Firmenwagennutzung, Firmenwagen benutzen, Regeln der Nutzung vom Firmenwagen
Diese Dinge sind zu berücksichtigen, wenn Firmenwagen ausgeteilt und gefahren werden © wsf-s - Shutterstock

Firmenwagennutzung – Das müssen Sie wissen

Die Option der Firmenwagennutzung ist und bleibt eines der beliebtesten Unternehmensangebote, das Mitarbeiter gerne und häufig in Anspruch nehmen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Zusätzlicher Komfort, Status und Geldersparnis – um nur einige zu nennen. Doch bei der Firmenwagennutzung gilt es auch einige Aspekte zu beachten, vor allem in puncto Steuern. Welche das sind und was Sie bei der Abrechnung eines Firmenwagens beachten sollten, stellt Ihnen dieser Artikel vor.

Firmenwagennutzung für Arbeitnehmer: Was ist ein Firmenwagen?

Die Begriffe „Firmenwagen“ und „Dienstwagen“ werden häufig gleichwertig verwendet. Doch was ist das eigentlich? Man spricht von einem Firmenwagen, wenn ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter einen Pkw zur betrieblichen Verwendung überlässt.

Auch wenn der Chef oder Gesellschafter das Auto selbst fährt, ist es ein Dienstwagen. Wichtig hierbei: Das Fahrzeug gehört dem Unternehmen und nicht der Privatperson.

 

In vielen Fällen ist es Arbeitnehmern nur gestattet, das Dienstauto für betriebliche Zwecke zu nutzen. Jedoch erlauben einige Unternehmen den Gebrauch des Kraftfahrzeugs auch für die private Nutzung. Das muss jedoch im Vorfeld arbeitsvertraglich geregelt sein. Es ist zudem sinnvoll, individuell festzuhalten, ob Ehegatten oder Kinder den Firmenwagen fahren dürfen.

Ein weiteres wichtiges Merkmal des Dienstwagens: Die Firmenwagennutzung ist immer auf den Zeitraum des Arbeitsverhältnisses begrenzt. Mit Ende des Arbeitsverhältnisses muss ein Mitarbeiter den Pkw also wieder zurückgeben.

Welche Vorteile bringt ein Dienstwagen mit sich?

Nicht nur große Unternehmen versprechen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit einer Firmenwagennutzung. Immer mehr mittelständische Unternehmen setzen auf die Überlassung von Geschäftswagen an ihre Beschäftigten. Und das aus gutem Grund: Firmenfahrzeuge haben zahlreiche Vorteile – sowohl für das Unternehmen als auch für die Arbeitnehmer.

 

1. Firmenfahrzeug als Corporate Benefit

Mitarbeiterangebote – auch Corporate Benefits genannt – sind für Firmen ein wichtiger Aspekt. Wer seinen Beschäftigten Zusatzangebote bieten kann, erhöhte die Chance, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden.

Dies ist insbesondere im Hinblick auf den Fachkräftemangel wichtig: Ein Überangebot an Stellen und ein Unterangebot an ausgebildeten Fachkräften erfordert ein Umdenken. Firmen müssen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden. Entsprechende Mitarbeiterangebote – so auch die Möglichkeit zur Firmenwagennutzung – tragen dazu bei.

2. Kostenersparnis durch Dienstfahrzeug

Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Betrieb können durch die Überlassung eines Firmenwagens profitieren. Der deutsche Staat stellt nämlich Steuervorteile – auch „geldwerte Vorteile“ genannt – in Aussicht. Das ist insbesondere für Unternehmen von Vorteil. Das heißt, dass Betriebe Geld sparen können, wenn sie das

  • Dienstauto auch zur privaten Nutzung freigeben. Dadurch muss das Unternehmen weniger Lohnnebenkosten abführen. Denn: Der Dienstwagen wird auf das Bruttogehalt des Mitarbeiters angerechnet.
  • Auto kaufen. Firmenwagen sind steuerlich begünstigt.
  • Firmenauto als Betriebsausgaben abschreiben. Das ist für die Neuanschaffung und Unterhalt des Autos möglich.

