Adressangaben DIN 5008, Inhalte Adresse 5008
Wissen Sie, welche Adressangaben nach DIN 5008 wichtig sind? © Motortion Films - Shutterstock

Adressangaben nach DIN 5008: Das müssen Sie im Anschriftenfeld beachten

Briefe sind die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Deswegen ist es wichtig, dass Sie 100-prozentig korrekte Briefe schreiben, nicht nur inhaltlich, sondern auch formal. Die DIN 5008 regelt dabei die meisten Formalien. Wie Sie auf ihrer Grundlage die Adresse korrekt angeben, erfahren Sie hier.

Mit dem Anschriftenfeld eines Briefs ist jener Teil des Briefumschlags gemeint, der häufig als kleines transparentes Fenster links ausgewiesen ist. In diesem Feld von insgesamt 4,0 x 8,5 cm haben Sie die Möglichkeit die Adresse Ihres Geschäftspartners und zusätzliche Verweise unterzubringen.

Wie viele Zeilen Ihnen dabei zur Verfügung stehen und in welche Zeile Name, Adresse, Anrede und akademischer Titel eingetragen werden ist durch die neue DIN 5008 genau geregelt.

 

Zeilen für das Adressfeld laut DIN 5008

Das gesamte Adressfeld umfasst laut den Vorgaben der neuen DIN 5008 neun Zeilen: drei Zeilen für Versendungsvermerke und sechs Zeilen für die eigentliche Anschrift.

Zeile 1-3: Der Versendungsvermerk laut DIN 5008

Die neue DIN 5008 schreibt vor, dass die ersten drei Zeilen des Anschriftenfelds für den Versendungsvermerk zur Verfügung stehen. Ihre Anschrift beginnt deshalb erst in der vierten Zeile des Anschriftenfelds, auch dann, wenn Sie keine Versendungsvermerke verwenden.

Versendungsvermerk positionieren 

  • Ein einzeiliger Versendungsvermerk steht in der dritten Zeile des Anschriftenfelds.
  • Ein zweizeiliger beginnt in der zweiten.
  • Ein dreizeiliger Versendungsvermerk beginnt in der ersten Zeile des Anschriftenfelds.


Beispiel für einen korrekten Versendungsvermerk laut DIN 5008:

1. Zeile
2. Zeile
3. Zeile Übergabe-Einschreiben
4. Zeile Herrn
5. Zeile Claus Peters
6. Zeile Kastanienweg 12
7. Zeile 55433 Köln
8. Zeile
9. Zeile


„Vorab per Fax“: Wo steht der Vermerk im Adressfeld?

Die neue DIN 5008 empfiehlt den Vermerk "vorab per Fax" als Versendungsvermerk zu handhaben.

Einzeiliger Versendungsvermerk

Da es sich um einen einzeiligen Versendungsvermerk handelt, steht er in der dritten Zeile des Anschriftenfelds.


Was unterscheidet die Postfachadresse von der Straßenadresse?

Zum notwendigen Wissen von Sekretärinnen gehört auch, zwischen einer Postfachadresse und einer Straßenadresse unterscheiden zu können. Was genau ist der Unterschied? Im Grunde kann jeder gemeldete Bürger in Deutschland eine Postfachadresse eröffnen. Attraktiv ist ein Postfach vor allem für Ämter und große Firmen. Gerade Behörden oder große Unternehmen erhalten häufig regelmäßig sehr viel Post und richten, ähnlich wie ein Schließfach bei der Bank, bei der Deutschen Post ein Fach ein, dass durch die Mitarbeiter eines Betriebs regelmäßig geleert wird. Anders als bei einem herkömmlichen Briefkasten an der Tür wird die anfallende Post also nicht geliefert, sondern durch den Postfachinhaber oder seine Vertreter selbst abgeholt. 

Unterschied zwischen Postfachadresse und Straßenadresse: Post wird abgeholt, nicht geliefert

Ein Postfach wird oft auch dann in Anspruch genommen, wenn der Empfänger nur unregelmäßig anzutreffen ist und den Hausbriefkasten nur sporadisch leeren kann. Wer ein Postfach einrichtet, erhält eine sogenannte Postfachnummer. Anders als bei einer normalen Haus- oder Straßenadresse werden der Straßenname und die Hausnummer der jeweiligen Stadt (oder Ort) in diesem Fall durch die Postfachnummer ersetzt.

Die Postleitzahl jedoch bleibt, anders als die Straße, wie gewohnt bestehen. Sehr große Unternehmen beziehungsweise Behörden können bei der Deutschen Post sogar eine eigene Postleitzahl beantragen.

So kann die Anschrift eine Postfachanschrift aussehen: 

ABC-Design Mustermann

Postfach 12345

54321 Musterdorf

Kein Ersatz für die Meldeadresse

Allerdings ist eine Postfachadresse kein Ersatz für die Meldeadresse. Wer ein Postfach mieten möchte und bei der Deutschen Post einen entsprechenden Antrag auf ein Postfach stellt, muss stets die aktuelle Straßenadresse angeben und die Post bei einem Umzug die neue Anschrift unaufgefordert mitteilen. Falls der Postkunde gegen diese Vorschrift verstößt, kann der bestehende Vertrag fristlos gekündigt werden. Brief & Co wird in diesem Fall wieder an die Hausanschrift, beziehungsweise Geschäftsadresse zugestellt. 

