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Ihr Büro soll eine neue Einrichtung bekommen? Darauf sollten Sie bei der Büroplanung achten © Petinov Sergey Mihilovich - Shutterstock

Büroplaner: Büroraumplanung leicht gemacht

Wenn ein Unternehmen neue Büroeinrichtung anschaffen will oder einen Umzug plant, ist dies meist mit großem Organisationsaufwand verbunden. Ein Standortwechsel oder eine Renovierung können den gewohnten Arbeitsalltag durcheinanderbringen. Um Effizienzverluste zu vermeiden, ist es wichtig, ein gutes Konzept zu haben.

Im folgenden Artikel lesen Sie, wie Sie die Büroraumplanung richtig organisieren und mit welchen Tipps Sie eine professionelle Arbeitsumgebung schaffen.

Erfahren Sie, wann es ratsam ist, den Profi planen zu lassen und welche Online-Planer Ihnen bei der Gestaltung der Arbeitsplätze und der sinnvollen Anordnung der Büromöbel helfen.

 

Eine durchdachte Büroplanung: Schlüssel zum Erfolg

Die Umgestaltung von Büroräumen kann entweder mit dem Umzug einer Firma einhergehen oder auch Teil eines internen Wandels oder einer Modernisierung des Unternehmens sein. Dabei legt die gründliche Büroraumplanung den Grundstein für eine produktive Arbeitsatmosphäre.

Das Problem ist jedoch oft, dass sich viele Mitarbeiter zwar Verbesserungen wünschen. Jene Optimierungen geraten aber durch Zeitmangel im Alltag schnell in Vergessenheit. Doch nur wer sich an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt, ist motiviert und kann Topleistung erbringen.

Es ist daher essenziell, die Arbeitsräume so zu gestalten, dass die Mitarbeiter ihrem Job produktiver und zufriedener nachgehen. Egal ob kleines Architekturbüro oder großer Bürokomplex – ein durchdachtes und effizientes Konzept der Arbeitsumgebungist der Schlüssel zum Erfolg. Eine sinnvolle Büroplanung wirkt sich demnach auf verschiedene Dinge aus:

  • Wohlfühlfaktor: Je wohler sich der Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz fühlt, desto motivierter arbeitet er auch.
  • Flächeneffizienz: Durch effizient geplante Flächen und Desksharing kann das Unternehmen mehr Mitarbeiter beschäftigen, ohne weitere Räume anmieten zu müssen.
  • Ergonomische Aspekte: Rückenschonende und bequeme Bürostühle wirken sich auf die Produktivität, Gesundheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter aus.

Ohne Frage: Eine angenehme und produktive Arbeitsatmosphäre ist wichtig. Dennoch steht nicht nur die Ästhetik im Vordergrund. Bei der Planung spielen vor allem die Funktionalität und die Kosten eine wichtige Rolle. Schließlich geht es um die Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen.

Die richtige Büroplanung: So geht´s

In vielen Fällen übernimmt eine Assistenzkraft die Organisation oder Planung des Umzugs beziehungsweise der Modernisierung im Büro. Inwieweit man professionelle Architekten und Raumausstatter einbezieht, richtet sich individuell nach den einzelnen Projekten.

Im Wesentlichen gilt die Faustregel: Je größer der Umbau oder Umzug ist, desto sinnvoller ist es, professionelle Unterstützung durch einen Büroplaner hinzuzuziehen.

Büromöbel und Raumkonzept: Vom Profi planen lassen

Professionelle Innenarchitekten oder Büroplaner unterstützen Sie und Ihr Unternehmen mit fundiertem Fachwissen. Ob es dabei um einzelne Maßnahmen oder das gesamte Projekt geht, hängt vom individuellen Budget ab. Soll ein ganzes Bürogebäude neu geplant oder designt werden, ist es unumgänglich, mit Profis zusammenzuarbeiten. Ein so großes Projekt setzt eine intensive Planung von mehreren Monaten voraus.

