Kategorien übertragen, Outlook Kategorien, Outlook Daten übertragen
Kategorien lassen sich in Microsoft Outlook wenigen Schritten übertragen © Casimiro PT - Shutterstock

Outlook Kategorien übertragen: So sichern Sie Ihr Kategoriensystem

In Outlook gibt es per se keinen Befehl, um Kategorien zu sichern beziehungsweise zu exportieren oder zu importieren. Das ist jedoch vor allem dann sinnvoll, wenn man eine Sicherungskopie der Kategorienliste anlegen oder die eigenen Kategorien auf andere Rechner, etwa das Notebook, übertragen möchte. Lesen Sie hier, wie Sie mit Microsoft Outlook Kategorien übertragen und sichern können.

Outlook 2007 bis 2016: Welche Methoden zur Sicherung der Kategorien gibt es?

Die gute Nachricht: Grundsätzlich ist die Hauptkategorienliste in der PST-Datei – also der Datendatei von Outlook – enthalten.

Kopieren Sie diese Datei, ist auch die Liste der Kategorien inklusive ihrer unterschiedlichen Farben gesichert.

 

Doch leider hilft Ihnen das nicht weiter, wenn Sie lediglich die Kategorien auf einen anderen Computer übernehmen möchten. Denn an sich gibt es keine direkte Möglichkeit, in Outlook die Kategorien zu sichern und zu übertragen. Daher müssen Sie auf eine alternative Vorgehensweise zurückgreifen.

So gibt es über Umwege grundsätzlich mehrere Möglichkeiten, die Kategorien bei Microsoft Outlook zu übertragen. So könnten Sie Outlook mit einem speziellen Schalter starten oder ein extra VBA-Programm (Makro) nutzen. Doch es existiert auch eine unkompliziertere Methode, die Kategorienliste zu sichern.

Wie sichere ich die Kategorien Office Outlook?

Wenn Sie die Kategorienliste in Outlook sichern wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie ein neues Notiz-Element, etwa mittels Tastenkürzel STRG + UMSCHALT + N.
  2. Tippen Sie in das Element, zum Beispiel den Text „Meine Kategorien“ ein, und schließen Sie die Notiz. Sie wird nun mit dem eingegebenen Text als Name abgelegt.
  3. Gehen Sie in den Notizen-Ordner. Sie erreichen ihn mit der Tastenkombination STRG + 5.
  4. Klicken Sie die neue Notiz mit der rechten Maustaste an und wählen Sie das Feld Kategorisieren, Alle Kategorien. Weisen Sie jetzt der Notiz jede Kategorie zu, die Sie sichern möchten. Die Notiz bekommt also in der Regel mehrere Kategorien zugewiesen.
  5. Speichern Sie die Notiz außerhalb von Outlook als msg-Datei. Wählen Sie dazu den Befehl Datei, Speichern unter oder drücken Sie F12. Alternativ ziehen Sie die Notiz mit der Maus aus Outlook heraus in einen geöffneten Ordner im Windows-Explorer oder den Desktop. Die Datei trägt die Endung „.msg“.

Nachdem Sie die Liste gesichert haben, können Sie im nächsten Schritt nun die Kategorienliste übertragen. Der nächste Abschnitt zeigt Ihnen, wie das funktioniert.

Wie übertrage ich Kategorien in Microsoft Office Outlook?

Nachdem Sie die Kategorienliste gespeichert haben, können Sie die Liste nun auf einen anderen Computer übertragen. Dafür muss die zuvor erzeugte Datei auf den anderen PC gebracht werden. Das funktioniert etwa per USB-Stick oder indem Sie die Notiz per Mail an den Zielrechner versenden. Die Datei wird auch auf diesem Computer zunächst außerhalb von Outlook abgelegt. Daraufhin befolgen Sie diese Schritte:

  1. Öffnen Sie Outlook und den Ordner Notizen. Ziehen Sie per Maus nun die msg-Datei mit Ihren Kategorien in den Notizbereich.
  2. Wechseln Sie in den Posteingang, zum Beispiel mit der Tastenkombination STRG + 1.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Postfach und wählen Sie Datendateieigenschaften. Achten Sie dabei darauf, dass Sie nicht den Posteingang, sondern das Konto darüber auswählen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufrüsten zu Farbkategorien und bestätigen Sie den folgenden Hinweis, dass der Abgleich der Kategorien einige Zeit dauern kann. Outlook vergleicht jetzt die vorhandene Liste und fügt die noch nicht aufgeführten Kategorien hinzu. Sie werden in der Statusleiste über den Fortgang informiert.

