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Mit diesen Tipps verschmelzen Dokumentation und Kommunikation

Johannes Woithon, der 48-jährige Chef von orgavision, bricht gerne mit Paradigmen. Eines davon ist der Spruch: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“.

Johannes Woithon gibt 7 Tipps zur Kommunikationskultur

Für den gebürtigen Bayern und heutigen Berliner stammen diese Floskeln aus einer Zeit, als Chefs sich als patriarchische Kontrolleure verstanden. Um allerdings mit jüngeren Kollegen erfolgreich zu arbeiten, bedarf es eines anderen Ansatzes. Denn die sogenannte Generation Z – die heute Anfang 20-Jährigen – sehnen sich nach einer modernen Firmen- und Führungskultur. Solidarisch und werteorientiert soll diese sein. Sie motiviert über den Sinn der Aufgabe und das Leben von Werten.

Kernsatz: Führung in einer werteorientierten Firmenkultur ist partizipativ. Das fand jüngst auch eine Studie heraus. Ihr Auftraggeber ist die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) des Bundesarbeitsministeriums. Für den Alltag von Assistenten hat dieser Kulturwandel in deutschen Büros Folgen. Woithon hat daher sieben Tipps zusammengetragen, die helfen dem Wertewandel zu folgen:

1. Leitplanken statt Befehle
Azubis und Hochschulabsolventen wollen eigenverantwortlich arbeiten. Statt bis ins Detail definierte Aufgaben vorzugeben, sollten Sie besser Leitplanken setzen, die Spielraum für Ideen lassen. Wenn die Aufgabe lautet, ein Vertriebsmeeting mit Abendprogramm zu planen, dann geben Sie Planungshilfen wie Kostenrahmen und Teilnehmeranzahl vor, statt zu sagen: „Bitte macht es wie voriges Jahr“.

2. Kollegen setzen Kontrollpunkte

Statt vom Chef vorgegebene Meilensteine abzuklappern, motiviert es mehr, eigene Kontrollpunkte festzulegen. Denn damit einher geht eigenverantwortlich danach zu schauen, dass sich ein Projekt etwa hinsichtlich Kosten und Erwartung entwickelt. Die Ausrede: „Wir haben nur die Vorgabe erfüllt“, greift nicht mehr.

3. Kommentare zulassen
Soziale Medien prägen heute den Büroalltag. Nutzen Sie diesen Trend für die interne Kommunikation. Integrierte Managementsystem lassen heute Freiraum für Kommentare und Anregungen. Wer diese einsetzt, kann auf das Wissen seiner Kollegen zugreifen, macht es transparent und beschleunigt damit Arbeitsprozesse.

4. Änderungen dokumentieren
Gleiches gilt für geänderte Informationen. Wie bei Wikipedia lassen sich bei partizipativen Tools Änderungsverläufe und Diskussionen nachvollziehen. Dadurch werden Entscheidungen und der Weg dorthin transparent.

5. Suchen eliminieren

Statt verschiedene Versionen eines Dokuments anzulegen (Final1.doc, Final2.doc, …) und abzuspeichern hilft es, ein Programm zu installieren, das keine Beta-Versionen zulässt. Dafür gibt es daneben Dokumentationen und Zugriffsrechte, sie veranschaulichen auf einen Blick von wem, wie und wofür ein Schreiben oder eine Liste geändert wurde.

6. E-Mail-Wahnsinn stoppen

Statt umfangreiche Mails an alle zu senden, reicht ein kurzer Hinweis, dass etwa ein Sitzungsprotokoll im Verzeichnis XY abgelegt ist. Eine Lesebestätigung hilft wiederum den Überblick zu behalten, wer sich das Protokoll angeschaut hat. Und die Kollegen können sehen, wer alles im Verteiler steht.

7. Qualität steigern

Durch das Verschmelzen von Dokumentation und Kommunikation steigern Sie die Arbeitsqualität. Denn: Iso-Normen verlangen inzwischen genau diese Form des Dokumentenmanagements: transparent, nachvollzieh- und kommentierbar soll es sein.

 

Weitere Informationen finden Sie hier.

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