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Kennen Sie die genauen Bedeutungen, welche in einem Arbeitszeugnis formuliert wurden? © Antonio Guillem - Shutterstock

Zeugnis der Sekretärin: Die Wahrheit liegt zwischen den Zeilen

Egal ob Arbeitsplatz-, Abteilungs-, oder Vorgesetztenwechsel – die Gründe für das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses sind vielfältig. Wie gut die schriftliche Bewertung ausfällt, kann dabei auch Auswirkungen auf das nächste Arbeitsverhältnis haben. Denn: In einer Leistungsbeurteilung verstecken sich Botschaften, die Personalverantwortliche bei einem Bewerbungsverfahren ganz genau unter die Lupe nehmen. Es ist daher sinnvoll, über die kleinen, entscheidenden Nuancen Bescheid zu wissen. Egal, ob Sie nun selbst das Zeugnis für eine Sekretärin oder einen Sekretär vorbereiten oder Ihre eigene Leistungsbeurteilung in den Händen halten. Dieser Leitfaden verrät Ihnen, welche Inhalte nicht fehlen dürfen und wie Sie die Zeugnissprache entschlüsseln.

Arbeits- oder Zwischenzeugnis: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Arbeitgeber stellen Arbeitszeugnisse immer dann aus, wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt. Ein authentisches und im besten Falle positives Feedbackschreiben ist für Bewerber, die auf der Suche nach einer neuen Stelle sind, unverzichtbar.

Ein zu negativ formuliertes Bewertungsschreiben kann die Chancen auf dem Arbeitsmarkt verschlechtern.

Zwischenzeugnis vs. Arbeitszeugnis

Das einzige, was ein Zwischenzeugnis von einem Arbeitszeugnis unterscheidet, ist der Zeitpunkt der Ausstellung. Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis wird ein Zwischenzeugnis nämlich noch während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses geschrieben. Der größte Vorteil: Hat eine Geschäftsführung zuvor ein sehr positives Zwischenzeugnis abgesegnet, darf das endgültige Arbeitszeugnis von dieser Bewertung nicht stark abweichen.

Allerdings sollte man sich überlegen, ob es wirklich sinnvoll ist, nach einer zwischenzeitlichen Bewertung zu fragen. Oft hat dies den Beigeschmack, dass eine Assistenzkraft mit ihrem Arbeitsplatz nicht zufrieden ist und deshalb eine berufliche Veränderung anstrebt. Wenn Ihrem Arbeitgeber also noch nicht bekannt ist, dass Sie sich auf eine andere Stelle bewerben möchten, sollten Sie vielleicht lieber auf ein Zwischenzeugnis verzichten.

Wann kann man nach einem Zwischenzeugnis fragen?

Kommt es jedoch zu entscheidenden Veränderungen im Unternehmen, ist es sinnvoll, ein Zwischenzeugnis zu erbeten. Folgenden Situationen bieten eine gute Gelegenheit, um eine Zwischenbilanz zu bitten:

Zeitpunkte zum Ausstellen eines Zeugnisses 

  • Vorgesetztenwechsel
  • Abteilungswechsel
  • Beförderung
  • Elternzeit


Generell gilt also: Strebt man eine Veränderung im selben Betrieb an, ist das Anfragen eines Zwischenzeugnisses sinnvoll. Damit lässt sich die vergangene Arbeitsleistung quittieren. Möchte eine Office-Fachkraft die Beurteilung aber als Referenz für ein laufendes Bewerbungsverfahren nutzen, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis haben Arbeitnehmer übrigens nicht.

Von Aufgaben, Leistungen und Freundschaften: Inhalt eines Arbeitszeugnisses

Was in einem Zeugnis für eine Sekretärin auf jeden Fall vorkommen muss und was eher fehl am Platz ist, ist strikt geregelt. Eine objektive Bewertung ist dabei das A und O. Dazu zählen aber nicht nur berufliche Erfolge. Auch zwischenmenschliches Verhalten – nicht nur gegenüber Kollegen – sollte in einem Bewertungsschreiben Erwähnung finden.

Die folgenden sieben Bestandteile dürfen in keinem Arbeitszeugnis fehlen.

