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Begrüßungs-Knigge: Die Dos und Don’ts beim Grüßen und Begrüßen

„Guten Tag“, „Moin, moin“, „Schön, Sie kennen zu lernen“: Fragen Sie sich manchmal auch, ob man prinzipiell auf dem Flur im Unternehmen grüßt? Oder: Wer grüßt wen zuerst? All diese Fragen beantwortet Ihnen dieser Beitrag, damit Sie bei „Guten Tag“ und Co. immer den richtigen Ton treffen und niemandem auf die Füße treten.

Begrüßen per Handschlag

Auch beim Begrüßen gibt es Regeln – welche das sind, lesen Sie hier.

Richtig grüßen – gute Kinderstube vorausgesetzt

Beispiel:

Jessica arbeitet in einer Bank. Sie ist neu in der Firma und mit den Gepflogenheiten noch nicht so vertraut. Sie versucht natürlich, alles richtig zu machen; doch sie ist sich nicht sicher, ob ihr das gelingen wird.

Immer mal wieder begegnen ihr Kollegen, die sie nicht persönlich kennt, auf dem Flur. Sie sagt dann kurz „Hallo“ und erntet nichts als einen kurzen Blick. Ihr Gruß wird nicht erwidert. Jessica ist zu Recht irritiert und fragt sich, ob sie etwas falsch macht.

Mein Tipp: Es ist besser, Sie sagen einmal zu viel „Guten Tag“ oder „Hallo“ als einmal zu wenig. Besser Sie grüßen jemanden, den Sie nicht kennen, als jemanden nicht zu grüßen, weil Sie unsicher sind.

Was Jessica erlebt ist schlechtes Benehmen der Kollegen. Wenn man gegrüßt wird, grüßt man zurück. So einfach ist das. Dabei bricht sich keiner einen Zacken aus der Krone.

Vielleicht sind die Kollegen unsicher

Statt eine schlechte Kinderstube zu unterstellen, ist es möglich, dass die Kollegen verunsichert sind, weil sie gegrüßt werden. Angenommen, das ist in diesem Unternehmen nicht üblich, warum auch immer, und plötzlich sagt jemand „Hallo“, ist das ungewohnt und könnte verunsichern.

Beachten Sie: Es gibt einen großen Unterschied zwischen einem Grüßen und einem Begrüßen. Jessica grüßt ihre Kollegen in unserem Beispiel. Empfinge sie Gäste, würde sie sie begrüßen.

Und das führt uns wieder zu der guten Kinderstube: Grüßen können Sie fast ausnahmslos immer. Damit machen Sie nichts falsch. Es sei denn, Sie betreten einen Konferenzraum, das Meeting ist in vollem Gange und Sie schmettern ein lautes „Hallo“. Das wäre eher unpassend.

Aber ansonsten gilt: Seien Sie aufmerksam und freundlich und grüßen Sie die Menschen, die Ihnen begegnen.

Mein Tipp: Besonders wertschätzend ist es, wenn dem „Guten Morgen“ der Name des Gegrüßten folgt. „Guten Morgen, Tina“, statt „Morgen.“

Mit einem vollständigen Gruß, also „Guten Morgen, Tina“, geben Sie sich mehr Präsenz, erhalten mehr Aufmerksamkeit, sind respektvoll anderen gegenüber und wirken selbstbewusster. Sie werden feststellen, wenn Sie sich das freundliche, vollständige Grüßen zur guten Angewohnheit machen, werden Sie sehr viel Freundlichkeit und Aufmerksamkeit zurückerhalten.

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Lesen Sie hier: Von A bis Z: So machen Sie bei geschäftlichen Essen alles richtig

„Mahlzeit!“ zur Begrüßung?

Beispiel:

Jessica sitzt in der Kantine mit einer Kollegin. Eine andere Kollegin setzt sich dazu und sagt „Mahlzeit“. Jessica erwidert den vermeintlichen Gruß mit „Mahlzeit“, fühlt sich jedoch nicht sonderlich wohl damit. Irgendwie findet sie „Mahlzeit“ doof. Aber es sagen alle. Und oft auch schon ab 11 Uhr auf dem Flur, wenn man einander begegnet.

