Assistenzprojekte: Firmeninternes Intranet einführen – so geht´s
Der Auftrag
Die Geschäftsleitung hat Anfang des Jahres beschlossen, den Bereich Marketing & Communication zu externalisieren. Für dieses Projekt wurde ein Transition-Team gebildet, in dem ich Mitglied bin. Wir standen gleichzeitig vor der Herausforderung, dass unser bisheriges Intranet, basierend auf SharePoint und Valo-Komponenten, zum 31. Juli 2025 vom Hersteller abgekündigt wurde. Daher haben wir das Projekt zur Ablösung des bisherigen Intranets gestartet, nun basierend auf SharePoint-Systemen ohne zusätzliche Add-ons von Dritten.
Eine Mitarbeiterumfrage ergab, dass der Wissenstransfer und eine einheitliche Kommunikation als sehr wichtig empfunden werden. So entschieden wir uns für eine kostengünstige und schnell zu implementierende Lösung für die Transitionsphase, bis die Umstrukturierung final umgesetzt ist.
Das Ziel
Es war wichtig, das Intranet neu aufzusetzen, um eine modernere und effizientere Plattform zu schaffen. Dies sollte den direkten Zugriff auf aktuelle News und optimierte Inhalte ermöglichen. Das Ziel war eine verbesserte Zusammenarbeit und ein stärkeres One-Group-Verständnis durch vereinfachte Zugriffe und reduzierte Einschränkungen.
Die Zugriffszahlen auf viele Seiten des bestehenden Intranets waren sehr niedrig, dies wollten wir ändern. Zum einen durch fokussierte Inhalte, zum anderen durch eine intuitivere Nutzung. Die Förderung des Informationsflusses stand für uns im Vordergrund: Unser Intranet soll als zentrale Plattform dienen, auf der wichtige Unternehmensinformationen, Ankündigungen und Nachrichten bereitgestellt werden.
Damit wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden zeitnah und konsistent informiert sind. Wir wollen den Wissenstransfer unterstützen und einen Austausch von Wissen und Erfahrungen zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen ermöglichen, wodurch ein kollektives Unternehmenswissen entsteht.
Alle wichtigen Dokumente und Ressourcen werden zentral bereitgestellt, wodurch der Zeitaufwand für das Suchen und Freigeben von Informationen reduziert wird. Durch diesen einheitlichen Kanal wollen wir sicherstellen, dass Nachrichten und Informationen nicht über verschiedene kleinere Kommunikationswege verloren gehen oder verzerrt werden.
Ein großes Ziel war und ist unser One-Group-Gedanke: Unser Intranet soll helfen, eine einheitliche Unternehmensidentität und -kultur zu formen und zu festigen, indem wir Werte, Missionen und Ziele kommunizieren. Zusätzlich war es uns wichtig, dass wir die Standardkomponenten von SharePoint „out of the box“ nutzen, um keine zusätzlichen laufenden Kosten zu haben und um die Administration bzw. Konfiguration des Intranets so einfach wie möglich zu handhaben.
