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Outlook: Kategorien sichern und übertragen

In Outlook gibt es keinen Befehl, um Kategorien zu sichern bzw. zu exportieren oder zu importieren. Was ist zu tun, wenn man eine Sicherungskopie der Kategorienliste anlegen oder die eigenen Kategorien auf andere Rechner, etwa das Notebook, übertragen möchte? Hier erfahren Sie es.

So können Sie eine Sicherungskopie der Kategorienliste von Outlook anlegen.

Outlook 2007 bis 2016: Kategorien sichern und übertragen

Die gute Nachricht: Grundsätzlich sind die Hauptkategorien in der PST-Datei (die Datendatei von Outlook) enthalten. Kopieren Sie diese Datei, ist auch die Liste der Kategorien gesichert. Doch leider hilft Ihnen das nicht weiter, wenn Sie die Kategorien lediglich auf einen anderen Computer übernehmen möchten.

Outlook: Kategorienliste sichern

Zum Übertragen gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie könnten Outlook mit einem speziellen Schalter starten oder ein extra VBA-Programm (Makro) nutzen. Es funktioniert aber unkompliziert auch mit dieser Methode:

  1. Erstellen Sie ein neues Notiz-Element, etwa mittels Tastenkürzel STRG+UMSCHALT+N.
  2. Tippen Sie in den Notizzettel z. B. den Text „Meine Kategorien“ ein und schließen Sie die Notiz. Sie wird nun mit dem eingegebenen Text als Name abgelegt.
  3. Gehen Sie in den Notizen-Ordner. Sie erreichen ihn fix mit der Tastenkombination STRG+5.
  4. Klicken Sie die neue Notiz mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Kategorisieren, Alle Kategorien. Weisen Sie jetzt der Notiz jede Kategorie zu, die Sie sichern möchten. Die Notiz bekommt also in der Regel mehrere Kategorien zugewiesen.
  5. Speichern Sie die Notiz außerhalb von Outlook als msg-Datei. Wählen Sie dazu den Befehl Datei, Speichern unter oder drücken Sie F12. Alternativ ziehen Sie die Notiz mit der Maus aus Outlook heraus in einen geöffneten Ordner im Windows-Explorer oder den Desktop. Die Datei trägt die Endung „.msg“.
Outlook 2007 bis 2016
Abbildung 1: Notiz mit mehreren zugewiesenen Kategorien

Outlook: Kategorienliste übertragen

Die eben erzeugte Datei muss auf den anderen PC transportiert werden. Das funktioniert etwa per USB-Stick oder indem Sie die Notiz per Mail an den Zielrechner versenden. Die Datei wird auch auf diesem Computer zunächst außerhalb von Outlook abgelegt.

  1. Öffnen Sie anschließend Outlook und den Ordner Notizen. Ziehen Sie per Maus nun die msg-Datei mit Ihren Kategorien in den Notizbereich.
  2. Wechseln Sie in den Posteingang, z. B. mit STRG+1.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Postfach (nicht den Posteingang, sondern das Konto darüber) und wählen Sie Datendateieigenschaften.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufrüsten zu Farbkategorien und bestätigen Sie den folgenden Hinweis, dass der Abgleich der Kategorien einige Zeit dauern kann. Outlook vergleicht jetzt die vorhandene Liste und fügt die noch nicht aufgeführten Kategorien hinzu. Sie werden in der Statusleiste über den Fortgang informiert.

Falls möglich, löschen Sie zuerst die vorhandenen Kategorien auf dem Zielrechner. So wird die Kategorienliste eindeutig. Überprüfen Sie in jedem Fall nach dem Einlesen der Kategorien, ob Outlook alle Farben richtig übernommen hat. Wenn nicht, können Sie die Farbzuordnung nachträglich im Dialog Farbkategorien korrigieren.

kategorien anpassen
Abbildung 2: Bearbeiten und verwalten Sie Ihre Kategorien im Dialog Farbkategorien.
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