Abwesenheitsnotiz Elternzeit: So informieren Sie Kollegen und Kunden
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Abwesenheitsnotiz Elternzeit: So informieren Sie Kollegen und Kunden

Wenn sich eine Mitarbeiterin von der Arbeit in den Mutterschutz und die anschließende Elternzeit verabschiedet, gilt es Kunden und Kollegen auch zu informieren. Da natürlich nicht alle Personen persönlich in Kenntnis gesetzt werden können, empfiehlt sich eine Abwesenheitsnotiz über die Elternzeit und den Mutterschutz. Manche fragen sich dabei, wie man eine solche Nachricht am besten schreibt. Welcher Ton ist richtig und wie viele Informationen gehören in die Mail. 

Mutterschutz und Elternzeit: Darum ist die Abwesenheitsnotiz wichtig

Mitarbeiter, die sich aus dem Büro verabschieden, um in den Mutterschutz und Elternzeit zu gehen, sollten eine Mail vorbereiten, in der sie auf ihre Abwesenheit hinweisen und eine Vertretung benennen.

Abwesenheitsnotiz mir relevanten Informationen füllen

Eine informative Abwesenheitsnachricht wirkt professionell und wirft daher auch ein gutes Licht auf das gesamte Unternehmen. Daher gilt besonders bei Postionen mit Kundenkontakt: Eine Information über die Abwesenheit und ein Hinweis auf die Vertretung (am besten mit Vorname und Nachname) ist unbedingt notwendig.

Das gilt natürlich nicht nur für Abwesenheitsnotizen für Mutterschutz und Elternzeit. Auch in der Urlaubszeit freuen sich Geschäftspartner und Kunden über eine freundliche Nachricht, dass der betreffende Mitarbeiter für eine gewisse Zeit nicht im Büro sein wird. Wenn es möglich ist, enthält die Abwesenheitsnotiz auch in diesem Fall einen Ansprechpartner, die die Vertretung im Urlaub bis zur Rückkehr des Kollegen übernimmt.

Abwesenheitsnotiz Mutterschutz Vorlage: Professionelle Formulierungen für Ihre Elternzeit

Wenn Sie sich nun fragen, wie Sie am besten eine Abwesenheitsnachricht an Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner schreiben, können Sie sich von unseren Formulierungsbeispielen inspirieren lassen:

Abwesenheitsnotiz Mutterschutz Formulierungsbeispiele

Beispiel 1:

Sehr geehrte Damen und Herren, lieben Kunden und Geschäftspartner,

vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ gehe ich in Mutterschutz und anschließend in die Elternzeit. Während meiner Abwesenheit wird mich meine Kollegin Frau Musterfrau vertreten.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich Ihre Nachricht bis zu meiner Rückkehr nicht lese und sie nicht weitergeleitet werden kann. Frau Musterfrau wird sich aber in der Zwischenzeit um Ihr Anliegen kümmern. Sie können sie unter der Telefonnummer: 06134/123456 oder per E-Mail musterfrau@musterfirma.de erreichen.


Beispiel 2 Elternzeit und Mutterschutz

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kollegen,

aufgrund der Geburt meines Kindes bin ich vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ nicht im Haus. Denn nach meinem Mutterschutz beginnt sofort meine Elternzeit. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an Herrn Mustermann. Er wird meine Vertretung in den kommenden Wochen übernehmen und Ihnen sicherlich behilflich sein können.


Beispiel 3 Geschäftspartner über Mutterschutz informieren

Sehr geehrte Geschäftspartner, liebe Kollegen,

vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ bin ich nicht im Unternehmen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich während dieser Zeit nicht auf Ihre Nachricht antworten kann. Meine Vertretung übernimmt Herr Meier, der Ihnen gerne weiterhelfen wird.


Abwesenheitsnotiz: Die Grußformel für die Outlook Vorlage für Mutterschutz und Elternzeit

Natürlich darf bei einer Abwesenheitsnotiz weder die Anrede noch die Grußformel an den Empfänger fehlen. Diese kann beispielsweise so aussehen:

Abwesenheitsnotiz für Mutterschutz und Elternzeit: Vorlage auf Englisch

Gerade dann, wenn Ihr Arbeitgeber global ausgerichtet ist, sollten Sie auch eine Abwesenheitsnachricht auf Englisch verfassen. Meist bietet es sich an, diese direkt unter die deutsche Version und vor die Signatur zu setzen –  so sind Sie für alle Eventualitäten gerüstet.

Abwesenheitsnotiz Elternzeit und Mutterschutz Vorlage auf Englisch

Dear Ladies und Gentlemen,

thank you very much for your message. Unfortunately, I am out of office for maternity leave until the 1st of march. Please notice that your email cannot be forwarded. For urgent matters please contact my colleague Mr. ABC.

Kindest regards,


Abwesenheitsnotiz für Mutterschutz und Elternzeit: Gibt es eine Karenz?

Einige Arbeitnehmer fragen sich, wie lange sie abwarten sollten, bevor sie die Abwesenheitsnotiz einschalten. Also ob sie gewissermaßen eine Karenzzeit zwischen dem Abschied aus dem Büro und der Aktivierung der Notiz einhalten sollten.

Aus unserer Sicht ist das eher kontraproduktiv. Denn der Absender der Nachricht rechnet dann nicht damit, dass seine Mail zunächst nicht gelesen wird – und auf unendliche Geduld bei Kunden und Geschäftspartnern sollten Sie nicht bauen. Schließlich drängt bei vielen Angelegenheiten die Zeit. Daher sollten Sie im Idealfall so schnell wie möglich darüber aufklären, dass Sie nicht im Haus sein werden.

 

Geben Sie ALLEN Personen Bescheid

Mitarbeiterinnen, die sich in den Mutterschutz und Elternzeit verabschieden, sollten nicht nur ihre Kollegen, sondern auch Kunden und Geschäftspartner über ihre Abwesenheit informieren. Mit einer kurzen, aber professionell formulierten Abwesenheitsnachricht gelingt das am besten.

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