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Was Sie bei geschäftlicher E-MailKorrespondenz dringend beachten sollten © Monster Ztudio - Shutterstock

Geschäftlichen E-Mails schreiben: Die wichtigsten Empfehlungen für den Mailverkehr

Die E-Mail als Instrument der Korrespondenz und als Geschäftsbriefersatz ist im Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Aber auch hier gibt es Regeln, die in der DIN-Norm 5008 zusammengefasst sind. Wie Sie professionelle E-Mail unter Beachtung aller Vorschriften verfassen und gestalten, sollten Sie für Ihre tägliche Arbeit wissen.

DIN 5008 neu: Viele Empfehlungen für den Mailverkehr

Sekretärinnen kennen sie in der Regel aus dem Effeff: Die DIN 5008 gelten als ein Bündel von Richtlinien für die Textverarbeitung rund um alle Geschäftsbriefe, die nach der Bearbeitung Tag für Tag die Unternehmen verlassen. In Form unterschiedlichster Gestaltungsregeln sind alle Formalien geregelt, die Sie für die professionelle Gestaltung geschäftlicher Korrespondenz benötigen.

Ursprünglich wurde die Norm für den Schriftverkehr per Post entwickelt. Durch den Einzug des Internets und den damit verbundenen digitalen Möglichkeiten der Informationsübermittlung sind die Regeln nach und nach erweitert und an das Internet angepasst worden. 

Vom Anschriftfeld, über die Schriftart bis hin zur Tabellengestaltung

Nach der jüngsten Reform im Jahr 2020 liegen auch ausführliche Empfehlungen und Angaben für die formale Gestaltung von E-Mails vor. Das betrifft die Vorgabe für die formal korrekte Anschrift, das Anschriftenfeld genauso wie Satzzeichen, Schriftzeichen und Rechenzeichen sowie Firmenangaben, Informationen zur Grußformel und zur Anlage, den Zeilenabstand, die Schriftgröße, Abkürzungen und viele Dinge mehr.

Neuerungen also, die Sekretärinnen im Blick haben sollten. Gleichzeitig widmen sich die neuen Empfehlungen und Vorgaben auch der Tabellengestaltung im Mailverkehr sowie der digitalen Gestaltung von Vorlagen und Vordrucken sowie Mustern. 

DIN-gerechte Gestaltung einer Geschäftsmail

Im Grunde ist die Gestaltung einer Mail im Vergleich zum schriftlichen Brief deutlich leichter. Das Adressfeld des Empfängers und alle anderen Elemente sind im E-Mail-Programm vorgegeben, sodass Sie nur wenig formatieren müssen, wenn Sie beispielsweise eine Mail an einen Geschäftspartner schreiben möchten.

Auch die Signatur lässt sich derart einrichten, dass sie automatisch am Ende Ihres Textes erscheint. Eine klassische, geschäftliche E-Mail gliedert sich normalerweise in folgende Elemente: 

  • Adresse (E-Mailadresse im E-Mail-Kopf)
  • Verteiler (cc, bcc, im E-Mail-Kopf)
  • Betreffzeile (im E-Mailkopf)
  • Text (im Textffeld)
  • Grußformel (auch Ihren Namen/Firmenangaben
  • eventuelle Anlagen 


Bevor Sie eine E-Mail versenden, müssen Sie sicherstellen, dass der Empfänger die digitale Post tatsächlich empfangen kann. Das gilt vor allen Dingen, wenn Sie eine Codierung oder Verschlüsselung verwenden, aber auch dann, wenn Sie Anlagen versenden, die nicht ohne weiteres zu öffnen sind.  

Formale Regeln für E-Mails

E-Mails werden grundsätzlich einzeilig geschrieben. Sie sollten am Zeilenende außerdem auf Worttrennungen verzichten. Trennen Sie Wörter mit Trennungsstrichen ab, wird das Wort eventuell nicht korrekt angezeigt und taucht im Fließtext als getrennt auf (Beispiel: „Geschäfts-interessen“). Das liegt in solchen Fällen unter anderem daran, dass der Empfänger der Mail ein anderes Softwareprogramm nutzt als Sie. Es ist also besser, auf diese Schreibweise zu verzichten. Ansonsten können Sie sich bei der Gestaltung Ihrer digitalen Post an die DIN 5008 für Geschäftsbriefe halten, denn die Regeln gelten für beide Arten der geschäftlichen Korrespondenz. Es liegt also nahe, die wichtigsten Regeln für die Erstellung eines normgerechten Geschäftsbriefs zu kennen.

