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Wie lehnt man Spendenanfragen ab und wie sagt man diese zu? © Titikul_B - Shutterstock

Absage für Sponsoringanfragen: So sagen Sie höflich „Nein“

Weihnachten scheint noch weit entfernt zu sein. Aber bereits seit Oktober flattern die ersten Spendenanfragen ins Haus. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst, heißt die Devise bei vielen Non-Profit-Organisationen. Vielleicht ist Ihr Chef nicht abgeneigt, sich für die eine oder andere gute Sache mit einer Spende finanziell zu engagieren.

Viele Unternehmen erhalten oft gleich mehrere Spendenanfragen von Vereinen oder anderen Organisationen – jedoch kann ein Betrieb nicht jedes Projekt finanziell unterstützen. Meist übernehmen Sie als Assistenzkraft das Managen der Anfragen sowie die Korrespondenz mit den Organisationen. Daher fällt auch Ihnen die Aufgabe zu, einer Institution mitzuteilen, dass Sie ihrer Bitte um Unterstützung nicht nachkommen können.

Dies ist oftmals eine schwierige Aufgabe, da sich viele Menschen bei einer Absage vor den Kopf gestoßen fühlen. Dennoch sollten Sie nicht auf ein Absageschreiben verzichten und Ihr Anliegen klar und deutlich formulieren. Lesen Sie hier, wie Sie mit den richtigen Worten eine Sponsoringanfrage absagen und dabei höflich sowie respektvoll klingen.

 

Absage für Sponsoringanfragen – individuell und wertschätzend

Unternehmen unterstützen gerne verschiedene Organisationen und Vereine, die ein Projekt verwirklichen wollen oder ein Sponsoring brauchen. Jedoch ist das eigene Kontingent an Geldern irgendwann aufgebraucht. Dann ist die Absage auf eine Sponsoringanfrage unumgänglich.

Sponsoringabsage mit Stil

Bei der Absage einer Sponsorenanfrage ist etwas Fingerspitzengefühl erforderlich. So wollen Sie zum einen mit dem Schreiben eindeutig Stellung beziehen, dass Ihr Unternehmen den Verein oder die Organisation nicht finanziell unterstützen und kein Sponsor sein kann. Zum anderen wollen Sie die Institution nicht kränken, sondern Verständnis zeigen und das Engagement wertschätzen.

Wenn Sie auf einen Spendenaufruf nicht antworten, könnte dies den Ruf Ihres Unternehmens schädigen. Immerhin repräsentieren Sie mit der Korrespondenz auch ein Stück weit das Unternehmen und dessen Philosophie. Handeln Sie daher im gesellschaftlichen Interesse – auch, weil Sie vielleicht im nächsten Jahr die Möglichkeit haben, das Sponsoring anzunehmen.

Dies gilt insbesondere für Anschreiben, die ganz bewusst an Sie oder Ihren Chef adressiert sind, oder für Briefe, die von Geschäftspartnern bzw. von Vereinen aus der nahen Umgebung stammen. An dieser Stelle wird eine Reaktion von Ihnen erwartet.

Tipp: Moderne Formulierungen und die passende Anrede in der Geschäftskorrespondenz sind wichtige Werkzeuge, mit denen Sie Ihre Geschäftsbriefe auf ein hohes Niveau setzen können. 


Wichtige Tipps: So formulieren Sie die Absage für eine Sponsoranfrage richtig

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, das Schreiben höflich und passend zu formulieren:

