Angebot ablehnen: Muster und Beispiele auf Deutsch & Englisch
In diesem Artikel werden die wichtigsten Fragen zur Angebotsablehnung behandelt. Dazu gehören:
- Angebot absagen — welche Gründe gibt es dafür?
- Was sind Strategien für eine professionelle Angebotsabsage?
- Musterbriefe: Welche Beispiele für Formulierungen im Absageschreiben gibt es?
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Absage sollte stets respektvoll und klar formuliert sein – gute Kommunikation stärkt langfristige Geschäftsbeziehungen.
- Auch beim Nein-Sagen zählt Wertschätzung: Zeigen Sie Respekt gegenüber dem Anbieter und begründen Sie Ihre Entscheidung transparent.
- Musterformulierungen helfen, unterschiedlichste Umstände – wie Budgetgründe oder interne Entscheidungen – diplomatisch auszudrücken.
- Ob Jobangebot oder Projektvorschlag: Der Artikel liefert Beispiele für stilsichere Absagen an Geschäftspartner – auf Deutsch und Englisch.
Warum Angebote abgelehnt werden müssen
Die professionelle Korrespondenz gehört zum täglichen Alltag einer Officekraft. Regelmäßig müssen Angebote eingeholt und geprüft werden. Nicht immer stimmen die Leistungen eines Auftragnehmers mit den Ansprüchen eines Auftraggebers überein. Oft wird dies nicht gleich zu Beginn erkannt und erst bei der Ausstellung des Angebots werden die Differenzen klar.
Diese können unterschiedlicher Natur sein. Natürlich spielt der Preis eine entscheidende Rolle dabei, ob eine Leistung in Auftrag gegeben wird. Daneben kann es aber noch weitere Gründe für eine Angebotsabsage geben:
- verwendete Materialien
- Vorstellungen bei der Umsetzung oder
- ein Zeitfaktor
Manchmal liegt die Begründung aber auch in der Art des Angebots. Teilweise sind Angebote explizit in Auftrag gegeben, in anderen Fällen werden Angebote aber auch ungefragt gestellt und dienen dem Zweck, einen potenziellen Auftraggeber von der Notwendigkeit der Leistung des Auftragnehmers zu überzeugen.
Insgesamt lassen sich also insbesondere 3 Arten von Angeboten unterscheiden, bei denen eine Ablehnung eintreten kann.
| 1. Angebote, die nicht den Erwartungen entsprechen (aufgrund von Preis- oder Leistungsunterschieden) |
| 2. Angebote, die ungefragt zugesandt wurden |
| 3. Angebote, die für einen Vergleich mehrerer Optionen herangezogen wurden und dem gewählten Angebot unterlegen sind |
Angebot absagen: Darauf muss geachtet werden
So üblich das Ablehnen von Angeboten ist, so unangenehm ist es für viele in der Praxis. Die Gegenseite hat sich Mühe gegeben und versucht, den Auftraggeber mit dem Angebot zu überzeugen.
Wie trifft man als Sekretärin oder Assistent im Geschäftsbrief oder E-Mail-Verkehr den richtigen Ton und stößt dem Gegenüber mit der Absage nicht vor den Kopf? Es gibt eine Reihe an Strategien, wie ein Absageschreiben optimal und ohne Missverständnisse gelingen kann, ohne zugleich die Höflichkeit und den professionellen Umgang zu verlieren.