1. Aufgabenbeschreibung

Damit zukünftige Arbeitgeber genau wissen, wo die Stärken einer Sekretärin oder eines Sekretärs liegen, sollten alle ausgeführten Aufgaben detailliert aufgelistet sein. Verallgemeinerungen sind in der Aufgabenbeschreibung unbedingt zu vermeiden. Das „Bearbeiten administrativer Vorgänge“ ist nicht ausführlich genug.

Geht es um Ihr eigenes Zeugnis, ist es sinnvoll, Eigeninitiative zu zeigen: Händigen Sie Ihrem Vorgesetzten eine Liste mit Detailangaben aus. Dazu könnten beispielsweise die folgenden Punkte zählen:

Gut zu wissen: Personaler gehen davon aus, dass diese Auflistung immer hierarchisch ist. Sprich, die wichtigsten Aufgaben stehen ganz oben, eine seltene ausgeführte Tätigkeit eher weiter unten. Neben den Daueraufgaben dürfen hier ruhig auch Sonderaufgaben aufgelistet werden.

2. Leistungsbeurteilung

An dieser Stelle drückt der Arbeitgeber aus, wie zufrieden er mit der gesamten Leistung der Office-Fachkraft ist. Neben der Arbeitsbereitschaft lassen sich hier auch die Auffassungsgabe und der Arbeitserfolg einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters thematisieren. Hier steht also das erste Mal eine Wertung.

Dabei ist es gängige Praxis, sehr gute Leistungen immer überspitzt darzustellen. Anstelle von: „mit den Leistungen waren wir zufrieden“, schreibt die Geschäftsführung: „Mit den erbrachten Leistungen waren wir in jeder Hinsicht stets außerordentlich zufrieden.“ Was auf den ersten Blick also wie ein Lob aussieht, kann sich bei genauerem Hinsehen als versteckte Kritik entpuppen.

3. Verantwortungsübernahme

Bei einem Bewerbungsgespräch wollen Unternehmen natürlich auch wissen, wie viel Verantwortung ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin übernehmen kann. Da sich die Personalverantwortlichen nicht nur auf die eigene Aussage eines Arbeitnehmers verlassen wollen, lesen sie auch hierzu im Arbeitszeugnis nach. Hier kann zum Beispiel stehen, inwieweit eine Sekretärin die Vorgesetzten entlastet hat. Auch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit lassen sich an diesem Punkt anführen.

4. Kollegen und soziales Verhalten

Harmonisches und fruchtbares Teamwork ist für den Erfolg eines Unternehmens mindestens genauso wichtig, wie das Wissen eines jeden einzelnen. Deshalb widmet sich dieser Teil des Arbeitszeugnisses dem Verhalten eines Mitarbeiters gegenüber anderen Kollegen.

Dabei sollte man darauf achten, dass sowohl Vorgesetzte als auch Gleichgestellte genannt sind. Fehlt eine dieser Gruppen, kann man das möglicherweise negativ auffassen. Personaler könnten daraus schließen, dass man zur nicht genannten Gruppe nicht sehr freundlich war.

5. Weiterbildung

Fachkräfte, die sich nach einer abgeschlossenen Ausbildung weiterbilden, sind ein Gewinn für jedes Unternehmen. Aus diesem Grund sollten innerbetriebliche und externe Fachkurse an dieser Stelle lobend erwähnt werden. Dabei gilt es, neben dem Wissenserwerb auch die Umsetzung in der Praxis zu nennen. Ansonsten könnte man daraus lesen: Eine Sekretärin oder ein Sekretär bildet sich zwar theoretisch fort, ist aber nicht bemüht, dass Fachwissen in der Praxis anzuwenden.

6. Kündigungsgrund

Interessant finden Unternehmen natürlich auch, den Kündigungsgrund eines Bewerbers zu erfahren. Die Phrase „auf eigenen Wunsch“, lässt darauf schließen, dass eine Sekretärin die Kündigung eingereicht hat. Der genaue Grund muss an dieser Stelle nicht stehen, kann aber oft überzeugend wirken.