  • Tipp 1: Verwenden Sie keine Standardschreiben oder Muster und schicken Sie nicht an alle Bewerber den gleichen Text. Eine unpersönliche Antwort erweckt den Eindruck, dass Sie sich nicht mit dem Projekt beschäftigt haben – und somit keinen Respekt und kein Verständnis gegenüber der Arbeit der Organisation aufbringen. Fehlt Ihnen die Zeit, können Sie sich natürlich an Musterbriefen und Vorlagen orientieren, sollten aber immer eigene Worte finden.
  • Tipp 2: Vermeiden Sie Floskeln. Natürlich sollen Sie Interesse für das Projekt sowie Ihre Anteilnahme zeigen. Wenn Sie Ihr Bedauern in Ihrem Absagebrief wiederum zu übertrieben ausrücken, wirkt das schnell unglaubwürdig für den Empfänger.
  • Tipp 3: Bedanken Sie sich für die Sponsoranfrage und loben Sie das Engagement des Vereins oder der Organisation. So haben Sie die Möglichkeit, Ihren Text individuell zu gestalten und die Absage auf die Spendenanfrage etwas abzumildern.
  • Tipp 4: Nennen Sie einen Grund für Ihre Absage auf die Sponsoringanfrage. Ob Sie nun schon für andere Organisationen gespendet haben und bereits Sponsor sind, die Auswahl an Projekten zu groß ist oder Ihnen der Spendengrund widerstrebt – seien Sie ruhig ehrlich. So motivieren Sie den Empfänger, mit der Sponsorensuche weiterzumachen oder an sich zu arbeiten. Zudem stellen Sie klar, dass es nicht am Projekt per se liegt, sondern Ihnen vielleicht nur der lokale Bezug fehlt.

Gut zu wissen: Sie brauchen nicht auf alle Spendenanfragen zu antworten. Insbesondere, wenn Sie erkennen, dass es sich um Spam oder um ein Massenschreiben handelt, können Sie diese getrost ignorieren. Auch bei Anschreiben von Organisationen, die Sie kennen, können Sie auf Musterbriefe, Vorlagen oder Textbausteine für Geschäftsbriefe zurückgreifen und diese individuell anpassen. Dies ist ein guter Kompromiss, wenn Sie zu viele Anfragen erhalten und sonst mit dem Antworten nicht hinterherkommen.


Beispiel: Ablehnung einer Sponsoringanfrage von einem Verein, den ich kenne

Sehr geehrter Herr Sauer,

schon als Kind habe ich bei Ihnen im Fußballverein Rot-Weiß gekickt und erinnere mich immer gerne zurück. Daher habe ich mich sehr über Ihre Spendenanfrage gefreut und bedanke mich für die ausführliche Schilderung der Vereinsarbeit. Umso mehr tut es mir leid, dass ich Ihre Sponsoringanfrage leider ablehnen muss.

Da wir als kleines Unternehmen nur ein sehr begrenztes Spendenbudget haben, können wir Sie dieses Jahr leider nicht mehr finanziell unterstützen – wir haben unseren Etat bereits aufgebraucht. Kommen Sie aber gerne noch einmal nächstes Jahr auf mich zu, da lässt sich bestimmt was machen!

Freundliche Grüße

Beispiel: Eine unbekannte Spendenanfrage ablehnen

Sehr geehrte Frau Müller,

zunächst möchte ich mich für Ihre Anfrage und die Vorstellung Ihres interessanten Projekts bedanken. Ich bin begeistert, mit welch einem Engagement Sie und Ihre Helfer sich für die Tiere einsetzen und immer zum Wohle der Vierbeiner arbeiten. Zu meinem Bedauern können wir Ihr Tierheim in diesem Jahr leider nicht mit einer Spende unterstützen, da wir bereits zahlreiche Anfragen erhalten haben. Kommen Sie gerne nächstes Frühjahr noch einmal auf mich zu, denn auch Ihr Projekt hat Unterstützung verdient.

Auch im Namen der gesamten Belegschaft spreche ich meinen vollen Respekt und Anerkennung für Ihre Arbeit aus. Da unter uns viele Hunde- und Katzenbesitzer sind, wissen wir, wie viel Lebensfreude Haustiere verkörpern, und sind deshalb froh, dass Sie den Vierbeinern ein Zuhause bieten.

Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei Ihrer Arbeit!

Mit freundlichen Grüßen

FAQ: Sponsoringanfragen

Wie formuliere ich eine Absage für eine Sponsoringanfrage?

Seien Sie bei Ihrem Schreiben klar und unmissverständlich. Verwenden Sie keine nichtssagenden Floskeln und Standardbriefe, sondern bedanken Sie sich für die Anfrage und erklären Sie Ihren Grund für die Absage.

Sie sollten aus Höflichkeit alle Anfragen von Kunden, Geschäftspartnern oder Vereinen aus der Umgebung schriftlich absagen. Spam und Werbebriefe können Sie aber getrost in den Papierkorb legen.