Professionelle Absageschreiben: Wichtige Faktoren bei der Ablehnung von Angeboten
| Freundlichkeit | Der vielleicht wichtigste Punkt für Office Professionals ist es, Freundlichkeit zu bewahren. Mit einer obligatorischen Dankes-Zeile werden die Mühen des Gegenübers aufgegriffen und wertgeschätzt. Dies zeugt nicht nur von einem professionellen Umgang miteinander, sondern verhindert zugleich, dass das Gegenüber von zukünftigen Angeboten absieht. Auch wenn dies gewünscht ist, darf die Freundlichkeit nicht außer Acht gelassen werden, sondern es sollte ein klarer, aber höflicher Hinweis erfolgen, dass auch zukünftige Angebote nicht angenommen werden. |
| Nachvollziehbarkeit | Das Gegenüber erwartet in der Regel eine positive Antwort, besonders, wenn das Angebot bewusst in Auftrag gegeben wurde. Daher ist es gerade in diesem Fall wichtig und notwendig, die Gründe für die Ablehnung kurz anzureißen. Es ist jedoch nicht notwendig, die gesamte Entscheidungskette darzulegen. Für Sie als Office Manager ist es allerdings ratsam, dem Angebotsteller zu erklären, was im vorliegenden Fall zu der Entscheidung – der Angebotsabsage – geführt hat. Auf der einen Seite sorgt dies dafür, dass es im Folgenden nicht zu einer Kontaktaufnahme kommt, um diese Fragen zu klären und zum anderen zeugt es von Respekt. Auch die Erstellung eines Angebots kostet Zeit, Geld und Arbeitskraft und hat somit auch ihren ideellen und finanziellen Wert. |
| Kürze und Prägnanz | Gleichzeitig darf das Schreiben für Office-Mitarbeiter nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Der eigentliche Prozess der Auftragsbearbeitung ist mit der Entscheidung für eine Ablehnung und dem Absageschreiben beendet. Die Ablehnung selbst darf daher nicht zu lange dauern und sollte daher bestenfalls automatisiert und ohne zu viele Überlegungen erfolgen. |
| Schnelligkeit | Schließlich ist es auch sehr wichtig, eine Ablehnung eines Angebots schnell zu übermitteln. Der Auftragnehmer möchte zeitnah eine Antwort erhalten, ob das Angebot den Erwartungen des Auftraggebers entspricht. Auch beim Angebotsteller entstehen Kosten durch weiteren Aufschub, wodurch es nur professionell ist, sich nicht zu viel Zeit für die Antwort zu nehmen – insbesondere, wenn diese negativ ist. Sollte der Entscheidungsprozess im Unternehmen länger dauern, so ist es ratsam, dass man als Assistent Zwischenberichte mit Informationen über den aktuellen Stand übermittelt. So weiß der Angebotsteller, dass das Angebot bearbeitet wird und entsprechend Würdigung erfährt. Auch individuelle Nachfragen werden damit verhindert. |
Es lohnt sich für Sekretärinnen durchaus, für das Absageschreiben ein schnell anzupassendes Muster zu verwenden. Musterbriefe erleichtern die tägliche Geschäftskorrespondenz deutlich! So kann sichergestellt werden, dass in der optimalen Menge an Sätzen, prägnant und ohne Missverständnisse, alle wichtigen Informationen geteilt werden sowie auf beiden Seiten der Eindruck entsteht, dass die Zusammenarbeit (zumindest im Sinne einer Verhandlung) zu beiderlei Zufriedenheit und professionell abgelaufen ist.
Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass es trotz der Absage in Zukunft zu einer weiteren Zusammenarbeit kommen kann, ohne dass die aktuelle Absage darauf ein schlechtes Licht wirft.
Angebot ablehnen: Beispiele auf Deutsch & Englisch
In der Praxis von Office Professionals gibt es verschiedene Muster, die alle Informationen einer Angebotsabsage vollständig und unmissverständlich vermitteln. Achten Sie in englischsprachigen Geschäftsbriefen und Korrespondenz jedenfalls auf die besonderen Konventionen! Grundsätzliche Formulierungsregeln für das Ablehnen von Angeboten umfassen:
| Einen aussagekräftigen Betreff | Meist erfolgen Absagen per Mail. Es ist sinnvoll schon im Betreff klarzumachen, dass es sich um eine Absage handelt. So ist dem Gegenüber bereits vor dem Öffnen der Mail klar, welcher Inhalt zu erwarten ist. |
| Eine angemessene Anrede | Die Professionalität im Berufsumfeld verpflichtet zu einem höflichen Miteinander. Dies schließt insbesondere die typischen Regeln der schriftlichen Korrespondenz mit ein. |
| Hinweise auf eine zukünftige Zusammenarbeit | Am Ende der Absage sollte dem Angebotsteller ohne Missverständnisse klar sein, warum das Angebot abgelehnt wurde und wie es um eine zukünftige Zusammenarbeit steht. Entweder wird aus den Gründen klar, warum es nicht gereicht hat, oder die Formulierungen am Ende des Absageschreibens deuten darauf hin, ob der Auftragnehmer in Zukunft weitere Angebote versenden sollte. Je nachdem, welcher Wortwahl sich bei der Erstellung der Absage bedient wird, wird sich das Gegenüber trotz der Absage weiterhin respektiert und geschätzt fühlen. |
Möglicherweise soll das Angebot nicht vollständig abgelehnt werden und muss stattdessen nachgebessert werden. In einem solchen Fall muss das Ablehnungsschreiben der Assistenz diese Infos natürlich sehr gut erkennbar enthalten. Dabei besteht die Möglichkeit das Angebot unter Vorbehalt anzunehmen (bei Nachreichung entsprechender Überarbeitungen) oder es in dieser Form abzulehnen, aber klar zu machen, dass es mit Nachbesserungen erneut gestellt werden kann. Hier ist das kommunikative Geschick einer Sekretärin oder Officekraft gefragt.
