So nutzen Sie M365 Copilot sinnvoll und zeitsparend – Fokus: Outlook
Der M365 Copilot hat sich zu einem praxistauglichen KI-Werkzeug entwickelt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den M365 Copilot sinnvoll, strukturiert und zeitsparend in verschiedenen Tools einsetzen können. Dieses Mal im Fokus: Outlook.
Besonders in Outlook wird deutlich, welches Potenzial der Copilot für die Assistenzarbeit bietet. Die tägliche E-Mail-Flut, Terminabstimmungen und Meetingvorbereitungen gehören zu den zentralen Aufgaben im Office-Alltag. Genau hier setzt der M365 Copilot an. Im Fokus stehen Zeitersparnis, bessere Übersicht und eine strukturierte Vorbereitung.
Dabei gilt: Der Copilot trifft keine Entscheidungen. Was er nicht leistet, ist ebenso wichtig zu berücksichtigen. Der Copilot kann keine Prioritäten setzen, keine Risiken bewerten und keine politischen oder sensiblen Kontexte zuverlässig einordnen. Gerade diese Fähigkeiten sind zentraler Bestandteil professioneller Assistenzarbeit. Die Verantwortung verbleibt jederzeit bei Ihnen.
E-Mails zusammenfassen
Lange E-Mail-Verläufe sind zeitintensiv, insbesondere nach Abwesenheiten oder in arbeitsreichen Phasen. Sie müssen nicht jede einzelne Nachricht lesen, um den Kontext zu verstehen, denn der M365 Copilot kann bestehende Konversationen zusammenfassen und die wichtigsten Inhalte übersichtlich darstellen. Das spart Zeit, ersetzt aber kein Gegenlesen. Implizite Zusagen oder politische Zwischentöne erkennt der Copilot nicht immer zuverlässig.
FĂĽr den schnellen Ăśberblick ist die Funktion dennoch sehr hilfreich, besonders bei groĂźen Verteilerkreisen oder endlosen Antwortketten.
Oberhalb der geöffneten E-Mail steht Ihnen die Funktion Zusammenfassen durch Copilot zur Verfügung. Die Zusammenfassung wird direkt im Lesebereich angezeigt und gibt Ihnen einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand.
Typische Einsatzszenarien sind unter anderem:
- Schneller Ăśberblick ĂĽber den Posteingang
- Reduzieren umfangreicher Antwortketten
- Erfassen von getroffenen Entscheidungen und offenen Aufgaben
Zusätzlich können auch Anhänge unterschiedlicher Dateitypen per Rechtsklick zusammengefasst werden, ohne diese separat zu öffnen. Der Copilot erkennt dabei den Bezug zur E-Mail sowie relevante Inhalte und Kernaussagen.
E-Mails schreiben
Der M365 Copilot unterstützt Sie auf Wunsch auch beim Verfassen von E-Mails. Über das Stiftsymbol im Textfeld oder mit der Tastenkombination Alt + I öffnen Sie das Copilot-Menü. Geben Sie dort Stichpunkte oder kurze Hinweise zum gewünschten Inhalt ein und klicken Sie auf Generieren.
Der Copilot erstellt daraufhin einen E-Mail-Entwurf. Sie entscheiden anschließend selbst, wie Sie mit dem Entwurf weiter verfahren. Der Text kann angepasst, gekürzt, vollständig übernommen oder verworfen werden. Der Copilot dient dabei als Unterstützung, nicht als Vorgabe.
Schreibstil personalisieren
Sollten sich die generierten Texte noch nicht wie Ihre eigenen anfühlen, können Sie den M365 Copilot an Ihren persönlichen Schreibstil anpassen. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie regelmäßig viele ähnliche E-Mails schreiben.
Ă–ffnen Sie dazu rechts oben die Copilot-Arbeitsleiste und geben Sie in der Promptbox folgenden Text ein:
Analysiere meine ausgehenden E-Mails der letzten 6 Monate, um meinen Schreibstil zu verstehen. Erstelle auf Basis der Ergebnisse benutzerdefinierte Anweisungen für den M365 Copilot in Outlook, damit künftige E-Mails genau in meinem Stil geschrieben werden. Berücksichtige Schreibstil, Tonfall und Nachrichtenstruktur. Formuliere die Anweisungen so, dass sie direkt in Outlook übernommen werden können.
Kopieren Sie das Ergebnis und öffnen Sie anschließend über das Zahnradsymbol die Outlook-Einstellungen. Wählen Sie dort den Bereich Copilot und nun die Entwurfsanweisungen. Aktivieren Sie den Schieberegler und fügen Sie den kopierten Text ein.
ĂśberprĂĽfen Sie die Anweisungen sorgfältig und passen Sie diese gegebenenfalls an. Der Copilot orientiert sich kĂĽnftig dauerhaft an diesen Vorgaben. Diese Funktion steht ausschlieĂźlich im neuen Outlook oder im Outlook im Web zur VerfĂĽgung. Â
Coaching-Funktion nutzen
Wenn Sie Ihre E-Mails weiterhin selbst formulieren möchten, können Sie den Copilot als Coaching-Unterstützung einsetzen. Er gibt Hinweise zu Tonfall, Verständlichkeit und Leserwirkung. Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt, klicken Sie anschließend auf das Stiftsymbol und wählen Sie Coaching abrufen. Diese Funktion ist insbesondere bei sensiblen oder formellen Nachrichten hilfreich.
E-Mail-Muster analysieren und gezielt Vorlagen erstellen
Da Office Professionals häufig unter Zeitdruck arbeiten, lohnt es sich, wiederkehrende Muster zu identifizieren. Viele Assistenzen schreiben dieselben Inhalte immer wieder neu. Der Copilot kann helfen, solche Muster zu erkennen. Das spart langfristig Zeit, setzt aber voraus, dass man bereit ist, Vorlagen konsequent zu nutzen und zu pflegen.
Geben Sie dazu folgenden Prompt in die Copilot-Arbeitsleiste ein:
Analysiere meine ausgehenden E-Mails der letzten X Monate. Erkenne E-Mails mit ähnlichem Aufbau oder wiederkehrenden Inhalten. Ziel ist es zu identifizieren, wo sich Vorlagen oder Textbausteine sinnvoll einsetzen lassen.
Auf Basis dieser Analyse können Sie gezielt Vorlagen erstellen und dauerhaft Zeit sparen.
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