Doch nicht nur die Betriebe können Geld sparen, wenn sie ihren Betriebsangehörigen einen Dienstwagen bereitstellen. Auch für Arbeitnehmer kann sich ein Firmenwagen lohnen – vor allem wenn die private Nutzung gestattet ist.

So haben Arbeitnehmer keine Anschaffungskosten für den Wagen. Für den Unterhalt des Fahrzeugs – wie Reparaturen, Wartungen und Versicherungen – müssen sie ebenfalls nicht aufkommen. Außerdem übernehmen manche Firmen die Spritkosten teilweise oder sogar komplett.

Keine Frage: Mit der Nutzung eines Firmenwagens gehen also viele Vorteile einher. Was die Bereitstellung eines Dienstfahrzeugs angeht, sind jedoch einige Dinge zu beachten.

Geldwerte Vorteile: Die Firmenwagennutzung für private Zwecke

Wenn Sie Ihren Dienstwagen auch für Privatfahrten verwenden dürfen, müssen Sie dafür Steuern bezahlen. Durch die Nutzung entstehen Ihnen sogenannte „geldwerte Vorteile“. Diese Sie wie ein Einkommen zu versteuern. Dabei gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, die privaten Fahren steuerlich anzusetzen:

  1. anhand bestimmter Prozentsätze des Bruttolistenpreises des Dienstautos oder
  2. anhand der Fahrtenbuchmethode, bei der die tatsächlichen Fahrtkosten angerechnet werden.

Je nachdem, wie oft Sie Ihren Dienstwagen auch für private Zwecke nutzen, lohnt sich eher die eine oder die andere Methode. So sollte jeder für sich persönlich berechnen, welche Option kostengünstiger ist. Generell gilt, dass sich die Fahrtenbuchmethode am meisten lohnt, wenn Sie nur wenige Privatfahrten unternehmen.

Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass die Anforderungen des Finanzamtes an ein Fahrtenbuchsehr hoch sind. So muss es lückenlos und nachvollziehbar gefüllt sein. Im Gegensatz dazu ist die Berechnung anhand pauschaler Prozentsätze sehr einfach, jedoch in vielen Fällen steuerlich gesehen nicht sehr günstig.

Beispiel-Muster für ein Fahrtenbuch führen

Datum

Ort

(Start, Ziel)

Km-Stand (Start, Ziel)

Gefahrene Kilometer

Route

Zweck, Besucht

15.07.19

Scharnweberstr.86, Berlin
Alt-Moabit 72,

Berlin

15.000,

15.007

7

Berlin-

Reinickendorf-

 

Berlin-

Moabit

Vertrieb, Kunde Weller

15.07.19

Alt-Moabit 72,

Berlin

Scharnwerberstr.86,

Berlin

15.007

15.014

7

Berlin-

Moabit

 

Berlin-

Reinickendorf

Rückfahrt

Firma

16.07.19

Scharnweberstr. 86 Berlin


Chauseestr. 123, Wildau

15.015

15.063

48

Berlin –

Reinickendorf

 

Brandenburg-

Wildau

Vertrieb,

Kunde Haller

16.07.19

Chauseestr. 123, Wildau

Scharnweberstr. 86 Berlin

15.063

15.111

48

Brandenburg-

Wildau

 

Berlin-

Reinickendorf

Rückfahrt zur Firma

19.07.19

 

15.111

15.200

89

 

Privat

20.07.19

Scharnweberstr. 86 Berlin

Alt-Mariendorf 28

Berlin

15.200

15.221

21

Berlin-

Reinickendorf

Berlin-

Mariendorf

Einschulung neuer MA in der Fertigung

20.07.19

Alt-Mariendorf28

Berlin Scharnweberstr. 86 Berlin

 

15.221

15.242

21

Berlin-

Mariendorf

 

Berlin-

Reinickendorf

Rückfahrt

Firma

21.07.19

 

15.424

15.449

25

 

Privat

Summe gef. Kilometer dienstlich

152

  

