Bei welchen Personen sollte man besonders aufpassen?
Eine korrekte Briefanrede ist vor allem bei Personen wichtig, die aufgrund ihres Amtstitels oder ihrer individuellen Stellung im Speziellen zu respektieren sind.
Durch eine professionelle Korrespondenz, die den Empfänger ehrt und seine Autorität anerkennt, drückt der Verfasser seine Distinktion und seine Anerkennung aus.
Wichtige Persönlichkeiten in diesem Rahmen könnten zum Beispiel der Oberbürgermeister oder Bürgermeister bzw. Bürgermeisterin, Bundes- oder Landespolitiker, ein/e Botschafter/in eines Landes, eine Exzellenz, ein/e Professor/in oder ein/e Doktor/in, oder eine adelige Person.
Für Sekretärinnen ist es essenziell, vor der Erstellung jedes Geschäftsbriefes abzuwägen, welche Spezifikationen in Bezug auf die Anrede und Anschrift in der Korrespondenz mit wichtigen Persönlichkeiten angebracht sind.
Dieses Vorgehen unterstützt Sekretärinnen darin, das eigene Unternehmen professionell zu vertreten und peinliche Fehler zu vermeiden.
Grundlegendes zur Anrede und zur Anschrift in schriftlicher Korrespondenz
Um höhergestellte Persönlichkeiten und Amtspersonen korrekt anzusprechen, ist es entscheidend, die grundlegenden Regeln zu Anschriften und zur Anrede zu verinnerlichen und anzuwenden. Diese gelten nicht ausschließlich für den Schriftverkehr mit Politikern und Amtspersonen, sondern generell im geschäftlichen Umfeld.
Sekretärinnen und Assistenten sollten sich vor allem auf die folgenden Regeln und Vorgaben fokussieren:
- Die adäquate Anrede in schriftlicher Korrespondenz.
- Die hierarchische Stellung entscheidet über die Reihenfolge der Anrede.
- Wann man die Berufsbezeichnung oder den Amtstitel verwendet.
- Wie man die akademischen Grade Doktor und Professor korrekt benutzt.
Die adäquate Anrede in schriftlicher Korrespondenz
Sekretärinnen, die Anschreiben und Korrespondenz für Politiker oder Personen mit einem Amtstitel verfassen, sollten diese im Allgemeinen mit: „Sehr geehrte Frau, Sehr geehrter Herr“ ansprechen. Selbst wenn sich im modernen Geschäftsleben Anredeformen wie „Hallo“, „Guten Tag“ oder „Liebe“ etabliert haben, empfiehlt es sich, höhergestellte Persönlichkeiten zu jeder Zeit klassisch anzureden.
Mit dieser Form der Titulierung zeigt der Autor eines Briefes Achtung vor der Stellung und dem Amtstitel des Empfängers. Die Distanzwirkung wird durch die klassische Anrede gefördert. Dies zeigt den Autoritätsgrad des Empfängers unmissverständlich an.
Traditionelle Formen der Anrede, wie „Verehrte Frau Dr. Schmidt“ oder „Werte Frau Prof. Schulze“ wirken antiquiert. Sie sollten in der Regel nicht in Geschäftsbriefen verwandt werden. Der altmodische Schreibstil könnte zu Irritationen führen. Er ist in der heutigen Zeit nicht aktuell und wirkt inkompetent.
Die hierarchische Stellung entscheidet über die Reihenfolge der Anrede
Bei der Form der schriftlichen Anrede in Korrespondenz ist es entscheidend, Hierarchien zu kennen und proaktiv in die Texterstellung einzubeziehen. Die Stellung eines Empfängers ist zu jeder Zeit maßgeblich. Dies bedeutet in der Praxis, dass die in der Hierarchie höher angesiedelte Person in der Anrede als erstes Berücksichtigung finden sollte.
Somit wird unter anderem,
- ein Bundesminister vor einem Landesminister oder
- ein Professor vor einem Doktor
in der Anrede erwähnt. Die gleiche Vorgabe gilt für das Adressfeld. Dieses sollte in der Geschäftskorrespondenz zwingend nach den Vorgaben der DIN 5008 erstellt werden.
