Abwesenheits-E-Mails: Denken Sie schon vor dem Urlaub an Ihre Geschäftspartner
Beispiel:
Gabi organisiert für ihr Unternehmen ein Symposium mit 30 Teilnehmerinnen und Teilnehmern in einem Hotel. Ein paar Wochen vor der Veranstaltung möchte Gabi noch eine Woche Urlaub nehmen – sonst wird das gar nichts mehr mit der Erholung. Die Ansprechpartnerin im Hotel staunt nicht schlecht, als sie eine Abwesenheitsmeldung erhält, als sie noch ein paar Fragen an Gabi richtet.
Wie vermeiden ich unangenehme Überraschungen durch frühzeitige Information?
Wenn Sie Ihre Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner nicht ähnlich überraschen möchten, ergänzen Sie doch einfach einige Wochen vor Ihrer Abwesenheit eine Information über Ihren Urlaub unter Ihren E-Mails.
Damit sind alle vorgewarnt, können sich darauf einstellen und noch Fragen stellen oder Sachverhalte klären.
So könnte der ergänzende Text lauten:
Übrigens: Vom 23. Mai 20.. bis einschließlich 11. Juni 20.. mache ich Urlaub.
Oder so:
Bitte beachten Sie: Vom 23. Mai 20.. bis einschließlich 11. Juni 20.. bin ich im Sommerurlaub.
Mit einer solchen Information zeigen Sie nicht nur Verlässlichkeit, sondern reduzieren auch die Zahl der E-Mails, die Sie während Ihres Urlaubs erhalten.
Worauf kommt es bei der klassischen Abwesenheits-E-Mail an?
Informieren Sie Ihre E-Mail-Partner während Ihrer Abwesenheit in einer freundlichen und persönlichen Weise darüber. Formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails immer positiv. Schreiben Sie, wann Sie wieder zu erreichen sind und wer in der Firma in der Zwischenzeit weiterhilft oder an wen die E-Mail weitergeleitet wird. In den Text gehören selbstverständlich eine freundliche Anrede, ein Abschiedsgruß und auch ein Dank für die Nachricht.
Erfahrungsgemäß versenden die meisten Unternehmen – und damit auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – Standardtexte. Nehmen Sie unsere Beispiele von Abwesenheitsnotizen für Outlook als Anregung, Ihre nächste Abwesenheits-E-Mail so zu formulieren, dass sich Ihre Geschäftspartnerinnen und -partner auch während Ihrer Abwesenheit freundlich von Ihnen betreut fühlen. Wohlüberlegte E-Mails unterstreichen Ihre Professionalität!
Denken Sie an die vollständigen Angaben der Signatur
Keine E-Mail ohne Signatur – das gilt auch für Abwesenheits-E-Mails. Sie wissen selbst, dass eine Signatur zu einer E-Mail gehört. Das ist wie der Absender auf dem Briefpapier.
Würden Sie einen Brief ohne vollständige Adressangaben auf dem Papier verschicken? Würden Sie einfach ein weißes Blatt Papier verwenden? Eher nicht.
Viele Abwesenheits-E-Mails werden ohne Signatur verschickt. Sollten Sie dies auch tun, ändern Sie das. Denn Sie ersparen Ihren Geschäftspartnern Ärger und Zeit, sich weitere Kontaktmöglichkeiten zusammensuchen zu müssen.
Ihre Checkliste für Ihre Abwesenheits-E-Mail
3 Muster für eine gelungene Abwesenheitsnotiz für E-Mails bzw. Autoresponder Text-E-Mails
Eine Alternative zu „in dringenden Fällen“
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich muss Sie um etwas Geduld bitten. Ab dem 11. Juli, wenn ich wieder da bin, kann ich Ihre E-Mail beantworten. Hoffentlich kann Ihr Wunsch so lange warten.
Wenn Sie die Antwort schneller benötigen, ist meine Kollegin Sandra Friedrichs gern behilflich. Sie erreichen sie montags bis freitags von 9 bis 15 Uhr unter der E-Mail-Adresse s.friedrichs@wagner.de oder unter der Telefonnummer 0641 2365-852.
Es grüßt Sie
Manuela Richter
Signatur
Unser Tipp: „In dringenden Fällen“ haben Sie hier ersetzt durch „Wenn Sie die Antwort schneller benötigen“. Somit vermeiden Sie die Floskel.
Autoresponder Text: E-Mail wird nicht weitergeleitet, es gibt aber eine Ansprechpartnerin
Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich werde am 18. August wieder im Büro sein und Ihre E-Mail so schnell wie möglich beantworten.
Da Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird, wenden Sie sich bei Bedarf bitte an meine Kollegin Iris Weber, iris.weber@thomsen.com, die Ihnen bei Wünschen und Fragen gern behilflich ist. Ihre Telefonnummer ist: 0211 6789-234.
Freundliche Grüße
Ruth Eberts
Signatur
Unser Tipp: Die Information „Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet“ wird hier freundlich verpackt.
Information über Abwesenheit mit Nennung einer Ansprechpartnerin im Autoresponder Text
Guten Tag,
Sie treffen mich diese Woche nicht im Büro an. Ich werde am 28. Juli wieder da sein.
Hat Ihr Wunsch so lange Zeit? Falls nicht, wenden Sie sich bitte an Hildegard.Weber@ulffson.com, Telefon 089 777888-99.
Freundliche Grüße
Lilli Schütte
Signatur
Unser Tipp: Eine kurze, gelungene Abwesenheitsnotiz. Wenn der Name der Kollegin eindeutig aus der E-Mail-Adresse hervorgeht, müssen Sie ihn nicht noch einmal gesondert nennen.
