So bauen Sie selbst einen Newsletter, der gelesen und geteilt wird
Office Professionals übernehmen heute wichtige strategische Aufgaben in Unternehmen. In der Serie „Assistenzprojekte“ stellen wir sie vor und geben ihre nützlichsten Tipps für Ihr nächstes Projekt weiter. Heute geht es um den erfolgreichen Aufbau eines Newsletters – berichtet von Astrid Schewe.
Der Auftrag
Für europäische Verbandsmitglieder sollte ein englischsprachiges Newsletter-Angebot erstellt werden mit Fachartikeln, Services und Veranstaltungen. Eine weitere Besonderheit des Konzepts bestand darin, dass dieser Newsletter im zweiwöchentlichen Rhythmus versendet werden sollte.
Die Idee, einen englischen Newsletter fĂĽr unsere Abteilung aufzubauen, war bereits vor einigen Jahren entstanden, wurde dann aber nicht weiterverfolgt. Anfang 2025 habe ich das Thema wieder aufgegriffen und vorgeschlagen, dieses Projekt nun umzusetzen. DafĂĽr habe ich ein klares Konzept mit 20 Ausgaben im ersten Jahr vorgelegt.
Das Ziel
Durch den Newsletter können sich europäische Mitgliedsfirmen regelmäßig und umfassend auf Englisch über die Leistungen der Abteilung informieren. So werden neue Mitglieder angesprochen, die sich ein Bild über die Leistungen des Verbands machen möchten. Außerdem können wir durch den Newsletter vorhandene Fachartikel und Inhalte mehrfach nutzen, Stichwort Cross-Selling.
Ein gut gemachter Newsletter ermöglicht den Dialog mit den Abonnierenden: Wir erfahren, welche Themen gelesen werden, und für die Mitglieder ist er ein weiterer Kontaktpunkt zum Verband.
Persönliche Dos und Don’ts
Don’ts
Ich hatte mir viel zu viele Gedanken zum Titelfoto gemacht. Die erste Ausgabe hat sich sogar verzögert, weil ich so unzufrieden damit war und Sorge hatte, dass ein Provisorium zum Dauerzustand werden könnte. Tatsächlich hat sich wenige Monate später das Corporate Design und damit auch die Newsletter-Optik komplett verändert. Es kommt hinzu, dass die ersten Ausgaben ohnehin nur wenige Abonnierende erreicht haben. Deswegen sage ich heute: „Lieber agil als perfekt!“, gerade beim Newsletter.
Dos
Der zweiwöchentliche Veröffentlichungsrhythmus bringt Dynamik in den Newsletter und nimmt – entgegen meinen Befürchtungen – sogar Zeitdruck raus. Ein Artikel, der es nicht in die aktuelle Ausgabe geschafft hat, ist durchaus noch in der Folgeausgabe von Interesse.
Bei der Auswahl der Artikel habe ich immer die Lesenden im Blick und formuliere das Editorial so, dass eine Verbindung aufgebaut wird und ein Gesprächsangebot entsteht.
Erfolge feiern! Ich informiere das Team über Meilensteine des Projekts: Zahl der Abonnierenden, Klickzahlen und zuletzt die Veröffentlichung der Ausgabe 20.
Diese Stakeholder mĂĽssen dabei sein
Das Newsletter-Konzept habe ich zunächst mit der Abteilungsleitung abgestimmt. Dann folgte ein Pitch, um meine Abteilung mitzunehmen, denn die Inhalte des Newsletters kommen von meinen Teammitgliedern. Das Team hat sich auf das Experiment eingelassen.
Im nächsten Schritt habe ich mich mit der Kommunikationsabteilung abgestimmt, damit nicht alle englischen Newsletter zur selben Zeit erscheinen. Zuletzt ging es in die Feinabstimmung mit der Online-Redakteurin, um das Newsletter-Tool einrichten zu lassen.
Projektzeit – vom Anfang bis heute
Das Konzept inklusive Pitch und Präsentation zu erstellen, hat etwa drei bis vier Stunden gedauert. Hinzu kamen eine ganze Reihe von Abstimmungsmeetings und -Mails im Haus. Seit der Newsletter aufgesetzt ist, beträgt mein wöchentlicher Aufwand 45 Minuten für die Auswahl und Sichtung geeigneter Artikel.
Am Versandtag zusätzlich etwa 1,5 Stunden für das Editorial und die Zusammenstellung des Newsletters sowie die Auswertung der Klickzahlen. Ich nehme mir immer wieder Zeit, mich im Haus abzustimmen, damit der Newsletter bekannter wird und mehr Mitglieder darauf aufmerksam gemacht werden.
Das Budget
Der Newsletter wird vollständig mit vorhandenen Ressourcen und Tools, wie dem bereits genutzten Newsletter-Tool, erstellt. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten, abgesehen von der investierten Arbeitszeit. Das Projekt wurde aus persönlichem Antrieb gestartet und passte gut zur bestehenden Arbeitsauslastung.
Erfolgsbilanz
Im Jahr 2025 habe ich 20 Ausgaben des Newsletters veröffentlicht, die Zahl der Abonnierenden wächst stetig, die Öffnungsrate und die Click-to-Open-Rate sind überdurchschnittlich für B2B-Newsletter. Für mich gehört es zu den größten Erfolgen, wenn Mitglieder mich aufgrund des Newsletters als Ansprechpartnerin für ihre Anliegen wählen. Das Projekt wird auch 2026 weitergeführt.
ASTRID SCHEWE, TEAMASSISTENZ
Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office.