Summe gef. Kilometer privat

111

  

Summe gef. Kilometer gesamt

266

  

1-Prozent-Regel: Pauschale Nutzungswerte bei Privatnutzung

Sofern man die Option der festen Prozentsätze wählt, gibt es drei unterschiedliche pauschale Nutzungswerte zu beachten. Die folgenden werden für die Privatnutzung angesetzt:

Nutzungswerte bei Privatnutzung 

  1. Privatfahrten: 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises
  2. Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte: 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer
  3. Fahrten zwischen Arbeitsstätte und eigenem Hausstand, wenn eine doppelte Haushaltsführung besteht: 0,002 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer.


Bei der Ein-Prozent-Regel gilt: Jeden Monat wird ein pauschaler Betrag von einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises als Sachbezug angesetzt. Der angerechnete Wert des Autos ist dabei derjenige, der am Tag der Erstzulassung galt. Hierbei werden außerdem auch die im Auto inbegriffenen Sonderausstattungen angerechnet. Zu dem Preis nicht hinzugezählt werden Sonderausstattungen, die nachträglich angebracht wurden, wie zum Beispiel ein Navigationsgerät.

Ein Beispiel:Sie haben im Unternehmen einen gebrauchten PKW für 20.000 Euro gekauft. Der Listenpreis des Neuwagens betrug dabei 30.000 Euro. Damit wird die Privatnutzung monatlich mit einem Prozent des Bruttolistenpreises bewertet: Das sind 300 Euro. Auf diesen jährlichen Betrag (3.600 Euro) muss der Arbeitnehmer nun Einkommenssteuer bezahlen.

Fährt der Angestellte zwischen seiner Wohnung und seinem Arbeitsplatz (erste Tätigkeitsstätte), wird die Ein-Prozent-Regelung um 0,03 Prozent je gefahrenem Kilometer erhöht. Nutzt der Firmenangestellte den Firmenwagen ausschließlich für Fahrten zwischen seiner Wohnung und seinem Arbeitsplatz, wird die 0,03-Regelung unabhängig von der Ein-Prozent-Regelung angewendet.

Dabei zählt die einfache und kürzeste Strecke. Hat der Mitarbeiter gleich mehrere Wohnsitze, wird ein zusätzlicher pauschaler Nutzungswert von 0,002 Prozent des Listenpreises je gefahrenen Kilometers dem Arbeitslohn angerechnet.

Alles rund um die Fahrtenbuchmethode

In einem Fahrtenbuch werden die mit dem Dienstfahrzeugzurückgelegten Strecken sowie der Anlass der Fahrt dokumentiert. Dazu werden Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt sowie Reiseziel oder der Zweck der Fahrt eingetragen. Dabei müssen Sie die Nutzung des Fahrzeugs exakt dokumentieren. Das hat das Ziel, im Nachhinein zwischen diversen Fahrtzwecken unterscheiden zu können, so zum Beispiel zwischen:

  • dienstlichen Fahrten
  • privaten Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie
  • Familienheimfahrten

Nur durch eine akkurate Aufzeichnung dokumentieren Sie die tatsächliche private Nutzung des Firmenwagens. Sie müssen also bei der Führung eines Fahrtenbuches sauber trennen können, zu welchem Zweck Sie wohin gefahren sind. Daher sollten Sie alle Fahrten detailliert aufschreiben. Auch die Fahrten von Ihrer Wohnung zum Betrieb gehören dazu. Ebenso Familienheimfahrten im Rahmen einer steuerlich anerkannten doppelten Haushaltsführung.

Welche Anforderungen gibt es an ein Fahrtenbuch?

Gesetzlich ist nicht definiert, welche inhaltlichen oder formellen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind. Jedoch hat die Finanzverwaltung bestimmte Regelungen aufgestellt. Hierbei sollten die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch

  • vollständig
  • fortlaufend
  • zeitnah und
  • in geschlossener Form

durchgeführt werden. Ein Fahrtenbuch, das erst im Nachhinein etwa anhand loser Notizzettel verfasst wird, wird steuerlich nicht anerkannt. Am besten verwenden Sie ein gebundenes Buch für Ihre Aufzeichnungen.