Häufig wird argumentiert: „Das sagt man in unserer Gegend so.“ Aber seien Sie versichert, „Mahlzeit“ gibt es in allen Regionen Deutschlands – egal ob in Nordrhein-Westfalen oder in Baden-Württemberg.

Die gute Nachricht ist: Es besteht kein „Mahlzeit-Zwang“. Ganz im Gegenteil. „Mahlzeit“ gehört nicht zum höflichen Grüßen. Es ist einfach nur eine Sitte, die nicht auszumerzen ist. Wenn Sie also rund um die Mittagszeit jemanden im Unternehmen begegnen, ist ein „Hallo“ – mit Blickkontakt und einem Lächeln – der richtige Gruß.

Mein Tipp: Sollten Sie von einem Kollegen mit „Mahlzeit“ gegrüßt werden, müssen Sie nicht das Gleiche entgegnen. Sie können mit einem „Hallo“ reagieren.

Ist „Guten Appetit“ eine Alternative zu „Mahlzeit“?

Nein, nicht so richtig. Wenn Sie sich an die Umgangsformenempfehlungen halten, wünscht nur der, der gekocht hat, „Guten Appetit“. Und bedenken Sie auch: Wenn Sie sich zu Kollegen an den Tisch setzen, die bereits essen und ihnen einen guten Appetit wünschen, bringen Sie sie in die Verlegenheit, mit vollem Mund antworten zu müssen.

Also: Ein „Hallo“, das kauende Kollegen mit einem freundlichen Nicken beantworten können, ist ideal.

Begrüßungs-Knigge: Wer (be-)grüßt wen zuerst?

Beispiel:

Jessica trifft morgens im Unternehmen ihren Chef vor dem Aufzug. Sie wollen beide ins Büro. Wie verhält sie sich richtig?

a)  Sie geht auf ihren Chef zu, streckt ihm die Hand entgegen und sagt: „Guten Morgen, Herr Kaiser.“

b)  Sie grüßt freundlich und wartet ab, ob ihr Chef ihr die Hand reicht, um sie zu begrüßen.

c)  Sie sagt erstmal nichts und wartet ab, ob ihr Chef sie begrüßt. Schließlich muss ein Herr eine Dame zuerst grüßen.

Antwort b) ist richtig. Jessica verhält sich völlig korrekt, wenn sie ihren Chef zuerst mit einem freundlichen „Guten Morgen“ grüßt.

Warum Antwort a) nicht richtig ist, lesen Sie ausführlich erklärt weiter unten unter Mit einem Handschlag machen Sie aus einem Gruß eine Begrüßung.

Ein Verhalten wie in Antwort c) beschrieben wäre sehr unhöflich. Die Regel, dass der Herr die Dame zuerst grüßt, ist überholt. Schließlich sind wir doch emanzipiert und sollten uns deswegen damit abfinden, dass im Beruf nicht das Geschlecht die Grußrangfolge bestimmt, sondern die Hierarchie. Der Ranghöhere wird zuerst gegrüßt.

Der Rangniedrigere grüßt den Ranghöheren

Im Geschäftsleben ist die Hierarchie ausschlaggebend. Beim Grüßen gilt als erste Regel: Der Rangniedrigere grüßt den Ranghöheren zuerst. Sie begegnen beispielsweise dem Vorstandsvorsitzenden auf dem Flur. Sagen Sie freundlich als Erste „Guten Morgen, Herr Dr. Wichtig“. Damit machen Sie alles richtig. Unsicheres Lächeln und ein gehauchtes „Morgen“ machen einen weniger guten Eindruck.

Menschen auf gleicher Hierarchieebene

Wenn Sie einer Kollegin begegnen, warten Sie nicht, bis diese Sie grüßt. Sagen Sie einfach einen Tagesgruß – es ist egal, wer dies zuerst macht.

Grüßen Sie, wenn Sie irgendwo ankommen

Sie sollten immer zuerst grüßen, wenn Sie zum Beispiel im Flur einen Besucher treffen, ein anderes Büro betreten oder einen Fahrstuhl, in dem schon andere Personen sind.