Privat oder geschäftlich - der Unterschied der Reihenfolge
Während im Privatleben das Prinzip „Ladies First“ bekannt ist, wird diese allgemeingültige Regel im Geschäftsleben oder in der Ansprache von Amtspersonen nicht angewandt. Die hierarchische Stellung entscheidet ausschließlich über die Reihenfolge in der Anrede oder der Anschrift. Das Geschlecht ist in diesem Fall nicht maßgeblich.
Wie verwendet man die Berufsbezeichnung oder den Amtstitel?
Für Personen, die eine besondere Berufsbezeichnung oder einen Amtstitel tragen, gilt eine abweichende Form der Anrede. Basierend auf den Knigge-Regeln ist es im Allgemeinen üblich, den jeweiligen Titel des Empfängers bei der Kontaktaufnahme zu benutzen.
Ausnahmen bestehen bei allgemeineren Funktionsbezeichnungen, wie zum Beispiel einem Steuerberater oder einer Abteilungsleiterin.
Die meisten anderen Personen, die ein politisches Amt innehaben, müssen explizit mit ihrem Titel angeschrieben werden. Dies gilt für kirchliche Würdenträger oder Personen, die zum Beispiel als Richter eine bedeutende Berufsbezeichnung tragen. Verfügt eine Person über mehrere Amtsbezeichnungen, sollte aus Transparenzgründen ausschließlich die Bezeichnung verwandt werden, die den stärksten Bezug zur aktuellen Korrespondenz hat.
Tabelle Anreden in der Korrespondenz
Titel | Ansprache | schriftliche Anrede | Adressfeld Beispiel |
Eheleute | Frau Mustermann, Herr Mustermann | Sehr geehrte Frau Mustermann, sehr geehrter Herr Mustermann | "An Frau Erika Mustermann und Herrn Max Mustermann" oder "An Erika und Frank Mustermann" |
Familie | Familie Mustermann | Sehr geehrte Familie Mustermann oder Liebe Famile Mustermann | "Familie Erika und Max Mustermann" oder "Familie Erika, Max und Leon Mustermann" |
Bachelor | Herr Mustermann, Frau Musterfrau | Sehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau Musterfrau | Herrn Max Mustermann, BA |
Master | Herr Mustermann, Frau Musterfrau | Sehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau Musterfrau | Frau Erika Musterfrau, MA |
Magister | Herr Mustermann, Frau Musterfrau | Sehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau Musterfrau | Frau Mag. Erika Musterfrau |
Diplom-Ingenieur | Herr Mustermann, Frau Musterfrau | Sehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau Musterfrau | Herrn Dipl.-Ing. Max Mustermann |
Doktor | Herr Doktor, Frau Doktor | Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann, Sehr geehrte Frau Dr. Musterfrau | Frau Dr. Erika Musterfrau |
Professor | Herr Professor, Frau Professorin | Sehr geehrter Herr Professor Mustermann, Sehr geehrte Frau Professorin Mustermann oder Sehr geehrter Herr Professor, Sehr geehrte Frau Professorin | Frau Prof. Erika Musterfrau |
(Ober-) Bürgermeister | Herr (Ober-) Bürgermeister, Frau (Ober-) Bürgermeisterin | Sehr geehrter Herr (Ober-) Bürgermeister, Sehr geehrte Frau (Ober-) Bürgermeisterin | Bürgermeisterin der Hansestadt Hamburg Herrn Dr. Max Mustermann |
Stadtrat | Herr Stadtrat, Frau Stadträtin | Sehr geehrter Herr Stadtrat, Sehr geehrte Frau Stadträtin | Stadtrat der Stadt Frankfurt am Main Herrn Max Mustermann |
Senator | Herr Senator, Frau Senatorin | Sehr geehrter Herr Senator, sehr geehrte Frau Senatorin | Innensenator der Stadt Berlin Herrn Max Mustermann |