Zettelwirtschaft erkennt Finanzamt nicht an

Im Fachhandel erhalten Sie vorgedruckte Fahrtenbücher. Darin befinden sich übersichtliche Spalten, wo Sie nur noch die Eckdaten eintragen müssen. Alternativ hilft Ihnen auch die unten stehende Checkliste. Mit ihr lassen sich auch Blanko-Hefte in Fahrtenbücher verwandeln.


Checkliste: Diese Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten

Wer sich also für die zweite Option der Fahrtenbuchführung entscheidet, muss dem Finanzamt für die Berechnung der Einkommens- und Lohnsteuer alle Fahrten detailliert nachweisen können. Am Ende sollte der Kilometerstand des Dienstwagens mit den Aufzeichnungen im Fahrtenbuch übereinstimmen. Diese Checkliste hilft Ihnen, das Fahrtenbuch vollständig zu führen:

Checkliste Fahrtenbuch Überblick 

  • Datum der Fahrt (optional Uhrzeiten bei Fahrtbeginn und -ende)
  • Kilometerstand am Beginn der dienstlichen Fahrt
  • Reiseziel (bei Umwegen mit Angabe der Reiseroute)
  • Reisezweck
  • Kilometerstand am Ende der dienstlichen Fahrt
  • insgesamt zurückgelegten Kilometer pro Fahrtstrecke
  • Privatfahrten bezeichnen Sie als solche und notieren das Datum und die gefahrenen Kilometer.
  • Besonderheiten bei Privatfahrten: Angabe der Kilometerzahl ist ausreichend, empfehlenswert ist es dennoch, den Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt zu notieren
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bezeichnen Sie als solche, wobei ein kurzer Vermerk „W-A“ reicht
  • Bei doppelter Haushaltsführung benennen Sie auch die einzelnen Familienheimfahrten


Zeichnen Sie jede berufliche Verwendung Ihres Fahrzeugs einzeln auf. Wichtig ist hier der bei Abschluss der Fahrt erreichte Kilometerstand. Einzige Ausnahme: Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen geschäftlichen Fahrt dürfen Sie zusammenfassen. Allerdings nur, wenn Sie die aufgesuchten Ansprechpartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge auflisten.

Details zum Fahrtenbuch: Darauf müssen Sie achten

Ergänzungen im Fahrtenbuch sind nicht zulässig. Selbst dann nicht, wenn es sich um eine nachträglich verfasste Auflistung handelt, die Sie aus Ihrem Terminkalender übertragen haben. Eine Zusatzliste mit erläuternden Hinweisen als Ergänzung Ihres Fahrtenbuchs kann dazu führen, dass das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch verwirft und die Ein-Prozent-Regelung anwendet.

Ein Wechsel zwischen der Ein-Prozent-Methode und der Fahrtenbuchmethode innerhalb eines Jahres ist nicht möglich. Wenn Sie sich für die Fahrtenbuchmethode entscheiden, dann müssen Sie das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum führen. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn Sie ein Fahrzeug neu anschaffen, können Sie für dieses Fahrzeug auch während des Jahres die gewünschte Methode wählen.

Mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms geschriebene Fahrtenbücher – zum Beispiel mit Excel – sind laut Bundesfinanzhof (BFH) nicht ordnungsgemäß. Die Begründung ist dabei, dass an den eingegebenen Daten nicht nachvollziehbare Veränderungen vorgenommen werden können.

Elektronisches Fahrtenbuch: So sparen Sie sich Zeit und Mühe

Das Führen eines Fahrtenbuchs kann mühevoll sein – vor allem, wenn Sie viele Fahrten unternehmen. Ein elektronisches Fahrtenbuch bietet eine einfache Alternative. Dabei handelt es sich um eine im Wagen verbaute GPS-Software-Lösung, die für Sie alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst.

