Mit viel Kreativität und einem Sinn fürs Praktische

Fest auf dem Boden steht sie. Und zugleich scheint sie jederzeit bereit, abzuheben. Diesen Eindruck gewinnt man, wenn Nicole Wolf erzählt, wie sie geworden ist, was sie heute ist: Office Managerin, die dafür zuständig ist, dass sich rund 1700 Mitarbeitende wohlfühlen an ihrem Arbeitsplatz, am internationalen Hauptsitz von Siemens Infrastructure im Schweizer Kanton Zug.

„Ich leite Projekte, optimiere Prozesse und sorge für eine reibungslose Zusammenarbeit“, sagt die 38-Jährige, „damit unterstütze ich ein angenehmes Arbeitsklima. Für diesen Job braucht es viel Passion, Geduld, Verständnis und vor allem praktisches Denken“.

Geboren wurde Nicole Wolf in einer kleinen idyllischen Ortschaft in der Zentralschweiz. Dort ging sie neun Jahre zur Schule und schloss ein weiteres Jahr in einem Internat in La Neuveville im Kanton Bern an, um Französisch zu lernen: „Ich hatte mit 15 einfach noch keine klaren Vorstellungen über meinen zukünftigen Beruf, deshalb habe ich das damals gemeinsam mit meinen Eltern so entschieden.“ Eine gute Entscheidung, wie sich herausstellen sollte: „Da wir in der Schweiz vier Landessprachen haben – Deutsch, Französisch, Italienisch und Rätoromanisch – ist es von Vorteil, mindestens zwei davon zu beherrschen. Und obwohl ich Französisch heute nicht mehr ganz so fließend spreche, da ich beruflich vor allem Englisch benutze, war das damals eine wichtige Erfahrung und hat mir sicherlich auch bei der Jobsuche geholfen.“

Nach dem zehnten Schuljahr begann sie eine dreijährige Lehre als Bürokauffrau bei HEAD Switzerland, anschließend arbeitete sie ein Jahr im Büro eines großen Gastrounternehmens, um sich das Geld für einen Plan zusammenzusparen: ein fünfmonatiger Sprachaufenthalt auf Hawaii. „Unabhängig zu sein und meine Träume eigenständig zu verwirklichen, war mir immer sehr wichtig. Und so habe ich neben der Lehre verschiedene Nebenjobs gemacht. Samstags putzte ich zum Beispiel ein Büro, sonntags half ich oft im Restaurant meines Vaters aus. Entsprechend stolz war ich, als ich genug gespart hatte, um meinen Auslandsaufenthalt realisieren zu können – von meinem eigenen Geld.“

Mit diesem Start ins Berufsleben zeigte die damals 19-Jährige bereits, was ihre Stärken sind: Sich Ziele setzen, auch wenn sie schwer erreichbar scheinen, und mit Fleiß und Kreativität an der Verwirklichung arbeiten. Sie formuliert es so: „Empower yourself, das ist für mich ein wichtiges Lebensprinzip.“

Nach der Rückkehr aus Hawaii begann sie als Mitarbeiterin im Customer Service eines internationalen Unternehmens und blieb dort zwei Jahre. Dann ging es „der Liebe wegen“ in das Schweizer Ski-Gebiet Arosa, für die Zeit zwischen den Winter-Saisons nahm sie einen temporären Bürojob an.

2011 begann ihre Karriere bei Siemens, zunächst als Teamassistentin im Accounting. Anfangs war sie etwas verunsichert, in der Buchhaltung zu arbeiten, „Zahlen waren bis dahin nicht so meins. Aber mein damaliger Chef sagte, er brauche keinen weiteren Zahlenprofi, sondern jemanden mit Kreativität, und so fühlte ich mich dann schon richtig am Platz.“ Sie ergriff also die Chance und legte tatsächlich ihre Abneigung gegen Zahlen ab, sie erkannte sogar das Verbindende daran, was ihr Chef ihr damals außerdem mit auf den Weg gegeben hatte: „Nicole, die Finanzsprache ist die einzige Sprache, die auf der ganzen Welt gleich gesprochen wird.“

