Reiseorganisation, Geschäftsreise organisieren
Die geschäftliche Reiseorganisation ist ein wichtiger Bestandteil des Travelmanagements © tetxu - Shutterstock

Reiseorganisation: Geschäftsreisen optimal organisieren

Die Reiseorganisation ist ein fester Bestandteil des Reisemanagements. Wer eine Geschäftsreise organisiert hat auf verschiedene Aspekte zu achten. Mitunter sind die Wünsche der Reisenden zu beachten und die Reisekosten im Blick zu behalten.

Wer als Unternehmen jährliche zahlreiche Geschäftsreisen organisiert, sollte sich mit Payback-Systemen beschäftigen. In diesem Artikel erhalten Sie alle Fakten zur Reiseorganisation, eine Checkliste zur Reisevorbereitung und ein Beispiel für einen Reiseplan für die Geschäftsreise.

Kaum ein Feld ist im Travelmanagement so abwechslungsreich und spannend wie die Reiseorganisation: Geschäftsreisen wollen sorgfältig geplant und organisiert werden. Bevor es jedoch an das eigentliche Buchen von Dienstreisen geht, obliegt es Assistenzkräften, die verschiedenen Angebote zu sichten und das für das Unternehmen beste auszuwählen.

Auch die Prozessoptimierung – insbesondere im Hinblick auf Buchungen – und die Reisevorbereitung sind Bestandteil der Reiseorganisation. Doch welche konkreten Aufgaben kommen auf Bürofachkräfte zu, die mit der Organisation von Geschäftsreisen betraut sind?

 

Wie kann man den Prozess der Organisation von Dienstreisen optimieren?

In den meisten Unternehmen obliegt die Reiseorganisation der Assistenz oder dem Sekretariat. Nur in wenigen Fällen entscheiden sich Firmen, mit externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die das geschäftliche Travelmanagement übernehmen.

Wer selbst schon einmal eine Geschäftsreise organisiert hat, weiß, dass die Reiseorganisation viel Abstimmungsbedarf erfordert. Die Führungskraft bzw. der geschäftlich reisende Kollege oder Mitarbeiter sollte in die Planung einbezogen werden. Falls das nicht möglich ist, ist es ratsam, dass der Vorgesetzte zumindest das finale Reisemanagement absegnet. Auch Reiserichtlinien sind ein guter Anlaufpunkt, um nach einheitlichen Standards für die Reiseorganisation zu suchen.

Sekretärinnen als Schnittstelle bei der Organisation

Doch die Führungskraft ist nicht die einzige Person, mit denen Office-Professionals bei der Reiseorganisation in Kontakt treten müssen. Häufig arbeiten Sekretärinnen und Sekretäre auch mit Geschäftsreisebüros oder Ansprechpartnern bei Hotelketten zusammen. Nicht zu vergessen ist, dass Dienstreisen häufig auch an unternehmensinterne Vorgaben gebunden sind.

Welche drei Personengruppen stehen bei der Organisation einer Reise im Fokus?

  1. Reisender: Wünsche und Anforderungen des Reisenden
  2. Anbieter: Verschiedene Tarife sowie Leistungen, Preise von Mobilität und Unterkunft
  3. Unternehmen: Reisebudget, spezifische Vorgaben

Wer dient als Schnittstelle bei der Planung einer Geschäftsreise?

Assistentinnen und Assistenten fungieren bei der Planung einer Geschäftsreise also als Schnittstelle. Umso wichtiger ist es, dass sie den Überblick bewahren und die Fäden der Kommunikation und Organisation in der Hand behalten. Das ist nur möglich, wenn die Prozesse bestmöglich optimiert sind. Doch was bedeutet Prozessoptimierung im Kontext von Reiseorganisation?

Gute Reiseorganisation: Kurze Kommunikationswege und feste Strukturen

Prozessoptimierung heißt, den Ablauf so gut es geht zu verbessern, um schnelle und zielgerichtete Erfolge verzeichnen zu können.

Bei der Reiseorganisation stehen vor allem drei zentrale Dinge im Vordergrund:

  1. unkomplizierte Reisebuchung
  2. Wirtschaftlichkeit der Geschäftsreise
  3. kurze Kommunikationswege

Denn nur so sind schnelle Absprachen möglich. Schlussendlich geht es darum, die gesamte Organisation einer Reise effizient zu gestalten.

Standardisierter Prozess der Reiseorganisation

Das funktioniert besonders gut, wenn der Prozess der Reiseorganisation standardisiert ist. Das bedeutet, dass Office-Professionals die Organisation einer Dienstreise immer auf dieselbe Art und Weise angehen. Gibt es zum Beispiel ein Online-Buchungsportal, das immer genutzt wird und in welchem bereits alle Firmendaten hinterlegt sind, lässt sich die Buchung viel schneller durchführen. Das spart wertvolle Zeit, auch bei der Abrechnung, wenn es beispielsweise eine Schnittstelle zum firmeneigenen System gibt.