Mitglied des Landtages | Herr Landtagsabgeordneter, Frau Landtagsabgeordnete | Sehr geehrter Herr Landtagsabgeordeter, Sehr geehrte Frau Landtagsabgeordnete | Frau Erika Musterfrau, MdL |
Landrat | Herr Landrat, Frau Landrätin | Sehr geehrter Herr Landrat, Sehr geehrte Frau Landrätin | Landrat des Kreises Musterland Dr. Max Mustermann, MdL |
Landesminister | Herr Minister, Frau Ministerin | Sehr geehrter Herr Minister, sehr geehrte Frau Ministerin | Minister für Inneres des Landes Musterland Herrn Dr. Max Mustermann |
Ministerpräsident | Herr Ministerpräsident, Frau Ministerpräsident | Sehr geehrter Herr Ministerpräsident, Sehr geehrte Frau Ministerpräsidentin | Ministerpräsidentin des Freistaates Bayern Frau Dr. Erika Musterfrau |
Mitglied des Bundestages | Herr Bundestagsabgeordneter, Frau Bundestagsabgeordnete | Sehr geehrter Herr Bundestagsabgeordneter, Sehr geehrte Frau Bundestagsabgeordnete | Frau Erika Musterfrau, MdB |
Mitglied des Bundesrates | - (Teil der Landesregierung, siehe dortige Anrede) | - (Teil der Landesregierung, siehe dortige Anrede) | - (Teil der Landesregierung, siehe dortige Anrede) |
Bundesratspräsident | Herr Präsident, Frau Präsident | Sehr geehrter Herr Bundesratspräsident, Sehr geehrte Frau Bundesratspräsidentin | Präsidenten des Bundesrates Herrn Ministerpräsidenten Dr. Max Mustermann |
Bundesminister | Herr Bundesminister, Frau Bundesministerin | Sehr geehrter Herr Bundesminister, Sehr geehrte Frau Bundesministerin | Bundesminister für Musteraufgaben Herrn Dr. Max Mustermann, MdB |
Bundeskanzler | Herr Bundeskanzler, Frau Bundeskanzlerin | Sehr geehrter Herr Bundeskanzler, Sehr geehrte Frau Bundeskanzlerin | Frau Bundeskanzlerin (der Bundesrepublik Deutschland) Prof. Dr. Erika Musterfrau |
Bundespräsident | Herr Bundespräsident, Frau Bundespräsidentin | Sehr geehrter Herr Bundespräsident, Sehr geehrte Frau Bundespräsidentin | Herrn Bundespräsident (der Bundesrepublik Deutschland) Prof. Dr. Max Mustermann |
Botschafter | Exzellenz Herr Botschafter | Exzellenz Sehr geehrter Herr Botschafter, Exzellenz Sehr geehrte Frau Botschafterin | Seiner Exzellenz dem Botschafter von Musterland Herrn Dr. Max Mustermann |
Konsul | Herr Konsul, Frau Konsulin | Sehr geehrter Herr Konsul, Sehr geehrte Frau Konsulin | Konsulin der Republik Musterland Frau Dr. Erika Musterfrau |
Honorarkonsul | Herr Mustermann, Frau Mustermann | Sehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau Mustermann | Honorarkonsul der Republik Musterland Herrn Dr. Max Mustermann |
Generalkonsul | Herr Generalkonsul, Frau Generalkonsulin | Sehr geehrter Herr Generalkonsul, Sehr geehrte Frau Generalkonsulin | Generalkonsul der Republik Musterland Herrn Dr. Max Mustermann |
ausländische Staatsoberhäupter | Seine Exzellenz, Königliche Hoheit o.ä. | "The Honorable President of the United States" oder "His Excellency" | - |
Graf (Deutschland) | Graf Mustermann, Gräfin Musterfrau | Sehr geehrter Graf von Musterburg, Sehr geehrte Gräfin von Musterburg | Herrn Dr. Max Graf von Musterburg |
Prinz (Deutschland) | Prinz Mustermann, Prinzessin Musterfrau | Sehr geehrter Prinz von Musterburg, Sehr geehrte Prinzessin von Musterburg | Frau Dr. Erika Prinzessin von Musterburg |
Baron | Baron Musterburg, Baronin Musterburg | Sehr geehrter Baron von Musterburg, Sehr geehrte Baronin von Musterburg | Herrn Dr. Max Baron von Musterburg |
