Papierloses Büro einführen: Vorteile, Tools und 6-Punkte-Plan
Das papierlose Büro ist mehr als nur ein Trend – es steigert die Effizienz, senkt Kosten und schont die Umwelt. Doch der Weg dorthin erfordert Planung und Struktur. Von der Digitalisierung der Eingangspost bis zur Wahl der richtigen Software: Erfahren Sie, wie Unternehmen den Übergang strategisch meistern, welche Vorteile ein papierloses Büro bietet und wie Startschwierigkeiten überwunden werden können. Machen Sie Ihr Büro fit für die Zukunft!
Der 6-Punkte-Plan: Wie Unternehmen die Digitalisierung im Büro strategisch umsetzen
Das gehört generell zu einer Umsetzungsstrategie
- Die Ziele zum papierlosen Arbeitsplatz durch Fragen definieren:
- Was soll explizit erreicht werden?
- Bis wann sollen einzelne Schritte umgesetzt werden?
- Wie sollen die Ziele erreicht werden?
- Warum und mit welchem Benefit sollen die Ziele erreicht werden?
- Vorbildfunktion der Führungskräfte und der beauftragten Assistentin entscheiden über den Projekterfolg.
- Dem Unternehmen und seinen Bedürfnissen angepasste Hard- und Software.
- Konsequente Umsetzung der beschlossenen innerbetrieblichen Strategie.
- Nachvollziehbare Dokumentennamen und Dateistruktur für bestmögliche Transparenz.
- Coaching und Training der Mitarbeiter vor Implementierung des papierlosen Büros.
Die Umstellung ins papierlose Büro muss gut geplant sein
Unternehmen, die das papierlose Büro erfolgreich umgesetzt haben, berichten, dass der Weg der Umstellung nicht unkompliziert war.
Von Anwenderfehlern über Programmierungsfehler bis hin zu Problemen bei der Netzwerkintegration können viele Pannen und Komplikationen auftreten. Sind diese erfolgreich eliminiert, profitieren das gesamte Unternehmen und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Administration von den Vorteilen digitalisierter Dokumente.
Flexibilität, Nachhaltigkeit, Produktivität und Schnelligkeit sind vier von vielen nennenswerten Nutzenaspekten.
Diese Vorteile sollten Sie dazu veranlassen, die Einrichtung eines papierlosen Büros im Unternehmen zu prüfen und Vorgesetzte zu involvieren.
Welche Fragen sind zu besprechen, bevor das papierlose Büro implementiert werden kann?
Die Vorstellung von einem Arbeitsplatz, in dem Papier, Ordner und Offline-Dokumente der Vergangenheit angehören, ist sowohl für Sekretärinnen als auch für Vorgesetzte lukrativ. Ebenso wie Papierdokumente, die abgeheftet und archiviert werden müssen, benötigt das papierlose Büro Regeln und ein funktionierendes digitales Dokumentenmanagement.
Folgende Fragen sollten Sie sich vor der Digitalisierung Ihres Büros stellen:
- Gibt es Mitarbeiter, die autorisiert sind, Papierdokumente zu scannen und digital zu archivieren?
- Welche Dokumente und Ordner müssen trotz Digitalisierung in Papierform aufbewahrt werden?
- Wenn auf ein papierloses Büro umgestellt wird, welche Hardware muss angeschafft werden?
- Welche Software und Tools sind für den Einsatz im Unternehmen geeignet?
- Gibt es Vor- und Nachteile, die auf Unternehmen zukommen, wenn Sie auf ein papierloses Büro umstellen?
Wer sollte autorisiert werden, um Papierdokumente zu scannen und digital zu archivieren?
In der Praxis erhalten Betriebe aller Größenordnungen trotz der voranschreitenden Digitalisierung unzählige Papierdokumente. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, im Unternehmen eindeutige Regeln zu implementieren:
- Diese sollten bestimmen, welche Mitarbeiter die eingehenden Dokumente durch Scannen in Dateien umwandeln dürfen.
- Gleichzeitig muss definiert werden, wie digitalisierte Belege archiviert werden sollen. Eine oder mehrere Assistenzkräfte könnten die Federführung bei diesem für Unternehmen wichtigen Arbeitsbereich übernehmen.
Diese entstehen zum Beispiel, wenn jeder Mitarbeiter am Arbeitsplatz die Möglichkeit hat, Papierdokumente in das Dokumentenmanagement einzuspielen, ohne ausreichend mit der Struktur der Verzeichnisse oder der Hard- und Software vertraut zu sein.
Priorität auf die Verantwortlichkeit legen
Die Frage nach den Verantwortlichkeiten sollte mit Priorität behandelt werden.
Werden von Beginn an alle Mitarbeiter autorisiert, Papierdokumente zu scannen und in ein firmeninternes CRM-System einzuarbeiten, muss vom Unternehmen sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter fortlaufend ausreichend geschult wird. Die beste Software ist ausschließlich dann effektiv und unterstützt die Unternehmensziele, wenn die Anwender in ihrer Bedienung kompetent ausgebildet wurden.
Digitalisierung über die Eingangspost
In der Regel kann das Digitalisieren mit dem Posteingang bearbeitet werden, damit wichtige Dokumente schnell dem zuständigen Sachbearbeiter zugeführt werden können.
Abgestimmt nach Wichtigkeit erhält dieser digital per E-Mail oder Textnachricht eine Information über den Eingang des Dokumentes. Gleichzeitig kann die Notiz eine Aufforderung zur Bearbeitung und eine Deadline beinhalten. Dies ist zum Beispiel dann wichtig, wenn eine eingegangene Rechnung geprüft und freigegeben werden muss.
Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros in Kurzform
| Vorteile papierloses Büro | Nachteile papierloses Büro |
|---|---|
| Produktivitätssteigerungen im Gesamtunternehmen | Anfängliche Investitionskosten durch Einsatz von professioneller Hard- und Software |
| Vernetztes Arbeiten verbessert das Zeitmanagement, die Produktivität und die Kommunikationsstrukturen im Unternehmen | Kosten für Coaching- und Trainingsmaßnahmen der Mitarbeiter |
| Umweltschutz und Nachhaltigkeit werden nachvollziehbar gesteigert (weniger Druckkosten, Papier, Energie) | Mögliche Startschwierigkeiten und Pannen bei der Implementation des papierlosen Büros |
| Digitale Suchfunktion erleichtert das Auffinden von Dokumenten und Unterlagen | Führungskräfte sind doppelt gefordert: positives persönliches Beispiel und Kontrolle der Umsetzung |
| Einfache Weiterverarbeitung von Daten und digitalen Dokumenten im CRM, DMS oder ECM | |
| Standortunabhängiges Arbeiten: Möglichkeit, Mitarbeiter im Homeoffice effektiv einzubinden oder eine virtuelle Sekretärin einzusetzen | |
| Chance, im Team in Echtzeit kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten und Prozesse anzustoßen |
Mit welcher Hard- und Software arbeitet ein papierloses Büro effektiv?
Die Anforderungen an die Hardware sind vielfältig. Zur Digitalisierung von Dokumenten und Akten im Büro eignen sich vor allem moderne Dokumentenscanner:
- Diese sollten über einen Einzelblatteinzug verfügen,
- beidseitig scannen und
- per WLAN ins Firmennetzwerk integriert werden können.
- Moderne Geräte sind zusätzlich direkt an die Cloud angebunden oder mittels Schnittstelle mit dem CRM- oder Dokumentenmanagement verbunden.