Effiziente Abläufe lassen sich auch dann gestalten, wenn Vorgesetzte sich immer auf dieselbe Art und Weise an Sekretärinnen und Sekretäre wenden. Existiert beispielsweise ein Formular, in dem die Führungskraft bereits alle wichtigen Eckdaten für die Reise hinterlegt, kann die Assistenz noch schneller und fokussierter arbeiten. Standardisierte Strukturen erleichtern also die Reiseorganisation sowie das gesamte Travelmanagement erheblich.

Die Reisekosten im Blick: So wird die Geschäftsreise wirtschaftlich

Wie erwähnt, kommt dem Organisierenden einer Dienstreise – also der Assistenzkraft – die Rolle der Schnittstelle zu. Es ist nicht immer einfach, die unternehmensinternen Vorgaben und die Wünsche des geschäftlich Reisenden zu vereinbaren. Dennoch steht bei Dienstreisen immer die Kosten-Nutzen-Abwägung im Vordergrund. Wer die Reiseorganisation übernimmt, muss auch stets die Kosten im Auge behalten.

In der Regel existieren in Unternehmen vorgegebene Rahmen und Budgets, die nicht oder nur im Ausnahmefall überschritten werden dürfen. Im Sinne des Unternehmens zu handeln heißt nicht nur, im Rahmen zu bleiben, sondern auch Sparpotenziale oder eine mögliche Kostensenkung im Blick zu behalten.

Kann man durch Geschäftsreisen im Internet buchen Geld sparen?

Wer beispielsweise im Internet bucht, kann der Firma vielmals bares Geld sparen. Mitunter ergibt es aber Sinn, einmal in direkten Kontakt mit Airlines oder Hotelketten zu treten: Sind keine Agenturen oder Portale zwischengeschaltet, kommt das womöglich günstiger. Verreisen mehrere Kollegen, bietet sich vielleicht ein preiswertes Angebot für eine Gruppenreise an. Einige Hotels bieten außerdem spezielle Tarife für Geschäftskunden – nachfragen lohnt sich also!

Die Wirtschaftlichkeit einer Dienstreise lässt sich nicht nur durch geringe Reisekosten positiv beeinflussen. Sogenannte Payback-Systeme, z. B. Flugmeilen oder Miles, können sich ebenfalls bezahlt machen. Insbesondere Unternehmen, in denen Geschäftsreisen zum gewohnten Business gehören, profitieren von Bonussystemen und Freiflügen.

 

Reiseorganisation: Vorbereitung und Planung

Eine effiziente Reiseorganisation fußt also auf gut funktionierenden Strukturen. Auch sollten Office-Professionals im Bilde sein, auf welchen Wegen die Buchung einer Geschäftsreise am wirtschaftlichsten wird. Die eigentliche Reiseorganisation dreht sich jedoch im Wesentlichen um die Vorbereitung der Reise und die Planung

Eckpunkte einer Geschäftsreise kennen und abdecken

  • Art der Reise: Geschäftsessen oder -treffen, Vorträge, Studienreisen, operative Tätigkeiten
  • Ziel der Reise: nächste Stadt, Deutschland, Frankreich, Russland oder gar Länder außerhalb des europäischen Kontinents
  • Transportmittel: Damit einhergeht die Mobilität – Bahn, Flugzeug, Mietwagen
  • Unterkunft: Hotel, Ferienhaus, Monteurwohnung, Serviced Appartement

Wie erwähnt, profitieren Office-Professionals von Formularen, die vom Reisenden initial ausgefüllt werden. Hier lassen sich alle Kernpunkte einer Reise festhalten. So kann die Person, die für den Ablauf und die Organisation der Reise zuständig ist, bereits auf den ersten Blick alle wichtigen Aspekte erfassen.

Buchen und reservieren – so geht erfolgreiches Travelmanagement

Sobald alle Eckdaten feststehen, kann es mit der Organisation der Reise losgehen. Erfolgreiches Reisemanagement heißt nicht nur, die Vorgaben des Unternehmens im Hinterkopf zu behalten. Vielmals ergibt es Sinn, auch den Reisekomfort zu beachten – hier obliegt es dem unternehmensinternen Travel Manager, eine Abwägung zwischen Kosten und Nutzen anzustellen.

Kostet eine Fahrt mit der Bahn nur geringfügig mehr, wenn sich die Umstiege und Wartezeiten reduzieren, ist es sinnvoll, auf mehr Komfort zu setzen. Gleiches gilt beim Flug: Sind Direktflüge möglich und nur etwas teurer, geht der Reisekomfort vor. Umgekehrt sollte man den Aufpreis für eine Hotelübernachtung vermeiden, nur weil die Unterkunft durch unerhebliche Ausstattungsdetails, wie z. B. eine Minibar, besticht.

