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Wissen Sie, wie man bestimmte Personenkreise in geschäftlicher Korrespondenz anschreibt? © ALPA PROD - Shutterstock

Anrede Bürgermeister und weiterer wichtiger Persönlichkeiten

Die persönliche Anrede in geschäftlicher oder persönlicher Korrespondenz stellt neben dem Betreff die erste Mitteilung dar, die ein Empfänger eines Briefes wahrnimmt. Ist die Anrede nicht korrekt, fühlt sich der Adressat nicht wertgeschätzt. Rechtschreibfehler in der Anschrift, eine falsche Reihenfolge in der Hierarchie oder eine unangemessene Grußformel können zu Irritationen führen. Der Empfänger eines Briefes könnte verärgert sein.

Bei welchen Personen sollte man besonders aufpassen?

Eine korrekte Briefanrede ist vor allem bei Personen wichtig, die aufgrund ihres Amtstitels oder ihrer individuellen Stellung im Speziellen zu respektieren sind.

Durch eine professionelle Korrespondenz, die den Empfänger ehrt und seine Autorität anerkennt, drückt der Verfasser seine Distinktion und seine Anerkennung aus.

Wichtige Persönlichkeiten in diesem Rahmen könnten zum Beispiel der Oberbürgermeister oder Bürgermeister bzw. Bürgermeisterin, Bundes- oder Landespolitiker, ein/e Botschafter/in eines Landes, eine Exzellenz, ein/e Professor/in oder ein/e Doktor/in, oder eine adelige Person.

Für Sekretärinnen ist es essenziell, vor der Erstellung jedes Geschäftsbriefes abzuwägen, welche Spezifikationen in Bezug auf die Anrede und Anschrift in der Korrespondenz mit wichtigen Persönlichkeiten angebracht sind.

Dieses Vorgehen unterstützt Sekretärinnen darin, das eigene Unternehmen professionell zu vertreten und peinliche Fehler zu vermeiden.

Grundlegendes zur Anrede und zur Anschrift in schriftlicher Korrespondenz

Um höhergestellte Persönlichkeiten und Amtspersonen korrekt anzusprechen, ist es entscheidend, die grundlegenden Regeln zu Anschriften und zur Anrede zu verinnerlichen und anzuwenden. Diese gelten nicht ausschließlich für den Schriftverkehr mit Politikern und Amtspersonen, sondern generell im geschäftlichen Umfeld.

Sekretärinnen und Assistenten sollten sich vor allem auf die folgenden Regeln und Vorgaben fokussieren:

  1. Die adäquate Anrede in schriftlicher Korrespondenz.
  2. Die hierarchische Stellung entscheidet über die Reihenfolge der Anrede.
  3. Wann man die Berufsbezeichnung oder den Amtstitel verwendet.
  4. Wie man die akademischen Grade Doktor und Professor korrekt benutzt.

Die adäquate Anrede in schriftlicher Korrespondenz

Sekretärinnen, die Anschreiben und Korrespondenz für Politiker oder Personen mit einem Amtstitel verfassen, sollten diese im Allgemeinen mit: „Sehr geehrte Frau, Sehr geehrter Herr“ ansprechen. Selbst wenn sich im modernen Geschäftsleben Anredeformen wie „Hallo“, „Guten Tag“ oder „Liebe“ etabliert haben, empfiehlt es sich, höhergestellte Persönlichkeiten zu jeder Zeit klassisch anzureden.

Mit dieser Form der Titulierung zeigt der Autor eines Briefes Achtung vor der Stellung und dem Amtstitel des Empfängers. Die Distanzwirkung wird durch die klassische Anrede gefördert. Dies zeigt den Autoritätsgrad des Empfängers unmissverständlich an.

Traditionelle Formen der Anrede, wie „Verehrte Frau Dr. Schmidt“ oder „Werte Frau Prof. Schulze“ wirken antiquiert. Sie sollten in der Regel nicht in Geschäftsbriefen verwandt werden. Der altmodische Schreibstil könnte zu Irritationen führen. Er ist in der heutigen Zeit nicht aktuell und wirkt inkompetent.

