Anlass Betriebsfeier
Zum Anlass einer Betriebsfeier sind bei der Organisation und Planung wesentliche Aspekte zu berücksichtigen © Rawpixel.com - Shutterstock

Betriebsfeier: Geschäftlich planen und organisieren

Eine Betriebsfeier planen ist je nach Unternehmensgröße eine umfassende Aufgabe. Es gibt so vieles zu beachten, damit die betriebliche Firmenfeier ein grandioser Erfolg wird. Planung, Organisation, Gästeliste, Räumlichkeiten oder das Menü sind eine der wichtigsten Eckpunkte die zu beachten sind. Lesen Sie im Artikel, was zu berücksichtigen ist, welche Kosten im Überblick zu halten sind und wie man steuerliche Aspekte im Auge behält.

Eine Betriebsfeier bietet eine willkommene Abwechslung zum gewöhnlichen Arbeitsalltag. Neben Jubiläen oder dem Weihnachtsfest gibt es viele verschiedene Anlässe, die im Unternehmen gefeiert werden können. Gerade gemeinsam erreichte Ziele und große Erfolge sollten gewürdigt werden.

Veranstalten Vorgesetzte dafür eine Feier, stärkt das nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter. Lesen Sie hier, wie Sie Ihren Chef bei der Organisation unterstützen und dafür sorgen können, dass die Betriebsfeier ein voller Erfolg wird.

Betriebsfeier: Kostenplan erstellen und einen Rahmen setzen

Egal ob Weihnachtsfeier, Jubiläum oder Sommerfest: Bevor es an die konkrete und ausführliche Planung des Firmenevents geht, sollte sich zunächst die Kostenfrage klären. Die Vorgesetzten, die für die Veranstaltung der Betriebsfeier verantwortlich sind, setzen hierfür meist ein Budget. Außerdem sollten Sie bei der Planung beachten, dass die Kosten für die Betriebsfeier auch steuerliche Relevanz für ein Unternehmen haben.

Steuerliche Besonderheiten einer Betriebsfeier: EstG beachten

In puncto steuerliche Besonderheiten von Firmenevents sind zwei Positionen wichtig. Die von Arbeitnehmer und die von Arbeitgeber. Überschreitet die Betriebsfeier den Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer, löst dies eine Steuerpflicht beim Arbeitnehmer aus. Er muss die Zuwendung, die ihm durch die Betriebsfeier vom Arbeitgeber zukam, als geldwerten Vorteil zusätzlich zum Arbeitslohn versteuern. Dazu zählen:

Maximaler Kostenfaktor pro Person auf einer Betriebsfeier

Der Abend sollte demnach nicht mehr als einen Betrag von 110 Euro pro Teilnehmer kosten. Liegen die Kosten höher als dieser Freibetrag, fällt für den Arbeitnehmer Lohnsteuer an. Zudem entfällt beim Unternehmen der Vorsteuerabzug. Für die Vor- bzw. Umsatzsteuer ist jedoch immer nur der Betrag von Relevanz, der über dem Freibetrag von 110 Euro liegt.

Um die Transparenz zu wahren und sich auch für eventuelle Steuerprüfungen zu wappnen, ist es sinnvoll, eine Teilnehmerliste zu führen. Lassen Sie die Gäste während der Feier dort unterschreiben. Die Dokumentation der Veranstaltung kann bei Bedarf an das Finanzamt weitergegeben werden. So bleibt die Höhe der Kosten und die Verteilung auf die Teilnehmer nachvollziehbar.

Das Einkommensteuergesetz klärt auf

Nähere Informationen zur steuerlichen Regelung und zum aktuellen Freibetrag erhalten Sie im Einkommensteuergesetz (EStG) sowie bei den zuständigen Mitarbeitern des Finanzamts.

Aufwendungen planen: Die Budgetplanung zeitig durchführen

Die Planung der Aufwendungen und die Budgetverteilung nehmen einen großen Teil der Vorbereitungen ein. Sie sollten sorgfältig durchgeführt werden, um böse Überraschungen zu vermeiden. Denn: Mit einer umfassenden Berechnung kann das Budget so eingeplant werden, dass die Bewirtungsaufwendungen, das Rahmenprogramm und unter Umständen auch die Unterbringung für das Unternehmen gut zu finanzieren sind.

Planen Sie so, dass der steuerpflichtige Betrag möglichst gering ausfällt. Zu unterscheiden ist beispielsweise auch zwischen einer betrieblichen und einer geschäftlichen Feier.

Hier lassen sich Betriebsausgaben voll abziehen

Sind überwiegend interne Mitarbeiter geladen – also bei einer betrieblichen Feier – kann zum Beispiel ein vollumfassender Betriebsausgabenabzug gestattet werden.


