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Nutzen Sie schon die Terminerinnerung per E-Mail für vergessliche Kollegen? © pathdoc - Shutterstock

Erinnerungsfunktion: Wie Sie Ihre Kollegen freundlich an ihre Termine erinnern

Telefonieren Sie ständig Kollegen hinterher, nur damit diese ihre Termine einhalten? Wer oft nachfragt, läuft Gefahr, andere zu nerven – und am Ende nicht mehr richtig ernst genommen zu werden.

Mit einer energischen Terminerinnerung per E-Mail schaffen Sie Abhilfe. Außerdem haben Sie dadurch schriftliche Nachweise in der Hand, wie oft und wann Sie nachgehakt haben. Den größten Erfolg werden Sie mit bestimmten, aber freundlichen Mahnungen und einer Prise Humor haben.

 

So machen Sie mit einer Terminerinnerung wirkungsvoll Druck

Achten Sie darauf, Termine immer schriftlich zu vereinbaren und Abgabefristen schriftlich zu setzen. Falls Sie sich einmal mit jemandem mündlichen abgesprochen haben, bestätigen Sie den Termin hinterher schriftlich per E-Mail. So haben Sie etwas in der Hand, wenn der andere nachher nicht mehr davon gewusst haben will. In der Kommunikation mit vielen Menschen ist eine schriftliche Bestätigung mehr als wichtig.

Sie erhöhen auf diplomatische Weise von Anfang an den Druck, indem Sie schon bei der Fristsetzung klarstellen, dass Sie keine Terminerinnerung hinterher schicken werden.

Folgende Details gehören in eine gute Terminerinnerung:

  • Was war zu erledigen – und bis wann?
  • Feststellung: Er ist nicht erledigt.
  • Welches sind die Konsequenzen? Zum Beispiel: Fehlende Daten für ein Meeting

Was ist jetzt zu erledigen – und bis wann?


Formulieren Sie Ihre Terminerinnerung mit Humor – und nicht verbissen

Terminerinnerung und Mahnungen sind immer auch Kritik – und deshalb unangenehm für den Empfänger. Formulieren Sie Ihre Terminerinnerung deshalb locker, wohlwollend und mit einer Prise Humor.

So nicht: Sie haben das Protokoll der Besprechung nicht zum vereinbarten Termin erstellt. Das ist ein schlechter Stil. Herr Peters legt viel Wert auf Pünktlichkeit und ist verärgert. Liefern Sie bis heute 17 Uhr – pünktlich!

Diese Terminerinnerung macht zwar effektiv Druck, aber sie ist auch verletzend und wirkt demotivierend. Zudem ist sie steif und verbissen.

Besser so: Florian Peters wartet schon mehr als gespannt auf Ihr Protokoll von der Projektbesprechung. Leider haben Sie es nicht wie vereinbart am Freitag abgegeben. Da Herr Peters morgen eine Strategiesitzung leitet, muss er noch heute alle Infos bekommen. Lassen Sie ihn nicht im Stich! Schicken Sie uns das Protokoll bis heute 17 Uhr. Danke!

So fordern Sie in Ihrer Terminerinnerung locker auf:

  • Verwenden Sie ein Zitat oder Sprichwort.
  • Formulieren Sie originell.
  • Geben Sie Ihrem Schreiben einen regionalen "Farbtupfer". Wenn Sie in Süddeutschland arbeiten, können Sie zum Beispiel statt "Es ist eilig!" schreiben: "Es pressiert!"
  • Verstärken Sie Ihre Botschaft durch ein Foto oder eine Zeichnung, etwa ein Vergissmeinnicht, einen Vogel, der Ihre Nachricht nochmals "von den Dächern pfeift" – das kann immer mal ein anderer sein.
  • Geben Sie einen Tipp aus der Praxis. Erinnern Sie zum Beispiel an die Outlook-Erinnerungsfunktion.

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