Schnell wurde Nicole Wolf klar, dass sie in dem globalen Unternehmen mehr erreichen wollte. Im Oktober 2012 entschied sie sich für eine zweijährige Weiterbildung zur Eidg. Dipl. Direktionsassistentin. Der Einsatz lohnte sich. Nach ihrem erfolgreichen Abschluss wechselte sie intern und wurde persönliche Assistentin der globalen Leitung für Forschung und Entwicklung im Bereich Building Product. „In dieser Position arbeitete ich eng mit einem Führungskräfte-Team zusammen und konnte meine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen.“

Eine gute und erfahrungsreiche Zeit folgte, und auch privat ging es in die richtige Richtung. Im März 2017 kam Sohn Nilo zur Welt – „DER besondere Moment in meinem Leben“. Nach einer Elternzeit von viereinhalb Monaten kehrte sie „mit voller Einsatzbereitschaft und Vollzeit“ in ihren Job zurück. Dass es von einigen Seiten besorgte Kommentare gab, erstaunt sie bis heute. „Ich habe dann immer geantwortet: '­Hast du einmal daran gedacht, dass es auch einen Vater gibt?‘“ Ihr Partner und sie haben sich eine Aufteilung der Familienarbeit überlegt, die für alle gut passt. „Er ist Musiker und kümmert sich als Hausmann um unseren Sohn. Wir drei sind ein perfektes Team, und das ist für mich Empowerment pur!“

Stehenbleiben und ausruhen, das wiederum ist nicht ihre Sache. Und so wurde es irgendwann Zeit für die Assistentin, neue Herausforderungen zu suchen. „Das war 2019, ich spürte den Wunsch nach Veränderung und entschied bewusst, meinen beruflichen Weg aktiv selbst zu gestalten.“ Ein Konzern wie Siemens bietet für Pläne dieser Art gute Rahmenbedingungen, das ist für sie ein klarer Vorteil von Großunternehmen. „Ich kontaktierte meine P&O-Businesspartnerin und teilte ihr mit, dass ich ‘ready for next step‘ sei. Kurze Zeit später rief sie mich an und erzählte mir von einer Stelle, die wohl genau zu mir passen würde.“

Nicole Wolf wurde persönliche Assistentin von Lynette Jackson, damals Head of Communications Smart Infrastructure und bis vor kurzem Chief Communications Officer Siemens AG. „In dieser Rolle hatte ich die Möglichkeit, meine Kommunikationsfähigkeiten weiterzuentwickeln und eng mit dem globalen Kommunikationsteam zusammenzuarbeiten.“

Parallel zu ihrer Arbeit absolvierte die Assistentin ein Studium zum Digital Office Manager, um ihre Kenntnisse im Bereich der digitalen Arbeitsplatztechnologien zu vertiefen. Die Fortbildung half ihr dabei, die sich ständig verändernde digitale Arbeitswelt noch besser zu verstehen. Mit einer weiteren Fortbildung reagierte sie auf die starken Veränderungen im Assistenzberuf: „Mein Job basiert praktisch nur auf Projekten. Deshalb habe ich in 2024 noch eine zertifizierte Fortbildung für internationales Projektmanagement abgeschlossen.“

2022 war es wieder einmal so weit, sie schaute sich nach neuen Perspektiven um, auch extern. Schließlich ging es aber doch unternehmensintern weiter: „Ich sprach mit meiner Chefin und unserer P&O Business Partnerin darüber, dass ich gern mehr Verantwortung übernehmen wollte. Ich wollte eine größere Herausforderung, und ich wollte mit meiner Arbeit etwas Offensichtliches bewirken.“ Wie das aussehen könnte, dafür hatte sie eine Menge Ideen, und so entwickelte sie eine Aufgabenbeschreibung, die ihr für das Unternehmen an der Stelle sinnvoll erschien. „Das habe ich mit meinem heutigen Chef besprochen, und dann ging alles sehr schnell.“

Seit Dezember 2022 ist sie Office Managerin für den gesamten Siemens Campus in Zug. Ihren Aufgabenbereich steckt die Office Managerin mit ihrem Chef ab, Christophe Lanz, seit 2020 bei Siemens Schweiz. Der Site Manager ist verantwortlich für die komplexe gebäudetechnische Infrastruktur des Campus, Arbeitsplatz für mittlerweile rund 1700 Mitarbeitende. Es ist eine sehr harmonische Zusammenarbeit, erzählt Nicole Wolf: „Er hat Facility Management studiert, ich übernehme Aufgaben, die die baulichen Maßnahmen ergänzen. Und ich übernehme die interne Kommunikation der Maßnahmen, die wir hier für den Campus treffen.“