Denn es gibt eine zweite, wichtige Regel, wie Sie richtig grüßen: Ankommende grüßen Anwesende. Was tun Sie, wenn Ihr Chef in Ihr Büro kommt? Einerseits müsste er Sie zuerst grüßen, da Sie schon in Ihrem Büro sind. Andererseits grüßen die Mitarbeiter ihre Chefs zuerst, weil sie ihnen untergeordnet sind. In einer solchen „Patt-Situation“ sollten Sie zuerst grüßen, damit vergeben Sie sich nichts, zeigen Größe, sind souverän.

Völlig falsch wäre es, gar nichts zu sagen und auf einen Gruß von Ihrem Chef zu warten. Es ist für Sie wichtig, die Regeln für das richtige Grüßen zu kennen und anzuwenden. Erwarten Sie nicht, dass alle anderen Personen in Ihrem Umfeld dieses Wissen ebenso haben und sich Ihnen gegenüber so verhalten.

Eigentlich sollte auch für Kunden und Geschäftspartner die Regel gelten: Wer einen Raum betritt, grüßt als höflicher Mensch zuerst. In der Praxis sieht das oft anders aus. Der Kunde erwartet einen Gruß, weil er es einfach so gewohnt ist. Bestehen Sie deshalb nicht darauf, dass der Kunde sich zuerst „räuspert“. Seien Sie freundlich und entgegenkommend und grüßen Sie zuerst. Beachten Sie deswegen die dritte Regel für richtiges Grußverhalten im Geschäftsleben: Grüßen Sie Kunden immer zuerst.

Mit einem Handschlag machen Sie aus einem Gruß eine Begrüßung

Sie erinnern sich an die geschilderte Situation, in der Jessica ihren Chef morgens vor dem Aufzug trifft? Die Antwortmöglichkeit a) lautet: Sie geht auf ihren Chef zu, streckt ihm die Hand entgegen und sagt: „Guten Morgen, Herr Kaiser.“

Das wirkt zwar auf den ersten Blick selbstbewusst und freundlich – doch die Umgangsformenempfehlung sieht dieses Verhalten nicht vor.

Der Ranghöhere gibt dem Rangniedrigeren die Hand

Denn auch beim Handschlag sollten Sie die Hierarchie beachten. Jessica sollte „Guten Morgen, Herr Kaiser“ sagen und dann abwarten, ob ihr Chef ihr die Hand geben möchte oder nicht. Auf gar keinen Fall streckt sie ihm ihre Hand als Erste entgegen.

Anders natürlich, wenn Sie schon lange mit Ihrem Chef zusammenarbeiten und die Rituale kennen. Sie wissen, dass Ihr Chef gern die Hand schüttelt? Dann darf die Initiative auch von Ihnen ausgehen. 

Beachten Sie die Hierarchieregeln

Die Erlaubnis zum Händeschütteln geht immer vom Ranghöheren aus. Das bedeutet, der Jungmanager reicht dem 20 Jahre älteren Pförtner die Hand und Ihr Chef Ihnen. Nur innerhalb einer Hierarchie und im Privatleben werden die Alters- und die Ladies-First-Regel angewendet.

Nicht jeder kennt und praktiziert diese Hierarchieregel. Fauxpas kommen im Büroleben oft vor. Da ergreift der Auszubildende eifrig die Hand der Abteilungsleiterin, oder die Bewerberin streckt bei der Begrüßung im Vorstellungsgespräch dem Personalleiter die Hand entgegen – und das nur, weil sie freundlich und höflich sein wollen, um einen guten Eindruck zu machen.

Sollte Ihnen eine Person die Hand entgegenstrecken, die Ihnen untergeordnet ist, nehmen Sie die ausgestreckte Hand an. Sie zu ignorieren wäre unhöflich.

Denn es gilt: Nehmen Sie eine ausgestreckte Hand immer an, so wie Sie einen Gruß immer erwidern.

Achten Sie auf einen angenehmen Handschlag!

Umfragen zufolge wird ein Handschlag, der etwa ein bis drei Sekunden dauert und der mit einem normalen Druck erfolgt, von allen Menschen als angenehm empfunden.

Achten Sie darauf, dass Ihr Händedruck weder zu lasch noch zu fest ist. Keiner möchte, dass seine Hand so stark gedrückt wird, dass er beinahe in die Knie geht. Auch ein Händedruck ohne Druck ist sehr unangenehm, denn der Begrüßte hat das Gefühl, einen Waschlappen gereicht zu bekommen.