Die hierarchische Stellung entscheidet über die Reihenfolge der Anrede

Bei der Form der schriftlichen Anrede in Korrespondenz ist es entscheidend, Hierarchien zu kennen und proaktiv in die Texterstellung einzubeziehen. Die Stellung eines Empfängers ist zu jeder Zeit maßgeblich. Dies bedeutet in der Praxis, dass die in der Hierarchie höher angesiedelte Person in der Anrede als erstes Berücksichtigung finden sollte.

Somit wird unter anderem,

  • ein Bundesminister vor einem Landesminister oder
  • ein Professor vor einem Doktor

in der Anrede erwähnt. Die gleiche Vorgabe gilt für das Adressfeld. Dieses sollte in der Geschäftskorrespondenz zwingend nach den Vorgaben der DIN 5008 erstellt werden.

Privat oder geschäftlich - der Unterschied der Reihenfolge

Während im Privatleben das Prinzip „Ladies First“ bekannt ist, wird diese allgemeingültige Regel im Geschäftsleben oder in der Ansprache von Amtspersonen nicht angewandt. Die hierarchische Stellung entscheidet ausschließlich über die Reihenfolge in der Anrede oder der Anschrift. Das Geschlecht ist in diesem Fall nicht maßgeblich.


Wie verwendet man die Berufsbezeichnung oder den Amtstitel?

Für Personen, die eine besondere Berufsbezeichnung oder einen Amtstitel tragen, gilt eine abweichende Form der Anrede. Basierend auf den Knigge-Regeln ist es im Allgemeinen üblich, den jeweiligen Titel des Empfängers bei der Kontaktaufnahme zu benutzen.

Ausnahmen bestehen bei allgemeineren Funktionsbezeichnungen, wie zum Beispiel einem Steuerberater oder einer Abteilungsleiterin.

Die meisten anderen Personen, die ein politisches Amt innehaben, müssen explizit mit ihrem Titel angeschrieben werden. Dies gilt für kirchliche Würdenträger oder Personen, die zum Beispiel als Richter eine bedeutende Berufsbezeichnung tragen. Verfügt eine Person über mehrere Amtsbezeichnungen, sollte aus Transparenzgründen ausschließlich die Bezeichnung verwandt werden, die den stärksten Bezug zur aktuellen Korrespondenz hat.