So kann man beispielsweise aufklären, dass die Kündigung auf eigenen Wunsch nur wegen eines Umzugs oder familiärer Veränderungen ausgesprochen wurde. Ging die Kündigung allerdings von der Geschäftsführung aus, findet man oft die umschreibende Floskel „im gegenseitigen Einverständnis“. Für zukünftige Personalverantwortliche könnte dies einen negativen Beigeschmack haben.

7. Grußformel am Schluss

Die abschließende Grußformel ist für die Angestellten viel wichtiger, als man auf den ersten Blick meinen würde. Sie lässt Arbeitgebern Platz, das Bedauern über die Kündigung auszudrücken. Außerdem können Chefs an dieser Stelle Zukunftswünsche an die Sekretärin oder den Sekretär mitgeben. Zuletzt bedanken sich Vorgesetzte für eine erfolgreiche Zusammenarbeit – insofern diese denn stattgefunden hat. Das Interessante ist, dass die Grußformel der einzige Bestandteil eines Arbeitszeugnisses ist, der nicht verpflichtend ist.

Eine Führungskraft kann sich also auch dazu entscheiden, die Grußformel ganz wegzulassen. Dies gilt unter den Personalern als eindeutiges Alarmsignal. Denn hier hat ein Arbeitgeber den größten Spielraum, um seine Unzufriedenheit auszudrücken. Entdecken Sie, dass die abschließende Grußformel in Ihrem Zeugnis fehlt, können Sie das Gespräch mit Ihrem Chef suchen. Es ist möglich, dass ihm die Wichtigkeit dieses Absatzes gar nicht bewusst war. In diesem Fall sollten Sie ihn bitten, die abschließenden Worte noch zu schreiben.

Häufig achten Personalverantwortliche auch darauf, dass sich die guten Wünsche für die Zukunft nicht nur auf das Berufliche beziehen. Die Grußformel:„Wir bedauern das Ausscheiden von Frau X sehr. Sowohl beruflich als auch privat wünschen wir ihr alles Gute für die Zukunft“ zeugt von aufrichtigem Bedauern und ebenso ernst gemeinten guten Wünschen.

Gut heißt nicht gleich gut: Abstufungen und ihre Bedeutungen

Die Möglichkeiten der verschlüsselten Zeugnissprache sind aufgrund der gesetzlichen Vorgaben recht streng gesteckt. Ist ein Chef mit seinen Büroangestellten nicht ganz zufrieden, muss er dies in einem Zeugnis durch die Blume sagen. Dadurch hat sich eine ganz eigene Zeugnissprache entwickelt. Für den ungeübten Leser mag eine Beurteilung also auf den ersten Blick positiv erscheinen. Personaler erkennen aber schon an den feinsten Nuancen, ob es sich um ein Empfehlungsschreiben handelt oder nicht.

Herausragend, immer, stets: Worte mit Schlagkraft

Zum einen variieren Führungskräfte bei der Erstellung einer Beurteilung durch die Intensität der gewählten Wörter. „Gut“ ist in diesem Fall nicht gut genug. Selbst „sehr gut“ kann gegebenenfalls als eher durchschnittlich und nicht vollkommen zufrieden durchgehen. Damit eine Leistung als wirklich herausstechend beschrieben wird, braucht es andere Adjektive. „Herausragend“, „besonders“ und „außergewöhnlich“ sind die Wörter, die in einem sehr positiven Arbeitszeugnis nicht fehlen dürfen.

Auch bei den Häufigkeitsangaben lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Schreibt ein Chef:„Frau X war meistens freundlich“, sagt er damit, dass sie oft auch alles andere als freundlich war. Wörter wie „stets“, „immer“ und „zu jeder Zeit“ drücken hingegen aus, dass der positive Charakterzug eher die Regel, denn die Ausnahme ist.