Persönliche Dos and Don’ts
| Dos: | Don’ts |
| Fokussierung auf meistgenutzte Inhalte: Der Fokus sollte auf den am häufigsten genutzten und für die Mitarbeitenden wichtigen Inhalten liegen, um sicherzustellen, dass diese leicht zugänglich und stets aktuell sind. Dies erhöht die Effizienz und Zufriedenheit der Nutzer, indem relevante Informationen im Mittelpunkt stehen. | Keine mehrsprachigen Funktionen einbauen: Zwar war die Mehrsprachigkeit von Valo ein positiver Mehrwert, sie war jedoch auch stets ein Mehraufwand bei der Publizierung von neuen Inhalten. Wir haben bei der Implementierung unseres neuen Intranets bewusst auf die Mehrsprachigkeit verzichtet. Mittlerweile gibt es genügend Übersetzungstools, die auch ganze Seiten und somit auch die Inhalte unserer Intranetseiten problemlos in andere Sprachen übersetzen können. |
| Schaffung eines schlanken und wertvollen Intranets: Ein einfaches und benutzerfreundliches Intranet maximiert den Nutzen für die Mitarbeitenden, indem überflüssige und unwichtige Informationen vermieden werden. Ziel ist es, eine effiziente und wertvolle Ressource zu schaffen, die die täglichen Arbeitsabläufe unterstützt und verbessert. | Vereinfachte Struktur: Eine bewusst einfache Struktur zur Erstellung der einzelnen Seiten nutzen. Das macht die Pflege der Inhalte im Intranet einfacher und effizienter. |
| Aktivierung als Startseite im Browser für alle Mitarbeitenden: Indem das Intranet als Startseite in den Browsern aller Mitarbeitenden festgelegt wird, wird sichergestellt, dass jeder sofort nach dem Öffnen des Browsers Zugang zu wichtigen Informationen und Ressourcen hat. Dies fördert die regelmäßige Nutzung und hält das gesamte Kollegium kontinuierlich informiert. | |
| Integration des Intranets in Microsoft Teams: Zusätzlich wurde das Intranet in Microsoft Teams integriert, sodass die Mitarbeitenden auch über Microsoft Teams das Intranet direkt erreichen können. |
Diese Stakeholder müssen dabei sein
Wichtige Stakeholder sind neben unseren operativen Bereichen auch die Zentralbereiche und der Betriebsrat. Ihre Rolle ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Implementierung und Nutzung des neuen Intranets reibungslos verläuft und die relevanten Inhalte kontinuierlich gepflegt werden.
Projektzeit – vom Anfang bis heute
Die technische Umsetzung des neuen Intranets inklusive der Inhaltsmigration hat uns nicht ganz eine Woche Zeit gekostet. Heute pflegen wir hauptsächlich die Inhalte selbst, was durch den Wegfall der Mehrsprachigkeit und den einfacheren Aufbau insgesamt um einiges schneller geht als zuvor. Zukünftig wollen wir in den Bereichen wieder sogenannte Redakteure einsetzen, die dann ihren Content selbst einfügen können. Hierzu wollen wir jedoch einen ganzheitlichen Redaktionsplan erstellen, um einen regelmäßigen Informationsfluss zu garantieren.
Tipps & Tools
Unser großer Vorteil ist eine Kollegin im Bereich Enterprise IT & Digital Workplace, die interne Expertise as its best bietet. Es hat einfach sehr viel Spaß gemacht dieses Projekt gemeinsam umzusetzen – ohne zusätzliche Kosten. Für externe Dienstleister sollte man sich nach solchen umsehen, die ähnliche Leistungen ohne hohen finanziellen Aufwand bieten können. Im Internet gibt es viele Informationen zum Aufbau von Intranets auf Basis von SharePoint – hier findet man viele Anregungen, Tipps & Tricks.
Außerdem: Einfach beim Standard von SharePoint bleiben. Damit kann man sehr leicht Unternehmensnews, wichtige Links und auch lustige Widgets darstellen (wie zum Beispiel das aktuelle Wetter oder bei internationalen Firmen die aktuellen Uhrzeiten je nach Standort/Zeitzone einblenden).
Microsoft SharePoint hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und wird stets mit neuen Designelementen und Funktionen aktualisiert.
Das Budget
Wir haben uns bewusst dazu entschieden diese Übergangslösung ohne zusätzliche Projekt- und Running Costs umzusetzen. Intern hatten wir ein sehr effizientes Kostenmanagement.
Erfolgsbilanz
Unser neues Intranet ist seit dem 01.08.2025 live. Wir haben durchweg positives Feedback von den Kolleginnen und Kollegen erhalten, wie übersichtlich, strukturiert und anwenderfreundlich das neue Intranet geworden ist. Unser neues „LGI Inside“ verspricht ein besseres One-Group-Verständnis durch vereinfachte Zugriffe und weniger Einschränkungen. Mit dieser Übergangslösung sind wir sehr zufrieden und möglicherweise wird Microsoft weitere Updates bereitstellen, die wir verwenden können, sodass wir eventuell keine andere Lösung benötigen.
