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OneNote: Einfach tipptopp organisiert!

Das digitale Notizbuch der Microsoft-Office-Familie ist unkompliziert in der Anwendung. Lassen Sie sich überraschen: Das Programm kann mehr, als es auf den ersten Blick preisgibt. Hier stellen wir Ihnen Tipps und Techniken für die Arbeit mit dem Multitalent vor. Beginnen wir mit einem Funktionsüberblick.

Elektronische Notizbücher wie OneNote

Elektronische Notizbücher wie OneNote unterstützen Sie dabei, Projekte und E-Mails zu organisieren, Aufgaben oder Protokolle zu verwalten. Zum Nachschlagen ist es ebenso praktisch wie zum Weitergeben, etwa an die Urlaubsvertretung.

Mithilfe von OneNote lassen sich Informationen aller Art an einem zentralen Ort sammeln, austauschen oder mit anderen teilen. Das Programm unterstützt Anwender dabei, Projekte zu organisieren und E-Mails, Aufgaben, Protokolle und vieles mehr zu verwalten. Zum Nachschlagen ist es ebenso praktisch wie zum Weitergeben, zum Beispiel an die Urlaubsvertretung.

Die Software arbeitet mit vielen Anwendungen zusammen, Elemente lassen sich einfach per Schaltfläche, Zwischenablage oder Druckertreiber übertragen.

Ein typisches Anwendungs-Szenario: Ein Screenshot einfügen, den Text aus dem Bild extrahieren und in Word bearbeiten.

Eine individuelle Oberfläche

Das Menüband ist Bestandteil der Microsoft-Office-Programme. Auf Geräten mit kleinem Bildschirm nimmt es aber zu viel Platz ein. Praktischerweise lässt es sich minimieren, sodass nur noch die Register sichtbar sind. Und das geht so:

  • Doppelklicken Sie auf ein Register Ihrer Wahl. Die Befehle werden ausgeblendet, die Reiter wie Datei, Start, Einfügen und die Symbolleiste für den Schnellzugriff sind weiterhin zu sehen.
  • Mehr Raum schafft die Ganzseitenansicht. Drücken Sie F11, um diese Ansichtsform zu starten. Nun ist nur noch die Notizseite auf dem Bildschirm zu sehen. Menüband, Symbolleisten, angeheftete Notizbücher sind ausgeblendet.
  • Noch einmal auf F11, und alles ist wie gewohnt.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff lässt sich individuell anpassen. Das ermöglicht eine sehr direkte Nutzung und effizienteres Arbeiten.

  • Nach einem Rechtsklick auf die Symbolleiste wählen Sie den Befehl Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an.
  • Im folgenden Dialog wählen Sie bei Kategorie Alle Befehle, damit Sie auch wirklich alle zu Gesicht bekommen. Die Befehle werden alphabetisch aufgelistet.

Es sind verschiedene Anpassungen, möglich, zum Beispiel:

  • Ersetzen Sie den Standardbefehl Zurück in der Symbolleiste durch den mit „Gedächtnis“. Sie erkennen das Symbol am Pfeil dahinter. Einmal in der Symbolleiste, erhalten Sie beim Klick darauf eine Liste der zuletzt besuchten Seiten.
  • Auch der „einfache“ Rückgängig-Button hat ein Pendant mit Pfeil. So setzen Sie nicht nur den letzten Arbeitsschritt zurück, sondern in einem Zug so viele, wie Sie in der Liste markieren.
  • Wer Ansichten intensiv nutzt und häufig wechselt, nimmt am besten Symbole wie Normal, Angedockt, Ganzseiten-Ansicht und Seitenansicht (Druckvorschau) in den Schnellzugriff auf.


Immer informiert: Wer, wann, was

Sie arbeiten viel in (Projekt-)Teams und wollen sicherstellen, dass der Überblick nicht verloren geht? Kein Problem!

  • Wollen Sie beispielsweise wissen, wann an einem Dokument von wem die letzten Änderungen vorgenommen wurden, schauen Sie unter Verlauf, Autoren, letzte Änderungen.
  • Legen Sie die Symbole für Heute, letzte 7 Tage und letzte 30 Tage in den Schnellzugriff, dann sind Sie mit einem Klick immer informiert. Binden Sie am besten gleich noch Autor suchen oder das Ein- und Ausblenden des Autorennamens mit ein.
  • Ist der Schnellzugriff konfiguriert, sollten Sie Ihre Einstellungen speichern. Das klappt über die Schaltfläche Importieren/Exportieren, die Sie beim Anpassen der Symbolleiste unten rechts im Dialog finden. Die Export-Datei benennen Sie beispielsweise OneNoteSchnellstart.
  • Legen Sie sie in Ihrem Arbeitslaufwerk oder auf einem USB-Stick ab. Die Dateiendung exportedUI verändern Sie nicht.


Tipp:

Einige Befehle finden Sie in der Oberfläche. Sie lassen sich der Schnellzugriffs-Symbolleiste besonders einfach hinzufügen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie den ersten Befehl im Kontextmenü.

Dieser Auszug aus einem Artikel stammt aus working@office. Hier geht es zum Gratis-Test ...

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