Satzstellung und Passiv: Verschlüsselte Sprache im Zeugnis einer Sekretärin

Selbst auf so unscheinbaren Ebenen wie bei der Satzstellung oder der Wortwahl können Vorgesetzte ihre Meinung über einen Arbeitnehmer ausdrücken. Wer zum Beispiel Glück wünscht, könnte damit auch ausdrücken, dass die Sekretärin oder der Sekretär ohne Glück nicht erfolgreich sein wird. Angemessener wäre an dieser Stelle eher folgender Satz:„Wir wünschen Frau X weiterhin viel Erfolg.“ Variiert man die Wortstellung in dieser Aussage, lässt sich auch hier ganz einfach die Bedeutung verändern. Steht in einem Zeugnis „Weiterhin wünschen wir viel Erfolg“, bedeutet das im Gegensatz zum vorangegangenen Satz, dass ein Mitarbeiter bisher nicht sehr erfolgreich war.

Formuliert eine Führungskraft ein Arbeitszeugnis überwiegend im Passiv, könnte dies auch ein Alarmsignal für Personaler darstellen. Das heißt nämlich, dass eine Arbeitskraft nicht viel Eigeninitiative gezeigt hat. „Die Sekretärin wurde für den Telefondienst eingesetzt“, lässt darauf schließen, dass sie den Dienst zwar übernommen hat. Aber nur, weil sie jemand dazu aufgefordert hat. Achten Sie also darauf, dass eine Arbeitsbeurteilung hauptsächlich mit Aktivformulierungen geschrieben ist. Auf diese Art und Weise verrät die Formulierung, dass eine Office-Fachkraft gerne selbst die Initiative ergreift.

 

Muster und Vorlagen: Zeugnisse individualisieren

Häufig greifen Führungskräfte oder Personalabteilungen für die Vorbereitung eines Zeugnisses auf Muster und Vorlagen zurück. Das ist in keiner Weise verwerflich. Insbesondere die Leistungsbeurteilung ist eine Aneinanderreihung von Textausteinen. Sind hier jedoch individuelle Formulierungen zu finden, sollten Sie nicht in Panik geraten. Im Gegenteil: Macht sich Ihr Arbeitgeber die Mühe, die Leistungsbeurteilung um eigene Anmerkungen zu ergänzen, zeugt dies von besonderer Wertschätzung.

Dennoch ist es ratsam, die Ergänzungen kritisch zu hinterfragen. Stoßen Sie auf unklare Formulierungen, sollten Sie sich erkundigen, was genau gemeint ist. Mitunter können Sie auch einen externen Experten zurate ziehen. Viele Personalberater nehmen Zeugnis-Checks vor. Das ist nicht immer kostengünstig.

Die Beurteilung eines Experten gibt Ihnen aber Aufschluss: Ist Ihr Zeugnis wirklich positiv formuliert oder verstecken sich verschlüsselte, negative Botschaften in der Bewertung?

Zeugnis für eine Sekretärin: Resümee der Arbeitsleistung

Wer damit betraut ist, ein Arbeitszeugnis vorzubereiten, oder sein eigenes Zeugnis in den Händen hält, sollte auf feine Sprachnuancen achten. Wer sich hier mit Formulierungen zufrieden gibt, die nicht den eigenen Fähigkeiten entsprechen, setzt im schlimmsten Fall einen zukünftigen Arbeitsplatz aufs Spiel.

Der gesetzliche Anspruch auf eine wohlwollende Formulierung schließt versteckte Kritik nicht aus. Deshalb lohnt sich das genaue Lesen. Achten Sie hierbei insbesondere darauf, ob Schlüsselwörter wie „häufig“ oder „sehr gut“ noch Platz nach oben lassen. Fragen Sie im Zweifel nach. Nicht jeder Vorgesetzte ist mit der Zeugnissprache genauestens vertraut. Hier können Zeugnisgeneratoren Abhilfe schaffen. Die Führungskraft gibt eine Leistungsbeurteilung in Schulnoten ab. Der Generator wandelt das Ganze in passende Formulierungen um. Diese lassen sich auch als Muster für zukünftige Zeugnisse nutzen.

Prüfen Sie auch, ob die abschließende Grußformel vorhanden ist. Das Arbeitszeugnis dient später als Eintrittskarte in ein neues Unternehmen. Es sollte daher ein ehrliches Resümee der erbrachten Leistungen darstellen. Halten Sie Ihre Bewertung nicht für angemessen, ist es sinnvoll, das Gespräch mit der Führungsetage zu suchen.

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