Mein Tipp: Bitten Sie eine Kollegin, Ihren Händedruck zu beurteilen.

Vermeiden Sie zu viel Nähe beim Handschlag

Achten Sie beim Händeschütteln darauf, dass Sie einander nicht zu nahe kommen. Viele Menschen empfinden zu viel Nähe als unangenehm. Das ist jedoch schnell geschehen, wenn beide die Arme bei der Begrüßung einknicken. Da kann es schon mal passieren, dass die Nasenspitzen beinahe aneinanderstoßen.

Deshalb: Strecken Sie Ihren Arm zur Begrüßung aus und knicken Sie ihn nur minimal ein, damit er nicht aussieht wie ein Holzbrett. Damit wirken Sie immer noch locker, vermeiden aber zu engen Körperkontakt.

Verschwitzte Hände? Das sollten Sie beachten

Wenn Sie selbst schwitzige Hände haben, ist Ihnen das vor einer Begrüßung sicherlich unangenehm.

Die Folge: Die Hand wird nur ganz kurz und lasch in die Hand des Gegenübers gelegt. Damit hofft man, dass das Schwitzen nicht bemerkt wird.

Doch das Gegenteil ist der Fall: Die Situation wird doppelt unangenehm, weil die schwitzende Hand locker in der Hand des Gegenübers liegt. Und ein lascher Händedruck ist schon ohne Schwitzen unangenehm genug.

Mein Tipp: Akzeptieren Sie, dass Ihre Hände schwitzen. Das ist in diesem Augenblick dann einfach so. Wenn Sie die Gelegenheit haben, sich vorher noch kurz die Hände zu waschen oder abzutrocknen, dann tun Sie das.

Ansonsten gilt: Greifen Sie beherzt die Hand Ihres Gegenübers. Jeder hatte schon mal schwitzige Hände – davon geht die Welt nicht unter. Wischen Sie Ihre schwitzenden Hände aber nicht an Ihrer Kleidung ab – das ist unprofessionell und hinterlässt dort feuchte Flecken.

So begrüßen Sie Besucher richtig

Sie werden wahrscheinlich öfter Kunden und Geschäftspartner im Unternehmen begrüßen.

Damit Sie sich bei dieser Begegnung sicher fühlen und alles richtig machen, hier die wichtigsten Empfehlungen:

Gastgeber begrüßen ihre Gäste unabhängig von ihrem eigenen Rang

Beispiel:

Jessica empfängt/begrüßt häufiger die Kunden, teilweise VIPs, ihres Chefs. Sie überlegt jedes Mal, ob sie den wichtigen Manager mit Handschlag begrüßen darf oder nicht. Entsprechend unsicher tritt sie dem Kunden gegenüber auf, weil sie immer befürchtet, etwas falsch zu machen.

Jessica ist Gastgeberin. Deshalb reicht Sie dem Kunden zur Begrüßung als Erste die Hand. Sie muss nicht abwarten, für was sich der Besucher entscheidet.

Noch ein Beispiel:

Jessica nimmt mit ihrem Chef an einem Meeting mit einem wichtigen Kunden teil. Ihr Chef und der Kunde warten im Konferenzraum auf sie. Sie kommen herein. Wen begrüßt sie zuerst?

Wenn sie alles richtig machen möchte, begrüßt sie zuerst den Kunden und reicht ihm die Hand, denn sie ist Mitgastgeberin und es gilt die Regel:

  • Gastgeber begrüßen ihre Gäste. Danach grüßt sie ihren Chef und wartet ab, ob er ihr zur Begrüßung die Hand geben möchte oder er es bei einem freundlichen Gruß belassen möchte. Denn hier greift die Regel:
  • Der Ranghöhere gibt dem Rangniedrigeren die Hand.

