geschäftliche E-Mails DIN 5008, geschäftliche E-Mail-Korrespondenz 5008
Was Sie bei geschäftlicher E-MailKorrespondenz dringend beachten sollten © Monster Ztudio - Shutterstock

Geschäftlichen E-Mails schreiben: Die wichtigsten DIN 5008-Regeln

Die DIN 5008 ist bekannt für ihre Regeln rund um Geschäftsbriefe, Adressfelder, Abkürzungen und mehr. Was viele nicht wissen: Sie greift ebenfalls bei E-Mails. Lesen Sie hier, wie Ihre Mails Dank DIN 5008 perfekt werden.

Die aktuelle DIN 5008-Norm führt aus, dass die Regelungen zu E-Mails gültig sind, wenn diese als Geschäftsbrief verwendet werden.

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass firmenintern versendete E-Mails nicht an diese Regelungen gebunden sind.

 

Die E-Mail-Regeln sind sich ähnlich mit denen des Geschäftsbriefs per Post. Man kann sagen, dass die Email als Ersatz für den Geschäftsbrief per Post dient. Trotzdem muss man auf ein paar grundlegende Dinge, bezüglich:

  • des Formats
  • der Codierung und Verschlüsselung
  • der Schriftart
  • und des Formats von Anlagen, achten.


Die Anschrift des Empfängers, der Verteiler und die Betreffzeile befinden sich in den dafür vorgegebenen Zeilen des E-Mail-Fensters.

Schreibt man E-Mails nach den Gestaltungsregeln 5008 und der Rechtschreibung der DIN 5008, so schreibt man die Sätze einzeilig und ohne Worttrennung. Denn wie die Mail beim Empfänger ankommt, beziehungsweise ausgestrahlt wird, hängt vom System des Empfängers ab. Trennen Sie Wörter, so kann das beim Empfänger so aus-sehen. Anders ist es mit Absätzen: Diese sind zur besseren Lesbarkeit zu setzen und auch die Gliederung des Textes ist nach den Regeln der 5008 zu beachten. 

5 wichtige Punkte zur E-Mail nach DIN 5008

1. Zeilenabstand einhalten

E-Mails sind nach der aktuellen DIN 5008 mit Zeilenabstand 1 (engzeilig) zu schreiben.

2. Betreff: Das muss rein

Der Betreff ist die stichwortartige Überschrift der E-Mail. Er soll dem Empfänger einen konkreten Hinweis über den Inhalt der E-Mail geben. Der Betreff hat für die Bearbeitung, Verwaltung und Wiederauffindbarkeit der E-Mail eine wichtige Bedeutung und ist bei geschäftlichen E-Mails obligatorisch. Bei Sendungen in das Ausland verzichten Sie bitte im Betreff auf Umlaute und den Buchstaben „ß“.

  • Nicht: Unser Telefonat am 1. August 20XX
  • Besser: Terminbestätigung – Ihr Beratungstermin am 1. August 20XX

3. Anrede: Wo wird sie gesetzt?

Die Anrede ist ein fester Bestandteil der geschäftlichen E-Mail. Die Anrede wird durch eine Leerzeile vom folgenden Text getrennt.

4. Fließtext formatieren

Der Text ist als Fließtext ohne Worttrennungen zu erfassen, da der Umbruch durch die Software des Empfängers gesteuert und der jeweiligen Fenstergröße angepasst wird. Absätze trennen Sie vom Folgetext durch eine Leerzeile. Halten Sie sich bitte unbedingt an diese Regel, denn nur so stellen Sie sicher, dass Ihr Text vom Empfänger angenehm zu lesen ist.

5. Gliederung und Struktur der E-Mail

Gestalten Sie Ihre E-Mail übersichtlich, damit sie für den Empfänger angenehm zu lesen ist. Halten Sie sich an die Regel: Ein Thema – ein Absatz!

Was gehört zwingend in eine DIN 5008-konforme E-Mail?


