Der Auftrag
In einem der ersten Projekte als selbstständige Projektassistenz ging es darum, die Buchhaltung für eine Kundin zu digitalisieren. Die Ausgangslage war geprägt von analogen Prozessen: Rechnungen wurden mit Word und Excel erstellt, Belege sammelten sich im sprichwörtlichen Schuhkarton, und für das Steuerbüro wurde alles ausgedruckt und in einem Ordner per Post verschickt. Meine Aufgabe war es, eine saubere Struktur zu schaffen und einen Prozess zu etablieren, der der Kundin das Leben erleichtern würde.
Das Ziel
Die Dringlichkeit entstand aus der wiederkehrenden Panik bei Fristabläufen. Die Kundin tat sich schwer mit der Buchhaltung, obwohl Digitalisierung für sie ein wichtiges Thema war. Der Anspruch war: von überall aus papierlos arbeiten, Fristen einhalten und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater optimieren. Es ging darum, Prozesse zu etablieren, um Belege und Rechnungen einfach einzureichen sowie pünktlich Rechnungen zu stellen – damit auch Zahlungen zuverlässig eingehen.
Persönliche Dos and Don’ts
Bei jeder Prozessoptimierung schaue ich darauf, was individuell am besten funktioniert. Das beginnt bei der Wahl der richtigen Tools, der Frage nach dem Budget und reicht bis zur Struktur der Ablage. Ein Fehler, den ich gemacht habe: Ich wollte direkt neu starten und habe die Altlasten verdrängt. Das rächt sich später.
Mein Tipp: Immer eine Übergangsphase einplanen, in der neue Prozesse eingeführt werden und Altlasten parallel aufgearbeitet werden – mit einem klaren Enddatum.
Diese Stakeholder müssen dabei sein
Der Steuerberater war ein wichtiger Partner und musste von Anfang an eingebunden werden. Auch die Kunden der Auftraggeberin wurden informiert, dass ich zukünftig die vorbereitende Buchhaltung übernehme. Dazu kamen viele interne Abstimmungen und Schulungen, um sicherzustellen, dass meine Kundin die neuen Prozesse versteht und selbstständig umsetzen kann. Alles wurde so dokumentiert, dass auch andere (zukünftige) Personen im Unternehmen die Abläufe nachvollziehen konnten.
Projektzeit – vom Anfang bis heute
Der Start war aufwendig: Allein für die Aufarbeitung der Belege habe ich ganze vier Tage gebraucht. Doch bereits im ersten Monat haben wir Erfolge gesehen: Rechnungen gingen pünktlich raus, Zahlungen kamen termingerecht rein. Heute sind die Prozesse so eingespielt, dass meine Kundin sich nur noch um das Scannen der physischen Belege kümmern muss. Ihre Assistenz übernimmt die Verarbeitung der digitalen Belege, erstellt Rechnungen auf Basis des Time Trackings und bereitet alles für den Steuerberater vor.
Meine Rolle hat sich von der operativen Unterstützung zur Beraterin entwickelt. Ich habe das Projekt nicht nur umgesetzt, sondern als Impulsgeberin und Sparringspartnerin begleitet. Rückblickend würde ich empfehlen, die Zeiten für alle Tätigkeiten noch genauer zu tracken und gemeinsam mit der Kundin den Status quo in Zahlen zu erfassen, zum Beispiel, wie lange sie früher brauchte und wie viel Zeit sie heute spart. Solche KPIs helfen enorm bei der Zielsetzung und überzeugen auch Stakeholder von der Optimierung.
Tipps & Tools
Wir haben das Buchhaltungstool Papierkram gewählt. Es ist günstig, intuitiv und bietet viele Funktionen wie Kontoanbindung, Time Tracking und das direkte Versenden von Belegen per E-Mail. Für eine direkte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wäre Lexoffice meine Empfehlung. Google Drive blieb die zentrale Ablage für alle Unterlagen. Zusätzlich nutzten wir eine Scan-App, um Belege unterwegs direkt ins System zu übertragen.
Das Budget
Meine Arbeit wurde auf Stundenbasis vergütet und beinhaltete neben der Buchhaltung auch die Optimierung weiterer Prozesse im Unternehmen. Wichtig war mir, Tools zunächst in der Testphase zu prüfen. Die Umstellung hat sich für die Kundin sehr gelohnt – sie spart Zeit und kann sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, was ihr deutlich mehr Einnahmen bringt.
Erfolgsbilanz
Sämtliche Anpassungen von Standardprozessen schaffen zeitliche Freiräume, die ganz unterschiedlich neu investiert werden können. In diesem Fall konnte die Kundin ihre Ressourcen neu verteilen und den Fokus auf strategische Aufgaben legen.
Ihr Feedback: „Gestartet mit einigen kleineren Projekten wurde Saskia Hagendorf schnell unser Backoffice und verantwortete die vorbereitende Buchhaltung. Sie brachte viel Eigeninitiative, Fachwissen und vor allem Ordnung mit ins Unternehmen, wodurch wir uns weiterentwickeln und uns auf unsere Kerntätigkeiten konzentrieren konnten.“
Mein größtes Learning – und mein Tipp für andere Assistenzen: Fokussiert euch darauf, Projekte zu strukturieren und Lösungen zu entwickeln, aber sorgt auch dafür, dass klar geregelt ist, wer im Alltag die Umsetzung übernimmt.