Ermessen und Erfahrung: Zeitpuffer einplanen

Erfolgreiches Reisemanagement fokussiert also das Preis-Leistungs-Verhältnis. Gleichzeitig steht auch das Timing im Zentrum des Interesses. Zu große Puffer ziehen einen Tag nur unnötig in die Länge. Fehlen diese Zeitressourcen jedoch, könnte nur eine kleine Verspätung den gesamten Tagesplan durcheinanderrütteln. Auch hier kommt es auf eigenes Ermessen und Erfahrung an.

Sprechen Sie Pufferzeiten ab

Sind Sie unsicher, wie viel Pufferzeiten sinnvoll sind, sprechen Sie im Zweifel noch einmal mit Ihrer Führungskraft.


In jedem Fall ist es sinnvoll, vor der finalen Buchung und Reservierung noch einmal Rücksprache mit dem Reisenden zu halten. Nur durch diese Abstimmungen im Vorfeld gehen Sie sicher, dass das Reisemanagement auch den Vorstellungen des Kollegen bzw. des Vorgesetzten entspricht. Sind Vorgesetzter und Assistent schon ein eingespieltes Team, entfällt dieser Schritt häufig.

Checkliste: So gelingt die Reisevorbereitung

Buchen und Reservieren nimmt einen Löwenanteil der Reiseorganisation ein. Doch das ist noch nicht alles. Sobald Flug, Bahn und Co. gebucht sind, gilt es auch, dem Reisenden zuzuarbeiten. Häufig ist es nötig, geschäftliche Treffen eingehend vorzubereiten. Diese Vorbereitung lässt sich hervorragend auf den Tag der Anreise legen. Warte- und Reisezeiten in Bahn oder Flugzeug bieten sich geradezu zum Einlesen und Briefen an.

Aus diesem Grund ist es in zahlreichen Unternehmen Usus, dass Assistenzkräfte auch inhaltliche Zuarbeit leisten. Das beginnt mit der Zusammenstellung einer Mappe mit den wichtigsten Infos und endet bei der inhaltlichen Aufbereitung eines bestimmten Themas.

Checkliste Reisemappe: Diese Unterlagen sind wichtig 

  • Reisedokumente: Buchungscodes, Hotelreservierungen, Flugtickets, Reservierung vom Mietwagen (ggf. Visa für Länder außerhalb der EU)
  • Bei einem Event: Einladung, Tagesordnung, Anfahrtsplan, Tagungsunterlagen
  • Dokumente: Alles Wichtige zum Einlesen unterwegs
  • Werben und Präsentieren: Visitenkarten, Prospekte, Give-Aways
  • Geschenke: Gastgeschenke

Je nachdem, wie eng Sie mit Ihrer Führungskraft zusammenarbeiten, können auch persönliche Gegenstände mit auf die Checkliste rücken. So zum Beispiel die Lesebrille oder Medikamente.

Beispiel Reiseplan Geschäftsreise - so geht richtige Reiseorganisation

Es ergibt durchaus Sinn, die wichtigsten Reisedaten und Informationen noch einmal kompakt zusammenzufassen. Dabei geht der persönliche Geschäftsreiseplan jedoch über die reine Datenerfassung hinaus. Der Reiseplan sollte nicht nur Datum, Uhrzeit und den Ablauf beinhalten, sondern auch zusätzliche Informationen.

Reiseorganisation: Vorlage Reiseplan 

Reiseplan für: Frau Tatjana Schmitt

Datum: 03.09.2019

Uhrzeit

Anreise/Abfahrt

Bemerkungen

07:13 Uhr

Abfahrt München Hbf, Gleis 3, ICE 302

Sitzplatzreservierung: Wagen 23, Platz 89

keine Umstiege

10:39 Uhr

Ankunft Berlin Hbf

Fahrer wartet am Bahnhofsvorplatz

11:30 Uhr

Mittagessen im Hotel Kempinski

 

 

Reservierung auf Schmitt

Treffen: Peter Müller, Factum GmbH Thema: mögliche Zusammenarbeit

13:30

Ende Mittagessen, Weiterfahrt zum Bundesverband für Handarbeit

Taxi wartet vor dem Hotel

 

Alle Informationen der Geschäftsreise auf einen Blick

Das Beispiel veranschaulicht: Der Plan fasst alle wesentlichen Informationen auf einen Blick zusammen. Es ergibt Sinn, die Übersicht sowohl in physischer Form zu übergeben als auch digital als E-Mail zu versenden. Auch hier ist es ratsam, sich mit der Führungskraft abzusprechen: Welche Präferenzen bestehen in Bezug auf den Reiseplan und die Reiseorganisation? Durch kontinuierliche Abstimmungen werden die Abläufe rund um die Reiseplanung perfektioniert, stressfrei und standardisiert, sodass das Reisemanagement zu einer routinierte Arbeitsaufgabe wird, die dennoch spannend bleibt.

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