Assistenzprojekte: So endet das Chaos um Poolfahrzeuge
Office Professionals ĂŒbernehmen heute wichtige strategische Aufgaben in Unternehmen. In der Serie Assistenzprojekte stellen wir sie vor und geben ihre nĂŒtzlichsten Tipps weiter. Heute geht es um die optimierte Buchung von Poolfahrzeugen â berichtet von Gina Steinlehner-Marin.
Das Projekt
Einen konkreten Auftrag im klassischen Sinne gab es nicht. Das Projekt ist aus Eigeninitiative entstanden. Im Assistenzalltag zeigte sich immer wieder, dass die Buchung von Poolfahrzeugen zwar grundsÀtzlich funktionierte, der Ablauf jedoch unnötig zeitaufwendig war.
Die ersten Ăberlegungen begannen im SpĂ€tsommer, konkret im September des vergangenen Jahres. Die Umsetzung erfolgte schrittweise und parallel zum TagesgeschĂ€ft, ohne festen Zeitdruck, dafĂŒr mit viel RĂŒckhalt aus dem Assistenzteam und von Vorgesetzten.
Das Ziel
Buchungsanfragen fĂŒr Poolfahrzeuge erreichten uns ĂŒber unterschiedlichste KanĂ€le: telefonisch, ĂŒber MS Teams, per E-Mail oder persönlich. Zwar existierte bereits eine E-Mail- Vorlage, diese musste jedoch im Laufwerk gesucht werden und wurde nicht von allen Mitarbeitenden genutzt â insbesondere neue Kolleginnen und Kollegen griffen hĂ€ufig auf andere Wege zurĂŒck.
Oft fehlten entscheidende Angaben, beispielsweise das Ziel der Fahrt, der genaue Zeitraum oder besondere Anforderungen an das Fahrzeug. Das fĂŒhrte zu RĂŒckfragen und verzögerte den gesamten Prozess.
Ziel war es, einen zentralen, klar strukturierten Buchungsweg zu schaffen, der alle relevanten Informationen von Anfang an abfragt und sowohl fĂŒr Mitarbeitende als auch fĂŒr Assistenzen den Ablauf vereinfacht.
Persönliche Dos and Donâts
FĂŒr mich hat sich gezeigt, wie wichtig es ist, Prozesse von Anfang an klar zu strukturieren und fĂŒr alle Beteiligten transparent zu machen. Ebenso entscheidend war es, RĂŒckmeldungen aus dem Assistenzteam aktiv einzuholen und diese auch ernsthaft in die Weiterentwicklung des Prozesses einflieĂen zu lassen. Bestehende Tools sinnvoll zu nutzen, anstatt neue Lösungen einzufĂŒhren, hat die Umsetzung zusĂ€tzlich erleichtert.
Gleichzeitig habe ich gelernt, dass zu viele parallele BuchungskanĂ€le den Prozess unnötig verkomplizieren. Wichtige Informationen sollten nicht erst im Nachgang abgefragt werden, da dies Zeit kostet und zu MissverstĂ€ndnissen fĂŒhren kann. Ebenso wichtig ist es, neue Lösungen nicht ohne vorherige Abstimmung einzufĂŒhren, sondern alle relevanten Beteiligten frĂŒhzeitig einzubinden.
Diese Stakeholder mĂŒssen dabei sein
Zentral eingebunden waren die Assistenzen, da sie den Buchungsprozess im Alltag koordinieren. Ebenso wichtig war die Perspektive der Mitarbeitenden, da sie das Formular nutzten. Die technische Umsetzung erfolgte innerhalb der bestehenden Microsoft-Umgebung, sodass keine zusÀtzlichen externen Schnittstellen notwendig waren.
Projektzeit â von Anfang bis heute
Die Umsetzung erfolgte neben dem TagesgeschĂ€ft, immer dann, wenn zeitliche KapazitĂ€ten vorhanden waren. Der laufende Pflegeaufwand ist gering â der Prozess lĂ€uft weitgehend selbststĂ€ndig.
Der Zeitgewinn zeigt sich vor allem im Alltag: RĂŒckfragen sind deutlich seltener geworden, Buchungen lassen sich schneller durchfĂŒhren und Anfragen gehen zentral in unser gemeinsames Postfach ein, unabhĂ€ngig von Urlaub oder Abwesenheiten einzelner Assistenzen.
Das Budget
FĂŒr dieses Projekt war kein zusĂ€tzliches Budget erforderlich. Es wurden ausschlieĂlich bestehende Systeme und Werkzeuge genutzt, sodass weder externe Dienstleister noch zusĂ€tzliche Lizenzkosten notwendig waren.
Erfolgsbilanz
Heute steht ein klar strukturierter Buchungsprozess zur VerfĂŒgung, der fĂŒr alle Beteiligten transparent und leicht zugĂ€nglich ist. Mitarbeitende finden das Buchungsformular direkt in der App-Ăbersicht des Intranets und werden durch die relevanten Angaben gefĂŒhrt. Dadurch entfallen Unsicherheiten und der frĂŒhere Aufwand, passende Vorlagen im Laufwerk zu suchen.
Im Hintergrund sorgt eine Automatisierung dafĂŒr, dass die Informationen vollstĂ€ndig und ĂŒbersichtlich im gemeinsamen Postfach des Officemanagements ankommen und direkt weiterverarbeitet werden können. RĂŒckfragen sind seltener geworden, Buchungen lassen sich schneller durchfĂŒhren, und der gesamte Ablauf ist viel effizienter.
FĂŒr das Assistenzteam bedeutet dies vor allem mehr Ăbersicht, eine gleichmĂ€Ăigere Verteilung der Anfragen und eine verlĂ€ssliche Bearbeitung auch bei Abwesenheiten einzelner Assistenzen. Gleichzeitig zeigt das Projekt, dass sich auch vermeintlich einfache Prozesse mit ĂŒberschaubarem Aufwand deutlich vereinfachen lassen â insbesondere dann, wenn man bereit ist, bestehende AblĂ€ufe zu hinterfragen und neue UnterstĂŒtzungsmöglichkeiten wie KI bewusst einzubeziehen.
