Der Wandel in der Assistenz erfordert neue Kompetenzen wie Selbstbewusstsein, Eigenverantwortung, eine gute Selbstorganisation und den Mut, im Unternehmen sichtbarer zu werden. Assistenzen sind heute nicht nur Unterstützende, sondern Gestaltende, die Prozesse optimieren, Verantwortung übernehmen und Unternehmen aktiv mitentwickeln.
Diese Ansätze helfen, sich als Assistenz strategisch weiterzuentwickeln:
1. Selbstreflexion: Überlegen Sie, wo Sie hin möchten und welche Kompetenzen Ihnen noch fehlen.
2. Netzwerken: Knüpfen Sie Kontakte und tauschen Sie Erfahrungen aus, um neue Perspektiven zu gewinnen.
3. Weiterbildung: Investieren Sie in Führungskompetenzen und strategisches Denken.
4. Delegation: Geben Sie operative Aufgaben ab und nutzen Sie auch Tools wie Trello oder Asana, um Aufgaben klar zu verteilen.
5. Sichtbarkeit: Kommunizieren Sie Ihre Erfolge beispielsweise in Teammeetings oder auch bei kurzen Projektberichten oder in Team-Newslettern.
In die Sichtbarkeit gehen
Eine der größten Hürden für Assistenzen ist, dass ihre Rolle im Unternehmen nicht immer in ihrer gesamten strategischen Bandbreite wahrgenommen wird. Häufig müssen sie zeigen, dass sie mehr sind als „die rechte Hand“ und Terminkoordination nicht die einzige Tätigkeit im Alltag ist. Kirsten Kühlwetter, die seit 2012 in der Assistenz tätig ist und inzwischen zusätzliche Führungsaufgaben übernommen hat, sagt dazu: „Ich habe gelernt, mehr von den Dingen zu teilen, die ich täglich umsetze. Hierbei geht es nicht darum, dass ich sagen möchte, wie viel ich zu tun habe, sondern um die Vielfalt meiner Tätigkeitsbereiche sichtbar und verständlich zu machen.“
Dieser Ansatz zeigt, wie wichtig es ist, die eigene Arbeit sichtbar zu machen und die Vielseitigkeit der Assistenzrolle aufzuzeigen. Assistenzen sollten offen darüber sprechen, wie ihre Arbeit das Unternehmen unterstützt, nicht um sich in den Vordergrund zu stellen, sondern um Transparenz zu schaffen und ein realistisches Bild der Assistenzarbeit zu vermitteln.
Neben der Herausforderung, die eigene Arbeit sichtbar zu machen, fällt es vielen Assistenzen schwer, operative Aufgaben abzugeben, um sich stärker auf strategische Tätigkeiten zu konzentrieren. Kirsten Kühlwetter hat für sich festgestellt: „Man muss lernen, auch mal Nein zu sagen und Tätigkeiten zu delegieren bzw. effektiver zu gestalten, um den Überblick zu behalten und nicht drei Rollen gleichzeitig zu übernehmen.“ Zu ihren Verantwortungsbereichen zählen unter anderem das Backoffice-Management, das Eventmanagement sowie die Koordination des Travel- und Fuhrparkmanagements.
Ein ähnliches Prinzip verfolgt Judith Ahrholdt, die eine zentrale Assistenzabteilung eingeführt hat, um operative Aufgaben neu zu strukturieren und effizienter zu gestalten. Sie ist als Abteilungsleiterin tätig und gehört zu den Führungskräften im Unternehmen. Sie beschreibt: „Die Einführung einer zentralen Assistenzabteilung war ein großer Schritt, der viel Überzeugungsarbeit erforderte – aber der Erfolg hat gezeigt, dass es die richtige Entscheidung war.“
Kirsten und Judith zeigen auf unterschiedlichen Ebenen, wie wichtig es ist, operative Tätigkeiten zu bündeln und durch klare Strukturen Freiräume zu schaffen – sei es im persönlichen Verantwortungsbereich oder auf Teamebene. Assistenzen, die bereit sind, operative Tätigkeiten abzugeben, schaffen nicht nur Freiräume für strategische Arbeit, sondern tragen auch dazu bei, dass Prozesse im Unternehmen effizienter, nachhaltiger und besser auf zukünftige Anforderungen ausgerichtet werden.