    E-Mail-Kopf nach Regeln DIN 5008 korrekt ausfüllen

    Starten Sie mit der korrekten Eingabe der E-Mail-Adresse des Empfängers. Korrespondieren Sie mit dem Ausland, so achten Sie auf die Schreibweise der Namen, denn hier passieren die meisten Fehler, da viele Namen schwierig zu schreiben sind. Auch alle Personen, die im CC mit eingefügt werden, sind sorgfältig zu prüfen. Sollten Sie mit den Personen häufiger im Kontakt stehen, so ist die Anlage als Kontakt im E-Mail-Programm sehr hilfreich.

    Die Pflichtangaben im E-Mail-Kopf sind wie folgt:

    • Anschrift
    • Verteiler
    • Betreff


    Im Anschriftfeld gibt man die E-Mail-Adresse des Empfängers ein

    Entweder hat man diese schon im Verteiler, ansonsten muss sie per Hand in das Anschriftfeld eingegeben werden. Achtung vor Buchstabendreher. Eine E-Mail-Adresse besteht in der Regel aus dem Vornamen und Zunamen des Empfängers oder dem Unternehmensnamen. Danach folgt das (at =@) Zeichen und der Anbieter oder Server. Eine Eingabe von mehreren Empfängern ist nach der DIN 5008 im Anschriftfeld möglich.

    Beispiel Anschriftfeld E-Mail

    klausmueller@gmail.com oder klaus-mueller@gmail.com oder klaus.mueller@gmail.com oder klausmueller@badgh.de - es gibt noch weitere Möglichkeiten von E-Mail-Adressen 

    Verteiler: Dieser Bereich findet sich umgangssprachlich auch als "Personen ins ′CC′ setzen" wieder. Alle Personen, die über diese Mail in Kenntnis zu setzen sind, finden sich aneinandergereiht wieder. Hier gilt wie oben: Entweder befinden sich die Personen schon in Adressbuch oder sie werden von Hand eingetippt. 

    Beispiel Verteiler E-Mail

    Udo Zimmerdorf <udozimmerdorf@badgh.de>; Maria Waldbach <maria.waldbach@fdhg.de> 

    Betreff: Die dritte wichtige Eingabe nach dem Anschriftfeld und dem Verteiler ist der Betreff. Hier ist es wichtig der gesamten E-Mail eine prägnante Überschrift zu verleihen, die den Inhalt der E-Mail widerspiegelt. Kommuniziert man mit ausländischen Partner oder Unternehmen, so ist nach der DIN 5008 auf Umlaute oder ß zu verzichten. 

    Beispiel Betreff E-Mail

    Anfrage zu Kundennummer XXX;  Um schnelle Antwort zur E-Mail Preissenkungen wird gebeten; Vertragsunterlagen: Bitte um möglichst schnelle Bearbeitung

    Beispiel Terminplanung einer Veranstaltung

    Terminplanung 20XX

    Guten Tag, Frau Schnell,

    wir planen, im Jahr 20XX fünf zweitägige Korrespondenztrainings für unsere Mitarbeiter/innen durchzuführen.

    Bitte senden Sie mir bis Montag, 18. Januar 20XX, zehn Terminvorschläge für die Monate Mai, Juni und September. Bitte beachten Sie bei Ihren Vorschlägen den bayrischen Ferienkalender 20XX.

    Viele Dank.

    Wir werden Ihnen bis 4. Februar 20XX mitteilen, für welche Termine wir uns entscheiden haben

    Freundliche Grüße

    Samuel Paulus


    Falls Sie in der E-Mail Leitwörter benutzen, verzichten Sie bitte auf den Tabulator.

    Beispiel Angebot - verzicht auf Tabulatortaste 

    Angebot Nr. 123 – Workshop Zeit- und Selbstmanagement

    Guten Tag, Herr Schneider,

     

    gerne bieten wir Ihnen den gewünschten Workshop freibleibend zu folgenden Konditionen an:

     

    Thema: Zeit- und Selbstmanagement

    Inhalte: mögliche Themen siehe beigefügte PDF-Datei

    Honorar: ...EUR

    Fahrtkosten: 0,40 EUR/km zuzüglich Mehrwertsteuer

    Termin: 24.05.20XX (Zwischenverkauf vorbehalten)

    Seminarraum: wird vom Kunden zur Verfügung gestellt

    Seminarunterlagen: Sie erhalten eine Kopievorlage

     

    Gerne passen wir die Inhalte an Ihre Wünsche und den individuellen Bedarf Ihres Unternehmens an. Rufen Sie mich einfach an, wenn Sie weitere Informationen wünschen. Ich berate Sie gern.