Der Experte kann aber auch nur beratend tätig sein und Ihnen bei der Auswahl der Büromöbel helfen. Darüber hinaus können Profis eine bestehende Planung verbessern und wertvolle Tipps rund um den Grundriss, die Büroeinrichtung und das Arbeitsplatzkonzept geben.

Büroplaner: So einfach gestalten Sie Arbeitsräume online

Es gibt viele verschiedene Anbieter, die kostenlose Software für die Büroplanung anbieten. Mit solchen hilfreichen Tools können Sie die Büroräume vor dem Besuch eines Möbelhauses oder einer Onlinebestellung virtuell einrichten und planen. Das beginnt bei einer durchdachten Nutzung vom Grundriss und endet beim konkreten Arbeitsplatzkonzept: Wie lassen sich Tische, Stühle und weitere Büromöbel möglichst ansprechend, platzsparend und gesundheitsschonend anordnen?

Das Programm zeigt den geplanten Raum in einer 3D-Ansicht. Somit erhalten Sie einen Überblick und können sich ein greifbares Bild von der geplanten Büroeinrichtung machen. Es besteht zudem die Möglichkeit, sich Inspirationen bei verschiedenen Planungsbeispielen und Vorlagen zu holen. Zu den Anbietern der Online-Büroraumplanung zählen zum Beispiel:

  • OTTO
  • Ikea
  • VBG

Die Programme sind meistens ähnlich handzuhaben. Nach kurzem Einlesen lassen sie sich einfach bedienen. Schritt für Schritt erstellen Sie so Ihr individuelles Bürokonzept. Zunächst legen Sie einen Grundriss des Büros beziehungsweise des Raumes an, der neu gestaltet werden soll. Hierfür benötigen Sie den Bauplan oder die genauen Abmessungen des Raumes.

Danach können Sie weiter ins Detail gehen und die Farbe des Bodens sowie der Wände festlegen. Für eine maßstabsgetreue Nachstellung platzieren Sie anschließend die Fenster, Türen und Heizungskörper. Am Schluss steht die Auswahl und Positionierung des Mobiliars an: Ordnen Sie Schreibtisch, Konferenztische, Bürostühle und Office-Möbel nach Gusto an, um ein Gefühl für das Raum- und Arbeitsplatzkonzept zu erhalten.

Individuelle Raumgestaltung nach den eigenen Bedürfnissen

Ein Arbeitsplatzkonzept umfasst nicht nur die klassischen Büromöbel, wie Bürostühle, Schränke und Schreibtische, sondern auch Dekorationselemente. All das lässt sich mit einem Büroplaner-Programm virtuell anpassen. Die Softwares bieten verschiedene Funktionen, sodass man mit nur wenigen Mausklicks die Innenarchitektur des Raums verändern kann.

Die Objekte lassen sich einfach hin und her ziehen. So bildet das Programm verschiedene Raumstrukturen ab. Bei vielen virtuellen Raumplanern lassen sich zudem verschiedene Parameter anpassen. So kann die Farbe der Möbel oder der Wände variiert und das restliche Einrichtungs- bzw. Arbeitsplatzkonzept verändert werden.

Während der Nutzung des Onlineprogramms besteht meist die Möglichkeit, das Ergebnis an beliebiger Stelle zwischenzuspeichern. So ist es möglich, verschiedene Ideen nach unterschiedlichen Anforderungen ausarbeiten. Auf diese Weise haben die übrigen Mitarbeiter oder Vorgesetzten die Chance, einen Blick auf die verschiedenen Konzepte zu werfen und zwischen den Entwürfen zu wählen.

