Die Copilot-Hacks für Teams, die sofort Zeit sparen
Der M365 Copilot hat sich zu einem praxistauglichen KI-Werkzeug entwickelt. Diese Serie zeigt, wie Sie den M365 Copilot sinnvoll, strukturiert und zeitsparend in verschiedenen Tools einsetzen können. Dieses Mal im Fokus: Teams.
Microsoft Teams ist für viele Office Professionals der zentrale Arbeitsort. Genau hier setzt auch der M365 Copilot an. Nicht als separater Chat, sondern direkt dort, wo die Arbeit stattfindet. Welche Copilot-Funktionen in Teams sind verfügbar? Und wie können wir sie gezielt einsetzen? Wer die Funktionen kennt, kann Informationen schneller erfassen und sich den Alltag deutlich vereinfachen.
Kommunikation kompakt und per Knopfdruck
Lange Unterhaltungen werden schnell unübersichtlich. Entscheidungen, Rückfragen und Nebenstränge verteilen sich dabei über viele Nachrichten. Das kann besonders in aktiven Unterhaltungen zu einer unübersichtlichen und unstrukturierten Kommunikation führen. Copilot unterstützt Sie dabei, den roten Faden nicht zu verlieren. Er fasst komplette Chats und Kanal-Unterhaltungen kompakt zusammen. Das ist ideal, wenn Sie nach einer Abwesenheit wieder einsteigen oder einfach Zeit sparen möchten.
Copilot zeigt Ihnen auf einen Blick, worum es ging, welche Entscheidungen gefallen sind, welche Punkte noch offen sind, und wer beteiligt war. Zusammenfassungen im Chat:
1. Auf das Copilot‑Symbol oben rechts klicken.
2. Einen vorgeschlagenen Prompt auswählen oder selbst einen schreiben: z. B. „Welche offenen Aufgaben habe ich?“.
3. Copilot liefert die Zusammenfassung direkt im Chat.
4. Über die Hinweise in der Copilot‑Antwort können Sie direkt zu den Nachrichten wechseln, die Copilot als Grundlage für seine Ergebnisse verwendet hat.
Den Copilot Chat finden Sie in Teams in der Seitenleiste unter „…“. Sie können ihn dort per Rechtsklick anheften, damit er jederzeit schnell erreichbar ist.
Orientierung im Dokumenten-Dschungel
In Chats und Kanälen werden ständig Dateien geteilt. Mit nur einem Klick erstellt er eine kompakte Zusammenfassung direkt im Chat, sodass Sie das Dokument nicht einmal öffnen müssen. So sehen Sie sofort, worum es geht, welche Kernaussagen wichtig sind und ob das Dokument für Sie relevant ist. Das spart Zeit, unterstützt schnelle Abstimmungen und hilft Ihnen dabei, sich schneller zu orientieren.
Schreib-Coach für Nachrichten
Anders als bei Outlook müssen Sie Ihre Nachricht erst formulieren, dann hilft Copilot Ihnen beim Umschreiben. Egal, ob eine Nachricht klarer, kürzer, professioneller oder freundlicher werden soll. Copilot überarbeitet Ihren Text nach Wunsch und schlägt alternative Formulierungen vor. Sie kommunizieren präziser und können Ton und Stil schnell anpassen.
So nutzen Sie das Schreib‑Coaching:
1. Schreiben Sie wie gewohnt Ihre Nachricht in das Textfeld.
2. Das kleine Zauberstab‑Symbol öffnet das Copilot‑Menü.
3. Umschreiben oder Korrekturlesen wählen. Copilot analysiert Ihren Text und erstellt eine neue Version.
4. Über Anpassen wählen Sie Ton und Länge (z. B. prägnant, professionell, informell, zuversichtlich).
5. Mit Ersetzen übernehmen Sie den optimierten Text direkt in Ihre Nachricht.
Ein zusätzliches Teammitglied
Der Kanal-Agent ist eine Art Wissensassistent für genau diesen Arbeitsbereich. Er ist fest in einem Teams-Kanal verankert und arbeitet dort wie ein zusätzliches Teammitglied mit. Er kennt alle Inhalte des Kanals, egal ob Nachrichten oder Dateien und unterstützt das Team direkt dort, wo die Arbeit stattfindet. Anstatt Informationen mühsam zusammenzusuchen, liefert der Agent die gewünschten Informationen, sodass sich alle auf ihre eigentlichen Prioritäten konzentrieren können.
Mit Erstellen des Kanal-Agenten erhalten Sie regelmäßig einen wöchentlichen Statusbericht. Sie können diesen Statusbericht über die Agent-Einstellungen deaktivieren oder eine andere Häufigkeit festlegen.
Der Kanal-Agent reagiert auf @Erwähnungen und versteht kontextbezogene Fragen. Er kann Aufgaben zusammenfassen, Blockaden erkennen, Besprechungen vorbereiten und Wissen aus bereits geteilten Dokumenten heranziehen.