     

    Freundliche Grüße

    Easy2Learn GmbH

    Peter Kronberger


    Wie schreibe ich eine E-Mail nach den Regeln DIN 5008?

    Das Prinzip der E-Mail nach DIN 5008 ist dem des Geschäftsbriefs gleich. Es gibt nur ein paar Kleinigkeiten, die es zu beachten gilt. 

    Man beginnt auch, wie bei einem Geschäftsbrief mit der Anrede. Der Unterschied bei der Mail liegt allerdings darin, dass man die Anrede direkt an der Fluchtlinie eingibt. Also direkt in der ersten Zeile. Diese trennt man dann mit einer Leerzeile zum Text. 

    Der Text wird anders als bei dem Geschäftsbrief mit einem einfachen Zeilenabstand, ausschließlich als Fließtext formuliert und geschrieben. Worttrennungen gibt es bei einer geschäftlichen E-Mail nicht. Damit der Text leserlich bleibt, bildet man Absätze, die durch jeweils eine Leerzeile erzeugt wird. Alle anderen Gliederungen, die man im Text vornehmen kann, gleichen dem des Geschäftsbriefs.

    Im Abschluss einer E-Mail nach der Norm 5008 steht die Grußformel und die Möglichkeiten der Kommunikation (Telefon, Fax, Postanschrift) sowie sämtliche Firmenangaben (Firmenname, Straße, Telefonnummer, Firmeninhaber, Gerichtssitz und Usatzsteuer-ID).

    In der Regel hat jedes Unternehmen eine elektronische Signatur, sodass man meist nur noch den Namen eintragen muss. Achten Sie jedoch darauf, dass die Signatur oder Verschlüsselung von anderen nicht verändert beziehungsweise durch unberechtigtes Lesen geschützt ist. 

    Um nicht zwischen „Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form“ an bestimmte Empfänger und zum Beispiel Werbesendungen/Werbebriefe unterscheiden zu müssen, sind die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben nach HGB, GmbHG beziehungsweise AktG in der Autosignatur obligatorisch.

    So beenden Sie die E-Mail: Gruß und Signatur

    Der Abschluss wird einer E-Mail mit der Signatur als elektronischer Textbaustein zugesteuert. Er enthält den Gruß sowie Kommunikations- und Firmenangaben. Selbstverständlich soll er auch Kontaktdaten wie die E-Mail-Adresse oder Internet- Adresse enthalten.

    Beispiel Autosignatur für eine GmbH           

    Freundliche Grüße

     

    Phantasy GmbH

     

    Claudia Herzog

    Kundenservice

     

    Telefon: +49 6021 1234-1230

    Mobil: +49 172 6147159

    Fax: +49 6028 1234-1231

    E-Mail: claudia.herzog@phantasy.de

    Internet: phantasy.de

     

    Postanschrift: Postfach 12 34 56, 63813 Musterhausen

    Sitz/Hausanschrift: Bergstraße 1, 63824 Musterhausen

    Geschäftsführer: Tobias Schmelz

    Handelsregister: HRB 4723 beim Amtsgericht Musterstadt


    Beispiel Autosignatur für eine AG

    Freundliche Grüße aus Berlin

     

    HELICON Deutschland AG

    Vertrieb Deutschland

     

    i. A. Uwe Kampmann

    Sales Manager

     

    E-Mail: uwe.kampmann@HELICON-Deutschland.de

    Internet: www.HELICON.com

    Telefon: 0180 1234567-100 (6 ct je Minute)

    Telefax: 0180 1234567-110

     

    Postanschrift: Postfach 10 12 50, 12090 Berlin

    Hausanschrift: Bayernweg 12 – 15, 12098 Berlin

    Vorstand: Prof. Dr. Peter Paulus – Dr. Marion Kulzar – Udo Klapp

    Vorsitzender des Aufsichtsrates: Prof. Dr. Hans-Georg Kramus

    Handelsregister: HRB 470035 beim Amtsgericht Berlin-Charlottenburg