zwischenbescheid an Bewerber formulieren, Zwischenbescheid Bewerbung eingetroffen und in Arbeit
Bekommen Bewerber einen Zwischenbescheid zu ihrer Bewerbung, sind diese immer auf dem Laufenden © GaudiLab - Shutterstock

Zwischenbescheid bei Bewerbung: Muster-Formulierungen für das Bewerbungsverfahren

Je größer das Unternehmen und je beliebter die ausgeschriebenen Stellen sind, desto mehr Bewerbungen treffen im Sekretariat oder in der Personalabteilung ein. Der Bewerbungsprozess macht viel Mühe – für beide Seiten. Daher ist es auch im Hinblick auf das unternehmerische Image wichtig, den Bewerber auf dem Laufenden zu halten und regelmäßig einen Zwischenbescheid zu versenden.

Mit unseren Muster-Vorlagen begleiten wir Sie durch das Bewerbungsverfahren und geben Ihnen beispielhafte Formulierungen von der Eingangsbestätigung bis zur Einladung für das Vorstellungsgespräch an die Hand.

Warum sind Zwischenbescheide im Bewerbungsverfahren so wichtig?

Ein Zwischenbescheid ist ein Ausdruck des Respekts gegenüber einem Bewerber. Der Kandidat zeigt Interesse an der Stelle, hat sich die Mühe gemacht, sich über Ihr Unternehmen zu informieren und Bewerbungsunterlagen zu erstellen. Wenn das Unternehmen diese Unterlagen kommentarlos entgegennimmt, dann ist dies nicht nur unfair gegenüber dem Interessenten, sondern bringt auch dem Unternehmen selbst Nachteile.

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtiger denn je, eine Arbeitgebermarke und ein positives Image aufzubauen. Tauchen nun aber in Foren oder sozialen Netzwerken negative Berichte über Sie als Arbeitgeber auf, kann dies neue Bewerber verschrecken. Ihr Image kann durch Ihr Schweigen und das Versäumnis, Zwischenbescheide zu versenden, durchaus Schaden nehmen.

 

Beispiel für einen negativen Kommentar in einem Forum:

„Ich habe mich schon vor Wochen bei dem Arbeitgeber XY beworben und bislang keine Rückmeldung erhalten. Es kam nicht einmal eine Eingangsbestätigung, ob meine Unterlagen angekommen sind. Ich habe mich jetzt auf eine andere Stelle in einer anderen Firma beworben und stecke bereits mitten im Auswahlverfahren.“


Bewerber bringen häufig sehr viel Geduld auf, bis sie eine Rückmeldung erhalten. Wenn sie aber über Wochen keine Rückmeldung erhalten, rechnen sie nicht mehr mit einer positiven Entscheidung.

Sie als Arbeitgeber verlieren einen potenziell geeigneten Kandidaten oder müssen im schlimmsten Fall den Auswahlprozess von vorne beginnen, weil kein Bewerber mehr die nötige Geduld aufbringen konnte, auf eine Einladung zum Gespräch zu warten.

Mit einem Zwischenbescheid sparen Sie viel Zeit im Bewerbungsprozess

Auf den ersten Blick schrecken Personaler sowie Sekretärinnen und Assistenten vielleicht davor zurück, jedem der 100 Bewerber zu schreiben und sie auf dem Laufenden zu halten. Diese Mühe zahlt sich am Ende aber doppelt wieder aus, denn Sie ersparen sich telefonische und schriftliche Nachfragen.

Die Eingangsbestätigung brauchen Sie nur einmal als Muster zu erstellen und können diese Vorlage dann an alle Empfänger versenden. Wenn 100 Kandidaten persönlich bei Ihnen nachfragen, ob ihre Bewerbung angekommen ist, dann kostet dies ein Vielfaches an Zeit.