Nun haben Sie das Kategoriensystem schnell auf einen anderen PC übertragen. Außerdem funktioniert diese Vorgehensweise nicht nur beim Kategoriensystem für E-Mails: Auch das Kategoriensystem für Kalendereinträge können Sie mithilfe dieser Methode sichern und exportieren.

Alternativen: So können Sie Ihre Kategorien ebenfalls sichern

Wenn Sie die hier vorgestellte Option nicht nutzen wollen oder Sie sehr gerne und oft Kategorien nutzen, können Sie sich auch auf das Angebot von Drittanbietern verlassen. So zum Beispiel von VCOffice Category Manager. Dieses ist ein spezielles Add-in, das Sie sich herunterladen können. Es erlaubt den Zugriff auf die Kategorien über ein Randfenster.

Damit können Sie mehrere Kategorien mit nur einem einzigen Klick erstellen oder Ihr Kategoriensystem filtern. Außerdem erinnert Sie das Tool daran, dass Sie Ihre Elemente – das heißt Mails, Aufgaben oder Termine – kategorisieren. Zudem bietet das Programm die Möglichkeit, die Kategorien zu exportieren, freizugeben oder die Kategorienamen mit anderen Geräten zu synchronisieren. Auch ein Import der Objekte ist möglich. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn Sie mit Ihren Kollegen oder Kunden in einem einheitlichen Standard arbeiten möchten.

Weitere Artikel zu diesem Thema:
outlook Tipps, Handy PC, Computer, Tablet, Microsoft office Outlook, Beispiele
Microsoft Outlook: Tipps und Tricks für das E-Mail-Tool

MS Outlook ist wohl das bekannteste E-Mail-Programm mit mehreren Millionen Nutzern – ob privat oder beruflich. Das liegt womöglich auch an dem immensen Umfang an…

Working Out Loud: So funktioniert die Methode
Working Out Loud: So funktioniert die Methode

Wissen teilen, sich vernetzen und davon profitieren – das ist es, was den Ansatz „Working Out Loud“ (oder Working out loud) im Grunde ausmacht.

Organisiert mit Outlook: E-Mail-Management im Arbeitsalltag
Organisiert mit Outlook: E-Mail-Management im Arbeitsalltag

Die E-Mail ist heute wohl das wichtigste Element der Geschäftskommunikation. Doch die Flut an E-Mails, die täglich im Posteingang einer Assistenzkraft eingeht, kann…

Gut abgesichert: E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Gut abgesichert: E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Brief und Fax werden für den geschäftlichen Schriftverkehr immer weniger bedeutend. Stattdessen kommunizieren Unternehmen und ihre Mitarbeiter immer häufiger per…

Outlook: So schaffen Sie Zeitpuffer
Outlook: So schaffen Sie Zeitpuffer

Sie können Zeitpuffer in Outlook einstellen - so schrumpft die Meetingzeit etwas zusammen, unterstützt Sie aber dabei, Pufferzeiten zu etablieren. Wir verraten, wie…

Struktur im Postfach: So erstellen Sie Suchordner in Outlook
Struktur im Postfach: So erstellen Sie Suchordner in Outlook

Wussten Sie, dass Sie über die Funktion “Outlook Suchordner” individuelle Suchfilter und Zusammenstellungen von E-Mails konfigurieren können? Wir verraten, wie es…

Tipps für Outlook: Kontakte erstellen und clever verwalten
Tipps für Outlook: Kontakte erstellen und clever verwalten

Wer im Büroalltag mit Microsoft Outlook arbeitet, kommt um das Adressbuch nicht herum: Denn die Kontakte bilden heute das digitale Pendant zur früheren…

Outlook: Notizen erstellen und gekonnt einsetzen
Outlook: Notizen erstellen und gekonnt einsetzen

Microsoft Outlook bietet mit seiner Notiz-Funktion eine praktische Möglichkeit, Ordnung in die „Zettelwirtschaft“ zu bringen.

Feiertage anzeigen in Outlook: so geht‘s
Feiertage anzeigen in Outlook: so geht‘s

Ob zur Termin- oder Urlaubsplanung: Für die richtige Organisation des Büroalltags sollten Assistenzkräfte alle anstehenden Feiertage im Auge haben. Mit dem…

Mittendrin im Metaverse: Warum wir bald als Avatare arbeiten
Mittendrin im Metaverse: Warum wir bald als Avatare arbeiten

High-Tech-Fantasie oder schon näher als gedacht? Die Diskussion ums Metaverse ist in vollem Gange. Wie erste Anwendungen in der neuen virtuellen Welt unsere…

Loading...