Je nach Angebotsteller kann die eine oder die andere Variante besser angenommen werden. Ausschlaggebend dafür sind insbesondere die Größe des Unternehmens und die Gefahr, dass eine Ablehnung unter Vorbehalt als eine Ablehnung missverstanden wird und dessen Firmenphilosophie in Hinblick auf die Bereitschaft, auf die individuelle Anpassung von Angeboten einzugehen.
Unverlangtes Angebot ablehnen: Deutsche & englische Beispiele
Wie zuvor bereits erwähnt, basieren nicht alle Angebote der täglichen Geschäftskorrespondenz auf einem expliziten Auftrag. Häufig entscheiden sich Anbieter auch, ein Angebot unverlangt an verschiedene Unternehmen zu senden, um diese auf ihr Angebot aufmerksam zu machen. Als Grundlage dafür dienen Erwartungen des Angebotstellers bezüglich des Bedarfs der Unternehmen.
Erfolgt ein solches Angebot, ist die Ablehnung für Sekretärinnen deutlich einfacher und das Gegenüber ist wesentlich stärker auf eine Absage vorbereitet. Entsprechend muss weniger Fingerspitzengefühl bei der Ablehnung solcher Angebote gewahrt werden. Das bedeutet allerdings nicht, dass die Angebotsabsage nicht dennoch höflich erfolgen sollte.
Nicht selten sind unverlangte Angebote ein gutes Werkzeug, um Dienstleistungen zu entdecken, deren Bedarf man zuvor nicht erkannt hatte. Sollten externe Auftragnehmer erkennen, dass ein Unternehmen unverlangte Angebote unwirsch abweist, so machen sie sich in der Zukunft möglicherweise nicht mehr die Mühe dort Anfragen zu stellen.
Entsprechend ist Professionalität und Freundlichkeit von Seiten der Office Manager immer die Basis erfolgreicher Kommunikation. Gleichzeitig ist es auch sinnvoll, dem Gegenüber die Gründe für die Absage mitzuteilen, damit dieser seine Anfragen in Zukunft optimieren kann. Dies könnte entsprechend auch für das ablehnende Unternehmen von Vorteil sein, wenn in Zukunft bessere Angebote erfolgen
Fazit um ein Angebot abzulehnen: Freundlichkeit, Begründung und Effizienz
Abschließend lässt sich festhalten, dass es bei der Absage eines Angebots als Sekretärin besonders wichtig ist, die drei Aspekte Freundlichkeit, Begründung und Effizienz umzusetzen.
| Professionalität und Höflichkeit | In den meisten Fällen hat sich ein Angebotsteller im Vorfeld die Mühe gemacht, sein Angebot an den Adressaten anzupassen und hat entsprechend den Respekt und die Wertschätzung dafür verdient. |
| Gründe für die Absage klar angegeben | Dies verhindert Missverständnisse und Rückfragen, nachdem der Bearbeitungsprozess der Anfrage eigentlich bereits abgeschlossen ist. |
| Effizienz | Durch die Verwendung von Vorlagen und klaren Antwortmustern, die die wichtigsten Informationen bereits enthalten, werden Zeit und Ressourcen eingespart. |
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
