Postbote liefert Paket bei Frau ab, ein Paket wird ins Unternehmen geliefert, Sekretärin nimmt Eingangspost an
Was passiert mit der Eingangspost, wenn der Postbote geliefert hat? © Pixel-Shot - Shutterstock

Eingangspost: Die 6 Schritte der Postbearbeitung

Unter Eingangspost ist nicht weniger zu verstehen als die Post, die in dem Unternehmen eintrifft. Aber nicht nur Briefe gehören zur Eingangspost.

Pakete, Faxe und E-Mails fallen ebenfalls in die Kategorie Eingangspost. Was genau bei der Bearbeitung der Eingangspost zu beachten und welche 6 Arbeitsschritte auf Sie zukommen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel auf.

Wo wird die Eingangspost verarbeitet?

In der Regel haben Unternehmen eine eigene Abteilung für die Bearbeitung der Post – die Poststelle. Hierbei handelt es sich um eine Organisationseinheit, die sich ausschließlich um drei Bereiche im Unternehmen kümmert:

  • Posteingang
  • Postverteilung
  • Postausgang.

Es kann sich, je nach Unternehmenskultur, um eine manuelle oder digitale Poststelle handeln. 

Was muss ich bei der manuellen Bearbeitung der Eingangspost beachten?

Sobald die Eingangspost vom Postdienstleister gebracht wurde, ist der erste Arbeitsschritt, diese zeitnah, am besten sofort zu sortieren.

So vermeidet sich die Ansammlung von hohen Stapeln. Allerdings darf der Arbeitsschritt Sortierung nur ein Postbeauftragter ausführen.

Das ist ein Sachbearbeiter, welcher sich einzig um die Post kümmert. Folgende Arbeitsschritte sind von diesem Sachbearbeiter einzuhalten, um eine gute Postbearbeitung zu erzielen:

  • aussortieren bzw. vorsortieren
  • öffnen
  • entnehmen
  • Poststempel
  • sortieren
  • verteilen

Aufgabe 1: Aussortieren beziehungsweise vorsortieren der Eingangspost

Zu unterscheiden ist die ungeöffnete Post zwischen Geschäftsbriefen, privater Post und Irrläufern. Bei diesem Schritt werden die Schriftstücke vorsortiert, aussortiert und andere nicht weiter verarbeitet.

Ein weiterer Arbeitsschritt der gleichzeitig passiert, ist die Adresskontrolle.

Aufgabe 2: Das Öffnen der Postsendungen als zweite Aufgabe

Briefe, welche geöffnet werden dürfen, sind nun zu verarbeiten. Falls verschiedene Ansprechpartner zum Vorschein kommen, sind diese Briefe dann nochmals zu sortieren.

Aufgabe 3: Die Entnahme des Schriftguts 

In diesem Schritt müssen noch mal alle Kontrollen durchgeführt werden. Dies sind folgende:

  • Adresskontrolle: Dies passierte bereits als erste Aufgabe. 
  • Umschlagkontrolle: Sofern der Briefumschlag beschädigt sein sollte, ist dies zu vermerken. So können notfalls Beweise hervorgezogen werden. 
  • Leerkontrolle: Hier liegt es schon im Namen. Denn bei der Leerkontrolle kontrolliert man, ob der Umschlag auch wirklich vollständig leer ist.
  • Anlagenkontrolle: Hier ist zu kontrollieren, ob die genannten Anlagen auch wirklich vorhanden sind. Dazu wäre eine kurze Auflistung der enthaltenen Anlagen sehr hilfreich. 
  • Datumskontrolle: Bei diesem Schritt ist nachzuschauen, ob das Briefdatum mit dem aktuellen Kalenderdatum übereinstimmt. Der Poststempel ist ebenfalls zu kontrollieren.

Aufgabe 4: Die Eingangspost mit dem Poststempel versehen

Nachdem die Post vorsortiert, geöffnet und entnommen wurden, vermerken Sie auf der Post das Tagesdatum der Zustellung durch den Postdienstleister.