Unser Tipp: Schauen Sie sich dazu unseren Musterbrief an.


Überschrift der Mail: Achten Sie auf Professionalität

Eine Mail besteht aus dem eigentlichen Text (auf englisch als „Body“) bezeichnet, und einer Überschrift, auch Kopfzeile (oder englisch „Head“) genannt.

Dieser Punkt zählt zwar nicht direkt zu den Vorschriften der DIN 5008, trotzdem sollten Sie darauf achten, wenn Sie in der Kommunikation einen professionellen Eindruck erwecken möchten.

Die Überschrift bzw. der E-Mail-Header enthält nämlich Angaben, die der Adressat sehen kann. So findet sich hier unter anderem Ihre E-Mail-Adresse. Sie sollten unbedingt darauf achten, dass die E-Mail-Adresse aussagekräftig ist und einen vertrauenswürdigen Eindruck macht.

Einige E-Mail-Programme sortieren nämlich von vornherein E-Mails von Absendern aus, die kryptisch anmuten. 

In der geschäftlichen Korrespondenz empfiehlt sich daher eine Kombination aus Vorname, Nachname und Name des Unternehmens, damit die E-Mail ohne Probleme zugeordnet werden kann und vor allem nicht im Spam-Ordner landet.

Schriftart und Schriftgröße

Bei der Wahl der Schriftgröße sollten Sie darauf achten, dass diese gut lesbar ist und schnell erfasst werden kann. Benutzen Sie im Fließtext am besten eine Schriftgröße zwischen 10 und 12 Punkt. Alles darunter ist nur sehr schwer zu erkennen. Auch bei der Schriftart sollten Sie schlichte Typen wie Calibri, Arial oder Times nutzen. Diese werden auch in der DIN 5008 als geeignet empfohlen. Schreibschrift etwa oder verspielte Schrifttypen sind häufig schwer lesbar und wirken wenig geschäftlich. Wenn Sie zum Beispiel Abschnitte kennzeichnen möchten, können Sie die Schrift natürlich entsprechend vergrößern. 

DIN 5008: Worauf müssen Sie bei einem Geschäftsbrief achten?

E-Mail-Regeln sind also ähnlich wie jene, die für einen Brief gelten, der per Post verschickt wird. Trotzdem müssen Sie auf ein paar grundlegende Dinge achten, in denen sich Schriftverkehr von digitaler Post unterscheidet. Diese betreffen

  • Das Format
  • Die Codierung und Verschlüsselung
  • Die Schriftart
  • Das Format möglicher Anlagen

Der Geschäftsbrief nach der DIN 5008 folgt einem festgelegten Aufbau. Wichtig ist, dass Sie neben der Strukturierung und Gliederung, die im Übrigen ebenso für E-Mails gilt, auch ein ansprechendes Layout wählen, denn die geschäftliche Korrespondenz, die Ihr Unternehmen verlässt, stellt gleichzeitig eine Art Visitenkarte dar. Deshalb ist es besonders wichtig, professionell zu arbeiten, damit die Empfänger einen positiven Eindruck von Ihrer Firma erhalten. 

Form A und Form B: Standard sieht zwei Varianten vor

Letztendlich bieten die Empfehlungen der DIN 5008 für den Geschäftsbrief eine Hilfestellung für Sie, damit die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und Ihren Kunden, beziehungsweise Geschäftspartnern problemlos funktionieren kann. Die DIN-Norm stellt dabei einen Standard von Richtlinien dar, der die Basis für sämtliche Verbindlichkeiten innerhalb moderner geschäftlicher Kommunikation bildet.

Beim schriftlichen Geschäftsbrief gibt es zwei Variationen:

Form A und Form B. Der Unterschied besteht vor allem in der Größe, beziehungsweise Höhe des Briefkopfes. Bevorzugt wird normalerweise Form B, bei der der Briefkopf 4,5 Zentimeter misst. Die Form A hingegen besitzt einen Briefkopf in Höhe von 2,7 Zentimetern. Diese und andere Einstellungen sind in einer leeren E-Mail bereits formatiert („hinterlegt“). Sie können natürlich auch andere Leerbögen mit völlig anderen Maßen vorformatieren und als Vorlage abspeichern.

