„Früher habe ich für einen LinkedIn-Post eine gute Dreiviertelstunde gebraucht. Heute mache ich das mit ChatGPT in fünf Minuten und kann trotzdem meine persönlichen Inhalte teilen“, sagt Saskia Hagendorf, selbstständige Assistentin und Beraterin für effektive Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Führungskräften. Sie setzt KI-Tools schon seit Längerem erfolgreich in ihrem Arbeitsalltag ein: „Neben LinkedIn-Beiträgen nutze ich ChatGPT ganz viel, um meine Gedanken zu strukturieren und neue Ideen zu entwickeln.
Wenn ich eine Präsentation oder einen Blogartikel vorbereite, lasse ich mir von der KI Fragen stellen, um tiefer in das Thema einzusteigen. So komme ich auf Aspekte, an die ich alleine nie gedacht hätte.“
Inga Berrenrath, Assistentin der Geschäftsführung Profit Center bei Sprint Sanierung, hat mit Hilfe von KI eine Anleitung für die Nutzung von Teams erstellt – für Anfänger und Fortgeschrittene. Dabei hat sie zunächst einen Vorschlag in ChatGPT ausarbeiten lassen und diesen dann in Gemini, der KI von Google sowie in Perplexity überprüft.
Schnell und effektiv: Übersetzungstools
KI-Tools können Teamassistenzen auf vielfältige Weise unterstützen: Lange englischsprachige E-Mails lässt sich Saskia Hagendorf von Gemini zusammenfassen, um den Kern schnell zu erfassen. So kann sie Nachrichten schneller beantworten. Auch Inga Berrenrath ist begeistert von den Fremdsprachenfähigkeiten von KI: Eine Möglichkeit sieht sie darin, Arbeits- und Sicherheitsanweisungen mit Deepl, einem deutschen KI-Übersetzungstool, in verschiedene Sprachen zu übersetzen.
Damit ist sichergestellt, dass Sicherheitshinweise auch wirklich von allen Mitarbeitenden richtig verstanden werden. Hier zahlt KI direkt auf die Sicherheit ein.
KI für alle Fälle: von Prozess bis Coaching
Um Prozesse aufzusetzen und zu vereinfachen, ist Künstliche Intelligenz hilfreich. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel einen neuen Prozess etablieren möchte, kann es die KI fragen: Wo könnte es Reibungspunkte geben? Was sind die Painpoints der Mitarbeitenden, die wir vor dem Rollout bedenken müssen? KI kann konkrete Vorschläge ausarbeiten und das in der Rolle einer Unternehmensberatung – der richtige Prompt macht’s möglich.
Es kann zudem nicht schaden, die Vorschläge von einer weiteren KI noch einmal gegenchecken zu lassen und auf Vollständigkeit zu überprüfen. Gerade in analytischen Fragen spielen KIs ihre Stärken aus.
Auch um die Website modern zu halten, bietet sich eine KI an: In Ihrem Prompt sollten Sie Ihre Unternehmenswerte definieren und ihre Farbwelt als Hexadezimal- oder RGB-Werte angeben. Anschließend lassen Sie sich Website-Texte erstellen und für Suchmaschinen optimieren (SEO).
Saskia Hagendorf ist sich übrigens sicher: Wer der KI sagt, dass diese Aufgabe sehr wichtig für die eigene Karriere oder das Fortkommen des Unternehmens ist und viel daran hängt, dass diese Aufgabe korrekt erledigt wird, bekommt bessere Ergebnisse. Und auch Trinkgeld versprechen soll angeblich dafür sorgen, dass sich die KI mehr anstrengt.
Auch bei der persönlichen Weiterentwicklung lassen sich Assistenzen von den unterschiedlichen KI-Modellen unterstützen. Zum Beispiel können Studienarbeiten im Rahmen von Fernstudien oder Fortbildungen von KI gegengelesen werden und so auf Schwachstellen, Argumentationslücken und die Belastbarkeit der Quellen hin geprüft werden.
Prompt-Tipp: Der KI die Persona des jeweiligen Fach-Prüfers mitgeben und darum bitten, die Arbeit kritisch zu analysieren und zu bewerten.
Jede KI hat ihr Spezialgebiet
Während Saskia Hagendorf fast ausschließlich mit ChatGPT arbeitet und immer tiefer in die Geheimnisse des Tools eintaucht, zieht es Inga Berrenrath vor, je nach Aufgabe lieber auf die eine oder andere KI zurückzugreifen. Denn auch KIs sind kleine Spezialisten. Auf der Schreibtischunterlage von Inga Berrenrath klebt sogar eine Übersicht, welche KI für welche Zwecke am besten geeignet ist.
Spezialisierung – das gilt übrigens auch für Grafiken. Hier soll MidJourney die besten Ergebnisse liefern. Aber auch Dall-E hat kreative Einfälle. Einfach mal ausprobieren, was die KI-Designer auswerfen als Motiv für eine Einladungskarte oder ein Broschüren-Cover. Auch hier gilt wieder: Genau formulieren, was Sie sich vorstellen, um das gewünschte Ergebnis zu bekommen. Hinweise wie „Design im Jugendstil“ oder „im Disney-Style“ helfen der KI weiter.
Wie Mensch und KI zusammenarbeiten
Niemand möchte heute mehr ohne PC und ohne E-Mail arbeiten. Und auch KI wird bleiben. Es geht darum, mit der KI ein Team zu bilden: Mensch und KI, die zusammen Großartiges leisten. Saskia Hagendorf findet: „Durch die KI können wir uns die Arbeit und die Aufgaben erleichtern. Und wir haben einen Sparringspartner, der stets einsatzbereit ist. Dadurch schaffen wir Raum für die zwischenmenschlichen Gespräche, Empathie und Menschlichkeit, eine Sache, die KI nicht kann.“
Damit Unternehmen profitieren können, bedarf es früher oder später eines gewissen Investments. Aktuell ist es in vielen Unternehmen noch nicht üblich, interne KI-Modelle wie Microsofts Co-Pilot zu verwenden. Stattdessen greifen sie auf öffentlich zugängliche KI-Tools wie ChatGPT, Perplexity oder Langdock zurück.
Doch Achtung! Hier lauern berechtigte Datenschutzbedenken, besonders wenn Daten auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden. Lösungen könnten darin bestehen, interne KI-Modelle zu betreiben, die auf firmeneigenen Servern laufen, um die Daten vor externem Zugriff zu schützen.