Stellen Sie mit einem Zwischenbescheid eine persönliche Beziehung zum Bewerber her

Eine Bewerbung ist im ersten Schritt ein anonymer Brief, der an eine „Personalabteilung“ adressiert ist. Wenn dann eine Antwort von Agnes Schmidt, Leiterin der Personalabteilung zurückkommt, stellen Sie damit gleich einen persönlichen Kontakt zum Kandidaten her. Außerdem hat dieser dann gleich einen Ansprechpartner, wenn er weitere Rückfragen zu seiner Bewerbung hat.

Wann muss ein Zwischenbescheid versendet werden?

Während in kleinen Firmen die Entscheidungswege kürzer sind und vielleicht schon innerhalb weniger Tage Entscheidungen getroffen werden können, dauert der Auswahlprozess in großen Unternehmen entsprechend länger.

Meist vergehen Wochen oder gar Monate bis die Bewerbungsfrist abgelaufen ist – dafür sollten Sie in jedem Fall um Verständnis bitten. Auch im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses macht es Sinn, dem Bewerber oder der Bewerberin regelmäßig einen Zwischenbescheid zu versenden.

Tipps und Empfehlungen für die Betreffzeile bei einem Zwischenbescheid

Auch im Privaten erreichen viele Bewerber heute eine Vielzahl an E-Mails. Damit Ihre Antwort gleich richtig zugeordnet werden kann, antworten Sie auf die E-Mail und stellen Sie dem ursprünglichen Betreff ein „Zwischenbescheid“ voran. Das erhöht die Eindeutigkeit Ihrer Nachricht und sorgt dafür, dass sie auch gelesen wird.

Diese Formulierungen sind überholt ...

So formulieren Sie zeitgemäß und flott ...

Wir bestätigen den Eingang Ihrer Bewerbung.

Negativ: Das klingt so, als ob die Bewerbung zur Tür hereingekommen wäre.

Wir haben Ihre Bewerbung erhalten – vielen Dank.

Positiv: Das klingt solide und freundlich.

Ihre Bewerbung ist bei uns eingegangen.

Negativ: Das klingt nach einer Blume, die den Büroalltag nicht überlebt hat. 

Danke, dass Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen zugeschickt haben.

Positiv: Direkt, freundlich, klassisch.

Wir bedanken uns dafür, dass Sie mit Ihrer Bewerbung an unserem Unternehmen gezeigte Interesse.

Negativ: Niemand hat Interesse an Ihrem Unternehmen – niemand möchte es kaufen.

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Ausbildung bei uns.

Positiv: Sagen Sie konkret, worum es geht, dann müssen Sie nicht von „Interesse“ sprechen. 

Wir kommen zu gegebener Zeit auf Sie zu. 

Negativ: Niemand kommt auf jemanden zu. Vielleicht hätte man das vor 100 Jahren geschrieben, denn „zu gegebener Zeit“ ist keine zeitgemäße Formulierung.

Bitte geben Sie uns noch etwas Zeit.

Positiv: Aus diesem Betreff geht das Wichtigste hervor.

Viele Unternehmen bieten Interessenten heute die Möglichkeit, sich online über die Firmen-Homepage oder eine angegebene E-Mail-Adresse zu bewerben. Der Zwischenbescheid darf nicht so klingen, als hätte ihn ein Computer im Alleingang erstellt. Selbst für programmierte Standardantworten sollten Sie sorgsam formulierte Texte mit konkreten Informationen und einer persönlichen Note wählen.

Der große Vorteil eines Zwischenbescheides ist es, dass Sie ihn nur einmal formulieren müssen. Haben Sie einmal einen Musterbrief bzw. -E-Mail erstellt, können Sie dieses für alle Kandidaten verwenden. Nutzen Sie für Daten wie den Tag des Eingangs Platzhalter.

Eingangsbestätigung an die Bewerber versenden

Die Eingangsbestätigung sollten Sie unmittelbar nach dem Eingang der E-Mail oder des Briefes mit den Bewerbungsunterlagen verschicken. Idealerweise erhält der Kandidat innerhalb eines Tages eine Rückmeldung. Längere Wartezeiten wirken so, als seien Sie nicht gut organisiert.