Vorlage für einen Geschäftsbrief Form B: 

Der E-Mail-Kopf

Der Kopf Ihrer E-Mail ist vorgegeben. Dort finden Sie die Zeilen für die Anschrift (E-Mailadresse des Empfängers), den Verteiler (cc) und die Betreffzeile. Die Zeilen sind festgelegt, das heißt, Sie müssen beim Ausfüllen des E-Mail-Kopfes nach dieser Reihenfolge vorgehen, damit die Mail ihren Empfänger erreicht: 

  • Anschrift: Die Anschrift des Adressaten ist die E-Mail-Adresse. Sie können auch mehrere Adressen eingeben, die durch ein Semikolon und ohne ein Leerzeichen voneinander getrennt werden. Die Anschrift befindet sich entweder in Ihrem Verteiler, oder Sie fügen diese per Hand ein. 

Beispiel Anschriftfeld E-Mail

klausmueller@gmail.com oder klaus-mueller@gmail.com oder klaus.mueller@gmail.com oder klausmueller@badgh.de - es gibt noch weitere Möglichkeiten von E-Mail-Adressen 


  • Verteiler: Wenn Sie die E-Mail an untergeordnete Personen senden möchten, geben Sie deren Mailadresse in dieses Feld ein. Wählen Sie BCC,  bedeutet dies, dass die untergeordneten Empfänger  nicht sehen können, an wen die Post außerdem geschickt wird. Wählen Sie jedoch CC, können alle Beteiligten sehen, an wen die Mail versendet worden ist. 
  • Betreff: In der Betreffzeile weisen sie stichwortartig auf den Inhalt Ihrer E-Mail hin. So weiß der Empfänger sofort, worum es geht und kann die E-Mail außerdem besser archivieren. In der Geschäftskorrespondenz ist eine Betreffzeile anders als bei privaten Mails, zwingend. Wichtig dabei ist ein aussagekräftiger Inhalt, damit die E-Mail sofort zugeordnet werden kann. Schreiben Sie also nicht„unser Angebot“ oder „Ihr Schreiben vom xxxx“, sondern verwenden Sie lieber Schlagwörter: 

„Unser Angebot für Winterreifen“

„Vertragsunterzeichnung: Ihr Schreiben vom xxxx“

Denken Sie in diesem Zusammenhang auch an mögliche Bestellnummern oder auch an wichtige Kalenderdaten: 

„Winterreifen - Ihre Bestellung Nr. 123456“

„Vertragsunterzeichnung am 12.12.2020: Ihr Schreiben…“


E-Mail-Vorlage

Beispiel für eine E-Mail mit Betreffzeile: 

 

Anfrage zu Kundennummer XXX;  Um schnelle Antwort zur E-Mail Preissenkungen wird  gebeten; Vertragsunterlagen: Bitte um möglichst schnelle Bearbeitung

Beispiel Terminplanung einer Veranstaltung

Terminplanung 20XX

 

Guten Tag, Herr Schnell,

wir planen, im Jahr 20XX fünf zweitägige Korrespondenztrainings für unsere Mitarbeiter/innen durchzuführen.

Bitte senden Sie mir bis Montag, 18. Januar 20XX, zehn Terminvorschläge für die Monate Mai, Juni und September. Bitte beachten Sie bei Ihren Vorschlägen den bayrischen Ferienkalender 20XX.

Viele Dank.

Wir werden Ihnen bis 4. Februar 20XX mitteilen, für welche Termine wir uns entscheiden haben

Freundliche Grüße

Samuel Paulus


Wenn Sie eine E-Mail ins Ausland senden, schreiben Sie die Umlaute unbedingt aus, damit sie den Empfänger sicher erreicht (ä=ae, ö=oe, ü=ue). Dasselbe gilt für das „ß“, das Sie in jedem Fall als „–ss“ schreiben müssen. Ansonsten kann der Text des Absenders beim Empfänger verzerrt dargestellt werden, indem Wörter auseinandergerissen werden, hier und dort ein unschöner Abstand entsteht und vieles mehr. 

Der E-Mail-Text

Der E-Mail-Text beginnt mit der Anrede, die automatisch an der Fluchtlinie ansetzt. Im Anschluss folgt der Fließtext mit einer Leerzeile. Absätze werden ebenfalls durch eine Leerzeile voneinander abgegrenzt. Im Text selbst sollten Sie auf Hervorhebungen laut Empfehlung der Norm durch Fettschrift oder Farbe verzichten.

Am Ende des Textes steht durch eine Leerzeile getrennt, die Signatur, auch „Abschluss“ genannt, die sich aus Kontaktdaten, Firmenangaben und der Grußformel zusammensetzt und normalerweise als elektronischer Textbaustein eingefügt wird. 

