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Achtsame Kommunikation im Büroalltag: Fokus auf das Wesentliche

In Zeiten des Multitaskings und digitalen Medien-Overflows fällt es vielen Projekt- oder Büromanagern schwer, sich auf eine Aufgabe oder ein Gespräch zu konzentrieren. Achtsamkeitstrainings können helfen, die Aufmerksamkeit auf die wesentlichen Aufgaben zu lenken, reflektierter zu handeln und die eigenen Emotionen zu regulieren.

Achtsamkeit

„Wer Achtsamkeit regelmäßig trainiert, erkennt besser, wenn Stressbelastungen zu groß werden und der Gesundheit nicht mehr guttun.“ - Stefan Buchner, Trainer und Gründer der UBGM- Unternehmensberatung für betriebliches Gesundheitsmanagement, Berlin.

Achtsame Kommunikation im Büroalltag: Fokus auf das Wesentliche

Mail-Stakkato, WhatsApp-Gruppen, unzählige Meetings, Termine und Präsentationen: Wenn im Minutentakt kommuniziert wird und Aufgaben zwischen Tür und Angel nur oberflächlich erledigt werden können, bleibt die Konzentration oft auf der Strecke. Was in der modernen Arbeitswelt als vermeintlich fortschrittlich gilt, führt oftmals zu schlechten Ergebnissen: Multitasking ist keine erstrebenswerte Fähigkeit, denn es überfordert die Menschen.

Ein Gegenpol zum bewussteren Umgang mit sich und anderen liefert das Konzept der Achtsamkeit. Was der amerikanische, emeritierende Medizinprofessor Jon Kabat-Zinn in Anlehnung an fernöstliche Meditationstechniken vor vielen Jahren als wirksame Methode zur Stressbewältigung bei Patienten („Mindfulness Based Stress Reduction“ – MBSR) entwickelt hat, gilt mittlerweile in Projektmanagerkreisen als anerkannte und erfolgreiche Methode, um die Konzentration durch eine bewusstere Aufmerksamkeitslenkung zu schärfen.

Zu weiteren wissenschaftlich nachgewiesenen Wirkungen achtsamkeitsbasierter Verfahren zählen unter anderem: eine bessere Emotionsregulation, eine freundlichere Haltung, klares Formulieren der eigenen Wünsche und einfühlsames Zuhören.

Bewusstere Selbstwahrnehmung

In seinen Trainings vermittelt Stefan Buchner, Trainer und Gründer der UBGM-Unternehmensberatung für betriebliches Gesundheitsmanagement, die Bedeutung des Achtsamkeitskonzeptes und gibt praktische Übungen an die Hand, die im Arbeitsalltag integriert werden können. In seiner Arbeit mit Büromitarbeitern hat er die Erfahrung gemacht: „Wer Achtsamkeit regelmäßig trainiert, erkennt besser, wenn Stressbelastungen zu groß werden und der Gesundheit nicht mehr guttun.“

Stellen Sie sich übertragen auf den Arbeitsalltag folgende Situation vor: In einem Meeting, in dem sich Mitarbeiter zu einem Thema streiten, spürt die achtsame Mitarbeiterin der eigenen Reaktivität nach: „Wann werde ich ungeduldig, oder warum finde ich das Meeting langweilig und schweife mit meinen Gedanken ab?“ Buchner: „Ein achtsamer Umgang mit sich selbst und seinen Kollegen setzt eine bewusstere Selbstwahrnehmung voraus. Wir lernen uns schneller von belastenden Gedanken zu trennen und verpulvern keine unnötige Energie mit Ärger und Frust.“

Gerade in Konfliktsituationen kommt es darauf an, dass die Mitarbeiterin wahrnimmt, welchen Anteil sie selbst an einem Konflikt hat. Diese Selbstführungskompetenz hilft ihr, ihre Emotionen besser zu regulieren und ihr Verhalten in Gesprächen zu steuern. Durch Achtsamkeitsübungen wie zum Beispiel dem Body Scan und der Gedankenbeobachtung werden die eigenen Muster klar erkennbar.

Achtsame Rituale

Einer aktuellen Studie des Slow Media Instituts zufolge ist die Fokussierung ein Grundbedürfnis, das im reizüberfluteten Arbeitsalltag oftmals nicht erfüllt wird. Gerade Office-Managerinnen, die im Arbeitsalltag an verschiedenen Projekten mit unterschiedlichen Ansprechpartnern arbeiten, sind belastet. Dennoch: Jeder Einzelne kann auf die Gestaltung des Arbeitsumfeldes Einfluss nehmen, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen.