Muster-Formulierungen für eine Eingangsbestätigung

„Herzlichen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle als IT-Berater in unserem Unternehmen, die am 12. März 2019 bei uns eingegangen ist. Wir werden uns Zeit nehmen, Ihre Bewerbungsunterlagen sorgfältig anzusehen. Für die Bearbeitung werden wir voraussichtlich 6 Wochen brauchen und melden uns umgehend bei Ihnen, wenn eine engere Auswahl aus allen Bewerbern getroffen werden konnte.“


Achten Sie bei der Formulierung der Texte darauf, dass sie möglichst konkret sind und viele Informationen enthalten. Unser Musterbrief beantwortet alle offenen Fragen des Bewerbers und gibt ihm einen Ausblick, wann er mit einer Entscheidung rechnen kann. Je konkreter die Eingangsbestätigung formuliert ist, desto weniger Nachfragen müssen Sie im Verlauf des Bewerbungsprozesses beantworten.

Verzögerung der Auswahl rechtzeitig kommunizieren

Manchmal kommen mehr Bewerbungen an, als geplant. In diesem Fall verzögert sich die Auswahl und der Kandidat hat einen Anspruch darauf, über diese Verzögerung in Kenntnis gesetzt zu werden. Lassen Sie Ihre Bewerber nicht im Unklaren darüber, ob sie noch im Rennen sind. Viele Kandidaten setzen große Hoffnungen in eine Bewerbung und es ist ein Gebot der Fairness, damit respektvoll umzugehen.

Muster-Formulierungen für einen Zwischenbescheid bei einer Verzögerung der Auswahl

„Erfreulicherweise haben uns zahlreiche Bewerbungen auf die ausgeschriebene Stelle erreicht. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir uns für jeden Kandidaten Zeit für eine ausführliche Prüfung aller Unterlagen nehmen möchten. Wir werden uns in ca. 2 Wochen mit einer Entscheidung bei Ihnen melden.“


Wenn sich die Auswahl verzögert, dann nennen Sie unbedingt auch einen Grund dafür. Andernfalls könnte der Eindruck entstehen, Sie arbeiten zu langsam oder die Urlaubsplanung in der Personalabteilung wurde ungeschickt gelöst. Mit der Begründung, es seien zahlreiche Bewerbungen eingegangen, erhöhen Sie gleichzeitig den Wert der Stelle und zeigen: Wir sind als Arbeitgeber auf dem Markt begehrt.

Andere Abteilung hat ein Interesse an dem Kandidaten

Sie haben sich gegen den Bewerber entschieden aber festgestellt, dass sein Profil perfekt in eine andere Abteilung des Unternehmens passt? Dann gebietet es die Etikette, den Bewerber zunächst zu fragen, ob seine Bewerbung weitergegeben werden darf. Vielleicht hat er ja gar kein Interesse daran, eine andere Position einzunehmen.

So organisieren Sie Ihre Zwischenbescheide im Outlook

Planen Sie täglich eine halbe Stunde für die Bewerberkorrespondenz ein und verschicken Sie Zwischenbescheide immer zeitnah. In den ersten Tagen der Ausschreibung wird das mehr Zeit in Anspruch nehmen als eine Woche später.

Um Zeit zu sparen, legen Sie sich einen oder mehrere passende Schnellbausteine in Outlook an. Ist dies einmal geschafft, geht es für alle anderen Mustervorlagen sehr schnell und einfach. Das Versenden von Zwischenbescheiden nach einer Bewerbung dauert dann nur wenige Sekunden.

So funktioniert das Anlegen von Schnellbausteinen im Outlook

Geben Sie den Text, den Sie ausgesucht haben, in eine neue E-Mail ein. Markieren Sie den Text und klicken Sie auf „Einfügen Schnellbausteine“. Ganz unten öffnet sich jetzt ein Fenster. Klicken Sie auf „Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern“. Jetzt vergeben Sie nur noch einen passenden Namen, damit Sie den Textbaustein immer schnell wiederfinden.

