-Sterne-Standard erfüllt. Auch das zielt darauf ab, dass die reisenden Mitarbeiter in den Genuss besonderer Annehmlichkeiten kommen.

Checkliste Reiserichtlinie: So sehen gute Reiserichtlinien aus

In zahlreichen Unternehmen sind Reiserichtlinien ein bedeutendes Instrument, um die Ausgaben beim Geschäftsreisemanagement zu steuern und zu kontrollieren. Die Einhaltung der Regelungen ist daher Pflicht und gilt als zentrales Element, um die Vorgaben einer Firma umzusetzen. Die Reiserichtlinie legt dabei nicht nur fest, wie die Kollegen reisen dürfen, sondern unterscheidet mitunter auch verschiedene Mitarbeitergruppen, beispielsweise Führungsebene und Außendienstmitarbeiter. Doch wie sehen gute Reiserichtlinien nun eigentlich aus? In jedem Fall beinhalten sie Informationen zu folgenden Punkten:

Dabei sollte die Reiserichtlinie gut strukturiert und gegliedert sein, sodass jeder Mitarbeiter schnell die gewünschten Informationen erhält. Sinnvoll ist es zudem, ein Handout zu erstellen, auf dem die wichtigsten Bedingungen und Vorgaben auf einen Blick zu erfassen sind.

Hier lässt sich gut eine Differenzierung zwischen reisenden und organisierenden Mitarbeitern vornehmen. Denn: Nicht alle Informationen, die die Office-Professionals für die Planung der Business-Reise benötigen, sind für die Führungskraft relevant – und umgekehrt. Einige Unternehmen entschließen sich auch, das Team mit ins Boot zu holen. Je nach Firmengröße ist es eine Überlegung wert, die Mitarbeiter aktiv in die Erstellung der Reiserichtlinien einzubinden. Ob und wie das geschieht, ist aber eine Entscheidung der Geschäftsführung.

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