Achtsame Rituale und Maßnahmen sind ein erster Schritt: Dazu gehört der Mut zu Pausen als Teil der Arbeit, bei Meetings innezuhalten und Informationen auf sich wirken zu lassen anstatt sofort zu antworten sowie das Erweitern der Reaktionszeiten auf Emails, das dem Sender ermöglicht, eine Nachricht bewusst zu lesen, zu speichern und zeitverzögert abzuschicken. „Wer achtsam kommunizieren will, sollte nicht aus einer zum Beispiel ärgerlichen Stimmung heraus eine Nachricht verschicken, die er im nächsten Moment bereut. Lieber diese länger auf sich wirken lassen als übereilt abzusenden“, empfiehlt die Medienforscherin Sabria David vom Slow Media Institut.

Achtsam kommunizieren bedeutet auch, die Bedürfnisse und die Zeit des anderen zu achten und entsprechend Termine zu vereinbaren. Bei einem Telefongespräch könnte man zum Beispiel seinen Mitarbeiter zu Beginn fragen: Hast Du zehn Minuten Zeit für ein Gespräch oder auf welchen Tag sollen wir es vertagen? Zu einem konstruktiven Gespräch gehört zudem, eigene Erwartungen zu reflektieren, zu kommunizieren und die Erwartungen des Mitarbeiters zu erfragen. Als Office-Managerin sollte man nicht versuchen, jede Aufgabe selbst „in die Hand nehmen zu wollen“. Buchner: „Die Frage an sich selbst sollte hier eher lauten: Wer könnte das am besten übernehmen und ist hierfür am besten geeignet beziehungsweise qualifiziert?“

Fester Termin im Kalender

Um achtsame Prinzipien aufrecht zu erhalten und weiter zu entwickeln, braucht es - vergleichbar mit dem Lernen eines Instruments - den Aufbau einer eigenen, kontinuierlichen Übungspraxis. Nach Auffassung des Achtsamkeitsexperten ist es sinnvoller, jeden Tag zehn oder 20 Minuten zu üben als einmal in der Woche 60 Minuten. Hilfreich sei zudem, die Übungszeit als Termin mit sich selbst in den Kalender einzutragen.

Der UBGM-Trainer ist überzeugt: „Achtsam kann man zwar überall sein – so zum Beispiel auf dem Weg zur Arbeit in der Bahn oder im Auto –, wenn man einfach einmal in sich hinein spürt, durchatmet und sich fragt – Wie fühle ich mich gerade? Aber auch Termine mit sich selbst können dabei helfen, sich regelmäßig die Zeit für eine kleine Achtsamkeitsmeditation nach der Arbeit zu nehmen.“ Wenn Büromitarbeiter ihre Chefs von den Prinzipien der Achtsamkeit überzeugen können und dazu beitragen, dass diese von einem Großteil der Belegschaft im täglichen Arbeitsalltag angewendet werden, sind die besten Voraussetzungen für eine wertschätzende Unternehmenskultur geschaffen.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.gesundheitsmanagement24.de

Achtsamkeit üben: Der Einsichtsdialog

Eine wirksame Methode, um das Zuhören zu üben und das Verständnis und die Kommunikation miteinander zu vertiefen, ist der „Einsichtsdialog“, eine Meditationsübung im Dialog.

Beim Einsichtsdialog nach dem amerikanischen Psychologen Dr. Gregory Kramer sind die Rollen (ein Sprecher und ein Zuhörer) klar verteilt und der Ablauf strukturiert. Ein Rollenwechsel soll ermöglichen, dass beide Kommunikatoren jeweils beide Rollen erleben und dadurch auch ein Perspektivenwechsel ermöglicht wird. Ziel ist es, einer Frage oder einem Thema im achtsamen Dialog Raum zu geben, das Geschehen auf sich wirken zu lassen und dabei eine Kommunikation entstehen zu lassen.

Zum Ablauf: Der Sprecher nimmt Kontakt mit sich auf, lässt sich Zeit, hört nach innen und spricht von der eigenen Erfahrung. Der Zuhörende öffnet sich dem Zuhören, wendet sich dem Sprecher zu, nimmt eigene Reaktionen und Impulse wahr, reagiert nicht nach außen, spricht nicht.

Was lässt sich im achtsamen Dialog lernen?

  • bewusstes, achtsames Sprechen und Zuhören,
  • ein Thema vertiefend erfahren,
  • offene, authentische Kommunikation,
  • Pausen, schweigen, Erfahrungen teilen,
  • Mitgefühl mit sich und dem anderen entwickeln,
  • sich mit Gefühlen und dem Körper in der Kommunikation erfahren.
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