Auch bei der Adresspflege von Bedeutung

Auch für die Adresspflege spielt die Unterscheidung Straßenadresse/Postfachadresse eine Rolle. Die jeweilige Angabe der Anschrift kann zum Beispiel bei der Nutzung von SAP der entsprechenden Adressenform zugeordnet werden. Bei der Eingabe der Daten in das jeweilige Feld (Stadt, Land, Absender, etc.) wird zwischen den beiden Varianten unterschieden: Etwa im Feld „Straße 2“, in dem bei der Postfachanschrift das Postfach samt Nummer eingegeben wird. 

Hinweis: Sendungen, die nicht in einen normalen Hausbriefkasten passen, werden nicht im Postfach zugestellt, sondern als Paket. 

Versendungsvermerk: Ist Fettschrift erlaubt?

Früher wurde der Vermerk fett gedruckt und/oder unterstrichen. Doch die neue DIN 5008 empfiehlt, dass der Vermerk weder fett noch unterstrichen noch in Großbuchstaben geschrieben wird. Er steht auch nicht in Parenthese, also in Gedankenstrichen.

Beispiel für die korrekte Schreibweise des Versendungsvermerks laut DIN 5008:

  1. Zeile Übergabe-Einschreiben
  2. Zeile Herrn
  3. Zeile Peter Mertens


Beispiel für die korrekte Platzierung laut DIN 5008:

  1. Zeile
  2. Zeile
  3. Zeile Vorab per Fax: 0221 1234-567
  4. Zeile Herrn
  5. Zeile Claus Peters
  6. Zeile Kastanienweg 12
  7. Zeile 55433 Köln
  8. Zeile
  9. Zeile


Anschriftfeld richtig ausfüllen: 4 Beispiele

1. Die klassische Anschrift

Frau

Verena Müller

Dankesstraße 18

52718 Marburg

2. Anschrift mit Einschreiben: So füllen Sie das Anschriftfeld aus

Einschreiben - Rückschein

Frau Orthopäde

Dr. Verena Müller

Dankesstraße 18

52718 Marburg

3. Anschrift mit persönlichem Einschreiben

Einschreiben

Persönlich/Vertraulich

Frau Rechtsanwältin 

Verena Müller

Postfach 20 20 19

52718 Marburg

4. Anschriftfeld: Nicht nachsenden

Nicht nachsenden!

Einschreiben

Verena Müller

Dankesstraße 18

52718 Marburg

 

Post ins Ausland: Das ist beim Adressfeld zu beachten

Bei der Gestaltung von Auslandsadressen wird die DIN 5008 von vielen Anwendern meist gründlich missachtet. Doch die Beachtung der DIN 5008-Empfehlungen ist gerade bei der Schreibweise ausländischer Anschriften sehr wichtig. Tun Sie es nicht, wird Ihr Brief vielleicht gar nicht zugestellt und kommt zu Ihnen zurück.

Die 4 wichtigsten Hinweise zur DIN 5008 bei ausländischen Adressen

  1. Verwenden Sie keine Abkürzungen für Länder, also keine Länderkennzeichen. Die Abkürzungen existieren bereits seit über zehn Jahren nicht mehr. Dies hat die DIN 5008 in Absprache mit der Deutschen Post AG abgeschafft. Der Grund: Einige Absender schrieben „I“ und meinten damit Italien, und andere wiederum meinten Island. Die Folge: Briefe tummelten sich rund um den Erdball auf der Suche nach dem richtigen Empfänger.
  2. Schreiben Sie den Bestimmungsort und das Land in Großbuchstaben.
  3. Es gibt keine Leerzeilen in der Adresse.
  4. Schreiben Sie das Zielland in deutscher Sprache, also zum Beispiel „ITALIEN“ und nicht „Italy“ oder „Italia“.
  5. Schreiben Sie den Ort in der Landessprache, zum Beispiel „STRASBOURG“ statt „STRASSBURG“.


Anschrift England: Die korrekte Postanschrift in Großbritannien

  1. Name
  2. Firma
  3. Name des Gebäudes
  4. Hausnummer, Straße, (+ Zusatz wie Appartement-Nummer)
  5. Stadtviertel (Dependent Locality)
  6. Stadt
  7. ggf. Grafschaft
  8. Postcode
  9. Land

Beispielanschrift:

Mr John Bloggs
Bloggs  Inc.
16 Downing Street
LONDON
SW1A 2AA
GREAT BRITAIN


So sieht eine korrekte italienische Adresse nach den Vorgaben der DIN 5008 aus:

Lavazzoni S. p. a.
Signora Rosa Felice
Via Puglia 23
12342 FIRENZE
ITALIEN


Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.

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