Der Büroalltag steckt voller unterschiedlicher Aufgaben. Einen hohen Anteil davon macht die tägliche Korrespondenz aus. Hier muss ganz besonders auf einwandfreie Texte geachtet werden, denn E-Mail und Briefe transportieren nicht nur Inhalte, sondern gelten auch als Visitenkarte des Unternehmens. Die möglichen Außenwirkungen fehlerhafter Schreiben sollten deshalb niemals unterschätzt werden.
Abkürzungen müssen unmissverständlich sein
So bedeutet das Kürzel „i.Ü. nicht „in Übereinstimmung“, sondern lediglich „im Übrigen“. Falsch angewendet können die entsprechenden Sätze eine unterschiedliche Bedeutung bekommen. Auch diese Anekdote zeigt anschaulich, zu welchen Missverständnissen mit anderer Bedeutung Abkürzungen führen können:
Mitarbeiter eines Seminaranbieters, die ein ehemaliges Vorstandsmitglied bei Porsche zu einem Vortrag eingeladen haben, schreiben in dessen Vita „vorm. Vorstandsmitglied bei Porsche“. Gemeint war natürlich „vormals“ – jedoch wurde daraus hausintern „vormittags“ gemacht. Das ist nur ein - und durchaus amüsantes - Beispiel dafür, wie wichtig die richtige Schreibweise von Abkürzungen sein kann.
Doch wie sieht es mit anderen geläufigen Kürzeln im Büroalltag aus?
Offenbar gibt es nicht für alle Abkürzungen innerhalb Deutschlands offizielle Regeln. Regelmäßig steht in diesem Zusammenhang die Schreibweise für die Abkürzung „Stellvertretender“ oder „stellvertretender“ zur Diskussion. Im Bürowesen ein gängiger Begriff, der jedoch häufig zu Unsicherheiten führt und dessen korrekte Schreibweise sowohl ausgeschrieben als auch abgekürzt eine echte Rätselfrage schon bei den Buchstaben darstellt.
Mindestens ein halbes Dutzend Varianten von Abkürzungen sind in Deutschlands Büros im Umlauf (nicht umsonst wird dieser Begriff auch gern im Kreuzworträtsel abgefragt). In Gebrauch sind Abkürzungen wie stv., Stv., stellv. oder auch Stellv. oder StV. – und das, offenbar besteht auch dabei keine Einigkeit, manchmal mit und manchmal ohne Punkt.
Grammatik-Regeln nicht vergessen
Im Folgenden ein kleiner Überblick darüber, wie der Umgang mit diesem Wort sinnvoll gehandhabt wird: Zunächst muss die grundsätzliche Unterscheidung getroffen werden, ob es sich im Text um ein Substantiv (Stellvertretung) oder ein Adjektiv (stellvertretend, stellvertretender) handelt.
Bei einem Substantiv gilt natürlich Großschreibung, bei einem Adjektiv normalerweise die Kleinschreibung. Unsicherheiten ergeben sich häufig daraus, dass die Abkürzung „stellvertretend“ meistens am Satzanfang steht, wo bekanntlich Großschreibung gilt.
Heißt es also zunächst:
Mit freundlichen Grüßen
stellvertretender oder
Stellvertretender Geschäftsführer Max Mustermann?
Generell wird empfohlen, Abkürzungen am Satzbeginn zu vermeiden
Obwohl für den Begriff „stellvertretender“ nach den offiziell anerkannten Regeln der Grammatik die Kleinschreibung gilt, handelt es sich gleichzeitig um eine Berufsbezeichnung - und damit um eine Form eines Titels (vergleichbar mit „Amtierender Bürgermeister“).
Schon wegen der Etikette ist deshalb die Großschreibung zu empfehlen. Die Frage nach Groß- oder Kleinschreibung stellt sich auch regelmäßig in Zusammenhang mit neuen Visitenkarten, um die sich normalerweise die Büroangestellten kümmern. Hier sollte ebenfalls mit Blick auf den guten Ton auf eine Abkürzung verzichtet werden.