Tabelle Anreden in der Korrespondenz

TitelAnspracheschriftliche AnredeAdressfeld Beispiel
EheleuteFrau Mustermann, Herr MustermannSehr geehrte Frau Mustermann, sehr geehrter Herr Mustermann"An Frau Erika Mustermann und Herrn Max Mustermann" oder "An Erika und Frank Mustermann"
FamilieFamilie MustermannSehr geehrte Familie Mustermann oder Liebe Famile Mustermann"Familie Erika und Max Mustermann" oder "Familie Erika, Max und Leon Mustermann"
BachelorHerr Mustermann, Frau MusterfrauSehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau MusterfrauHerrn Max Mustermann, BA
MasterHerr Mustermann, Frau MusterfrauSehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau MusterfrauFrau Erika Musterfrau, MA
MagisterHerr Mustermann, Frau MusterfrauSehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau MusterfrauFrau Mag. Erika Musterfrau
Diplom-IngenieurHerr Mustermann, Frau MusterfrauSehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau MusterfrauHerrn Dipl.-Ing. Max Mustermann
DoktorHerr Doktor, Frau DoktorSehr geehrter Herr Dr. Mustermann, Sehr geehrte Frau Dr. MusterfrauFrau Dr. Erika Musterfrau
ProfessorHerr Professor, Frau ProfessorinSehr geehrter Herr Professor Mustermann, Sehr geehrte Frau Professorin Mustermann
oder
Sehr geehrter Herr Professor, Sehr geehrte Frau Professorin
Frau Prof. Erika Musterfrau
(Ober-) BürgermeisterHerr (Ober-) Bürgermeister, Frau (Ober-) BürgermeisterinSehr geehrter Herr (Ober-) Bürgermeister, Sehr geehrte Frau (Ober-) BürgermeisterinBürgermeisterin der Hansestadt Hamburg
Herrn Dr. Max Mustermann
StadtratHerr Stadtrat, Frau StadträtinSehr geehrter Herr Stadtrat, Sehr geehrte Frau StadträtinStadtrat der Stadt Frankfurt am Main
Herrn Max Mustermann
SenatorHerr Senator, Frau SenatorinSehr geehrter Herr Senator, sehr geehrte Frau SenatorinInnensenator der Stadt Berlin
Herrn Max Mustermann
Mitglied des LandtagesHerr Landtagsabgeordneter, Frau LandtagsabgeordneteSehr geehrter Herr Landtagsabgeordeter, Sehr geehrte Frau LandtagsabgeordneteFrau Erika Musterfrau, MdL
LandratHerr Landrat, Frau LandrätinSehr geehrter Herr Landrat, Sehr geehrte Frau LandrätinLandrat des Kreises Musterland
Dr. Max Mustermann, MdL
LandesministerHerr Minister, Frau MinisterinSehr geehrter Herr Minister, sehr geehrte Frau MinisterinMinister für Inneres des Landes Musterland
Herrn Dr. Max Mustermann
MinisterpräsidentHerr Ministerpräsident, Frau MinisterpräsidentSehr geehrter Herr Ministerpräsident, Sehr geehrte Frau MinisterpräsidentinMinisterpräsidentin des Freistaates Bayern
Frau Dr. Erika Musterfrau
Mitglied des BundestagesHerr Bundestagsabgeordneter, Frau BundestagsabgeordneteSehr geehrter Herr Bundestagsabgeordneter, Sehr geehrte Frau BundestagsabgeordneteFrau Erika Musterfrau, MdB
Mitglied des Bundesrates- (Teil der Landesregierung, siehe dortige Anrede)- (Teil der Landesregierung, siehe dortige Anrede)- (Teil der Landesregierung, siehe dortige Anrede)
BundesratspräsidentHerr Präsident, Frau PräsidentSehr geehrter Herr Bundesratspräsident, Sehr geehrte Frau BundesratspräsidentinPräsidenten des Bundesrates
Herrn Ministerpräsidenten
Dr. Max Mustermann
BundesministerHerr Bundesminister, Frau BundesministerinSehr geehrter Herr Bundesminister, Sehr geehrte Frau BundesministerinBundesminister für Musteraufgaben
Herrn Dr. Max Mustermann, MdB
BundeskanzlerHerr Bundeskanzler, Frau BundeskanzlerinSehr geehrter Herr Bundeskanzler, Sehr geehrte Frau BundeskanzlerinFrau Bundeskanzlerin (der Bundesrepublik Deutschland) Prof. Dr. Erika Musterfrau
BundespräsidentHerr Bundespräsident, Frau BundespräsidentinSehr geehrter Herr Bundespräsident, Sehr geehrte Frau BundespräsidentinHerrn Bundespräsident (der Bundesrepublik Deutschland)
Prof. Dr. Max Mustermann
BotschafterExzellenz Herr BotschafterExzellenz Sehr geehrter Herr Botschafter, Exzellenz Sehr geehrte Frau BotschafterinSeiner Exzellenz dem Botschafter von Musterland
Herrn Dr. Max Mustermann
KonsulHerr Konsul, Frau KonsulinSehr geehrter Herr Konsul, Sehr geehrte Frau KonsulinKonsulin der Republik Musterland
