Der Eventmarkt wächst, und hier nehmen Hausmessen einen zunehmend größeren Anteil ein. Doch je mehr Veranstaltungen dieser Art es gibt, desto mehr konkurrieren Sie mit anderen Veranstaltungen. Und umso praktischer muss Ihre Location und umso perfekter muss Ihr Event sein, um sich treue Dauerbesuchende zu sichern. Das richtige Hotel spielt dabei eine bedeutende Rolle.
Detaillierte Hotelanalyse starten
Das optimale Hotel für Ihr Event ist übrigens nicht automatisch das günstigste oder das ausgefallenste, sondern das, das Ihre Konferenzziele am besten trägt und unterstreicht. Wollen Sie Nachhaltigkeit betonen, wäre ein Niedrig-Energie-Hotel die richtige Wahl. Geht es um internationale Partnerschaften, ist eine große Hotelkette wahrscheinlich der passende Partner. Weiter müssen Sie den Wert und die Qualität der Angebote bewerten, nicht nur den Preis. Vielleicht bevorzugen Sie beispielsweise ein Hotel, das mehr kostenlose Dienstleistungen, flexiblere Zahlungsoptionen oder einen besseren Kundenservice bietet.
Für eine gute Verhandlungsbasis mit den Hotels sollten Sie einiges an Vorarbeit leisten. Informieren Sie sich über die durchschnittlichen Preise und die Auslastung ähnlicher Hotels in der Region und in der Saison sowie über die Nachfrage und das Angebot an Konferenzräumen. Relevant sind der Ruf des Hotels, seine Infrastruktur, seine Dienstleistungen und die generellen Richtlinien des Hotels. Werfen Sie auch noch mal einen Blick in Ihre früheren Verträge mit anderen Konferenzveranstaltern zum Vergleich. Dies alles hilft Ihnen, die Stärken und Schwächen des Hotels sowie die potenziellen Risiken und Chancen für Ihre Veranstaltung zu identifizieren.
Am besten packen Sie Ihre Rechercheergebnisse in eine Plus/Minus-Matrix. So können Sie die verschiedenen Hotels gut vergleichen. Eine Hilfe kann eine Hotel-Source-Software wie beispielsweise Cvent sein, die gleiche Anfragen an mehrere Hotels sendet, die den festgelegten Kriterien entsprechen. Das alles hilft, bessere Preise, Zusatzleistungen und Konditionen auszuhandeln.
Versteckte Kosten und Vertragsklauseln
Liegen die Angebote vor, geht es erneut um Details: Was fällt an Gebühren, Fristen, Anzahlungen, Stornierungsbedingungen und Abnutzungsklauseln an? Jetzt ist ein bisschen Detektivarbeit gefragt, um versteckte Kosten aufzuspüren, die man erst einmal nicht im Blick hat. Was passiert beispielsweise, wenn Sie die reservierten Zimmer nicht benötigen?
Um einen Blick ins Kleingedruckte kommen Sie nicht herum. Indem Sie die Details von Preisklauseln, Fluktuationsklausel, Kündigungsklausel, Klausel über höhere Gewalt und Freistellungsklausel gründlich besprechen und anpassen, können Sie sich vor unerwarteten Kosten und Risiken schützen und gleichzeitig bessere Konditionen für Ihre Konferenz erzielen.
Ein gezieltes und flexibles Vorgehen bei der Vertragsverhandlung kann Ihnen helfen, finanzielle Unsicherheiten zu minimieren und Ihre Veranstaltung erfolgreich zu gestalten.
Kommunikation ist Key
Neben aller Juristerei sollten Sie auch die Kommunikation mit dem Eventhotel nicht vergessen: Ein Pre-Convention-Meeting im Vorfeld mit den vor Ort zuständigen Ansprechpersonen und Teammitgliedern des Events sowie dem Führungspersonal des Hotels zahlt immer positiv auf das Event ein. Damit stellen Sie sicher, dass alle letzten Fragen geklärt und etwaige betriebliche Herausforderungen, die auftreten könnten, noch einmal thematisiert werden. So startet Ihr Event von Anfang an richtig durch.
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