Platzprobleme lassen sich oft durch Anpassungen lösen
Bereitet die Ausschreibung des Wortes „Stellvertretender“ oder „Stellvertreter“ in diesem Zusammenhang Platzprobleme, können bei der Vorbereitung der Visitenkarten etwa für einen Relaunch oder für einen neuen Mitarbeiter kleine Anpassungen des Layouts (zum Beispiel eine Änderung der Größe der Buchstaben) helfen, um auf eine Abkürzung wie stellv. oder Stv. verzichten zu können.
Abkürzung Stellv. oder stv.?
In Situationen, in denen eine Ausschreibung des Wortes „stellvertretender“ oder „Stellvertreter“ aus verschiedenen Gründen nicht machbar ist, sind zwei für den Empfänger unmissverständliche Spielarten von Abkürzungen gebräuchlich. Der Duden nennt als korrekte Abkürzung für das Wort „stellvertretend“ den Begriff stv. , bezieht sich dabei jedoch nicht auf den Satzanfang. Steht die Abkürzung also zu Beginn eines Satzes, muss es „Stv.“ heißen.
Ebenfalls anerkannt und wesentlich geläufiger ist die Abkürzung stellv., die sich auch häufig im Impressum vieler Printmedien finden lässt (stellv. Redaktionsleiter Max Mustermann). Weil sich hier - vergleichbar mit dem Begriff Medizinische Fachangestellte oder Leitender Arzt - eine Art Titel eingebürgert hat, ist auch eine Großschreibung möglich, obwohl es sich um ein Adjektiv handelt.
Die Abkürzung StV, ob mit oder ohne Punkt, findet sich hier und da ebenfalls in geschäftlicher Korrespondenz, ist jedoch grammatikalisch falsch. Ein großgeschriebenes V oder grundsätzlich in der Mitte großgeschriebene Buchstaben haben hier nichts zu suchen, weil es weder in „stellvertretend“ noch „Stellvertreter“ großgeschrieben wird.
Das Adjektiv „kommissarisch“ bezeichnet im Büroalltag in der Regel die vorübergehende Leitung eines Arbeitsbereiches oder die Vertretung eines Vorgesetzten.
Vor allem Leitungspositionen in Unternehmen müssen besetzt sein, um im Innen- und Außenverhältnis handlungsfähig zu sein. Scheidet ein Geschäftsführer oder Bereichsleiter unerwartet aus einem Betrieb aus, wird seine Position zunächst durch eine interne oder externe Person vorübergehend eingenommen. Durch dieses professionelle Vorgehen ist die Handlungsfähigkeit der Firma sichergestellt. Im Hintergrund kann das Unternehmen mit Bedacht nach einem adäquaten neuen Geschäftsführer suchen, ohne aufgrund von Zeitdruck eine voreilige Entscheidung treffen zu müssen.
Die Begriffe: „Stellvertretend“ oder „einstweilig“ können als Synonym für kommissarisch verwandt werden.
Firmen pflegen ihre eigene Sprachkultur
Grundsätzlich ist die Bürosprache für Außenstehende voller kryptischer Abkürzungen. Wer neu im Unternehmen oder Amt ist, muss sich meistens erst in die Firmenkultur einfinden und steht bei den verwendeten Abkürzungen häufig vor einem Rätsel.
Sinnvoll ist es, eine passende Abkürzung für gängige Redewendungen einzuführen, denn diese erleichtern den Umgang mit Texten. Geschäftspartner hingegen sollten mit der Bürosprache nicht konfrontiert werden, denn das kann auch als Zeichen mangelnden Respekts verstanden werden.
Deshalb gilt: Wichtige Abkürzungen und betriebsinterne Besonderheiten lernen, diese aber im Außenverhältnis sparsam einsetzen.
Die Bedeutungen der Bezeichnungen Herr und Frau sind jeder Person bekannt. Die beiden Begriffe sind als eindeutige, geschlechterspezifische Benennung in Wort und Schrift bedeutend. Es zeugt von Wertschätzung und Höflichkeit, einen Herrn oder eine Dame korrekt anzusprechen. Dies gilt ebenfalls, wenn man im betrieblichen Schriftverkehr beide Begriffe abkürzt. Die folgenden Abkürzungen sind korrekt und im Business-Umfeld allgemein üblich:
- Die korrekte Abkürzung von Herr lautet: Hr. – beispielsweise: Hr. Dr. Müller
- Die korrekte Abkürzung für Frau lautet: Fr. – beispielsweise: Fr. Dr. Müller
Im deutschen Sprachgebrauch verwendet man zur Abkürzung der Begriffe Herr und Frau jeweils den ersten und letzten Buchstaben.