Schnellbausteine im Handumdrehen

Sie können den Schnellbaustein im Nu einfügen, wenn Sie seinen Namen eingeben und dann F3 drücken – schon ist der gewünschte Text eingefügt. Wenn Sie sehr viele Schnellbausteine angelegt haben, wissen Sie die Namen sicher nicht auswendig. Wählen Sie dann „Einfügen Schnellbausteine“ und anschließend aus der sich öffnenden Liste den passenden Baustein aus.


Teilen Sie dem Bewerber immer so schnell wie möglich eine Entscheidung mit

Jede Personalabteilung geht bei der Sichtung der Bewerbungsunterlagen anders vor. In der Regel werden aber zuerst die Kandidaten aussortiert, die nicht infrage kommen. Diesen Kandidaten sollten Sie in jedem Falle so schnell wie möglich eine Absage erteilen und nach Möglichkeit auch den Grund für Ihre Entscheidung nennen. Auch dafür können Sie in Ihrem E-Mail-Programm Mustervorlagen erstellen.

 Mustervorlagen auch für das E-Mail-Programm

  • Der Kandidat hat nicht die nötige Eignung
  • Ein anderer Kandidat passt besser in das Team
  • Die Bewerbungsunterlagen sind zu spät angekommen
  • Der Kandidat ist überqualifiziert
  • Die angegebenen Gehaltsvorstellungen passen nicht
  • Die Berufserfahrung des Kandidaten ist unzureichend
  • Die Bewerbungsunterlagen sind nicht vollständig


Wichtig ist, dass die Absage mit den Gesetzen des Arbeitsgesetzes im Einklang ist. Sie dürfen in Ihrem Bescheid niemals schreiben, dass Sie für die Stelle einen Mann bevorzugen oder ein jüngerer Kandidat besser ins Team passt.

Ehrlichkeit beim Absageschreiben

Beim Versenden der Absage dürfen Sie ehrlich sein. Wenn ein Bewerber beispielsweise viele Rechtschreibfehler in seinem Anschreiben hatte, dann hilft ihm ein Hinweis darauf bei der nächsten Bewerbung weiter.


Muster-Briefe für Zwischenbescheide

Textbeispiel 1: Zwischenbescheid nach Bewerbung über Internetseite

Betreff: Zwischenbescheid – Ihre Bewerbung vom 15. Mai 2019

Guten Tag, sehr geehrte Frau Fischer,

danke schön, dass Sie unser Online-Bewerbungsportal genutzt und sich bei uns beworben haben. Wir versuchen, Sie nicht unnötig lange warten zu lassen, bevor wir uns wieder bei Ihnen melden. Geben Sie uns aber bitte etwas Zeit, uns Ihre Unterlagen anzuschauen.

Freundliche Grüße aus Berlin

EGO Systemhaus GmbH

Ihre Personalabteilung


Textbeispiel 2: Zwischenbescheid Bewerbung auf Ausschreibung

Betreff: Zwischenbescheid – Bewerbung als Sachbearbeiter Buchhaltung

Guten Tag, sehr geehrter Herr Spahl,

Ihre Unterlagen haben wir erhalten. Vielen Dank. Uns ist bewusst, dass Sie möglichst schnell wissen möchten, welchen Eindruck Ihre Bewerbung macht. Dennoch müssen wir Sie um etwas Geduld bi en. Wie lange, können wir nicht genau absehen.

Sobald wir alle Bewerbungen geprüft haben, sind wir einen Schritt weiter und melden uns bei Ihnen.

Völker & Berger Ingenieurbüro GmbH

i. A. Frederike Manz

Assistenz Personalabteilung


Textbeispiel 3: Zwischenbescheid auf Initiativbewerbung

Betreff: Danke für Ihre Bewerbung als …

Sehr geehrter Herr Müller,

wir schätzen Initiative und Engagement. Deshalb werden wir uns Ihre Bewerbung ganz genau ansehen und prüfen, ob wir die passende Stelle zufällig für Sie freihaben. Unsere Recherche im Unternehmen dauert etwas, denn Ihre Bewerbungsunterlagen erhalten bei uns die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Wir sind zuversichtlich, dass Sie uns die dafür erforderliche Zeit geben.