Darauf sollten Sie bei der Büroplanung achten

Die Planung eines Büros hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Zu Beginn ist es sinnvoll, sich Gedanken über die Nutzung der Arbeitsräumezu machen. Dient der Büroraum den Mitarbeitern im funktionalen Sinne oder arbeiten die Kollegen hier an kreativen Projekten? Ist die Räumlichkeit eventuell sogar für repräsentative Zwecke gedacht? Diese Überlegungen erleichtern es, ein Konzept für die Gestaltung auszuarbeiten. Weitere wichtige Fragen für eine optimale Büroplanung sind:

  • Für wen und für wie viele Angestellte ist der Raum gedacht?
  • Wofür ist der Raum konzipiert? Handelt es sich um Einzelbüros, Gruppenräume oder ein Großraumbüro?
  • Ist der Raum für Meetings ausgelegt oder sollen sich die Mitarbeiter hier entspannen?
  • Welche Geräte sind notwendig?

Bei der Büroraumplanung ist es außerdem wichtig zu wissen, wie viele Räume eines Unternehmens renoviert werden und welcher Raumtypus vorliegt. Hierfür müssen im Anschluss meistens auch viele organisatorische Aspekte geklärt werden.

Dies sind zum Beispiel die Dauer des Umbaus, die Bereitstellung von Ersatzbüros und letztendlich auch die Finanzierung. Welche genauen Schritte bei dem jeweiligen Projekt notwendig sind, wird meistens intern mit den zuständigen Mitarbeitern und Führungskräften abgesprochen.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen im Vorfeld bei der richtigen Büroplanung und der Entwicklung eines schlüssigen Arbeitsplatzkonzepts.

Tipp 1: Gemeinsam anpacken

Oftmals sind die Wünsche und Anregungen der Mitarbeiter der Antrieb für Veränderungen innerhalb des Betriebs. Deshalb ist es auch bei der Raumplanung ratsam, gemeinsame Ideen zu sammeln und Verbesserungen zu finden. Notieren Sie sich diese und halten Sie anschließend Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten oder dem für die Umgestaltung zuständigen Mitarbeiter.

Im Zuge dessen ist es auch von Vorteil, wenn alle Mitarbeiter ihren Teil zur Renovierung oder zum Umzug beitragen. Sei es, dass alle gemeinsam Platz schaffen oder zusammen Kisten einräumen. Dies schafft nicht nur einen stärkeren Teamgeist, sondern spart auch Kosten ein. Aber: Nicht jedes Unternehmen hat die Zeit und die Kapazitäten, die Mitarbeiter für solche Arbeiten einzusetzen. Ein Umzugsunternehmen ist dann die beste und stressfreieste Lösung.

Tipp 2: Gesetzliche Vorgaben einhalten

Beim Raumkonzept kommt es vor allem auf den praktischen Nutzen an. Bei der Planung ist es wichtig, platzsparend zu denken und potenzielle Störfaktoren zu bedenken. Hierfür gibt eine Vielzahl an gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien, unter anderem die Arbeitsstättenverordnung. Solche Richtlinien müssen aus arbeitsrechtlichen Gründen bei der Planung eingehalten werden. Dies betrifft unter anderem:

  • Fluchtwege im Büro
  • Größe des Arbeitsplatzes
  • Verkehrs- und Bewegungsflächen
  • Maße von Schreibtischen und anderen Arbeitsflächen
  • Beleuchtung, Belüftung und Akustik
  • Heizung und Elektrifizierung

Diese Angaben stehen im Zusammenhang mit der Mitarbeiterzahl und den räumlichen Besonderheiten eines jeden Büros. Es ist essenziell, die Vorgaben zu berücksichtigen. Kommt es zu einer Arbeitsstättenprüfung durch die Berufsgenossenschaft oder trägt ein Mitarbeiter gesundheitliche Schäden von einem mangelhaften Arbeitsplatzkonzept, kann der Arbeitgeber dafür verantwortlich gemacht werden.

Insbesondere die richtige Beleuchtung, genügend Tageslicht, wie auch indirektes Licht sind sehr wichtig für ein angenehmes Arbeiten. Gute klimatische Raumbedingungen erhöhen die Konzentration der Mitarbeiter. Auch eine Minderung der Geräusche bei Großraumbüros verbessert das Arbeitsklima. Ein hoher Lärmpegel stört die Kollegen und führt meist zu Ablenkung sowie nachlässigem Arbeiten. Gleichzeitig wirkt sich dauerhafter Lärm negativ auf die Gesundheit aus.