Dieses Datum wird rechts neben der Empfängeranschrift platziert. 

Hier darf der Poststempel nicht gesetzt werden

Stempel sind nicht auf Vertragsdokumenten, Urkunden oder Zahlungsdokumenten zu verwenden!

Hier kann der Briefumschlag mit dem Posteingangsstempel versehen werden. 


Aufgabe 5 + 6: Sortierung und Postverteilung

Die fertig bearbeiteten Briefe, sind nun zum letzten Mal zu sortieren.

Wie genau die Sortierung stattfindet, ist je nach Unternehmen anders. Da gibt es keine goldene Regel.

Ebenso wenig wie bei der Postverteilung. Hier muss sich jeder selbst einen guten und effektiven Weg ausbasteln.

So könnte die Postverteilung aussehen

Es ist klar, dass es einen geregelten Ablauf bei der Postverteilung geben muss, um Fehler oder falsche Zustellungen zu vermeiden. Damit das einwandfrei funktioniert, könnte die Postverteilung wie folgt aussehen:

  • Mit einem Postwagen, welcher von einer beauftragten Person geleert wird.
  • Durch Selbstabholung vom Abteilungsleiter.
  • Mit einem Postfach in einem eigenen Raum, mit den jeweiligen Fächern der Mitarbeiter.


Was muss ich bei der digitalen Bearbeitung der Eingangspost beachten?

Fakt ist, dass die digitale Poststelle eine gute Alternative ist. Denn diese Poststelle verarbeitet digitale Dokumente und analoge Dokumente gleichermaßen. So sind die wichtigen Unterlagen deutlich schneller erreichbar.

Außerdem ist die digitale Poststelle nicht nur für die Aufgabe der Postverteilung zuständig. Sie dient auch als Scanstelle. Das heißt, sie scannt die nicht-digitale Post und bereitet sie auf. 

Demnach liegt die Hauptarbeit der digitalen Poststelle zwischen den Bereichen des Posteingangs und der Postverteilung. 

Welche Funktionen die digitale Poststelle umfasst, zeigen wir Ihnen hier auf:

  • Scan
  • Verschlagwortung
  • Klassifikation
  • Validierung
  • Übergabe aus unterschiedlichen Quellen in verschiedene Zielsysteme
  • Verwaltung sämtlicher Dokumente.

Digitale Arbeittschritte unterscheiden sich nicht von den manuellen

Die einzelnen Arbeitsschritte bei der Bearbeitung sind gleichgestellt mit der manuellen Postbearbeitung. Nur das sie eben digital erfolgt und die Arbeit um einiges erleichtert.

Eine allgemeine wichtige Aufgabe bei der Postbearbeitung ist:

Es dürfen nicht alle Briefe vom Postbeauftragten geöffnet werden. Das ist erkennbar an der Reihenfolge der Personennamen und des Firmennamens.

Wenn die Person zuerst genannt ist, handelt es sich um private Post. So tritt das Briefgeheimnis in Kraft und die Post ist nur von der genannten Person zu öffnen.

Die Details erklären wir Ihnen nachstehend im Bereich "Posteingang und Datenschutz".


Posteingang und Datenschutz: Was ist zu beachten?

Jedes Unternehmen bzw. Abteilung hat seine eigenen Regeln, was die Postbearbeitung betrifft. Aber grundsätzlich kann man sagen, dass Post, wie zum Beispiel:

von jedem Mitarbeiter aus jeder Abteilung entgegengenommen werden dürfen. Das bedeutet allerdings nicht, dass auch jeder Mitarbeiter diese Post öffnen darf.

Besonders schwierig wird es, wenn es sich um Übergabe-Einschreiben, Nachnahme-Sendungen oder Schriftstücke mit der Bezeichnung "eigenhändig" handelt.

Hierbei ist eine Berechtigung in Form einer Postvollmacht sinnvoll. Diese kann einer oder mehreren Personen erteilt werden.