In der Geschäftskorrespondenz kommt es täglich vor, dass Zeitangaben abgekürzt werden müssen. Gerade wenn ein Geschäftsbrief oder eine innerbetriebliche Aufstellung mit Daten oder Terminen gespickt ist, sind Abkürzungen sinnvoll. Soll der Zeitbegriff Stunde korrekt abgekürzt werden, geschieht dies ausschließlich mit einem „h“ als Abbreviation. Der Buchstabe „h“ steht in diesem Fall für den englischen Begriff „hour.“
Beispiel: Herr Dr. Müller wird etwas 1 Stunde (1 h) für seinen Vortrag benötigen.
Alternative Schreibweisen wie 3 hs oder 3 hrs sind nicht korrekt. In einem englischen Geschäftsbrief könnte die Abkürzung 3 hrs im Einzelfall benutzt werden. Generell ist diese Verkürzung in den USA oder England weniger gebräuchlich
Liste gängiger Abkürzungen
Zum Abschluss noch eine praktische Liste mit den gängigsten Abkürzungen, die nicht nur im Büro verwendet werden:
a.A. anderer Ansicht
a.a.O. am angegebenen Ort
a.D. außer Dienst
a.E. am Ende a.F.
Abb. Abbildung
ABl. Amtsblatt
Abs. Absatz
Abschn. Abschnitt
Alt. Alternative
Anl. Anlage
Anm. Anmerkung
Art. Artikel
Aufl. Auflage
Az. Aktenzeichen
Bd. Band
Beschl. v. Beschluss vom
Bsp. Beispiel
bspw. beispielsweise
bzgl. bezüglich
bzw. beziehungsweise
ca. circa
d.h. das heißt
ders. derselbe
dgl. dergleichen
dt. deutsch
e.V. eingetragener Verein
etc. et cetera
evtl. eventuell
f./ff. fortfolgend
FS Festschrift
Fn. Fußnote
gem. gemäß
ggf. gegebenenfalls
grds. grundsätzlich
h.A. herrschende Ansicht
h.M. herrschende Meinung
Hrsg. Herausgeber
i.A. im Auftrag
i.d.F. in der Fassung
i.d.R. in der Regel
i.d.S. in diesem Sinne
i.E. im Ergebnis
i.R.d. im Rahmen der/des, i.R.e. im Rahmen einer/eines, i.R.v. im Rahmen von
i.S.d. im Sinne des/der
i.S.v. im Sinne von
i.Ü. im Übrigen
i.V. in Vertretung (Vollmacht)
i.V.m. in Verbindung mit
inkl. inklusive
insb. insbesondere
m.E. meines Erachtens
m.w.N. mit weiteren Nachweisen
max. maximal
min. minimal
Mio. Millionen
Mrd. Milliarden
MwSt. Mehrwertsteuer
n.F. neue Fassung
N.N. nomen nescio
Nr. Nummer
o.a. oben angegeben
o.Ä. oder Ähnliches, o.ä. oder ähnlich
o.g. oben genannt
p.a. pro anno
Pos. Position
pp. per procura
rd. rund
Rn. Randnummer
Rs. Rechtssache
Rspr. Rechtsprechung
S. Seite
s. siehe
s.a. siehe auch
s.o. siehe oben
s.u. siehe unten
sog. sogenannt
Tab. Tabelle
Tel. Telefon
Tsd. Tausend
u.a. unter anderem
u.Ä. und Ähnliches
UAbs. Unterabsatz
u.a.m. und anderes mehr
u.E. unseres Erachtens
u.U. unter Umständen
Urt. v. Urteil vom
usw. und so weiter
u.v.m. und vieles mehr
v.a. vor allem
v.H. vom Hundert
vgl. vergleiche
Vorb. Vorbemerkung
vs. versus
z.B. zum Beispiel
z.Hd. zu Händen
z.T. zum Teil
zz. oder zzt. zurzeit
Ziff. Ziffer
zit. zitiert
zzgl. zuzüglich
(Quelle: Bundesanzeiger-Verlag)