Inwieweit die einzelnen Punkte bei der Raumgestaltung umgesetzt werden können, zeigt sich meist erst bei der Planung. In jedem Fall müssen die gesetzlichen Richtlinien bei der Umgestaltung eingehalten werden. Des Weiteren sollte die Platzanforderung der Büroplanung an die Anzahl der Mitarbeiter und Lichtbedingungen angepasst sein. Zudem ist es wichtig, bei der Planung die Türen, Schränke und Fenster zu bedenken, die durch das Öffnen noch mehr Platz einnehmen.

Tipp 3: Farbgestaltung und Deko im Büro

Bei der Büroraumplanung spielt das Wohlbefinden der Mitarbeiter eine große Rolle. Mit der Einhaltung der Richtlinien ist es noch nicht getan. Die Art der Möbel, die Farbe der Wände und die verschiedenen Deko-Elemente haben einen nachweislichen Einfluss auf dieWohlfühlatmosphäre im Office. Ergonomische Stühle sorgen für ein gesünderes Arbeiten. Bestimmte Farben beeinflussen die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter:

  • Blau- und Grüntöne stehen für Entspannung und wirken beruhigend. Sie sind somit gut für den Aufenthalts- oder Pausenraum.
  • Rot wirkt anregend und vitalisierend. Sie sind deshalb gut für Areale geeignet, in denen neue Projekte durchdacht werden.
  • Gelbtöne halten wach und helfen dabei, sich zu konzentrieren und neue Ideen zu finden. Sie sind gut für Büroräume geeignet.

Aber Achtung: Zu viel Farbe schafft Unruhe. Beschränken Sie sich lieber auf wenige Farbakzente und halten Sie die übrige Raumgestaltung in dezenten Tönen. Es ergibt Sinn, die Farben auf das Mobiliar abzustimmen. Verschiedene Strukturen und Oberflächen könnten im Zusammenspiel mit speziellen Farbtönen Unruhe erzeugen. Der Fokus sollte auf dem Gesamtbild liegen, sodass die einzelnen Elemente ein großes Ganzes ergeben.

Auch bei der Deko heißt es: Lieber nur wenige, aber dafür hochwertige Dekoelemente nutzen. Die Kombination verschiedener Formen und Stile können irritierend wirken und das Büro optisch verkleinern. Pflanzen sind eine gute Möglichkeit, die Räumlichkeiten lebendig und frisch wirken zu lassen. Eine sterile Atmosphäre wird so im Nu gemütlicher.

Arbeitsräume planen: Mehr als nur Schreibtisch und Drehstuhl

Längst vorbei sind die Zeiten von der klassischen Skizze auf einem Zeichenblatt: Bei der Büroraumplanung helfen entweder (kostenlose) Programme oder professionelle Planer, die die Einrichtung der Arbeitsräume nach Ihren Vorgaben und Bedürfnissen gestalten.

Innenarchitekten können beratend tätig sein oder die Büroräume nach den Vorstellungen des Unternehmens gestalten. Online-Planer eröffnen hingegen die Option, eigene Raumkonzepte auszuarbeiten. Mit nur ein paar Klicks ist eine Visualisierung eigener Planungsideen möglich. Das fertige Ergebnis lässt sich dann Kollegen und Vorgesetzten präsentieren.

Bei der weiteren Ausarbeitung eines Raumkonzepts ist es vor allem wichtig, auf die gesetzlichen Richtlinien zu achten. Insbesondere die richtige Beleuchtung, Belüftung und Akustik müssen unbedingt bedacht werden. Stimmige Farbkonzepte sowie die passenden Dekoartikel fördern die Konzentration der Mitarbeiter und wirken sich positiv auf ihr Wohlbefinden aus – ein wesentlicher Aspekt, der bei der Büroplanung eine wichtige Rolle einnimmt.

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