Das Offer, also das schriftliche Angebot in Form eines Briefes oder einer E-Mail, gehört neben dem Enquiry und der Order zu den drei wichtigsten englischsprachigen Geschäftsbriefen.
Da dieses Dokument mit ein paar Tipps super einfach zu schreiben ist haben wir im Folgenden eine kurze Anleitung erstellt:
Aufbau Offer - schriftliches Angebot richtig formulieren
- Die Subjectline:„Your enquiry dated…about…”, dieser Satz ist am besten unterstrichen und danach wird eine Leerzeile empfohlen um den Brief schöner zu gestalten
- References to a previous order: Man bezieht sich nun auf vergangene Bestellungen, wenn es diese gab. Außerdem beginnt man sein Angebot häufig mit Floskeln wie: „ We were delighted to receive your ernquiry about … and feel sure we can supply you with all the good you need.”
- Description: Wenn ein neues Unternehmen eine Anfrage gestellt hat, ist es durchaus sinnvoll sein Unternehmen kurz, in einem Satz, zu beschreiben.
- Offering more information: Um dem Kunden nun eine breitere Auswahl an Informationen geben zu können, ohne dabei einen Seitenlangen Brief zu schreiben, kann man gegebenenfalls auf die Internetseite verweisen – „… please visit our website at …“
- Details: Im Folgenden kommt man nun zum Kernstück des Dokuments. Man geht also auf die Details der Anfrage ein und nennt z.B. den genauen Preis für gewisse Produkte.
- Terms of payment and delivery: Nach den genannten Details schreibt man nun in 2-3 Sätzen wie lange die Lieferzeit beträgt, wie die Bezahlung normalweise bei Ihnen funktioniert, wie die Produkte versteuert werden und welche Rabatte Sie gegebenenfalls gewähren können. – „Our usual terms of Payment…“, „The delivery is made within … „
- Suitable ending: Am Ende betont man, dass man auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit hofft und verabschiedet sich. – „We feel sure that a trial order will convince you of the quality of our products and look forward to doing business with you.“, „Yours sincerely, …“
Die obenstehenden Phrasen sind natürlich nur als Beispiel gedacht und können beliebig ausgetauscht werden. Worauf es ankommt ist die Struktur, es sollte knapp, aber schlüssig sein und alle wichtigen Informationen der Bestellung beinhalten. In einer E-Mail ist zudem zu beachten, dass die Subjectline direkt in den Betreff geschrieben wird, jedoch die Firmenadresse unter der E-Mail in kleiner Schrift ergänzt wird. Mit diesem Aufbau und den dazugehörigen Phrasen gelingt das Schreiben des Offers in Handumdrehen.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