Feiern in der Firma: Gästeliste, Konzept, Programmrahmen, Terminplanung, Räumlichkeiten, Menü

Die Finanzierung und die steuerliche Planung wirken unter Umständen zunächst kompliziert. Lassen Sie sich von Steuerexperten beraten, um die Regelungen korrekt zu beachten und bei Ihrer Eventorganisation anwenden zu können.

Einige Entscheidungen können anschließend einfacher getroffen werden. Beispielsweise lässt sich besser klären, ob Arbeitnehmer auch eine Begleitperson zu der Betriebsfeier mitnehmen dürfen oder ob dies den Kostenrahmen sprengt.

Konzept der Betriebsfeier erstellen 

Neben der finanziellen Einfassung sollten im nächsten Schritt auch die Gästeliste und das Konzept der Betriebsveranstaltung festgelegt werden. Wichtig für die Planung eines Firmenevents sind unter anderem der Anlass der Feier sowie das Motto der Firma.

Wie genau eine Betriebsfeier aussieht, hängt außerdem davon ab, wie der Arbeitgeber zu traditionellen Feierlichkeiten und der Würdigung von Leistungen steht. Möchten Vorgesetzte nur ein Fest im Jahr veranstalten, zum Beispiel eine Weihnachtsfeier, kann diese gegebenenfalls größer ausfallen.

Programmrahmen für die Betriebsfeier zusammenstellen

Die Aufwendungen für die Feierlichkeiten können zwar als Betriebsausgaben teilweise steuerlich abgesetzt werden. Trotzdem sollte auch das Rahmenprogramm für die Veranstaltung am Budget für den Abend ausgerichtet werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Betriebsfeier sowohl unterhaltsam und geistreich als auch preiswert zu gestalten. Zum einen können Sie beispielsweise Livemusik einplanen, zum anderen können aber auch Mitarbeiter selbst nach Ideen befragt werden.

Beispiel für ein Rahmenprogramm auf der Betriebsfeier

Ist zum Beispiel ein Kollege bekannt dafür, ein Musikinstrument gut zu beherrschen, kann dieser um einen Auftritt gebeten werden. Natürlich sollten sich die Darbietungen in einem professionellen Rahmen bewegen. Finden sich jedoch betriebsintern engagierte Mitarbeiter, spart das nicht nur Geld, sondern erhöht auch den Unterhaltungswert. Programmpunkte, die das Publikum und somit die Arbeitnehmer einbinden, sollten Sie mit Vorsicht wählen. Jeder Gast sollte sich während der Feier wohlfühlen. Peinliche Einlagen und unangenehme Situationen gilt es deshalb aus Warte der Arbeitgeber zu vermeiden.

Terminplanung einer Betriebsfeier rechtzeitig beginnen

Die Terminfindung ist ein weiterer wichtiger Aspekt für die Planung. Ein Datum sollte schon möglichst früh festgelegt werden. So kommt es nicht zu Überschneidungen. Im besten Fall verschicken Sie sobald wie möglich eine Save-the-Date-Karte oder eine E-Mail mit dem Datum. Die Gäste können dann frühzeitig planen und den Termin für die Feier organisieren.

Einige Zeiträume eignen sich weniger gut für Betriebsfeiern: In Schul- und Betriebsferien möchten viele Arbeitnehmer in den Urlaub fahren oder sind anderweitig verplant.

Vorbereitung für die Betriebsfeier: Gästeliste anfertigen

Eine Betriebsveranstaltung wird dann zum Erfolg, wenn das Programm, die Bewirtung und die Gäste zusammenpassen. Die Gästeliste hat also auch einen Einfluss darauf, wie die Stimmung während der Feier ist. Aus diesem Grund sollten Sie sich ausreichend Gedanken darüber machen, wer eingeladen wird.

Tabelle Herzlich Willkommen in anderen Sprachen

Ob deutsche Kunden oder Kunden aus dem Ausland — jeder sollte allein schon aus Respekt, zumindest in seiner Landessprache, begrüßt werden. Dies kann schon bei der Einladungskarte zur Betriebsfeier geschehen beziehungsweise persönlich ein weiteres Mal. Sie werden ihre Kunden beeindrucken.

 

Begrüßung auf der Betriebsfeier

Sprache

Herzlich Willkommen!

Deutsch

Welcome!

Englisch

Soyez les bienvenus!

Französisch

Bienvenido!/bien recibido

Spanisch

Benvenuto!