Das „Allerwichtigste“ sei für sie, dass Christophe absolutes Vertrauen zu ihr habe. „Er lässt mich machen, und genau deshalb bin ich viel kreativer, und auch effizienter. Ich informiere ihn über alle Fortschritte, die ich erreiche, und wenn ich Hilfe brauche, dann gehe ich auf ihn zu. Ich weiß, was ich selber entscheiden kann und was nicht.“

Eines ihrer bislang größten Projekte war die Konsolidierung der verschiedenen Gebäude des Siemens Campus in Zug im Sommer 2023, rund 600 Mitarbeitende zogen in ein saniertes Gebäude um. „Meine Aufgaben bestanden darin, das Gebäude bis zum geplanten Umzugsdatum komplett fertig eingerichtet zu haben, von der Kaffeemaschine, über Büromaterial, Snack Markets, Pflanzen, Locker-Organisation und vielem mehr. Dank der großartigen Zusammenarbeit aller Beteiligten hat alles reibungslos geklappt.“

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ihrer Tätigkeit ist die Koordination verschiedenster Facility-Management-Aufgaben in Zusammenarbeit mit externen Facility-Management-Unternehmen. Dazu zählen die Planung und Überwachung von Spezialreinigungen sowie die Koordination von Malerarbeiten und handwerklichen Einsätzen, die im Office-Bereich anfallen. „Darüber hinaus sorge ich für die Verschönerung und Einrichtung unserer Räumlichkeiten, wobei ich natürlich die Corporate-Vorgaben des Unternehmens berücksichtige. Das erfordert Kreativität, ein Auge fürs Detail und, vor allem, einen Sinn fürs Praktische: Meine größte Herausforderung ist es abzuschätzen, was es wirklich braucht und was ein guter Kompromiss sein könnte, der für alle passt.“

Dazu zählt auch ein Projekt, das ihr besonders am Herzen liegt: die Einrichtung eines Stillraums für die Mütter im Mitarbeitenden-Team. „Man konnte sich bei uns zwar bislang schon zurückziehen“, erzählt sie, „aber das war kein sonderlich schöner Raum, es fehlte am passenden Ambiente für ein wirklich entspanntes Mutter-Kind-Miteinander.“ Der Vorschlag dazu kam von einer stillenden Mutter, Nicole Wolf griff ihn gern auf. „Was mich besonders freut“, sagt die Office Managerin, „dass Anfragen von Siemens-Standorten aus dem Ausland kommen, die das Projekt gut finden und ebenfalls umsetzen wollen.“

Nicole Wolf engagiert sich in zwei Netzwerken bei Siemens Schweiz, die sie aktiv im Kernteam mitgestaltet: Das „Siemens Women‘s Network“ und das „FutureAssistants@Siemens“. Das Assistenznetzwerk unterstützt die Assistenz von Siemens schweizweit bei der Umsetzung der digitalen Transformation, insbesondere in der Cross-Collaboration: „Unser Ziel ist es, die Rolle der Assistenz in diesem Wandel zu stärken und unsere Berufskolleginnen und -kollegen zu motivieren, als Wertepioniere, Multiplikatoren oder Ambassadore aktiv mitzuwirken.

Zu unseren Aufgaben gehört es, die nötigen Rahmenbedingungen zu klären, Hilfestellungen zu bieten und Synergien mit bestehenden internen und externen Assistenznetzwerken zu nutzen, um den Austausch von Erfahrungen zu fördern. Wir reagieren zudem auf aktuelle Entwicklungen und passen unsere Arbeit an die sich wandelnden Anforderungen und Bedürfnisse der Community an.“

Für Nicole Wolf hat sich der Einsatz in eigener Sache und für das effiziente Miteinander auf jeden Fall gelohnt, sagt sie: „Heute stehe ich vor aufregenden neuen Möglichkeiten und bin bereit, mein Wissen, meine Erfahrung und meine Leidenschaft in meiner Position einzusetzen. Ich bin dankbar für meine Zeit bei Siemens, die mich geprägt und meine berufliche Entwicklung vorangetrieben hat.“