Frau Dr. Erika Musterfrau
HonorarkonsulHerr Mustermann, Frau MustermannSehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau MustermannHonorarkonsul der Republik Musterland
Herrn Dr. Max Mustermann
GeneralkonsulHerr Generalkonsul, Frau GeneralkonsulinSehr geehrter Herr Generalkonsul, Sehr geehrte Frau GeneralkonsulinGeneralkonsul der Republik Musterland
Herrn Dr. Max Mustermann
ausländische StaatsoberhäupterSeine Exzellenz, Königliche Hoheit o.ä."The Honorable President of the United States" oder "His Excellency"-
Graf (Deutschland)Graf Mustermann, Gräfin MusterfrauSehr geehrter Graf von Musterburg, Sehr geehrte Gräfin von MusterburgHerrn Dr. Max Graf von Musterburg
Prinz (Deutschland)Prinz Mustermann, Prinzessin MusterfrauSehr geehrter Prinz von Musterburg, Sehr geehrte Prinzessin von MusterburgFrau Dr. Erika Prinzessin von Musterburg
BaronBaron Musterburg, Baronin MusterburgSehr geehrter Baron von Musterburg, Sehr geehrte Baronin von MusterburgHerrn Dr. Max Baron von Musterburg
Herzog (Deutschland)Herzog Musterburg, Herzogin MusterburgSehr geehrter Herzog von Musterburg, Sehr geehrte Herzogin von MusterburgFrau Dr. Erika Herzogin von Musterburg
FreiherrHerr von Musterburg, Frau von MusterburgSehr geehrter Herr von Musterburg, Sehr geehrte Frau von MusterburgHerrn Dr. Max von Musterburg
FürstFürst von Musterburg, Fürstin von MusterburgSehr geehrter Fürst von Musterburg, Sehr geehrte Fürstin von MusterburgFrau Dr. Erika Fürstin von Musterburg
RechtsanwaltHerr Mustermann, Frau MusterfrauSehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau MusterfrauHerrn Rechtsanwalt Max Mustermann
StaatsanwaltHerr Staatsanwalt, Frau StaatsanwältinSehr geehrter Herr StaatsanwaltHerrn Staatsanwalt Dr. Max Mustermann
RichterHerr Richter, Frau Richter oder Herr Vorsitzender, Frau VorsitzendeSehr geehrter Herr Richter, Sehr geehrte Frau Richterin
oder
Sehr geehrter Herr Vorsitzender, Sehr geehrte Frau Vorsitzende
Richter am Landgericht Köln
Herrn Dr. Max Mustermann
GerichtspräsidentHerr Präsident, Frau PräsidentinSehr geehrter Herr Präsident, Sehr geehrte Frau PräsidentinPräsidentin des Bundesverfassungsgerichts
Frau Dr. Erika Musterfrau
PastorHerr Pastor, Frau Pastorin
oder
Herr Mustermann, Frau Musterfrau
Sehr geehrter Herr Pastor, Sehr geehrte Frau Pastorin
oder
Sehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau Musterfrau
Frau Pastorin Dr. Erika Musterfrau
PriesterHerr Priester
oder
Herr Mustermann
Sehr geehrter Herr Priester
oder
Sehr geehrter Herr Mustermann
Herrn Priester
Dr. Max Mustermann
AbtHerr Abt, Frau ÄbtissinEhrwürdiger Herr Abt, Ehrwürdige Frau Äbtissin
oder
Sehr geehrter Herr Abt, Sehr geehrte Frau Äbtissin
(Der Ehrwürdigen) Äbtissin des Benediktinerinnenklosters Sankt Musterburg
Frau Dr. Erika Musterfrau
PriorPater Prior, Frau PriorinHochwürdigster Herr Pater Prior, Ehrwürdige Frau Priorin
oder
Sehr geehrter Herr Pater Prior, Sehr geehrte Frau Priorin
(Dem hochwürdigsten) Herrn Prior Dr. Max Mustermann O.S.B.
Ordensbruder, OrdensschwesterBruder Mustermann, Schwester MusterfrauEhrwürdiger Bruder, Ehrwürdige Schwester
oder
Sehr geehrter Bruder Mustermann, Sehr geehrte Schwester Musterfrau
Dem ehrwürdigen Bruder Dr. Max Mustermann
Bischof (kath.)Exzellenz
oder
Hochwürdigster Herr 
Exzellenz
oder
Hochwürdigster Herr
Seiner Exzellenz
(dem Hochwürdigsten) Herrn Dr. Max Mustermann Bischof von Musterstadt
Bischof (ev.)Herr Bischof, Frau BischöfinSehr geehrter Herr Bischof, Sehr geehrte Frau BischöfinBischöfin der Evangelischen Kirche in Musterstadt
Frau Prof. Erika Musterfrau
KardinalEminenzEminenzSeiner Eminenz
dem Hochwürdigsten Herrn Kardinal
Max Mustermann
Bischof von Musterstadt
PapstEure Heiligkeit
oder
Heiliger Vater
Eure Heiligkeit
oder
Heiliger Vater
Seine Heiligkeit Papst Maximilian
Vatikanstadt
RabbinerHerr Rabbiner, Frau RabbinerinSehr geehrter Herr Rabbiner, Sehr geehrte Frau RabbinerinHerrn Rabbiner Prof. Max Mustermann