Italienisch

 

Nicht nur der finanzielle Rahmen ist vor dem Hintergrund der Gästeauswahl entscheidend. Auch die Personenkonstellationen sind für den Erfolg einer Veranstaltung von Relevanz.

Interne Betriebsfeier vs. geschäftliche Betriebsfeier

Handelt es sich um eine betriebliche Feier, sollten beispielsweise wirklich nur interne Mitarbeiter der Firma geladen werden. Gerade wenn es darum geht, den Erfolg einer Abteilung zu feiern, hilft eine betriebliche Veranstaltung, den Zusammenhalt zu stärken.

Ist der Anlass dagegen geschäftlich, bietet es sich womöglich an, auch Geschäftspartner einzuladen. So werden Kontakte gepflegt und für die Zukunft gestärkt. Die Zusammenarbeit kann anschließend ausgebaut werden. Auch Geschäftsfreunde können auf die Gästeliste gesetzt werden.

Die Feier veranstalten: Die richtige Räumlichkeit

Nachdem die Anzahl der Gäste festgelegt ist, sollte ein passender Raum gewählt werden. In vielen Fällen ist es günstig, sich die Räumlichkeiten im Vorhinein anzusehen. Vorgesetzte finden in ihrem Berufsalltag gewöhnlich wenig Zeit für solche Detailfragen. An dieser Stelle können Sie als Office-Professional die Initiative ergreifen und sich für Ihr Unternehmen passende Säle vor Ort ansehen.

Auch hier haben Sie unter Umständen eine Grenze, was das Budget und die Anfahrtszeit betrifft. Natürlich sollte für jede geladene Person ein Platz vorhanden sein. Je nach weiterem Programm ist es zudem ratsam, Raum für Auftritte oder Musik einzuplanen. Im Gespräch mit dem Vermieter der Location erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten und Besonderheiten. Außerdem wird klar, ob der Veranstalter bereits Erfahrung mit Geschäftsessen und Betriebsveranstaltungen hat.

Betriebsfeier: Das Menü zusammenstellen

Neben dem Programm spielt vor allem die Verpflegung bei einer Betriebsfeier eine wichtige Rolle. Die Verköstigung einer großen Gesellschaft ist mit Aufwand verbunden und sollte besonders strukturiert geplant werden. Auch hier fließen finanzielle Aspekte in die Organisation mit ein. Abgesehen von den Bewirtungskosten sind aber auch der Anlass, die Vorlieben der Gäste und die Verfügbarkeit von Gastronomie-Anbietern ausschlaggebend für das Gelingen.

To-dos für die Selbstbewirtung 

  • Mitarbeiter nach ihren Wünschen fragen
  • Menü oder Buffet zusammenstellen
  • Serviceteam organisieren

Um die Speisen genau nach dem Geschmack der Gäste zu gestalten, kann es hilfreich sein, Mitarbeiter vor der Feier nach ihrer Meinung zu fragen. Besonders wichtig ist es, beispielsweise die Anzahl an Vegetariern und Veganern abzuschätzen. Im schlimmsten Fall bleiben sonst große Mengen eines Gerichts übrig und an anderer Stelle ist zu wenig vorhanden. Je nachdem, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden, bieten Bewirtungsservices schon fertig zusammengestellte Menüs an. Sie können die Mitarbeiter dann schon vor der Feier wählen lassen, welches Menü gewünscht sind. So wird genau die Menge zubereitet, die benötigt wird.

Die Wahl eines Buffets ist in den meisten Fällen sinnvoll

Ein buntes Buffet ist ein wahrer Eyecatcher. Hier kann sich jeder Gast genau die Speisen aussuchen, die ihm zusagen. So können zum Beispiel Personen mit Allergien das Essen wählen, das zu ihrer Ernährung passt. Auch die Getränke können im Voraus festgelegt werden. Je nach Anlass kann beispielsweise ein origineller Aperitif zu Beginn der Feier begeistern. Letztendlich gilt auch hier: Behalten Sie die Rechnung für die Bewirtung im Blick. Natürlich sollte die Speise- und Getränkekarte das Budget nicht sprengen.

Einladungsmanagement: Was ist das und wie geht das?

Sobald der Rahmen für die betriebliche Feier – Weihnachtsfeier, Sommerfest, Jubiläum – abgesteckt ist, ist es Zeit, die Einladungen formulieren.

Die 3 Schritte des Einladungsmanagements

  1. Gästeliste anfertigen
  2. Einladungen formulieren
  3. Die Schreiben gestalten und versenden

Bei der Gestaltung der Einladungen können Sie kreativ werden. Je sorgsamer die Schreiben angefertigt sind, desto eher erhalten Sie Zusagen für die Feierlichkeit im Unternehmen. Aus diesem Grund sollte die Einladung mehr als nur einen Satz enthalten. Ein freundlicher Einladungstext ist Pflicht. Mitarbeiter und externe Geschäftspartner fühlen sich von persönlichen Worten angesprochen.