Was dort auf keinen Fall und allein schon aus rechtlichen Gründen fehlen darf, ist die Nummer des Unternehmens aus dem Handelsregister, die bei geschäftlicher Korrespondenz eine Pflichtangabe darstellt und somit Bestandteil jeder Signatur ist.

Diese Angaben unterscheiden sich je nach Unternehmensform. Die DIN 5008 schreibt außerdem die Angabe der Internetadresse des Unternehmens und eine E-Mail-Adresse vor. Mitteilungen, die einen rechtswirksamen Charakter haben, benötigen unbedingt eine elektronische Signatur und können darüber hinaus auch mithilfe von Verschlüsselungen oder Codierungen versehen werden, damit sichergestellt ist, dass die Post den Adressaten erreicht. In der Signatur stehen normalerweise 

  • Die Grußformel
  • Telefonnummer/Faxnummer
  • Postanschrift
  • Firmenangaben (Firmenname, Straße, Telefonnummer, Firmeninhaber, Gerichtssitz und Umsatzsteuer-ID)


Beispiel für eine Autosignatur nach DIN 5008

Freundliche Grüße

 

Phantasy GmbH

 

Claudia Herzog

Kundenservice

 

Telefon: +49 6021 1234-1230

Mobil: +49 172 6147159

Fax: +49 6028 1234-1231

E-Mail: claudia.herzog@phantasy.de

Internet: phantasy.de

 

Postanschrift: Postfach 12 34 56, 63813 Musterhausen

Sitz/Hausanschrift: Bergstraße 1, 63824 Musterhausen

Geschäftsführer: Tobias Schmelz

Handelsregister: HRB 4723 beim Amtsgericht Musterstadt

 

Beispiel Autosignatur für eine AG

Mit freundlichen Grüßen aus Berlin

 

HELICON Deutschland AG

Vertrieb Deutschland

 

i. A. Uwe Kampmann

Sales Manager

 

E-Mail: uwe.kampmann@HELICON -Deutschland.de

Internet: www. HELICOM. com

Telefonnummer: 0180 1234567-100 (6 ct je Minute)

Telefaxnummer: 0180 1234567-110

 

Postanschrift: Postfach 10 12 50, 12090 Berlin

Hausanschrift: Bayernweg 12 – 15, 12098 Berlin

Vorstand: Prof. Dr. Peter Paulus – Dr. Marion Kulzar – Udo Klapp

Vorsitzender des Aufsichtsrates: Prof. Dr. Hans-Georg Mustermann

Handelsregister: HRB 470035 beim Amtsgericht Berlin-Charlottenburg


Übungen und Musterformulierungen

Im Internet gibt es unzählige Übungen und Musterformulierungen zum Umgang mit Geschäftspost nach den DIN 5008-Regeln. Diese können Ihnen eine gute Orientierung bieten. An dieser Stelle jedoch haben wir die wichtigsten Aspekte für den verbindlichen E-Mail-Verkehr noch einmal zusammengestellt.

Daran sollten Sie beim Verfassen einer geschäftlichen E-Mail denken: 

Die DIN 5008 regelt den geschäftlichen E-Mail-Verkehr (Geschäftsbriefersatz). Deshalb sind auch Anschrift, Verteiler und Betreff vorgegeben. 

Füllen Sie die Betreffzeile immer aus, damit die Mail so abgelegt werden kann, dass der Empfänger diese auch wiederfindet und archivieren kann. 

Der Text einer E-Mail wird einzeilig verfasst und ohne Worttrennungen. 

Fester Bestandteil einer E-Mail: Die Anrede, die durch eine Leerzeile vom Fließtext getrennt wird. 

Der Abschluss einer E-Mail wird mit einer Zeile Abstand zum vorhergehenden Text eingeleitet und enthält neben der Grußformel auch Kommunikations- und Firmenangaben sowie Ihre E-Mail und die Internet-Adresse des Unternehmens.


Fazit: Die elektronische Kommunikation gewinnt im geschäftlichen Umfeld immer mehr an Bedeutung

Assistentinnen und Assistenten sollten daher auch die Regeln beherrschen, die für geschäftliche E-Mails gelten. Dazu gehört weit mehr, als die Beachtung der richtigen Rechtschreibung und Formatierung. Denn die geschäftliche E-Mail stellt eine ganze Reihe an Herausforderungen an den Schreibenden. Glücklicherweise finden sich in der DIN 5008 einige Vorschriften, an denen Sie sich orientieren und Ihre geschäftliche Kommunikation auf ein äußert professionelles Level heben können. 

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.