7 Tipps fĂĽr Ihre Positionierung beim Datenschutz
Hier geht es um mehr als um Technik oder Aktenvernichter. Entscheidend ist beim Datenschutz, wer Informationen steuert und Risiken erkennt. Assistenzkräfte können eine zentrale Rolle in der Datensicherheit spielen. Mit vielen Tipps zur sofortigen Umsetzung.
Haben Sie schon mal eine Phishing-Mail enttarnt? Diese Fake-E-Mails werden gerne mal – scheinbar! – vom Abteilungsleiter oder CEO versandt und sind immer schwerer zu entlarven. Da hilft nur ein sehr genauer Blick auf den Absender. Doch das Aufspüren solcher Angriffe per E-Mail ist nur ein Weg, sich als Assistenz über digitale Kompetenz zu profilieren. Denn Ihre Unternehmen beim Datenschutz strategisch zu unterstützen, bietet viele Möglichkeiten und ungeahnte Chancen – weg von der reinen Verwaltung hin zu Aufgaben mit mehr Verantwortung.
Die Assistenz ist mittendrin
Dunja Schenk, lange Zeit selbst Assistentin und heute Coach für Effizienz und neues Arbeiten, weiß: „Datenschutz geht alle im Unternehmen an. Doch jeder Mitarbeitende hat seine eigene Sicht auf das Thema.“ Das Management denke Datenschutz strategisch. Die IT-Abteilung gehe das Thema technisch an und habe vor allem die Sicherheitsaspekte im Blick. Und Juristen prüfen, ob alles regelkonform abgebildet wird. „Als Assistenz stehen Sie mittendrin“, sagt Dunja Schenk und rät: „Nutzen Sie Ihre Chance und fungieren Sie als Übersetzerin zwischen den verschiedenen Interessen.“ Denn genau diese Fähigkeit, unterschiedliche Interessen zu koordinieren, werde immer bedeutender.
Risiko-Sensor, Sparringspartner und Vorbild
Datenschutz hat inzwischen strategische Bedeutung. Wird er nicht eingehalten, ist schnell das Vertrauen ins Unternehmen zerstört. Es kommt zu Reputationsrisiken durch Datenlecks. Schlimmstenfalls werden auch noch Bußgelder wegen DSGVO-Verstößen fällig. Assistenzen kennen die Prozesse im Unternehmen in- und auswendig. „Sie sind nicht nur Informationsmanager, sondern auch Risiko-Sensor und damit strategischer Sparringspartner für die Geschäftsleitung“, sagt Tanja Bögner, Vorstandsassistenz bei einer Versicherung und bekannte Trainerin für Office Management (www.tanjaboegner.de). Sie verortet die Beschäftigung mit dem Thema Datenschutz als Chance für gelebte Verantwortung, die Vorbildcharakter hat.
Wie Sie sich im Datenschutz profilieren
In der Praxis bedeutet das: Assistenzen wissen, wo es hakt und können so proaktiv der Führungskraft weitergeben, dass Handlungsbedarf besteht. Voraussetzung ist, regelmäßig News rund um das Thema Datenschutz zu lesen, um so frühzeitig zu erkennen, was zu tun ist. Gute Quellen sind:
- t3n.de ist ein Fachmagazin, das tagesaktuell Digitalthemen aus Wirtschaftssicht darstellt.
- Brand eins berichtet ĂĽber KI im Arbeits- und Unternehmenskontext, wenn auch nicht tagesaktuell.
- Zeit online / Die Zeit stellt das Thema Datenschutz häufig in einen gesellschaftlichen Zusammenhang.
Nutzen Sie Gesetzesänderungen oder gehäufte Cybercrime-Vorfälle als Aufhänger, um in einem Termin mit Ihrer Führungskraft das Thema aufzugreifen. Sie können anbieten, sich um interne Sicherheitsschulungen zu kümmern. Auch eine enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten schadet nicht. Vielleicht legen Sie auch ein Intranet/Wiki mit Glossar an, um sämtliche Fachbegriffe aus dem Bereich Datenschutz und Cybersecurity leicht verständlich zu erklären. Oder führen Sie einen (internen) Blog zur schnellen Information der Mitarbeitenden.
Datenschutz im Office – so geht’s
- E-Mail-Verteiler bewusst klein halten und E-Mails an mehrere Adressaten nur als Blindkopie (BCC) verschicken: So stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen nur an berechtigte Empfänger gehen und damit vertraulich bleiben.
- Dokumente bevorzugt über sichere, passwortgeschützte Links bereitstellen: So können Sie den Zugriff notfalls auch wieder zurücknehmen und sperren.
- Listen mit Teilnehmenden (z. B. von Kongressen) veröffentlichen ist tabu.
- Rechnungen und Zahlungsdaten mit gesundem Misstrauen prĂĽfen: insbesondere IBAN, Absender und Textmuster genau anschauen.
- Sicherstellen, dass vertrauliche Besprechungen in geschützten Umgebungen stattfinden: Ideal sind für Online-Meetings geeignete Tools und Plattformen wie z. B. die europäische Lösung Icewarp (www.icewarp.de) statt MS 365.
- Niemals Zahlen, Daten und Fakten ĂĽber das Unternehmen in ChatGPT, Copilot, etc. eingeben. Ausnahme: Ihr Unternehmen hat eine betriebseigene KI installiert.
Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office.