Herzog (Deutschland) | Herzog Musterburg, Herzogin Musterburg | Sehr geehrter Herzog von Musterburg, Sehr geehrte Herzogin von Musterburg | Frau Dr. Erika Herzogin von Musterburg |
Freiherr | Herr von Musterburg, Frau von Musterburg | Sehr geehrter Herr von Musterburg, Sehr geehrte Frau von Musterburg | Herrn Dr. Max von Musterburg |
Fürst | Fürst von Musterburg, Fürstin von Musterburg | Sehr geehrter Fürst von Musterburg, Sehr geehrte Fürstin von Musterburg | Frau Dr. Erika Fürstin von Musterburg |
Rechtsanwalt | Herr Mustermann, Frau Musterfrau | Sehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau Musterfrau | Herrn Rechtsanwalt Max Mustermann |
Staatsanwalt | Herr Staatsanwalt, Frau Staatsanwältin | Sehr geehrter Herr Staatsanwalt | Herrn Staatsanwalt Dr. Max Mustermann |
Richter | Herr Richter, Frau Richter oder Herr Vorsitzender, Frau Vorsitzende | Sehr geehrter Herr Richter, Sehr geehrte Frau Richterin oder Sehr geehrter Herr Vorsitzender, Sehr geehrte Frau Vorsitzende | Richter am Landgericht Köln Herrn Dr. Max Mustermann |
Gerichtspräsident | Herr Präsident, Frau Präsidentin | Sehr geehrter Herr Präsident, Sehr geehrte Frau Präsidentin | Präsidentin des Bundesverfassungsgerichts Frau Dr. Erika Musterfrau |
Pastor | Herr Pastor, Frau Pastorin oder Herr Mustermann, Frau Musterfrau | Sehr geehrter Herr Pastor, Sehr geehrte Frau Pastorin oder Sehr geehrter Herr Mustermann, Sehr geehrte Frau Musterfrau | Frau Pastorin Dr. Erika Musterfrau |
Priester | Herr Priester oder Herr Mustermann | Sehr geehrter Herr Priester oder Sehr geehrter Herr Mustermann | Herrn Priester Dr. Max Mustermann |
Abt | Herr Abt, Frau Äbtissin | Ehrwürdiger Herr Abt, Ehrwürdige Frau Äbtissin oder Sehr geehrter Herr Abt, Sehr geehrte Frau Äbtissin | (Der Ehrwürdigen) Äbtissin des Benediktinerinnenklosters Sankt Musterburg Frau Dr. Erika Musterfrau |
Prior | Pater Prior, Frau Priorin | Hochwürdigster Herr Pater Prior, Ehrwürdige Frau Priorin oder Sehr geehrter Herr Pater Prior, Sehr geehrte Frau Priorin | (Dem hochwürdigsten) Herrn Prior Dr. Max Mustermann O.S.B. |
Ordensbruder, Ordensschwester | Bruder Mustermann, Schwester Musterfrau | Ehrwürdiger Bruder, Ehrwürdige Schwester oder Sehr geehrter Bruder Mustermann, Sehr geehrte Schwester Musterfrau | Dem ehrwürdigen Bruder Dr. Max Mustermann |
Bischof (kath.) | Exzellenz oder Hochwürdigster Herr | Exzellenz oder Hochwürdigster Herr | Seiner Exzellenz (dem Hochwürdigsten) Herrn Dr. Max Mustermann Bischof von Musterstadt |
Bischof (ev.) | Herr Bischof, Frau Bischöfin | Sehr geehrter Herr Bischof, Sehr geehrte Frau Bischöfin | Bischöfin der Evangelischen Kirche in Musterstadt Frau Prof. Erika Musterfrau |
Kardinal | Eminenz | Eminenz | Seiner Eminenz dem Hochwürdigsten Herrn Kardinal Max Mustermann Bischof von Musterstadt |
Papst | Eure Heiligkeit oder Heiliger Vater | Eure Heiligkeit oder Heiliger Vater | Seine Heiligkeit Papst Maximilian Vatikanstadt |
Rabbiner | Herr Rabbiner, Frau Rabbinerin | Sehr geehrter Herr Rabbiner, Sehr geehrte Frau Rabbinerin | Herrn Rabbiner Prof. Max Mustermann |
Das sagt das BBG
Das Bundesbeamtengesetz (BBG) sprich Amtsträgern im Paragraf 81, wie zum Beispiel einem Oberbürgermeister, das Recht zu, im Ruhestand weiterhin in der Korrespondenz mit ihrer Amtsbezeichnung angesprochen zu werden. Dem Amtstitel muss ein a. D. (außer Dienst) nachgestellt werden.