In welcher Reihenfolge Sie eine Besuchergruppe richtig begrüßen

Wenn Sie eine Besuchergruppe empfangen, dann spielt die Hierarchie eine wichtige Rolle. So verhalten Sie sich in den unterschiedlichen Situationen richtig:

  • Die Besucher sind zwei Herren: Begrüßen Sie den Ranghöheren zuerst.  
  • Es befindet sich mindestens eine Frau unter den Besuchern: Auch hier entscheidet die Hierarchie darüber, wen Sie zuerst begrüßen. Die Frau wird nur dann zuerst begrüßt, wenn sie die Ranghöchste in der Gruppe ist.

So finden Sie heraus, wer der Ranghöchste ist

Angenommen Sie müssen drei Personen begrüßen und wissen, dass Herr Dr. Michels der Ranghöchste unter ihnen ist, dann müssen Sie ihn zuerst begrüßen. Das handhaben Sie ganz einfach, indem Sie sich vor die Gruppe stellen, „Guten Morgen“ sagen und fragend ergänzen: „Herr Dr. Michels?“ Er wird sich daraufhin zu erkennen geben.

Mein Tipp: Wenn die Gruppe groß – ab circa fünf Personen – und die Hierarchie unklar ist, geben Sie niemandem die Hand. Stellen Sie sich vor die Gruppe, sagen Sie „Herzlich willkommen“ und stellen Sie sich vor.

So verhalten Sie sich richtig, wenn Sie nur einen Besucher kennen und die anderen nicht

Ein Ihnen bekannter Geschäftspartner hat seinen Besuch angekündigt. Er bringt noch einige Mitarbeiter mit, deren Namen und Status Sie nicht kennen. Wie verhalten Sie sich richtig? Schließlich könnte einer der unbekannten Besucher dem bekannten Geschäftspartner übergeordnet sein. Generell gilt in einer solchen Situation: Begrüßen Sie zuerst die Person, die Sie kennen.

Wenn Sie den Geschäftspartner begrüßt haben, warten Sie ab, bis dieser Sie mit seinem Chef, seinen Mitarbeitern oder Kollegen bekannt macht. Sollte er keine Anstalten machen, das zu tun, dann müssen Sie die Initiative ergreifen und sich selbst vorstellen. Nennen Sie dabei Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre Funktion: „Ich bin Sabine Müller, die Sekretärin von Herrn Meier.“

Begrüßen Sie einfach nach der Reihenfolge, in der die Damen und Herren stehen – am einfachsten von links nach rechts.

Begrüßungs-Knigge – wie Sie sich korrekt selbst vorstellen

Es gibt viele verschiedene Varianten, was Sie bei der Begrüßung sagen können. Aber nur einige wenige sind überzeugend.

Mein Tipp: Nennen Sie immer Ihren vollständigen Namen, also Vor- und Nachnamen.

So sollten Sie sich nicht vorstellen: „Schlüter, guten Tag!“ Oder: „Guten Tag, ich bin Frau Schlüter.“

Die erste Variante, nur den Nachnamen zu nennen, ist überholt und wenig freundlich.

Die zweite Variante ist auch nicht empfehlenswert. Dass Sie eine Frau sind, darauf müssen Sie nicht hinweisen. Das sieht Ihr Gegenüber. Sagen Sie lieber Ihren Vornamen anstelle von „Frau“.

So sieht eine gelungene Begrüßung aus

„Guten Tag, Herr Becker, ich bin Maria Schlüter, die Assistentin von Herrn Kaiser, schön, dass Sie da sind.“ Verbunden mit einem angenehmen, kräftigen Händedruck, einem Lächeln und einem kurzen Blick in die Augen hinterlassen Sie so bei dem Geschäftspartner einen optimalen Eindruck.

Mit einer solchen Begrüßung mit Selbstvorstellung wirken Sie selbstbewusst, präsent und überzeugend. Verstecken Sie sich nicht hinter Floskeln wie zum Beispiel: „Mein Name ist ...“ oder „Ich heiße ...“. Mit „Ich bin“ wirken Sie souverän und selbstbewusst und zeigen Präsenz.

Auch wenn Ihnen die „Ich-bin-Form“ fremd ist, versuchen Sie trotzdem, sich so vorzustellen. Oft ist die neue Form nur während einer kurzen Übergangsphase ungewohnt. Und es bleibt nun einmal Fakt: Sie ist die empfehlenswerteste Art der Selbstvorstellung – dazu noch fast so etwas wie ein Geheimtipp. Nur relativ wenige Menschen haben bislang die Vorzüge dieser modernen Variante entdeckt.