Aber auch bei der Postvollmacht gibt es Unterschiede. Diese zeigen wir Ihnen nachstehend auf:

Innenvollmacht

Als Voraussetzung für diese Vollmacht gilt eine schriftliche Erklärung. Wichtig ist, dass in dieser Erklärung klar drinsteht, dass eine Berechtigung für den Bevollmächtigten vorliegt, eigenhändig auszuhändigende Sendungen entgegen zu nehmen.

Hinweis: Vordrucke für diese Vollmacht sind in Postfilialen erhältlich!

Generalvollmacht

Diese Art der Berechtigung ist vom Notar zu beglaubigen. Wenn dies der Fall ist, kann der Bevollmächtigte jegliche Sendungen an den Empfänger annehmen. Dies gilt auch für eigenhändige Sendungen, Postanweisungen und Zahlungsanweisungen.

Was besagt das Post- und Briefgeheimnis?

Das Post- und Briefgeheimnis ist in Artikel 10 des Grundgesetzes geregelt. Unter das Briefgeheimnis fallen verschlossene Nachrichten und Urkunden außerhalb der Post, die an verschiedene Abteilungen in ihrem Unternehmen gerichtet sind. Von dem Postgeheimnis werden alle Sendungen, die sich in Obhut der Post befinden, geschützt. Die Verpflichtung der Mitarbeiter bezieht sich prinzipiell auf das Postgeheimnis.

Das bedeutet in Klartext, dass nur bevollmächtigte Mitarbeiter Post öffnen dürfen, welche an die Firma adressiert ist. Persönlich gekennzeichnete Post hingegen darf nur der jeweilige Empfänger öffnen. Dies ist an den Bemerkungen "persönlich" oder "vertraulich" auf dem Brief zu erkennen.

Beispiele Zurodnung eingehender Post - öffnen / nicht öffnen

Um die Zuordnung der eingehenden Post zu erkennen, haben wir hier jeweils ein Beispiel für Sie:

Darf geöffnet werdenDarf nicht geöffnet werden

Beipiel GmbH

Frau Müller

Bahnhofstr. 1234

56789 Hamburg

Beispiel GmbH

Vertraulich

Frau Müller

Bahnhofstr. 1234

56789 Hamburg


Um Fehler zu vermeiden sollte eine innerbetriebliche Regelung beziehungsweise für die Abteilung getroffen werden. Am besten ist es, wenn man das Ganze schriftlich festhält. Punkte, wie zum Beispiel:

  • Welche Post darf geöffnet werden und welche ist weiterzuleiten?
  • Welche Post darf bei Abwesenheit des Sachbearbeiters geöffnet werden und von wem?
  • Welche Post ist als persönlich anzusehen - auch ohne Vertraulichkeitsvermerk?

Wie kann ich die Eingangspost korrekt digitalisieren?

Fakt ist, dass bei der Post viel Papierkram entstehen kann. Dies ist vermeidbar, wenn man den Posteingang digitalisiert. Damit alles seine Richtigkeit hat, sollten Sie die Unterlagen möglichst früh scannen. Wie auch bei der nicht digitalisierten Postbearbeitung, müssen die Schriftstücke sortiert und die Vollständigkeit muss geprüft sein.

Das ist aber nicht das einzige, was bei der Digitalisierung wichtig ist. Denn eine erfolgreiche Einführung einer Lösung zur Digitalisierung hängt von unterschiedlichen Faktoren ab.

Was ist wichtig für eine Dokumenten-Analyse?

Der erste Schritt ist sich anzusehen, welche Arten von Dokumenten eingehen. Hierbei spielen folgende Faktoren eine Rolle:

  • Größe der Vorlagen
  • Umfang
  • Anzahl
  • physischer Zustand der verschiedenen Dokumente.

Diese Punkte sind wichtig für die Planung, um Scan-Stapel (Software für das Office Management) vorzubereiten und sich für das passende Scanner-Modell zu entscheiden. Des Weiteren beinhaltet die Analyse der Dokumente, Prozesse zu bestimmen, welche für die Dokumente relevant sind.

Wie wähle ich das passende Scanner Modell aus?

