Assistenzprojekte: So endet das Chaos um Poolfahrzeuge
Office Professionals übernehmen heute wichtige strategische Aufgaben in Unternehmen. In der Serie Assistenzprojekte stellen wir sie vor und geben ihre nützlichsten Tipps weiter. Heute geht es um die optimierte Buchung von Poolfahrzeugen – berichtet von Gina Steinlehner-Marin.
Das Projekt
Einen konkreten Auftrag im klassischen Sinne gab es nicht. Das Projekt ist aus Eigeninitiative entstanden. Im Assistenzalltag zeigte sich immer wieder, dass die Buchung von Poolfahrzeugen zwar grundsätzlich funktionierte, der Ablauf jedoch unnötig zeitaufwendig war.
Die ersten Überlegungen begannen im Spätsommer, konkret im September des vergangenen Jahres. Die Umsetzung erfolgte schrittweise und parallel zum Tagesgeschäft, ohne festen Zeitdruck, dafür mit viel Rückhalt aus dem Assistenzteam und von Vorgesetzten.
Das Ziel
Buchungsanfragen für Poolfahrzeuge erreichten uns über unterschiedlichste Kanäle: telefonisch, über MS Teams, per E-Mail oder persönlich. Zwar existierte bereits eine E-Mail- Vorlage, diese musste jedoch im Laufwerk gesucht werden und wurde nicht von allen Mitarbeitenden genutzt – insbesondere neue Kolleginnen und Kollegen griffen häufig auf andere Wege zurück.
Oft fehlten entscheidende Angaben, beispielsweise das Ziel der Fahrt, der genaue Zeitraum oder besondere Anforderungen an das Fahrzeug. Das führte zu Rückfragen und verzögerte den gesamten Prozess.
Ziel war es, einen zentralen, klar strukturierten Buchungsweg zu schaffen, der alle relevanten Informationen von Anfang an abfragt und sowohl für Mitarbeitende als auch für Assistenzen den Ablauf vereinfacht.
Persönliche Dos and Don‘ts
Für mich hat sich gezeigt, wie wichtig es ist, Prozesse von Anfang an klar zu strukturieren und für alle Beteiligten transparent zu machen. Ebenso entscheidend war es, Rückmeldungen aus dem Assistenzteam aktiv einzuholen und diese auch ernsthaft in die Weiterentwicklung des Prozesses einfließen zu lassen. Bestehende Tools sinnvoll zu nutzen, anstatt neue Lösungen einzuführen, hat die Umsetzung zusätzlich erleichtert.
Gleichzeitig habe ich gelernt, dass zu viele parallele Buchungskanäle den Prozess unnötig verkomplizieren. Wichtige Informationen sollten nicht erst im Nachgang abgefragt werden, da dies Zeit kostet und zu Missverständnissen führen kann. Ebenso wichtig ist es, neue Lösungen nicht ohne vorherige Abstimmung einzuführen, sondern alle relevanten Beteiligten frühzeitig einzubinden.
Diese Stakeholder müssen dabei sein
Zentral eingebunden waren die Assistenzen, da sie den Buchungsprozess im Alltag koordinieren. Ebenso wichtig war die Perspektive der Mitarbeitenden, da sie das Formular nutzten. Die technische Umsetzung erfolgte innerhalb der bestehenden Microsoft-Umgebung, sodass keine zusätzlichen externen Schnittstellen notwendig waren.
Projektzeit – von Anfang bis heute
Die Umsetzung erfolgte neben dem Tagesgeschäft, immer dann, wenn zeitliche Kapazitäten vorhanden waren. Der laufende Pflegeaufwand ist gering – der Prozess läuft weitgehend selbstständig.
Der Zeitgewinn zeigt sich vor allem im Alltag: Rückfragen sind deutlich seltener geworden, Buchungen lassen sich schneller durchführen und Anfragen gehen zentral in unser gemeinsames Postfach ein, unabhängig von Urlaub oder Abwesenheiten einzelner Assistenzen.
Das Budget
Für dieses Projekt war kein zusätzliches Budget erforderlich. Es wurden ausschließlich bestehende Systeme und Werkzeuge genutzt, sodass weder externe Dienstleister noch zusätzliche Lizenzkosten notwendig waren.
Erfolgsbilanz
Heute steht ein klar strukturierter Buchungsprozess zur Verfügung, der für alle Beteiligten transparent und leicht zugänglich ist. Mitarbeitende finden das Buchungsformular direkt in der App-Übersicht des Intranets und werden durch die relevanten Angaben geführt. Dadurch entfallen Unsicherheiten und der frühere Aufwand, passende Vorlagen im Laufwerk zu suchen.
Im Hintergrund sorgt eine Automatisierung dafür, dass die Informationen vollständig und übersichtlich im gemeinsamen Postfach des Officemanagements ankommen und direkt weiterverarbeitet werden können. Rückfragen sind seltener geworden, Buchungen lassen sich schneller durchführen, und der gesamte Ablauf ist viel effizienter.
Für das Assistenzteam bedeutet dies vor allem mehr Übersicht, eine gleichmäßigere Verteilung der Anfragen und eine verlässliche Bearbeitung auch bei Abwesenheiten einzelner Assistenzen. Gleichzeitig zeigt das Projekt, dass sich auch vermeintlich einfache Prozesse mit überschaubarem Aufwand deutlich vereinfachen lassen – insbesondere dann, wenn man bereit ist, bestehende Abläufe zu hinterfragen und neue Unterstützungsmöglichkeiten wie KI bewusst einzubeziehen.