So begrüßen Sie die Gäste Ihrer Kollegin richtig

Es gibt Situationen, in denen Sie noch weitere Informationen liefern sollten, wenn Sie sich vorstellen. Zum Beispiel, wenn Sie eine erkrankte Kollegin vertreten und einen Kunden oder Geschäftspartner empfangen, der mit Ihrem Chef verabredet ist.

Um dem Besucher, der natürlich darauf eingestellt ist, von Ihrer Kollegin empfangen zu werden, Verwirrung oder Zweifel zu ersparen, verbinden Sie Ihre Vorstellung direkt mit einer Erklärung wie: „Guten Morgen, Herr Schulte. Ich bin Susanne Mertens und vertrete heute Michaela Bode. Frau Bode ist plötzlich erkrankt. Deshalb ...“

Diese Formulierungen sind bei der Begrüßung tabu

Verzichten Sie unbedingt auf Formulierungen wie beispielsweise die Kurzform „Gestatten?“ oder „Meine Wenigkeit“. Weitere Tabu-Formulierungen, die in die Mottenkiste gehören, sind:

  • „Gestatten Sie, dass ich mich vorstelle? Schlüter mein Name.“
  • „Erlauben Sie mir, mich Ihnen bekannt zu machen? Ich heiße Grasser.“
  • „Ich darf mich vorstellen: Schultenkamp.“
  • „Ich bin Frau Schröder, guten Tag.“
  • „Ich heiße Frau Mertens.“
  • „Mein Name ist Kleinschmidt – Susanne Kleinschmidt.“

Titel werden nicht genannt

Wer beispielsweise einen Doktortitel hat, stellt sich nicht damit vor. Sie oder er würde nicht sagen: „Ich bin Dr. Bernd Huber.“ Das macht es für Sie leider schwierig, die Person, die Sie gerade kennen lernen, richtig anzureden.

„Angenehm“ ist veraltet

Die typischen Reaktionen beim Kennenlernen wie „Angenehm“ oder „Sehr erfreut“ wirken antiquiert und steif. Versuchen Sie es mal mit „Ich freue mich, Sie kennen zu lernen.“ Eine sympathische Erwiderung können Sie so formulieren: „Guten Tag, schön, dass wir uns persönlich kennen lernen. Ich bin Jessica Schlüter, die Sekretärin von Paul Goldmann.“

Wie Sie andere richtig miteinander bekannt machen

Wenn Sie im Beruf Personen miteinander bekannt machen, dann ist die Hierarchie wieder maßgeblich: Der Ranghöhere hat als Erster das Recht zu erfahren, mit wem er es zu tun hat. Ihm werden die unbekannten Personen zuerst vorgestellt. Merken Sie sich die Vorstellungsregel: Der Rangniedere wird zuerst dem Ranghöheren vorgestellt.

Merken Sie sich die Vorstellungsregel: Der Rangniedere wird zuerst dem Ranghöheren vorgestellt.

Wenn Sie beispielsweise mit einer neuen Kollegin einen Rundgang durch die Büros machen und auf dem Flur Ihren Chef treffen, dann sollten Sie Ihren Chef mit der unbekannten Person bekannt machen:

Beispiel:

„Guten Morgen, Herr Goldmann, ich möchte Sie gern mit Melanie Zimmer bekannt machen. Frau Zimmer kommt von der Zeitarbeitsfirma Profit und vertritt Frau Klein aus der Buchhaltung für die Zeit ihres Mutterschutzes. Ich unterstütze sie in den nächsten beiden Tagen noch ein wenig. Frau Zimmer, das ist Klaus Goldmann, der Geschäftsführer unseres Unternehmens.“

Genauso wie bei der Begrüßung spielen bei der Vorstellungsreihenfolge Alter und Geschlecht keine Rolle. Lediglich um innerhalb einer Hierarchie, also unter Gleichgestellten, zu sortieren, können Sie diese folgenden Kriterien berücksichtigen.

Beispiel: Von zwei gleichrangigen Abteilungsleitern ist einer kurz vor der Pensionierung, der andere ist Anfang 30. Hier würde der Jüngere dem so deutlich Älteren vorgestellt.

