Assistenzprojekte: So stellte sich TÜV SÜD für die Zukunft auf
Der Wandel der Arbeitswelt macht auch vor der Assistenzrolle nicht halt. Digitalisierung, neue Formen der Zusammenarbeit, ein zunehmender Generationenmix und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz verändern die Anforderungen spürbar. Vor diesem Hintergrund entstand bei TÜV SÜD im Frühjahr 2025 ein Projekt, das die Assistenz gezielt auf die Zukunft vorbereiten sollte – und dabei weit mehr in Bewegung setzte als zunächst geplant.
Diese Stakeholder müssen dabei sein
Mit Silke Nevermann (Office Concepts Hamburg) konnte schnell eine erfahrene Expertin gewonnen werden, die seit vielen Jahren Organisationen und Assistenzfunktionen im Wandel begleitet. Ebenso rasch war klar: Die Weiterbildung sollte nicht als einmaliges Seminar gedacht werden, sondern als mehrteilige Workshop-Reihe mit erstmal vier jeweils zweitägigen Terminen an unterschiedlichen TÜV SÜD Standorten.
In zwei intensiven Abstimmungscalls zwischen dem assistanTS Kernteam und der Trainerin wurde die inhaltliche Ausrichtung der Workshop-Reihe geschärft. Ziel war es, die Assistenzen nicht nur fachlich weiterzubilden, sondern ihnen Raum für Reflexion, Austausch und aktive Mitgestaltung zu geben.
Im Mittelpunkt standen dabei fünf zentrale Bausteine:
- Zentrale Kompetenzen für die moderne Assistenzrolle im digitalen Wandel
- Reflexion der eigenen Rolle als Schnittstelle, Koordinatorin und zunehmend auch als steuernde Instanz im Unternehmen
- Interaktive Workshopformate, die bewusst auf klassische Frontalvermittlung verzichteten
- Austausch von Best Practices aus dem Assistenzalltag
- Tool-Know-how, u. a. zu MS Teams, OneNote und Planner
Projektzeit – von Anfang bis heute
Nach drei durchgeführten Terminen (u. a. am Hauptstandort München) fand ein erstes strukturiertes Statusupdate zwischen Kernteam und Trainerin statt. Die Auswertung der Workshops zeigte dabei bemerkenswert konsistente Ergebnisse – unabhängig von Standort, Bereich oder Zusammensetzung der Gruppen.
Zentrale Erkenntnisse waren unter anderem:
- Viele Effizienzpotentiale liegen weniger im individuellen Arbeiten, sondern in der Gestaltung von Prozessen, Kommunikation und Zuständigkeiten.
- Die Assistenz nimmt bereits heute in vielen Bereichen eine zentrale Schnittstellen- und Steuerfunktion wahr. Dieses Rollenverständnis wird zunehmend sichtbar und bietet Potenzial, organisatorisch noch klarer verankert zu werden.
- Es gibt eine hohe Eigeninitiative und Umsetzungsmotivation. Dieses Engagement kann durch eine gute Systematik, Vernetzung und durch gemeinsame Standards zusätzlich große Wirkung entfalten.
- Das bestehende Assistenznetzwerk verfügt über ein hohes Transformationspotenzial, das mit entsprechender struktureller Einbettung zu einem echten Effizienz- und Kulturhebel für die Organisation werden kann.
Die weitere Bündelung der Ergebnisse der intensiven Workshops wird in den kommenden Terminen zusätzliche Impulse liefern, die wir zusammenführen werden. Aufgrund des großen Erfolgs wurden bis Ende 2026 noch zwei weitere Workshop-Seminare an neuen Standorten mit aufgenommen.
Tipps & Tools
Besonders deutlich wurde: Die Rolle der Assistenz befindet sich faktisch bereits im Wandel – von der administrativen Unterstützung hin zur prozess- und kommunikationsgestaltenden Schnittstellenfunktion, mit zunehmender Bedeutung in den Themen Digitalisierung, KI und Veränderungsbegleitung. Aus den Workshops heraus wurden deshalb nicht nur individuelle Lernziele formuliert, sondern auch strategische Handlungsfelder identifiziert, etwa:
- Weiterentwicklung von Effizienz und Struktur in Kommunikation und Meetings
- Stärkung von Wissenstransfer und aktiver Umgang mit dem Generationenmix
- Ausbau und gezielte Entwicklung digitaler und KI-Kompetenz
- Schärfung von Rollenklärung und Sichtbarkeit der Assistenz zum Nutzen der gesamten Organisation
- Förderung von Vernetzung und systematischem Knowhow-Transfer
Erste konkrete Ergebnisse waren u. a. die Skizze eines Kompetenzmodells „Assistenz der Zukunft“, Ideen für einen Assistenztag bei TÜV SÜD sowie zahlreiche Quick Wins, etwa im Bereich Tool-Standards, Best-Practice-Formate oder KI-Anwendungen im Organisationskontext.
Erfolgsbilanz
Die Workshop-Reihe „Assistenz der Zukunft@TÜV SÜD“ zeigt beispielhaft, wie wirkungsvoll interne Weiterbildung sein kann, wenn sie gemeinsam mit der Zielgruppe entwickelt wird. Sie geht weit über ein „normales Seminar“ hinaus und verbindet gezielt Kompetenzaufbau, Netzwerkstärkung und strategische Organisationsentwicklung. So wird deutlich, welches Potenzial in der Assistenzfunktion steckt, wenn sie bewusst gefördert und eingebunden wird. Für das assistanTS Kernteam war das Projekt nicht nur ein Beitrag zur Qualifizierung, sondern auch eine wertvolle Standortbestimmung: für das Netzwerk selbst, für die Rolle der Assistenz – und für deren Bedeutung in einer zunehmend komplexen Arbeitswelt.