Erfolgreich delegieren
Delegation ist oft ein sensibles Thema für Assistenzen. Viele zögern, weil sie befürchten, andere zu belasten oder die Qualität der Arbeit könnte darunter leiden. Doch Delegation ermöglicht es, operative Tätigkeiten abzugeben und dadurch Raum für strategischere Aufgaben zu schaffen. Führung bedeutet, Verantwortung zu übernehmen – und das schließt das Abgeben von Aufgaben mit ein. Judith Ahrholdt bringt diesen Perspektivwechsel klar auf den Punkt: „Delegation kann auch heißen, Technik oder externe Dienstleistende einzubinden, um den eigenen Fokus zu behalten.“
Dies ist nicht nur eine Entlastung, sondern auch eine effektive Möglichkeit, bestimmte Aufgaben schneller und professioneller abzuwickeln. Besonders Routineaufgaben wie Reisekostenabrechnungen, Terminabsprachen oder die Pflege von Datenbanken eignen sich hervorragend zur Delegation.
Die Frage, welche Aufgaben delegiert werden können, ist dabei entscheidend. Assistenzen können sich fragen:
- Ist die Aufgabe wiederholbar und klar definierbar?
- Könnte jemand anderes sie genauso gut oder sogar besser erledigen?
- Oder ist es eine Tätigkeit, die dringend, aber nicht strategisch wichtig ist?
Für eine erfolgreiche Delegation ist die Vorbereitung essenziell. Aufgaben sollten klar beschrieben werden, damit alle Beteiligten wissen, was zu tun ist und warum die Aufgabe wichtig ist. Gleichzeitig sind Ergebnisse und Deadlines zu definieren, damit Missverständnisse vermieden werden. Kirsten Kühlwetter, die ein autonom arbeitendes Team aufgebaut hat, beschreibt ihre Erfahrung so: „Ich habe gelernt, Verantwortung zu teilen und meinem Team zu vertrauen – das war eine der besten Entscheidungen. Es hat nicht nur meine Arbeitsbelastung reduziert, sondern auch die Dynamik im Team positiv verändert.“
Raum für neue Herausforderungen schaffen
Auch moderne Tools wie Trello, Asana oder Microsoft Teams können die Verteilung und Nachverfolgung von Aufgaben erleichtern. Eine transparente Aufgabenverwaltung schafft nicht nur Überblick, sondern zeigt auch, wie die Arbeit im Team voranschreitet. Wichtig ist, regelmäßig Feedback einzuholen und gemeinsam über Fortschritte zu sprechen.
Ein häufiger Widerstand bei der Delegation ist das Gefühl, andere mit Aufgaben zu belasten – ein Empfinden, das oft aus dem tief verankerten Dienstleistungsgedanken von Assistenzen resultiert. Doch Delegation ist keine Abgabe von Last, sondern eine sinnvolle Umverteilung von Verantwortung. Delegation ermöglicht es, operative Tätigkeiten abzugeben und dadurch Freiraum für neue, strategischere Aufgaben zu schaffen. Wer nicht bereit ist, diese Umverteilung vorzunehmen, läuft Gefahr, sich selbst zu überlasten und den Schritt in neue Verantwortungsbereiche zu blockieren.
Aufgaben abzugeben und klare Prioritäten zu setzen, ist entscheidend, um langfristig gesund und leistungsfähig zu bleiben. Es ist nicht nur eine Frage der Entlastung, sondern auch der Weiterentwicklung: Nur wer Raum schafft, kann neue Tätigkeiten übernehmen und wachsen.
Mut zur Gestaltung
Der Beruf der Assistenz ist heute vielseitiger und wandlungsfähiger denn je. Mit Mut, Strategie und einer klaren Vision können Assistenzen ihre Rolle neu definieren und das Unternehmen aktiv mitgestalten. Herausforderungen gibt es auf diesem Weg viele – doch sie sind auch die Chance, über sich hinauszuwachsen und die eigene Karriere bewusst zu gestalten.