Mein Tipp: Wenn Sie Personen miteinander bekannt machen, achten Sie darauf, dass Sie das Wort „bekannt machen“ verwenden. Denn: Vorstellen ist einseitig. So stellen Sie beispielsweise einen Referenten einem Publikum vor. Oder: Sie werden bei einem Empfang dem Bundespräsidenten vorgestellt. Er erfährt, wer Sie sind. Aber man sagt Ihnen bei der Vorstellung nicht: „Das ist der Bundespräsident.“

Chef oder Kunde: Wer steht höher?

Ein Kunde besucht zum ersten Mal Ihr Unternehmen. Sie machen einen Rundgang und treffen im Besprechungsraum auf Ihren Chef. Wie verhalten Sie sich richtig, wenn Ihr Chef und der Kunde aufeinandertreffen? Wer ist dann der Ranghöhere: der Kunde oder der Chef? Im Sinne des Satzes „Der Kunde ist König“ sollte sein „Thron“ dadurch gefestigt werden, dass ihm der Chef vorgestellt wird. Generell gilt die Regel: Dem Kunden werden die internen Mitarbeiter vorgestellt. 

Sie können die „Vorstellung“ ganz charmant und mit viel Fingerspitzengefühl so formulieren: „Wie schön, Herr Meier, dass ich Sie heute mit meinem Chef/unserem Geschäftsführer, Paul Goldmann, bekannt machen kann. Herr Goldmann, das ist Lars Meier von der Firma Deltatron. Herr Meier ist extra aus Hamburg angereist …“ Oder: „Herr Meier, kennen Sie schon meinen Chef/unseren Geschäftsführer, Paul Goldmann?“

Beispiel:

Sie nehmen an einem Treffen mit Ihrem Chef, dessen Abteilungsleiter mit seiner Assistentin und einem Kunden teil. Dann machen Sie streng nach der Hierarchie bekannt: Zuerst stellen Sie dem Kunden den Chef vor, dann den Vertriebsleiter und zuletzt die Assistentin des Vertriebsleiters. Damit beherzigen Sie die Regel:

Dem Ranghöchstem wird zuerst der Zweitranghöchste, dann der Drittranghöchste etc. vorgestellt.

Das würde sich dann so anhören:

„Herr Geschäftspartner, das ist Paul Goldmann, Bereichsleiter Technik, das ist Sven Huber, Abteilungsleiter Technik, mit seiner Assistentin Jessica Lange. Und von der Firma Deltatron Gert Geschäftspartner (mit Handbewegung zur vorgestellten Person).“

Welche Titel sollten Sie nicht vergessen?

Diese Frage kann nicht umfassend mit einer einfachen Umgangsformenregel beantwortet werden, wenn unter dem etwas „schwammigen“ Oberbegriff „Titel“ auch Amts-, Berufs- und Funktionsbezeichnungen verstanden werden. Letztendlich hängt es davon ab, was der Titelträger selbst möchte. Wenn Sie Ihren Chef mit anderen Personen bekannt machen, sollten Sie wissen, ob ihm beispielsweise sein Doktortitel wichtig ist. Fragen Sie ihn, wie er bekannt gemacht werden möchte. Dann entstehen an dieser Stelle nie wieder Unsicherheiten. Stellen Sie Ihnen nicht so gut bekannte Personen vor und Sie wissen, diese tragen einen Titel, dann nennen Sie ihn.

Begrüßungs-Knigge: Wie verläuft das Bekanntmachen, wenn Sie Ihren Chef mit Begleitung treffen?

Welchen Rang hat Ihre Begleitung bei einem beruflichen Treffen? Es geht beispielsweise um ein Geschäftsessen mit Partnern. Ihr Lebenspartner begleitet Sie und Sie treffen Ihren Chef mit seiner Ehefrau, die Sie noch nicht kennen. Wer stellt dann wen wem zuerst vor? Wer ist der Ranghöhere? Grundsätzlich gilt: Die Begleitung hat den gleichen Rang wie die Person, die begleitet wird.