Das sagt das BBG

Das Bundesbeamtengesetz (BBG) sprich Amtsträgern im Paragraf 81, wie zum Beispiel einem Oberbürgermeister, das Recht zu, im Ruhestand weiterhin in der Korrespondenz mit ihrer Amtsbezeichnung angesprochen zu werden. Dem Amtstitel muss ein a. D. (außer Dienst) nachgestellt werden.


Wie man die akademischen Grade Doktor und Professor korrekt benutzt

Die akademischen Grade Doktor und Professor sollten zwingend in der Anrede im Rahmen von schriftlicher Korrespondenz erwähnt werden. Andere Titel, wie zum Beispiel ein Diplom-Ingenieur (Dipl.-Ing.) werden nicht in der Anrede benannt. Ein Doktor wird mit der Kurzform „Dr.“ abgekürzt. Der akademische Grad „Professor“ wird in der persönlichen Anrede in jedem Fall ausgeschrieben.

Beispiel:

  • Sehr geehrter Herr Professor Schulze
  • Sehr geehrte Frau Dr. Harms

In der Anschrift sollten die beiden akademischen Grade zwingend direkt vor dem Namen aufgeführt werden. Ein Doktor wird ebenso wie in der Anrede mit Dr. abgekürzt. Bei einem Professor ist wahlweise der komplette Titel oder seine Abkürzung „Prof.“ zulässig. In der Anschrift ist es üblich, zusätzlich den Doktortitel des Professors aufzuführen.

Diese Abkürzungen sollten Assistentinnen in der Korrespondenz mit Politikern kennen

Die meisten Politiker sind zusätzlich zu ihrem Amt noch Mitglieder in einem Parlament. Ist dies der Fall, wird eine entsprechende Abkürzung hinter den Nachnamen gesetzt, um die parlamentarische Zugehörigkeit anzuzeigen.

Tabelle Akronyme in offiziellen Schreiben

 

MdEP

Mitglied des Europäischen Parlaments

MdB

Mitglied des Deutschen Bundestages

MdL

Mitglied des Landtages

MdA

Mitglied des Berliner Abgeordnetenhauses

MdHB

Mitglied der Hamburgischen Bürgerschaft

MdBB

Mitglied der Bremischen Bürgerschaft

Beispiele für die Anrede höhergestellter Persönlichkeiten

Anrede Oberbürgermeister

Herrn

Oberbürgermeister Dr. Thomas Spies

Stadt Marburg

Rathaus, Zimmer 6 // EG

Markt 1

35037 Marburg

 

Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,

 

Anrede Bundesminister

Bundesminister für Gesundheit

Herrn Jens Spahn, MdB

 

Sehr geehrter Herr Bundesminister Spahn,

Auf die Berufs- und Funktionsbezeichnung, wie zum Beispiel Politiker oder Jurist sollten Sie bei der Anschrift an Politiker verzichten.

 

Anrede Botschafter

Botschafter ausländischer Staaten werden in der Anschrift in der Regel mit „Seine Exzellenz“ oder „Ihre Exzellenz“ tituliert.

Die folgenden Zusätze können im diplomatischen Schriftverkehr ebenso abgekürzt werden:

  • S.E. = Seine Exzellenz (Botschafter)
  • I. E. = Ihre Exzellenz (Botschafterin)
  • I. E. E. = Ihre Exzellenzen (Botschafter-Ehepaar)

S. E. dem Botschafter der Vereinigten Staaten von Amerika

Herrn Richard Grenell

 

Sehr geehrte Exzellenz,

Die Basis der Knigge-Regeln

Statt der Anrede „Seine Exzellenz/Ihre Exzellenz“ kann auf Basis der Knigge-Regeln ebenfalls die Anrede: „Sehr geehrter Herr Botschafter“ verwendet werden. In der Anschrift würde in diesem Fall ebenfalls der Terminus: „Botschafter der Vereinigten Staaten von Amerika“ verwandt werden.