Sie müssen dann nur noch den Reisezweck und den besuchten Kunden oder Geschäftspartner manuell – mittels PC oder Smartphone – ergänzen. Das spart Ihnen viel Zeit. Zudem führt die Software Plausibilitätskontrollen durch. So vergessen Sie keine Fahrten. Die Kosten für ein elektronisches Fahrtenbuch fallen zudem unter die Betriebsausgaben.

Ein elektronisches Fahrtenbuch hat einen weiteren wesentlichen Vorteil: Nachträgliche Ergänzungen sind erlaubt. Grundsätzlich werden elektronische Fahrtenbücher wie handschriftliche behandelt. Die Finanzverwaltung lässt hier aber ausnahmsweise eine nachträgliche elektronische Ergänzung zu. Allerdings nur, wenn Sie die Angaben innerhalb von sieben Tagen nach Abschluss der Fahrt nachtragen. Voraussetzung ist, dass das System sämtliche nachträglichen Änderungen dokumentiert. Fragen Sie daher unbedingt beim Anbieter danach!

Ausnahmen: Handelsvertreter, Taxifahrer, Fahrlehrer

Ein Fahrtenbuch ist mit viel Aufwand verbunden. Einige Branchen, insbesondere die, die auf das Kfz angewiesen sind, genießen deshalb besondere Privilegien. So gesteht der deutsche Fiskus manchen Berufsgruppen Erleichterungen zu. Das ist zum Beispiel für Handelsvertreter der Fall. Diese müssen beispielsweise unter „Reiseroute und Ziel“ nur angeben, welche Kunden an welchem Ort aufgesucht wurden.

Von Ausnahmen profitieren auch Taxifahrer. Sie müssen lediglich jeden Tag zu Beginn und Ende aller Fahrten den Kilometerstand angeben. Die Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“ als Fahrzweck und Reiseziel genügt. Das gilt allerdings nur für Fahrten im Pflichtfahrgebiet. Zudem dürfen Fahrlehrer „Lehrfahrten“ oder „Fahrschulfahrten“ bei „Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner“ angeben.


Welche Art der Steuerberechnung ist sinnvoller?

Welche der beiden Optionen zur Versteuerung ist nun also kostengünstiger: Die Berechnung anhand pauschaler Prozentsätze oder anhand eines Fahrtenbuches? Diese Frage muss jedes Unternehmen und jeder Arbeitnehmer für sich selbst entscheiden. Dabei gibt es jedoch auch nützliche Softwareprogramme, die bei der Beantwortung der Frage helfen können.

Auch zahlreiche Internet-Anwendung berechnen anhand der Eingabe einiger Eckdaten die größtmögliche Steuerersparnis. An dieser Stelle sollten Sie jedoch nicht nur die finanziellen Vorteile berücksichtigen. Wer kein elektronisches Fahrtenbuch gestellt bekommt, sollte sich über den Aufwand des manuell geführten Fahrtenbuchs im Klaren sein. Wägen Sie hier Nutzen und Aufwand genau gegeneinander ab.

Fazit: Die Vorteile der Firmenwagennutzung

Ein Firmenwagen bringt sowohl für das Unternehmen als auch für den Arbeitgeber viele (geldwerte) Vorteile mit sich. Sinnvoll ist es, vorab alle wichtigen Eckpunkte rund um die Nutzung des Dienstwagens arbeitsvertraglich zu regeln:

  • Rein geschäftliche oder auch Privatnutzung?
  • Wer darf alles mit dem Wagen fahren: Arbeitnehmer, Ehegatten und sogar Kinder?
  • Versteuerungsmodell: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?

Sobald das Nutzungs- und Versteuerungskonzept festgezurrt ist, können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von dem geschäftlichen Kraftfahrzeug profitieren.

Wer mit der Verwaltung und Abrechnung bzw. steuerlichen Anmeldung der Dienstwagen betraut ist, sollte in jedem Fall Wert auf Sorgfalt legen. Halten Sie Ihre Kollegen und Vorgesetzten dazu an, Fahrtenbücher sauber zu führen. Nur ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch wird von den Finanzbehörden akzeptiert.

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