Das bedeutet, Ihr Begleiter hat den gleichen Rang wie Sie und ist Ihrem Chef untergeordnet. Die Frau Ihres Chefs hingegen ist Ihnen beiden übergeordnet. Da Sie die Ehefrau Ihres Chefs nicht kennen, stellen Sie Ihrem Chef Ihren Begleiter vor und dann Ihrem Partner Ihren Chef. Dann stellt Ihr Chef Sie seiner Frau vor.

Und so läuft das Bekanntmachen in der Praxis korrekt ab

„Ach, Herr Wichtig, schön, dass wir uns treffen. Ich würde Sie gern mit meinem Partner bekannt machen. Das ist Jens Schönberg. Jens, das ist mein Chef, Bernd Wichtig.“ Die beiden geben sich die Hand. Jetzt ist Ihr Chef gefragt: „Schatz, das ist Sabine Gerster, meine Sekretärin. Aber den Namen hast du ja schon oft gehört. Frau Gerster, das ist meine Frau Renate Wichtig.“ Die beiden Damen geben sich die Hand. Anschließend reichen die Frau Ihres Chefs und Ihr Partner sich die Hand, ohne gesondert miteinander bekannt gemacht zu werden. Sie nennen beide ihre Namen.

Das Bekanntmachen in einer Gruppe: So machen Sie es richtig

Sie sitzen mit Ihren Kollegen in der Mittagspause zusammen und die neue Kollegin, die noch nicht alle am Tisch kennen, kommt hinzu. Begrüßen Sie sie und machen Sie sie dann mit den anderen Kollegen bekannt. „Liebe Kollegen, das ist Jennifer, die neue Assistentin von Herrn Dr. Huber. Jennifer, das ist Kai aus der Buchhaltung, Ulf aus dem Vertrieb und Karin aus dem Marketing.“ Wenn sich innerhalb der Gruppe beispielsweise ein Abteilungsleiter oder jemand anderes Höhergestelltes befindet, dann sollten Sie die neue Kollegin zuerst mit ihm bekannt machen. Vergessen Sie nicht, alle Titel und akademischen Grade zu nennen. Nur so hat die neue Kollegin eine Chance, alle Personen richtig anzureden.

Und wenn es doch einmal „danebengeht“?

Ertappen Sie sich einmal dabei, dass Sie aus Versehen, Nervosität oder als Ergebnis eines Überraschungseffekts – besonders Letzteres ist manchmal eine „ergiebige Fehlerquelle“ – doch einmal die Reihenfolge verwechselt haben, dann sollten Sie daraus kein großes Drama machen.

Bauschen Sie die Situation nicht durch übertriebene Entschuldigungen unnötig auf, sondern lassen Sie besser Ihren „Vertauscher“ unerwähnt und gehen souverän zum weiteren Gespräch über. Wichtig ist nur, dass Sie die Menschen miteinander bekannt machen. Schweigen ist viel schlimmer, als die falsche Reihenfolge gewählt zu haben.

Die wichtigen Regeln für korrektes Begrüßen, Bekanntmachen und Vorstellen für Sie auf einen Blick

Merken Sie sich für die höfliche und korrekte Begrüßung folgende Regeln:

  • Der Rangniedere grüßt den Ranghöheren.
  • Ankommende grüßen Anwesende.
  • Kunden und Geschäftspartner grüßt man immer zuerst.
  • Der Ranghöhere gibt dem Rangniederen die Hand.
  • Eine ausgestreckte Hand sollten Sie immer annehmen.
  • Ein Gruß wird immer erwidert, ob man sich kennt oder nicht.
  • Gastgeber begrüßen ihre Gäste, unabhängig von ihrem eigenen Rang.
  • In einer Gruppe grüßt man zuerst die Person, die man kennt.

Sie machen andere perfekt miteinander bekannt, wenn Sie diese Regeln beherzigen:

  • Der Rangniedere wird dem Ranghöheren zuerst vorgestellt.
  • Dem Kunden werden die internen Mitarbeiter vorgestellt.
  • Dem Ranghöchsten wird zuerst der Zweitranghöchste, dann der Drittranghöchste etc. vorgestellt.
  • Die Begleitung hat den gleichen Rang, wie die Person, die begleitet wird.
  • Der Einzelne oder Ankommende wird der Gruppe beziehungsweise den Anwesenden vorgestellt.


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