Wie man die akademischen Grade Doktor und Professor korrekt benutzt
Die akademischen Grade Doktor und Professor sollten zwingend in der Anrede im Rahmen von schriftlicher Korrespondenz erwähnt werden. Andere Titel, wie zum Beispiel ein Diplom-Ingenieur (Dipl.-Ing.) werden nicht in der Anrede benannt. Ein Doktor wird mit der Kurzform „Dr.“ abgekürzt. Der akademische Grad „Professor“ wird in der persönlichen Anrede in jedem Fall ausgeschrieben.
Beispiel:
- Sehr geehrter Herr Professor Schulze
- Sehr geehrte Frau Dr. Harms
In der Anschrift sollten die beiden akademischen Grade zwingend direkt vor dem Namen aufgeführt werden. Ein Doktor wird ebenso wie in der Anrede mit Dr. abgekürzt. Bei einem Professor ist wahlweise der komplette Titel oder seine Abkürzung „Prof.“ zulässig. In der Anschrift ist es üblich, zusätzlich den Doktortitel des Professors aufzuführen.
Diese Abkürzungen sollten Assistentinnen in der Korrespondenz mit Politikern kennen
Die meisten Politiker sind zusätzlich zu ihrem Amt noch Mitglieder in einem Parlament. Ist dies der Fall, wird eine entsprechende Abkürzung hinter den Nachnamen gesetzt, um die parlamentarische Zugehörigkeit anzuzeigen.
Tabelle Akronyme in offiziellen Schreiben
MdEP | Mitglied des Europäischen Parlaments |
MdB | Mitglied des Deutschen Bundestages |
MdL | Mitglied des Landtages |
MdA | Mitglied des Berliner Abgeordnetenhauses |
MdHB | Mitglied der Hamburgischen Bürgerschaft |
MdBB | Mitglied der Bremischen Bürgerschaft |
Beispiele für die Anrede höhergestellter Persönlichkeiten
Anrede Oberbürgermeister
Herrn
Oberbürgermeister Dr. Thomas Spies
Stadt Marburg
Rathaus, Zimmer 6 // EG
Markt 1
35037 Marburg
Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,
Anrede Bundesminister
Bundesminister für Gesundheit
Herrn Jens Spahn, MdB
Sehr geehrter Herr Bundesminister Spahn,
Auf die Berufs- und Funktionsbezeichnung, wie zum Beispiel Politiker oder Jurist sollten Sie bei der Anschrift an Politiker verzichten.
Anrede Botschafter
Botschafter ausländischer Staaten werden in der Anschrift in der Regel mit „Seine Exzellenz“ oder „Ihre Exzellenz“ tituliert.
Die folgenden Zusätze können im diplomatischen Schriftverkehr ebenso abgekürzt werden:
- S.E. = Seine Exzellenz (Botschafter)
- I. E. = Ihre Exzellenz (Botschafterin)
- I. E. E. = Ihre Exzellenzen (Botschafter-Ehepaar)
S. E. dem Botschafter der Vereinigten Staaten von Amerika
Herrn Richard Grenell
Sehr geehrte Exzellenz,
Die Basis der Knigge-Regeln
Statt der Anrede „Seine Exzellenz/Ihre Exzellenz“ kann auf Basis der Knigge-Regeln ebenfalls die Anrede: „Sehr geehrter Herr Botschafter“ verwendet werden. In der Anschrift würde in diesem Fall ebenfalls der Terminus: „Botschafter der Vereinigten Staaten von Amerika“ verwandt werden.
