Office Stars

Unsere Office Stars berichten von ihren erfolgreichsten Karrieretipps

Beruflicher Erfolg schreibt sich für jeden Menschen anders: Für den einen bedeutet Erfolg selbstbestimmtes Arbeiten oder Personalverantwortung für den anderen Wertschätzung durch Kolleg*innen oder den bzw. die Vorgesetzte. Andere wiederum empfinden sich als erfolgreich, weil sie besonders viele Zusatzqualifikationen haben oder für ein besonders renommiertes Unternehmen arbeiten.

Ihnen allen gemein ist die Leidenschaft fürs Organisieren, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, immer einen Schritt mehr zu gehen als nötig. Außergewöhnliche Frauen im Office-Management und deren Erfolgsrezepte, Interessen und Ansichten lernen Sie bei uns kennen.

„Positives Feedback ist meine größte Motivation“ – Ursula Wartha

Ein eigenes Business, das ist für die erfahrene Management-Assistentin die Krönung ihrer beruflichen Karriere. Von Augsburg aus bietet die gelernte Dolmetscherin und Übersetzerin Office-Dienstleistungen auf C-Level an und profitiert dabei auch von ihrem starken Netzwerk.

Dass Ursula Wartha zu früh in die Selbstständigkeit gestartet ist, kann man sicher nicht behaupten. Gute fünfundzwanzig Jahre Berufserfahrung lagen hinter ihr, als sie vor knapp vier Jahren, mit 55, ihr eigenes Unternehmen gründete. Geplant war es ein wenig anders: „Ich hatte den Gedanken an eine Selbstständigkeit zwar schon im Hinterkopf, aber eher als Option für 60 plus.“

Als sie in einer beruflichen Umbruchphase keinen Job fand, der für sie wirklich passte, zog sie ihren Plan kurzerhand vor – und ist sich heute sicher: „Das war genau die richtige Entscheidung.“

„Unbedingt etwas mit Sprachen“

Die gelernte Dolmetscherin und Übersetzerin liebt ihren Beruf, ans Aufhören jenseits der Sechzig dachte sie jedenfalls nicht. Und an Selbstsicherheit fehlt es ihr auch nicht, was die späte Existenzgründung zeigt – und der Gedanke, jederzeit wieder zurückkehren zu können in den Job. Worauf fußt dieses gute Gefühl?

Ich denke, eine solide Grundlage ist entscheidend und die vielen guten und erfolgreichen Jahre in meiner Zeit als angestellte Assistentin. Und, ganz wichtig, mein Netzwerk.

Eine solide Grundlage schuf sich die gebürtige Augsburgerin gleich nach dem Abitur, „unbedingt etwas mit Sprachen“ sollte es sein. Auf dem Gymnasium hatte sie Leistungskurs Englisch, auf der Dolmetscherschule in München belegte sie 1987 Spanisch und Französisch. Das Ziel Fremdsprachenkorrespondentin war nach einem Jahr erreicht, „dann habe ich weitergemacht, weil mir das Lernen leicht fiel“ – 1991 schloss sie mit dem Abschluss „Dolmetscherin und Übersetzerin“ ab.

Die gute Zeit als Office-Expertin begann, nachdem sie festgestellt hatte, dass das Übersetzen sie nicht ausfüllte: „Ich hatte nach dem Abschluss in einem Münchner Übersetzerbüro und auch als freie Übersetzerin gearbeitet. Doch ich fand das insgesamt nicht spannend genug für ein ganzes Berufsleben.“

Über eine Zeitarbeitsfirma stieg sie 1995 in den Office-Bereich ein. Eine gute Wahl: Innerhalb kurzer Zeit gelangte sie bis in den Vorstandsbereich eines großen deutschen Baukonzerns mit Hauptsitz in Augsburg. Gelernt habe sie dort eine Menge, erzählt sie, zum Beispiel, wie man Aufsichtsratssitzungen organisiert, aber irgendwann fand sie es an der Zeit, weiterzuziehen.

Bei der Zeitarbeitsfirma, die zugleich Personaldienstleister war, fragte sie nach einer neuen Aufgabe. Ihr Profil war bekannt, die Zufriedenheit der Auftraggeber mit ihrer Arbeit auch – und so empfahl man sie an Siemens PC Systeme in Augsburg, wo sie als C-Level-Assistant in der Führungsetage mitarbeitete. Nach der Fusionierung mit Fujitsu zu Fujitsu Siemens Computers ging es für sie weiter als Vorstandsassistentin, insgesamt wurden daraus zehn Jahre bei Siemens-Unternehmen in Augsburg.

Beinahe zwölf Jahre lang blieb sie als Executive Assistant dem britischen Telekommunikations-Unternehmen BT Group treu, in verschiedenen Positionen, von Sales bis ins CEO Office. In diese Zeit, Frühjahr 2019, fällt auch eine MBA-Fortbildung, die sie online an der London School of Economics and Political Science absolvierte – ein wichtiger Baustein für ihre weitere Karriere, betont sie. Gut zwei Jahre verbrachte sie anschließend in Frankfurt am Main als „Executive Business Manager“ bei einem japanischen Datacenter Provider.