Bis bald und freundliche Grüße

Starkmann Telenet GmbH

i. A. Karin Berndt

Assistenz Personal


Fazit: Zwischenbescheid bei Bewerbung ist wichtig

Zwischenbescheide während des Bewerbungsverfahrens zu versenden, ist ein wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation. Sie stärken damit Ihre Arbeitgebermarke, halten geeignete Bewerber am Ball und ersparen sich zudem telefonische oder schriftliche Nachfragen. Schlussendlich liegt es in Ihrem Interesse, von Anfang an einen guten Kontakt zu Ihren potenziellen Mitarbeitern aufzubauen. Genau dafür ist es unverzichtbar, Ihre Bewerber regelmäßig über den aktuellen Sachstand zu informieren und Zwischenbescheide zu versenden. 

Weitere Artikel zu diesem Thema:
Urlaubsantrag, Urlaub beantragen, Urlaubsplanung
Urlaubsantrag: Alles was Sie über ihn wissen müssen

Jedes Jahr aufs Neue, wenn das letzte Quartal beginnt, beginnen auch die ersten Urlaubsplanungen im Büro. Dabei sind viele unterschiedliche Fragen relevant. Denn…

guter Chef, Good boss, schlechter Chef, bad boss, Schlechte Führungskraft
Good boss – bad boss: Die 5 besten und die 5 schlimmsten Eigenschaften von Führungskräften

Niemand ist näher dran am deutschen Top-Management als Sekretärinnen und Sekretäre in den Vorzimmern: Sie erleben die Führungskräfte oftmals von einer ganz anderen…

Arbeitsbescheinigung ausfüllen, Tipps zum Ausfüllen von Arbeitsbescheinigungen
Arbeitsbescheinigung richtig ausfüllen – darauf sollten Sie achten

Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular der Bundesagentur für Arbeit, das notwendig ist, um Arbeitslosengeld zu beantragen. Dieses Formular muss der Arbeitgeber…

Sekretärin, Assistentin, Unterschied erklärt
Was unterscheidet Sekretärinnen von Assistenzkräften?

Die Berufsbezeichnung „Sekretärin" ist etwas aus der Mode gekommen. Das liegt unter anderem daran, dass damit bis heute verschiedene Klischees verbunden werden.…

Fachliche Führung, Disziplinarische Führung, Führungsstile
Disziplinarische Führung und fachliche Führung von Mitarbeitern: Merkmale, Aufgaben und Unterschiede

Die disziplinarische Führung dient dazu, die Mitarbeiter mithilfe der Weisungsbefugnis zu ihrer besten Leistung zu motivieren und ihnen persönliches Feedback zu…

Bewerbung, Stellenausschreibung, Bewerber
Bewerbung: So finden Sie leichter den passenden Mitarbeiter für das Unternehmen

Der gesamte Prozess der Bewerberauswahl ist vielschichtig und gleichzeitig sehr wichtig. Schließlich wollen Sie den richtigen Kandidaten für Ihren Arbeitgeber…

DSGVO, Datenschutzbeauftrage, Datenschutzbeauftragter, Datenschutz im Unternehmen, Datenschutz im Sekretariat
Was machen Datenschutz-beauftragte?

Persönliche Daten und der Datenschutz spielen heutzutage eine immer wichtigere Rolle im betrieblichen und gesellschaftlichen Kontext. Wir produzieren ständig…

Arbeitsrecht im Sekretariat, Welche Rechte haben Mitarbeiter, die das Sekretariat kennen muss
Arbeitsrecht im Sekretariat

Das Arbeitsrecht ist im Sekretariat allgegenwärtig. Welche Punkte für Sekretärinnen wichtig sind und was sie zu tun haben, zeigt das Team von workingoffice.