Wichtige Details auf der Einladungskarte zusammenfassen

Es ergibt Sinn, die wichtigsten Details noch einmal prominent und überblicksweise zusammenzufassen: Stellen Sie die wichtigsten Informationen übersichtlich dar und geben Sie Kontaktdaten für Rückfragen an. So können externe Gäste Details klären, wodurch sich Missverständnisse weitestgehend vermeiden lassen. Insgesamt lohnt es sich auch, die Anfahrt näher zu beschreiben und zudem auf den Dresscode der Veranstaltung aufmerksam zu machen.

Eine humorvolle Einladung zur Betriebsfeier formulieren

Einladungsschreiben für einen Geschäftspartner, eine Einladung zu einem Meeting mit der Gesamtbelegschaft oder die Einladung zur Weihnachtsfeier sind drei von unzähligen Anlässen für die Erstellung eines humorvollen Einladungstextes. Um die Aufmerksamkeit der Belegschaft zu gewinnen und Spannung vor der Betriebsfeier zu erzeugen, ist es sinnvoll, einen besonderen und ansprechenden Einladungstext zu gestalten. Dieser darf humorvolle Passagen enthalten.

Wie man eine Einladung zur Betriebsfeier lustig aufbaut

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der US-amerikanische Warenhausbesitzer Prentice Mulford sagte einmal: „ In vielen Berufen sind die Kollegen die wirklichen Verwandten. Sie fühlen sich untereinander weit mehr zu Hause als an dem Ort, den sie Heim nennen, wo sie schlafen, essen oder einen öden Sonntag verbringen!

Dieses Zitat hat einen tiefen Sinn! Trotzdem hoffe ich, dass Sie nach wie vor lieber zu Hause bei Ihren Familien sind als in unserer Firma :-)

Prentice Mulford drückt allerdings treffend aus, was ich bei Ihnen, liebe Kolleginnen und Kollegen, vor allem im Laufe dieses Jahres, feststellen durfte. Ausschließlich durch Teamgeist, Kollegialität und Einsatzwillen konnten wir unsere Ziele in diesem Geschäftsjahr erreichen. Dies konnte nur gelingen, weil sich jeder von Ihnen auf den Kollegen und Teampartner verlassen und mit ihm sowohl streiten wie lachen konnte. Zum Lachen und zur ausgelassenen Stimmung ist bald wieder viel Zeit!

Ich möchte Sie im Namen des gesamten Vorstands herzlich

zur Betriebsfeier am…. ab … Uhr einladen.

Unsere Betriebsfeier findet in diesem Jahr (Name und Anschrift) statt. Selbstverständlich sind neben Ihnen ebenfalls Ihre Familien herzlich eingeladen. Für die Kinderbetreuung und ein umfangreiches Rahmenprogramm ist gesorgt!

Ich freue mich sehr darauf, Sie alle in diesem Jahr bei unserer Betriebsfeier zu treffen!

Herzliche Grüße

Prof. Heinz Müller

Geschäftsführer


Am Musterbeispiel ist ersichtlich, dass eine humorvolle, offene und empathische Einladung Emotionen transportieren kann. Die Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und in Bezug auf ihre Tätigkeit wahrgenommen. Eine Betriebsfeier ist eine der besten Gelegenheiten, Kollegialität und Teamgeist zu stärken und damit die Zusammenarbeit im Betrieb fortlaufend zu verbessern.

Geschenke besorgen: Unterstützen Sie die Führungskraft

Je nach Anlass bietet die Betriebsveranstaltung auch Gelegenheit, sich bei bestimmten Personen zu bedanken. Wird das Fest beispielsweise anlässlich eines Firmenerfolgs ausgerichtet, werden Verantwortliche für ihr Engagement belohnt. Da die Vorgesetzten der Kollegen oft nicht dazu kommen, sich eine individuelle Anerkennung auszudenken, können Office-Professionals hier unterstützend handeln. Suchen Sie persönliche Geschenke aus, die der Chef seinem Mitarbeiter während der Feier überreichen kann.

Beispiele Geschenkideen für Mitarbeiter und Führungskräfte

Angemessen sind zum Beispiel Gutscheine, Geschenkkörbe oder auch ein Blumenstrauß. Sie helfen Ihrer Führungskraft bei der Geschenkewahl durch Ihre Kreativität und innovative Ideen. Sind Sie nicht persönlich mit dem Jubilar bekannt, fragen Sie bei anderen Mitarbeitern nach. Vielleicht hat der Kollege, der geehrt werden soll, ein besonderes Hobby. Ein Geschenk mit persönlichem Bezug zeigt, dass sich Ihre Führungskraft eingehend Gedanken gemacht hat.

