Menu

Diese Excel-Funktionen muss man kennen

TABELLENKALKULATION Excel bringt hunderte Funktionen mit. Wer ein Office365-Abo hat, erhält sogar noch ständig mehr. Sie alle zu kennen, ist fast unmöglich, doch einige sollten Sie unbedingt in Ihr tägliches Repertoire übernehmen.

Excel-Funktionen

Excel-Funktionen kann man vielfältig nutzen und mit ein wenig Kreativität, viele Problemstellungen im Officealltag lösen.

Von A wie Anzahl bis Z wie Zelle reicht die Funktions-Bandbreite. Einige werden sehr häufig eingesetzt, andere dienen speziellen Zwecken und kommen selten zum Zug. Wir präsentieren Ihnen solche, ohne die man sich Excel kaum vorstellen kann und zeigen an Beispielen, wie man sie verwendet.

Das klappt in nahezu jeder Excel-Version. Obwohl es gängige Funktionen sind, kann man sie überraschend vielfältig nutzen und mit ein wenig Kreativität viele Problemstellungen im Officealltag lösen.

Was ist gemeint?

Oft wird Funktion mit Formel gleichgesetzt, die meisten Benutzer machen keinen Unterschied zwischen den beiden Begriffen. Excel aber schon! Das Programm besitzt von Haus aus keine Formeln, sondern Funktionen. Jede dient einem klar definierten Zweck. Die Syntax ist vom Programm vorgegeben: Ein Gleichheitszeichen, gefolgt vom Funktionsnamen und häufig einem oder mehreren Argumenten. Von einer Formel spricht man, wenn Sie per Operator, wie dem Pluszeichen, eine Berechnung auslösen oder mehrere Funktionen aneinanderreihen. (Abbildung 1).

Summa summarum

Weil die Funktion SUMME so häufig gebraucht wird, hat sie ein eigenes Symbol in der Oberfläche: Start, Bearbeiten, Autosumme. Tastenfans kommen nicht zu kurz: Mit Alt + Umschalt + = sind sie am Ziel. Die Funktion kann bis zu 255 Argumente verarbeiten, die Zahlen, Zellbezüge, Bereiche oder Konstanten enthalten. Rufen Sie sie auf, schlägt Ihnen Excel den zu addierenden Bereich vor. Übernehmen Sie durch einen Druck der Eingabetaste, das klappt nach oben genauso wie seitwärts.

Besonders schnell ist diese Technik: Markieren Sie die Zahlen und die freie Zelle darunter, dann klicken Sie auf das Symbol AutoSumme. Die Summe sitzt in der ehemals leeren Zelle. Liegen mehrere zu addierende Spalten beisammen, sparen Sie sich das Kopieren der Funktion in die danebenliegenden Zellen: Markieren Sie direkt alle Spalten samt der freien Zeile darunter, in der ein Ergebnis stehen soll (Abbildung 2).

Per Bearbeitungsleiste summieren Sie auch: Die Zelle markieren, die das Ergebnis zeigen soll, das Gleichheitszeichen „=“ tippen, nun den Funktionsnamen, gefolgt von einer sich öffnenden Klammer. Den Bereich, der summiert werden soll, können Sie entweder schreiben oder – einfacher und weniger fehlerträchtig – mit der Maustaste markieren. Lassen Sie los, wird der Zellbereich übernommen. Schließen Sie mit einer Klammer ab oder drücken Sie die Eingabetaste. Dann fügt Excel die Summe ein.

Feine Sache: SUMMEWENN. Addieren Sie Beträge in Abhängigkeit von einer Bedingung. Die Funktion ist so aufgebaut: =SUMMEWENN(Bereich;Suchkriterien;Summe_ Bereich). Angenommen, Sie besitzen eine Umsatztabelle mit vier Spalten: Produkt, Brutto-Umsatz, Mehrwertsteuersatz, Mehrwertsteuerbetrag. Für die Übernahme in die Umsatzsteuervoranmeldung addieren Sie Beträge mit 19 Prozent separat von denen mit sieben Prozent. So stellt sich das dar: =SUMMEWENN(C2:C6;19%;D2:D6). In Spalte C stehen die Steuersätze. Der jeweilige Satz von 19 Prozent oder sieben Prozent ist das Suchkriterium, addiert werden die Beträge aus Spalte D.

Wie viel Umsatz erzielten Sie mit Produkt XY? Nutzen Sie SUMMEWENN und den Produktnamen als Suchkriterium. Den Produktnamen tragen Sie in Anführungszeichen ein. Wenn Sie den Funktionsassistent verwenden, macht Excel das automatisch. Ähnlich arbeitet ZÄHLENWENN. Hier wird nicht addiert, sondern das Vorkommen eines bestimmten Eintrags ermittelt. Wenn Sie wissen möchten, wie oft der Mitarbeitername Musterle in der Kaffeekassen-Liste vorkommt, liefert die Funktion die Antwort.

Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office 10.2019. Hier geht es zum Gratis-Test.

Weitere Artikel aus der Kategorie "Multimedia"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de