So bauen Sie selbst einen Newsletter, der gelesen und geteilt wird
Office Professionals ĂŒbernehmen heute wichtige strategische Aufgaben in Unternehmen. In der Serie âAssistenzprojekteâ stellen wir sie vor und geben ihre nĂŒtzlichsten Tipps fĂŒr Ihr nĂ€chstes Projekt weiter. Heute geht es um den erfolgreichen Aufbau eines Newsletters â berichtet von Astrid Schewe.
Der Auftrag
FĂŒr europĂ€ische Verbandsmitglieder sollte ein englischsprachiges Newsletter-Angebot erstellt werden mit Fachartikeln, Services und Veranstaltungen. Eine weitere Besonderheit des Konzepts bestand darin, dass dieser Newsletter im zweiwöchentlichen Rhythmus versendet werden sollte.
Die Idee, einen englischen Newsletter fĂŒr unsere Abteilung aufzubauen, war bereits vor einigen Jahren entstanden, wurde dann aber nicht weiterverfolgt. Anfang 2025 habe ich das Thema wieder aufgegriffen und vorgeschlagen, dieses Projekt nun umzusetzen. DafĂŒr habe ich ein klares Konzept mit 20 Ausgaben im ersten Jahr vorgelegt.
Das Ziel
Durch den Newsletter können sich europĂ€ische Mitgliedsfirmen regelmĂ€Ăig und umfassend auf Englisch ĂŒber die Leistungen der Abteilung informieren. So werden neue Mitglieder angesprochen, die sich ein Bild ĂŒber die Leistungen des Verbands machen möchten. AuĂerdem können wir durch den Newsletter vorhandene Fachartikel und Inhalte mehrfach nutzen, Stichwort Cross-Selling.
Ein gut gemachter Newsletter ermöglicht den Dialog mit den Abonnierenden: Wir erfahren, welche Themen gelesen werden, und fĂŒr die Mitglieder ist er ein weiterer Kontaktpunkt zum Verband.
Persönliche Dos und Donâts
Donâts
Ich hatte mir viel zu viele Gedanken zum Titelfoto gemacht. Die erste Ausgabe hat sich sogar verzögert, weil ich so unzufrieden damit war und Sorge hatte, dass ein Provisorium zum Dauerzustand werden könnte. TatsĂ€chlich hat sich wenige Monate spĂ€ter das Corporate Design und damit auch die Newsletter-Optik komplett verĂ€ndert. Es kommt hinzu, dass die ersten Ausgaben ohnehin nur wenige Abonnierende erreicht haben. Deswegen sage ich heute: âLieber agil als perfekt!â, gerade beim Newsletter.
Dos
Der zweiwöchentliche Veröffentlichungsrhythmus bringt Dynamik in den Newsletter und nimmt â entgegen meinen BefĂŒrchtungen â sogar Zeitdruck raus. Ein Artikel, der es nicht in die aktuelle Ausgabe geschafft hat, ist durchaus noch in der Folgeausgabe von Interesse.
Bei der Auswahl der Artikel habe ich immer die Lesenden im Blick und formuliere das Editorial so, dass eine Verbindung aufgebaut wird und ein GesprÀchsangebot entsteht.
Erfolge feiern! Ich informiere das Team ĂŒber Meilensteine des Projekts: Zahl der Abonnierenden, Klickzahlen und zuletzt die Veröffentlichung der Ausgabe 20.
Diese Stakeholder mĂŒssen dabei sein
Das Newsletter-Konzept habe ich zunÀchst mit der Abteilungsleitung abgestimmt. Dann folgte ein Pitch, um meine Abteilung mitzunehmen, denn die Inhalte des Newsletters kommen von meinen Teammitgliedern. Das Team hat sich auf das Experiment eingelassen.
Im nÀchsten Schritt habe ich mich mit der Kommunikationsabteilung abgestimmt, damit nicht alle englischen Newsletter zur selben Zeit erscheinen. Zuletzt ging es in die Feinabstimmung mit der Online-Redakteurin, um das Newsletter-Tool einrichten zu lassen.
Projektzeit â vom Anfang bis heute
Das Konzept inklusive Pitch und PrĂ€sentation zu erstellen, hat etwa drei bis vier Stunden gedauert. Hinzu kamen eine ganze Reihe von Abstimmungsmeetings und -Mails im Haus. Seit der Newsletter aufgesetzt ist, betrĂ€gt mein wöchentlicher Aufwand 45 Minuten fĂŒr die Auswahl und Sichtung geeigneter Artikel.
Am Versandtag zusĂ€tzlich etwa 1,5 Stunden fĂŒr das Editorial und die Zusammenstellung des Newsletters sowie die Auswertung der Klickzahlen. Ich nehme mir immer wieder Zeit, mich im Haus abzustimmen, damit der Newsletter bekannter wird und mehr Mitglieder darauf aufmerksam gemacht werden.
Das Budget
Der Newsletter wird vollstÀndig mit vorhandenen Ressourcen und Tools, wie dem bereits genutzten Newsletter-Tool, erstellt. Es entstehen keine zusÀtzlichen Kosten, abgesehen von der investierten Arbeitszeit. Das Projekt wurde aus persönlichem Antrieb gestartet und passte gut zur bestehenden Arbeitsauslastung.
Erfolgsbilanz
Im Jahr 2025 habe ich 20 Ausgaben des Newsletters veröffentlicht, die Zahl der Abonnierenden wĂ€chst stetig, die Ăffnungsrate und die Click-to-Open-Rate sind ĂŒberdurchschnittlich fĂŒr B2B-Newsletter. FĂŒr mich gehört es zu den gröĂten Erfolgen, wenn Mitglieder mich aufgrund des Newsletters als Ansprechpartnerin fĂŒr ihre Anliegen wĂ€hlen. Das Projekt wird auch 2026 weitergefĂŒhrt.
ASTRID SCHEWE, TEAMASSISTENZ
Den vollstÀndigen Artikel lesen Sie in working@office.