Zu berücksichtigen ist an dieser Stelle auch die finanzielle Planung. Durch hochwertige Präsente zeigen Vorgesetzte den Mitarbeitern ihre Anerkennung. Im Rahmen einer Betriebsfeier fällt für die Übergabe von Geschenken zudem keine Lohnsteuer an.

Fazit: Betriebsfeiern erfolgreich planen

Die Organisation von geschäftlichen und betrieblichen Feiern ist insgesamt aufwendig. Haben sich die Abläufe und die Planung jedoch einmal eingespielt, lässt sich eine Veranstaltung schon in wenigen Schritten organisieren. Mit der Zeit stellt sich beispielsweise eine bestimmte Räumlichkeit als besonders günstig heraus. Auch ein geeigneter Bewirtungsservice ist nach einem ersten Ausprobieren schnell gefunden.

Mit dem Know-how für die finanzielle Planung und mit Berücksichtigung der steuerlichen Handhabung ist auch das Budget sinnvoll aufgeteilt. So können Sie Ihrem Chef als Sekretärin oder Sekretär unter die Arme greifen und die nächste Betriebsfeier erfolgreich organisieren. Die Krönung der Veranstaltung liefern meist kreative Programmpunkte. So bleibt den Gästen Ihre durchdachte Planung des unvergesslichen Events noch lange in Erinnerung.

Weitere Artikel zu diesem Thema:
Weihnachten im Office, Weihnachten im Büro, Betriebsweihnachtsfeier, betriebliche Weihnachtsfeier, Weihnachtspost, Weihnachtskorrespondenz
Weihnachten im Office: Stressfrei organisieren

Wie jedes Jahr steht Weihnachten plötzlich vor der Tür. Im privaten Bereich ist eine Weihnachtsfeier schnell organisiert. Im Office geht das leider nicht so…

Abschied aus dem Büro feiern, Abschied aus dem Büro Feierlichkeit planen
Abschied aus dem Büro: So gelingt die Verabschiedung stilvoll

Täglich lernen wir im Arbeitsalltag neue Menschen kennen: Geschäftspartner, Kunden, Kollegen, Dienstleister, Arbeitgeber. Und von vielen müssen wir uns auch nach…

Anlässe Glückwünsche im Büro, Hochzeit, Geburt, Beförderung, Jubiläum
Sonstige Anlässe für Glückwünsche im Büro

Es gibt die verschiedensten Anlässe, um Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten im Büro zu gratulieren. Ein Geburtstag, Grußkarten zu Weihnachten, die Hochzeit…

Kollege geht in den Ruhestand, Mitarbeiter geht in Rente, Verabschiedung in den Ruhestand Betrieb
Ruhestand: Kollegen geschäftlich und professionell verabschieden

Geht ein Kollege, Mitarbeiterin oder der Chef in den Ruhestand, sollte dies gebührend gefeiert werden. Schließlich hat diese Person, meist über Jahre, dem…

Glückwünsche zum Geburtstag formulieren, Sekretärin Muster Geburtstag Gratulation, Geburtstagskarte schreiben
Geburtstag: 10 Muster für gelungene Glückwunsch- schreiben zum Ehrentag

Eine Mitarbeiterin hat Geburtstag und Ihre Führungskraft sagt zu Ihnen: „Lassen Sie sich mal ein paar nette Zeilen einfallen. Sie können das doch so gut.“ Leichter…

Firmenjubiläum, Mitarbeiterubiläum, Jubilar, Jubilarin
Firmen- und Mitarbeiter-Jubiläum: So verfassen Sie gelungene Gratulationsschreiben

Für Geschäftspartner oder Mitarbeitende, die ihr Firmen- und Arbeitsjubiläum feiern, ist dieser Tag etwas ganz Besonderes. Und wenn Ihre Führungskraft gratulieren…

Hochzeit, Anlass, Glückwünsche zur Hochzeit, Unternehmen gratuliert zur Hochzeit, Arbeitgeber gratuliert zur Hochzeit, Geschäftspartner zur Hochzeit gratulieren, Geschenke vom Chef zur Hochzeit
Hochzeit: Glückwünsche und Geschenke für Partner und Kollegen

Eine Hochzeit ist ein schönes Ereignis und alle wollen daran teilnehmen und dem zukünftigen Brautpaar gratulieren. Meist ist eine Hochzeit eine familiäre Feier.…