Wie Sie Meetings smart organisieren –mit M365 Copilot

Nach einem zweistündigen Meeting bleiben oft mehr Fragen als Antworten zurück: Wer übernimmt welche Aufgabe? Was genau wurde entschieden? Während das Protokoll noch geschrieben wird, sind viele Beteiligte bereits im nächsten Termin. Genau hier setzt der M365 Copilot an. Er begleitet

Meetings von der Planung bis zur Nachbereitung und hilft dabei, Inhalte und Entscheidungen strukturiert festzuhalten. Dabei arbeitet er stets unter Ihrer Kontrolle.

Weniger mitschreiben, mehr moderieren

Traditionell gehört das Protokollieren zu den Aufgaben der Assistenz. Dank Copilot können Sie sich während der Besprechung nun stärker auf die Moderation, auf Gesprächsdynamiken und auf wichtige Zwischentöne konzentrieren. Das ist eine Qualität, die keine KI ersetzen kann.

Bisher war es für die Nutzung von Copilot im Meeting zwingend erforderlich, dass mindestens die Transkription aktiviert wurde. Microsoft stellt diese Voraussetzung derzeit um, sodass Copilot jetzt auch ohne laufendes Transkript oder Aufzeichnung während eines Meetings genutzt werden kann.

Möchten Sie jedoch nach dem Termin weiterhin mit Copilot interagieren oder Inhalte erneut abrufen, ist eine Transkription oder Aufzeichnung weiterhin erforderlich. Nutzen Sie dafür die Besprechungsoptionen, wo sich automatische Aufzeichnungen und Transkripte aktivieren lassen. Das ist besonders praktisch bei Serienterminen wie wöchentlichen Jour Fixes oder regelmäßigen Projektbesprechungen.

Heimlicher Helfer im Meeting

Über das Copilot-Symbol im Besprechungsfenster können Sie während des Meetings Fragen stellen oder Arbeitsaufträge formulieren. Der Chat mit Copilot ist dabei ausschließlich für Sie sichtbar.

Fazit auf Knopfdruck

Am Ende eines Meetings erstellt Copilot automatisch eine strukturierte Zusammenfassung. Eine Neuerung ist die erweiterte Darstellung der Inhalte: Hier werden automatisch Screenshots von präsentierten Inhalten eingefügt, etwa Folien, Diagramme oder geteilte Bildschirme.

Inhalte müssen nicht mehr manuell gesucht, gespeichert und in ein Protokoll eingefügt werden. Die Bilder erscheinen kontextbezogen genau dort, wo oder wann sie im Meeting besprochen wurden.

Wie bei allen KI-generierten Inhalten gilt auch hier: Diese sollten immer von Ihnen geprüft werden. Copilot kann Inhalte missverstehen oder einzelne Aussagen ungenau wiedergeben. Eine kurze Kontrolle stellt sicher, dass Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten korrekt dokumentiert sind.

Neben der standardmäßigen KI-Zusammenfassung können Sie Copilot auch andere Formate erstellen lassen, wie etwa einen kompakten Managementbericht. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu definieren, sodass alle Meetingprotokolle denselben strukturellen Rahmen haben.

Zusammenfassungen können Sie anschließend problemlos weitergeben – auch an Personen, die selbst keine Copilot-Lizenz besitzen.

Wie ein Podcast

Wer Meetingzusammenfassungen nicht nur lesen, sondern auch hören möchte, wird die Funktion Audiozusammenfassung schätzen.

Sie ist für geplante Meetings mit Transkript oder Aufzeichnung verfügbar und in der Teams-App unter „Besprechungen“ in der linken Seitenleiste zu finden.

Die Audiozusammenfassung erstellt automatisch eine kurze Audioversion der wichtigsten Inhalte eines Meetings.