Anrede eines Königs oder einer Königin
Es kommt im Alltag einer Sekretärin nicht regelmäßig vor, Korrespondenz für einen König oder eine Königin zu erstellen. Einen Monarchen persönlich anzuschreiben, gehört ohne Frage zu den spannendsten Tätigkeiten im Berufsleben einer Assistentin. Entscheidend ist, dass Korrespondenz an einen königlichen Palast zu jeder Zeit mit einer deutschen Anschrift erfolgen sollte.
Wer zum Beispiel die Königin und den König von Belgien in deutscher Sprache korrekt anschreiben möchte, sollte dies wie folgt tun:
Ihre Majestäten der König und die Königin
Königlicher Palast
Brederodestrasse 16
1000 Brüssel
Königliche Hoheiten,
In der Anrede sollte ausschließlich der Terminus „Königliche Hoheit verwandt werden, wenn ein regierender König oder eine Königin angeschrieben wird. Gleiches gilt für einen Scheich im orientalischen Umfeld.
In Europa hat die Monarchie in den folgenden Ländern Bestand:
- Vereinigtes Königreich,
- Belgien,
- Die Niederlande,
- Dänemark,
- Norwegen,
- Schweden,
- Spanien,
- Andorra,
- Vatikanstadt.
Für deutsche Politiker und Adelige ist diese Anrede „Königliche Hoheit unpassend und irreführend. Da es in Deutschland keine regierenden Königshäuser mehr gibt, wäre eine derartige Anrede nicht korrekt.
Eine Ausnahme bildet Ernst August von Hannover. Er ist offizieller Herzog zu Braunschweig und Lüneburg, Königlicher Prinz von Großbritannien und Irland. Aus diesem Grund steht er auf der Liste der Thronfolger des britischen Königshauses. Die Anrede „Königliche Hoheit“ dürfte in seinem Fall Verwendung finden.
Bedeutende Abkürzungen in der Korrespondenz mit ausländischen Königen:
- M. = Ihre Majestät
- S. M. = Seine Majestät
- I. M. M. = Ihre Majestäten (Majestäten-Ehepaar)
- K. H. = Ihre Königliche Hoheit
- S. K. H. = Seine Königliche Hoheit
- I. K. K. H. H. = Ihre Königlichen Hoheiten (königliches Ehepaar)
Kostenloser Download
Einen aktuellen Ratgeber zur richtigen Schreibweise von Anschriften oder der Anrede von höhergestellten Personen in Politik, Wissenschaft oder Wirtschaft findet man auf der Internetpräsenz des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat. Der Ratgeber gibt Hinweise für die korrekte protokollarische Anrede und wird als kostenloser Download angeboten.
Zusammenfassung
Für Sekretärinnen ist es wichtig, Regeln und Vorgaben in Bezug auf die Briefanreden von bedeutenden Persönlichkeiten zu kennen und anzuwenden. Politiker, Professoren und Doktoren, ein Bürgermeister oder Exzellenzen erwarten in der Korrespondenz eine professionelle Kommunikation. Gleiches gilt für Botschafter oder andere Personen, die einen Amtstitel führen.
Neben dem Inhalt wird sie sich vor allem auf eine adäquate Anrede und die korrekte Anschrift fokussieren.
Für Korrespondenz dieser Art empfiehlt sich die klassische Begrüßungsformel „Sehr geehrte Frau.“ Abweichend hierzu spricht man Exzellenzen oder Botschafter abweichend an. Eine zu persönliche Ansprache sollte vermieden werden. Dies würde dem Amtstitel oder der hierarchischen Position des Empfängers nicht gerecht.
Fazit
Beachten Sekretärinnen die allgemeinen Knigge-Regeln zur Anrede und Anschrift von Personen mit Amtstiteln oder speziellen Berufsbezeichnungen, handeln sie zielführend. Auf diese Weise vertreten sie ihr Unternehmen oder ihren Dienstherren professionell. Eine Sekretärin sollte bei der Erstellung eines Schreibens an eine höhergestellte Persönlichkeit sorgfältig und mit Bedacht formulieren.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.