Das richtige Scanner-Modell spielt bei einer optimalen Digitalisierung von Schriftstücken eine große Rolle. Im Folgenden sind einige Punkte aufgezeigt, damit der richtige Scanner in das Unternehmen kommt:

  • Die Anzahl der täglich durchlaufenden Papiere ist ein wichtiger Punkt bei der Auswahl. Auch saisonale Anstiege spielen eine Rolle. Umso mehr Dokumente eingescannt werden müssen, umso schneller und leistungsstärker sollte der Scanner sein.
  • Das Scanner-Modell sollte papierschonend sein. So wird vermieden, dass Dokumente zu Schaden kommen. Dennoch muss der Scanner zugleich robust sein. Im Falle das man gerade in einem Arbeitsrausch ist, kann es durchaus dazu kommen, dass man beispielsweise eine Heftklammer vergisst. Dies sollte der Scanner aushalten können.
  • Ein weiterer Punkt ist natürlich auch die Wiedergabequalität. Es kommt immer auf die Papierarten der Schriftstücke an. Um die Qualität von den am meisten eingescannten Papieren zu prüfen, kann jedes Dokument vorab einmal geprüft und gescannt werden. Am besten sind hier Muster zu verwenden, aufgrund des Datenschutzes. 
  • Nicht nur die Qualität oder Leistung des Scanners ist wichtig, auch der Verbrauch. Wenn sich das Scanner Modell leicht reinigen lässt und wenig Verschleiß aufweist, ist es ziemlich sicher, dass dieses Modell länger hält. Die Reinigung sollte man mindestens einmal im Monat durchführen.

Was ist bei der Scan- und Nachbearbeitungs-Software zu beachten?

Damit nicht nur das Scannen einwandfrei verläuft, ist eine passende Nachbearbeitungssoftware ebenfalls wichtig. Bei der Auswahl der Software kommt es schlicht und einfach darauf an, womit Sie und Ihre Mitarbeiter besser zurechtkommen. Trotz alledem haben wir hier ein paar Punkte, die für jedes Unternehmen relevant sind:

  • Alle Funktionen müssen beinhaltet sein, die zur Verarbeitung von den Dokumenten nötig sind.
  • Die Benutzeroberfläche sollte einfach zu bedienen, sowie übersichtlich sein.
  • Nutzer- und Rollenverwaltung sollte vorhanden sein, damit die Arbeitsabläufe klar und funktionell gestaltet sind.
  • Es sollten verschiedene Scan-Profile angelegt sein.
  • Um die Bedienung zu vereinfachen, sollten Tastenkürzel eingebaut werden.

Welche Vor- und Nachteile gibt es bei der digitalen Eingangspost?

Alles hat seine Vor- und Nachteile. Diese haben wir hier aufgelistet. So können Sie sich ein eigenes Bild machen, ob digitalisieren der Eingangspost für ihre Abteilung das Richtige ist. 

Vorteile

Nachteile

Zeitsparend, aufgrund des schnellen Datenzugriffs und der digitalen Weiterverarbeitung

Organisatorische Abläufe müssen umgebaut werden

Mehr Platz wird geschaffen

Rechtliche Grundlagen sind nur teilweise verständlich

Zugriff ist auf die Dokumente von jedem Computer möglich, sobald dieser mit dem System verbunden ist

Die Echtheit der Schriftstücke wird in Frage gestellt 

Materialkosten fallen weg

Rechtsunsicherheiten bei archivierten Mails

Miete für weitere Lagerräume fallen weg

Nachlassende Zuverlässigkeit der elektronischen Systeme

Dokumente sind aktuell und sofort verfügbar

Anschaffungskosten sowie Zeitaufwand fallen in der Regel bei dem System Umbau an

Hohe Sicherheit, aufgrund der Passwörter

Nicht alle Unterlagen werden in elektronischer Form entgegen genommen

Personalkosten werden gespart

Weiterlaufende Kosten des Archivierungssystems

Unterlagen sind schnell und einfach zu vernichten

 

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