Gute Erfahrungen im Angestelltendasein

In beinahe drei Jahrzehnten Office-Erfahrung hatte die Management-Assistentin so ziemlich alles gemacht, was es gibt auf dem Level, noch dazu mit einem wunderbaren Fazit: „Ich habe fast immer super Chefs gehabt, die an mich geglaubt haben, die mich gefördert haben, die mich vorangebracht haben.“ Ihre berufliche Entwicklung von der reinen Sekretärin, als die sie Mitte der Neunziger Jahre in den Beruf einstieg, zur strategisch agierenden Management-Mitarbeiterin Ende der 2020er Jahre zeigt geradezu idealtypisch den Berufswandel im Office.

Projektarbeit, Unternehmensverkäufe, Umstrukturierungen, Umbau von Tochtergesellschaften – „das waren immer öfter auch strategische Aufgaben, an denen ich mitarbeitete. Das war spannend, herausfordernd, oft auch zeitintensiv. Und ja, es gab auch mal den cholerischen Chef, es gab auch mal Mikromanagement von oben. Aber zu 95 Prozent war es eine tolle Zeit in allen diesen Positionen.“

Die Selbstständigkeit ist noch spannender

Was hätte es da also noch für eine Steigerung geben können? Die nächste Herausforderung stellte sie sich deshalb selbst und startete Anfang 2022, mitten hinein in die Corona-Zeit, ihr Unternehmen „Strictly Business – Premium Management Support“. Die Wohnung in Augsburg hat seitdem ein Homeoffice, von dem aus sie derzeit drei Auftraggeber regelmäßig mit Office-Leistungen versorgt. Bei einem Start-up im Bereich alternative Energien unterstützt sie das Founder-Team, zusammen mit dem engsten Kreis des technischen Beratungsteams.

Ich organisiere die Abläufe, halte die Bälle in der Luft, pflege den Kontakt zu Stakeholdern. Ich schaue, dass die Website aktuell ist, kümmere mich um die Kommunikation und so weiter. Die Aufgaben sind durchaus variabel, wie das bei einem Start-up eben so ist.

Den Startup-Ownern erspare das eine Menge Kopfschmerzen um Dinge, die nicht zum Kern ihres Business gehören, erklärt Ursula Wartha: „Sie können sich auf die Essentials konzentrieren und haben mehr Kapazitäten für die Dinge, die einen wirklichen Mehrwert für den Unternehmensaufbau bringen. Das ist genau das, was ich mit meiner Arbeit erreichen möchte“.

Für einen zweiten Kunden, ein Maschinenproduzent für die Chip-Herstellung, übernimmt sie regelmäßig das Aufsichtsrats-Management, organisiert Sitzungen, Ausschüsse, erstellt die Agenda und Unterlagen, führt bei den Sitzungen Protokolle inklusive Follow-up – ein klassisches Office-Management auf C-Level. „Spannende Industrie, spannende Aufgaben, tolles Team“, sagt sie, „das macht mir sehr viel Spaß.“

Dritter Auftraggeber ist IMA, das internationale Netzwerk für Management-Assistentinnen und -Assistenten. Sie ist selbst schon lange dabei, hat leitende Positionen übernommen und organisiert für den Verband als Backend die zwei großen internationalen Jahres-Events, mit Budget- und Controlling, Teilnehmer-Management und weiteren Organisationsaufgaben. „Das ist eine finanzlastige Aufgabe, und auch das mag ich sehr gern. Wir arbeiten quasi als Dreigestirn zusammen, der internationale Vorstand, das lokale Projektteam des jeweiligen Events und ich. Hierbei halte ich die Fäden zusammen.“

Sichtbarkeit am Markt ist wichtig

Als Organisationstalent von Berufswegen fällt es ihr nicht schwer, ihre eigene Selbstständigkeit zu planen. Um sich nicht zu verzetteln, taktet sie ihre Arbeitszeit mittels Time-Slots für ihre Auftraggeber, „möglichst immer zur gleichen Zeit, damit jeder Kunde weiß, wann ich für ihn erreichbar bin.“ Klappt das einmal nicht, zum Beispiel, weil sie für den Industriekunden vor Ort eine Aufsichtsratssitzung begleitet, kommuniziert sie das rechtzeitig gegenüber den anderen Kunden – „das funktioniert gut.“

Dürften es denn noch mehr Kunden sein, oder ist sie mit drei Auftraggebern ausgelastet? „Tja, das ist eine klassische Fragestellung in der Selbstständigkeit“, sagt sie, „solche Überlegungen laufen im Rahmen des Businessplans immer mit.“ Wichtig dabei: „Ruhe bewahren, wenn es mal etwas weniger ist und keinesfalls in Aktionismus verfallen.“

Der Sommer zum Beispiel bescherte ihr eine Art kleines Sommerloch, „da hatte ich schon das Gefühl, ich könnte noch jemanden dazu nehmen. Doch jetzt, im Herbst, merke ich bereits, es zieht wieder an.“ Eine gewisse Gratwanderung sei das schon, „ich habe einen hohen Anspruch an meine Arbeit, Kundenzufriedenheit ist das A & O.“

Um am Markt sichtbar zu bleiben, hält sie ihr LinkedIn-Profil stets aktuell und pflegt es, mit Beiträgen, Kommentaren, Anregungen. „Ich bin natürlich auch gut vernetzt über mein Netzwerk IMA, vor allem zu Beginn meiner Selbstständigkeit war das wichtig und sehr effektiv für mich.“ Anfragen kommen regelmäßig und werden von ihr gründlich geprüft: Passen sie zeitlich und inhaltlich in ihr Strictly-Business-Konzept? „Ich bewege mich auch in meiner Selbstständigkeit auf C-Level wie in meinem Angestelltendasein, und dabei werde ich auch bleiben.“