 


Anrede eines Königs oder einer Königin

Es kommt im Alltag einer Sekretärin nicht regelmäßig vor, Korrespondenz für einen König oder eine Königin zu erstellen. Einen Monarchen persönlich anzuschreiben, gehört ohne Frage zu den spannendsten Tätigkeiten im Berufsleben einer Assistentin. Entscheidend ist, dass Korrespondenz an einen königlichen Palast zu jeder Zeit mit einer deutschen Anschrift erfolgen sollte.

Wer zum Beispiel die Königin und den König von Belgien in deutscher Sprache korrekt anschreiben möchte, sollte dies wie folgt tun:

Ihre Majestäten der König und die Königin

Königlicher Palast

Brederodestrasse 16

1000 Brüssel

 

Königliche Hoheiten,

 

In der Anrede sollte ausschließlich der Terminus „Königliche Hoheit verwandt werden, wenn ein regierender König oder eine Königin angeschrieben wird. Gleiches gilt für einen Scheich im orientalischen Umfeld.

In Europa hat die Monarchie in den folgenden Ländern Bestand:

  • Vereinigtes Königreich,
  • Belgien,
  • Die Niederlande,
  • Dänemark,
  • Norwegen,
  • Schweden,
  • Spanien,
  • Andorra,
  • Vatikanstadt.

Für deutsche Politiker und Adelige ist diese Anrede „Königliche Hoheit unpassend und irreführend. Da es in Deutschland keine regierenden Königshäuser mehr gibt, wäre eine derartige Anrede nicht korrekt.

Eine Ausnahme bildet Ernst August von Hannover. Er ist offizieller Herzog zu Braunschweig und Lüneburg, Königlicher Prinz von Großbritannien und Irland. Aus diesem Grund steht er auf der Liste der Thronfolger des britischen Königshauses. Die Anrede „Königliche Hoheit“ dürfte in seinem Fall Verwendung finden.

Bedeutende Abkürzungen in der Korrespondenz mit ausländischen Königen:

  • M. = Ihre Majestät
  • S. M. = Seine Majestät
  • I. M. M. = Ihre Majestäten (Majestäten-Ehepaar)
  • K. H. = Ihre Königliche Hoheit
  • S. K. H. = Seine Königliche Hoheit
  • I. K. K. H. H. = Ihre Königlichen Hoheiten (königliches Ehepaar)

Kostenloser Download

Einen aktuellen Ratgeber zur richtigen Schreibweise von Anschriften oder der Anrede von höhergestellten Personen in Politik, Wissenschaft oder Wirtschaft findet man auf der Internetpräsenz des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat. Der Ratgeber gibt Hinweise für die korrekte protokollarische Anrede und wird als kostenloser Download angeboten.


Zusammenfassung

Für Sekretärinnen ist es wichtig, Regeln und Vorgaben in Bezug auf die Briefanreden von bedeutenden Persönlichkeiten zu kennen und anzuwenden. Politiker, Professoren und Doktoren, ein Bürgermeister oder Exzellenzen erwarten in der Korrespondenz eine professionelle Kommunikation. Gleiches gilt für Botschafter oder andere Personen, die einen Amtstitel führen.

Neben dem Inhalt wird sie sich vor allem auf eine adäquate Anrede und die korrekte Anschrift fokussieren.

Für Korrespondenz dieser Art empfiehlt sich die klassische Begrüßungsformel „Sehr geehrte Frau.“ Abweichend hierzu spricht man Exzellenzen oder Botschafter abweichend an. Eine zu persönliche Ansprache sollte vermieden werden. Dies würde dem Amtstitel oder der hierarchischen Position des Empfängers nicht gerecht.

Fazit

Beachten Sekretärinnen die allgemeinen Knigge-Regeln zur Anrede und Anschrift von Personen mit Amtstiteln oder speziellen Berufsbezeichnungen, handeln sie zielführend. Auf diese Weise vertreten sie ihr Unternehmen oder ihren Dienstherren professionell. Eine Sekretärin sollte bei der Erstellung eines Schreibens an eine höhergestellte Persönlichkeit sorgfältig und mit Bedacht formulieren.

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